Guia do usuário do DCAM - A seção pastas

Cabeçalhos das Colunas da Pasta
Opções De Visualização de Paastas
Pastas
e Grupos Naturais
Criando uma Nova Pasta

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A seção pastas permite gerenciar pastas. Você pode visualizar pastas e seu status, acessar informações da pasta e criar novas pastas. Apenas os operadores de câmera criam pastas. Projetos e listagens são criados por outras equipes.

Os metadados da pasta devem estar em conformidade com o tipo de Data de Listagem, Localidade e Registro da listagem pai. Um ícone X vermelho indica que a pasta contém metadados que estão fora dos dados de cobertura de listagem. Passe o cursor do mouse sobre o ícone para obter uma descrição do problema de conformidade. Um ícone de marca de verificação verde indica que os metadados da pasta estão em conformidade com a listagem.

Títulos de coluna de pasta

A seguir, os títulos da seção pasta:

• ID: Um identificador exclusivo gerado automaticamente que identifica uma pasta dentro de uma listagem.
• Título de registro: O nome do registro para o conteúdo na pasta.
• Volume: Em um conjunto de volumes, o identificador atribuído pelo arquivo.
• Datas: O período de tempo ou datas de início e término para as pastas.
• Estado: O status das pastas.
• Imagens: O número de imagens e seus status.
• Criar tempo: A hora e a data em que a pasta foi criada.
• Número de mídia: O número de mídia do lote em que a pasta foi enviada.
• Final da semana: A data da sexta-feira da semana em que a pasta foi enviada.
• HD externo: O disco rígido externo no qual a pasta foi enviada.
  

Opções de pasta

As tarefas que você pode executar com a seção Pasta estão listadas à esquerda e incluem:

• Criar: Clique nesta opção para criar uma nova pasta. Certifique-se de destacar a lista correta primeiro.

  Nota: Uma nova pasta também pode ser criada na seção de listagens da tela. Basta clicar em Adicionar Pasta.
  

• Informação: Selecione esta opção para verificar se as informações estão corretas e completas. Faça as correções necessárias.
  
• Capturar Imagens: Depois que uma pasta é criada, o DCam confirma que as informações e a pasta estão salvas. Para calibrar a câmera e começar a capturar imagens, clique em Capturar Imagens.
  
• Ver imagens: Para olhar as imagens capturadas, clique em Exibir imagens. A tela de imagens de exibição permite que você visualize as imagens sem exigir recalibração da câmera. Esta opção não permite que você capture imagens.
  

• Fechar: Depois de capturar e avaliar todas as imagens para a pasta, clique em Fechar.

  Nota: Clicar nesta opção reabre uma pasta que você fechou para que você possa, por exemplo, recapturar mais imagens.
  

• Reabra a partir de HD externo: Clique nesta opção se você precisar reabrir uma pasta que você transferiu anteriormente para um disco rígido externo, mas que você não enviou.

  Nota: Use esta opção, e somente esta opção, para visualizar ou trabalhar com pastas previamente fechadas e transferidas que você ainda não enviou.
  

• Excluir: Clique nesta opção para excluir uma pasta. Tenha cuidado para selecionar a pasta correta antes de excluí-la.

  Nota: As pastas não podem ser excluídas se contiverem imagens capturadas.
  

• Importação de Imagens: Selecione esta opção para importar imagens em uma pasta vazia que não tenha sido calibrada. Se houver imagens existentes na pasta, as imagens importadas serão inseridas após as imagens existentes.
  
• Exportação de Imagens: Use esta opção para transferir pastas que são usadas principalmente por arquivos.
  
• Mais: Escolha esta opção para fazer o seguinte:
  
  • Movimento de Pastas: Mova uma pasta desta listagem para outra listagem.
    

Visualização de status da pasta

Para filtrar as pastas do projeto de acordo com o status, clique nas caixas de seleção na parte inferior da seção Pasta (à direita da palavra "Mostrar") da seguinte forma:

• Todo: Mostra todas as pastas.
• Vazio: Mostra apenas pastas vazias.
• Abrir: Mostra todas as pastas abertas.
• Importação: Mostra todas as pastas importando imagens.
• Avaliada: Só mostra pastas em que as imagens foram avaliadas.
• Fechado: Mostra todas as pastas fechadas.
• Em HD: Mostra todas as pastas que estão no disco rígido externo.
• Enviado: Mostra todas as pastas que foram enviadas, mas não estão marcadas como completadas.
• Concluído: Mostra todas as pastas que foram enviadas e marcadas como completadas.
• Somente Reenvio: Mostra pastas marcadas para reenvio.
• Somente Retrabalho: Mostra pastas que foram abertas para retrabalho.
  

Pastas e Grupos Naturais

As pastas gerenciam o nível básico de todos os registros de arquivamento com os quais você trabalha. Você cria pastas para capturar os metadados, que são informações descritivas associadas a cada registro. Essas informações incluem Título de Registro, Tag de Capa, Volume, Datas, Localidade e Tipo de Registro. O primeiro passo importante na criação de uma pasta digital no DCam é organizar os registros que você tem em mãos em um tamanho de grupo apropriado para uma pasta digital.

A tabela abaixo mostra algumas das maneiras pelas quais os guardiões dos registros podem organizá-los.

Quando você recebe registros do arquivo, você recebe "unidades de arquivamento". Estes são os grupos básicos em que o arquivo foi arquivado, encaixotado, depositado, ou seja, contém os registros. Esses grupos, no entanto, podem ser muito grandes. O tamanho do grupo com o qual você precisa trabalhar é o menor "grupo natural" que você pode encontrar dentro da unidade de arquivamento.

Um grupo natural é um conjunto de registros que compartilham metadados básicos. Muitas vezes os registros são agrupados dessa forma por uma agência governamental, como quando eles estão vinculados em volumes de livros ou pacotes de inventário. Embora as unidades de arquivamento possam ser o menor grupo natural, como acontece com os livros (não importa o tamanho do livro), quando não são, você precisa selecionar o menor grupo natural dentro das unidades de arquivo.

Pense no menor grupo natural como algo que você pode pegar com uma mão, como um livro, uma única pasta de certidões de óbito, ou um único arquivo de caso. Por exemplo, se a unidade de arquivo com a qual você está trabalhando for uma caixa de arquivo contendo pacotes de inventário, você não criará uma pasta digital para toda a caixa de arquivos de pacotes de inventário; você criará uma pasta digital para cada pacote de inventário individual dentro da caixa de arquivos. Neste caso, os pacotes de inventário (probate) representam o menor grupo natural.

A tabela abaixo mostra exemplos específicos de registros comuns, juntamente com anotações sobre se eles devem ser identificados como grupos naturais.

Criar uma Nova Pasta

Para criar uma pasta digital na DCam, acesse a tela Gerenciar Projetos, Listagens e Pastas (PLF) e no painel esquerdo na seção Pastas, clique em Criar. A tela de informações das pastas é exibida. Muitos dos campos nesta tela já estão preenchidos com informações da listagem que você escolheu. Confirme as informações fornecidas em cada campo e insira informações nos campos onde as informações não foram fornecidas.

Passo 1: Na tela inicial, clique em Gerenciar Projetos, Listagens e Pastas.

Passo 2: Na tela PLF, selecione o projeto e a listagem corretos.

Passo 3: Na seção pastas, clique em Criar. A tela de informações das pastas é exibida. Muitos dos campos nesta tela já estão preenchidos com informações da listagem que você escolheu. (Você pode criar todas as pastas para a listagem de uma só vez ou criar cada pasta conforme você precisar.)

Passo 4: Digite, revise e corrija as informações da pasta. Para obter detalhes, consulte a próxima seção intitulada "Campos de tela de informações da pasta".

Passo 5: Quando terminar, clique em 1 desses botões na parte inferior da tela:

• Salvar e capturar
• Salvar
• Cancelar