A chave para o sucesso da reunião de família

Leslie Albrecht Huber

Planejar uma reunião de família bem-sucedida pode ser muito difícil — você pode até tentar imaginar-se afogando em todos os detalhes e decisões. Antes de se preocupar em excesso, deve-se perguntar: O que fará da sua reunião de família um sucesso? Apesar de todo mundo ter em mente uma ideia diferente do evento, a maioria concordaria que uma reunião bem-sucedida reúne a família e permite a ela reconectar, compartilhar histórias e experiências e fortalecer a compreensão e o amor de seu legado.

Para ajudá-lo a organizar os elementos principais do seu evento e libertar a mente para ser criativo sobre maneiras de alcançar a meta real, reunimos várias sugestões práticas no guia de planejamento de uma reunião de família. Vamos concentrar-nos em grandes questões que vão ajudá-lo a saber que você está no caminho certo dar-lhe tempo livre para planejar os aspectos mais significativos do evento.

Se você responder a essas perguntas o mais rápido possível, o restante dos detalhes se encaixará muito bem no quadro que você vai construir.

1. Que tipo de reunião será feito? Opção 1:

   Reunião de um dia

   Isso funciona melhor para:

   • Grupos de qualquer tamanho
   • Membros da família que moram relativamente perto uns dos outros. Se os membros da família precisam viajar longas distâncias para a reunião, ir a um evento que durará uma tarde pode fazer com que sintam que a viagem não vale a pena.

   Opção 2:
   Uma aventura no final de semana (ou mais)

   Isso funciona melhor para:

   • Grupos de pequeno a médio porte
   • Membros da família que moram muito longe uns dos outros

2. Quando será a reunião? Muitas reuniões ocorrem quando o clima é quente e os horários são flexíveis. Mas isso não é obrigatório. Faça uma pesquisa rápida entre os membros da família para encontrar as melhores datas para eles.

   Assim que marcar a data, não a mude — mesmo que seu primo Fred lhe diga que é o dia menos conveniente de todo o ano. Nenhuma data vai ser adequada para todos.

   Aqui estão algumas ferramentas de pesquisa para ajudar a fazer a pesquisa para encontrar a melhor data para a maioria dos membros da família:

   • Doodle
   • Survey Monkey

3. Onde será a reunião? Dividimos nossas recomendações de local por tipo de reunião.

   Reunião de um dia. Já que é uma reunião de um dia, o local deve ser fácil e central.

   • Opção A: A casa de alguém

   Se o tamanho do grupo não é muito grande e alguém está disposto a ser o anfitrião, um lar pode ser perfeito. É gratuito e se chover, todas as pessoas podem ir para dentro de casa.

   • Opção B: Um parque

   Geralmente são mais baratos e têm muito espaço para se divertir ao ar livre — apenas certifique-se de alugar um pavilhão ou ter um plano alternativo em caso de chuva.

   • Opção C: Um espaço alugado com abrigo

   Se você está disposto a pagar, isso garante que as condições climáticas não irão interferir.
   Uma aventura mais longa. Há várias maneiras de fazer isso. Aqui estão duas para sua avaliação:

   • Opção A: Perto da família

   Se houver um local central perto da maioria das pessoas, você poderia escolher esse local. Caso contrário, você pode fazer a reunião perto de uma família e alternar locais para estar perto de uma família diferente a cada ano. Ambas as opções permitem uma base e cortar os custos de viagem — pelo menos de uma família por ano.

   • Opção B: Destino: reunião

   Simplesmente escolha um lugar divertido para onde ir. A vantagem desta opção é que muitas famílias não têm dinheiro para viajar de férias e uma reunião, então isso lhes permite atingir ambos ao mesmo tempo.
   

4. Onde todos vão dormir?Isso é importante apenas para as aventuras de vários dias e depende de onde vocês vão realizar a reunião. Eis aqui algumas possibilidades:

   • Opção A: A casa de um membro da família Nas condições ideais (o reencontro fica perto da casa de uma família, a família tem espaço, o grupo é pequeno para caber na casa e você não acha que eles vão ficar muito desconfortáveis), você pode colocar todas as pessoas na casa de alguém.
   • Opção B: Casa de aluguel Se a ideia da casa de uma família não é realista, mas você gosta do conceito de refeições compartilhadas e de sentar-se na sala para conversar depois que as crianças forem dormir, procure online uma casa grande para alugar.
   • Opção C: Condomínios/quartos de hotelPara grupos ou famílias grandes que se adaptam bem a pouco espaço e privacidade, considere a possibilidade de alugar condomínios adjacentes ou quartos de hotel.
   • Opção D: Sob as estrelasUm ambiente ao ar livre como acampar em barracas ou alojar-se em cabines significa que haverá espaço para a reunião ao ar livre (desde que não chova,).

   Uma vez que você conseguiu tomar as quatro primeiras, respire fundo. O pior já passou! Se necessário, outras decisões podem ser tomadas em até duas semanas para o evento. Aqui estão as duas últimas perguntas para responder:
   

5. O que vocês devem comer na reunião?
   • Opção R: Levar o que se tem em casaSe as famílias vivem próximas, levar o que se tem em casa é barato e fácil para os eventos de um dia.
   • Opção B: Comida de um restaurante ou deliveryIsso pode funcionar para um evento de uma refeição ou para a refeição principal de um evento longo. Certifique-se de encontrar um meio para reduzir a despesa das pessoas.
   • Opção C: Dividir e conquistarPara reuniões de mais tempo, lembre-se de que reunir-se pelo menos para algumas das refeições fornece a ocasião para mais contato e união. Deixe que cada família cuide de uma refeição e que façam o que funciona melhor para eles — seja fazer uma refeição caseira ou pedir uma pizza.

6. Que atividades vocês devem fazer na reunião? Embora você possa elaborar as atividades do jeito que quiser, aqui está a área em que você pode realmente simplificar. Em vez de escolhas, oferecemos ideias aqui:

   • Maximizem o horário das refeições. Concentrem-se no alimento e no tempo para conversar e mantenham as atividades organizadas no mínimo. Forneçam opções simples para as crianças e adolescentes — um parquinho em uma área do parque, uma bola de futebol ou futebol americano, alguns trabalhos manuais fáceis ou alguns jogos em grupo que não requeiram muita preparação.
   • Compartilhe o planejamento. Para eventos mais longos, divida as responsabilidades de planejamento por dia entre as famílias.
   • Ofereça opções. Planeje passeios e atividades que se enquadrem em diferentes faixas etárias e habilidades e deixe as pessoas escolherem o que funciona para elas.
   • Tenho algumas atividades relaxantes à mão. Jogos e filmes podem preencher uma tarde chuvosa inesperada.

   Dica 1: Não programe atividades demais. Lembre-se de que grandes grupos precisam de muito tempo para fazer qualquer coisa.
   Dica 2: Seja flexível. Não coloque pressão para que as pessoas se juntem às atividades. Se alguém não quiser participar de um jogo para conversar ou não fazer a caminhada para tirar uma soneca, não se importe.

Ao planejar, tenha em mente o que realmente significa o sucesso da reunião e tome decisões que ajudarão a alcançar isso — e você ficará satisfeito com sua maneira de criar um evento do qual todos vão se lembrar.