Zbiór dokumentów historycznych przechodzi przez różne etapy, zanim wolontariusze będą mogli go zindeksować. Oto podsumowanie drogi, jaką pokonuje projekt do momentu indeksowania i publikacji.
1. Okrycie zapisów i ustalenie priorytetów
Na świecie istnieje wiele historycznych zapisów. Wiele z nich jest dobrze znanych genealogom, inne nie są zbyt rozpowszechnione. Zanim jakikolwiek zbiór danych może zostać zindeksowany przez wolontariuszy FamilySearch, musi być najpierw odkryty. Osoby reprezentujące FamilySearch często odkrywają cenne zbiory poprzez rozmowy z archiwistami, bibliotekarzami, lokalnymi urzędnikami oraz genealogami, którzy dobrze znają lokalne zapisy. Preferowane są zapisy dokumentujące relacje rodzinne, które zawierają informacje o stanie cywilnym (narodziny, małżeństwa i zgony) oraz dotyczą dużej części populacji.
2. Negocjacje w terenie
Po zlokalizowaniu zapisów genealogicznych, osoby reprezentujące FamilySearch współpracują z właścicielami zapisów, aby uzyskać prawo do publikacji. Najbardziej typowe umowy dotyczą wymiany towarów i usług — FamilySearch godzi się na pokrycie kosztów digitalizacji i publikacji w zamian za prawo publikacji zawartości dokumentów w Internecie. Właściciel otrzymuje do własnego użytku kopię plików objętych umową.
3. Fotografowanie
Po podpisaniu umowy dotyczącej publikacji, FamilySearch mobilizuje osoby odpowiedzialne za robienie zdjęć zapisów. W przeszłości fotografowanie oznaczało mikrofilmowanie, ale teraz praktycznie wszystkie zdjęcia dokumentów robione są za pomocą aparatów cyfrowych. Obecnie ponad 275 zespołów ludzi w różnych częściach świata fotografuje stare dokumenty. Te zdigitalizowane zbiory są wysyłane do Salt Lake City na dyskach lub przez internet, gdzie zostają sprawdzane pod kątem jakości. Jeśli przejdą kontrolę jakości, następnie przechodzą do kolejnego etapu.
4. Wewnętrzne badania i planowanie
Po otrzymaniu przesłanych zapisów, są one dokładniej badane, aby określić, w jaki najlepszy sposób mogą być one udostępnione użytkownikom. Możliwe są następujące opcje: katalogowanie (według rodzaju, ram czasowych, lokalizacji, itp.), udostępnianie zdjęć do przeglądania (on-line) oraz indeksowanie (w zależności czy dostępna jest wystarczająca liczba osób indeksujących). Projekty te są następnie uwzględnione w głównym planie do wykonania, gdy materiały zostaną udostępnione.
5. Konfiguracja indeksowania (łącznie z tłumaczeniem)
Każdy zbiór dokumentów, który będzie indeksowany, musi być skonfigurowany w systemie do indeksowania. Oznacza to przypisanie instrukcji do projektu, przykładowych zdjęć, pól pomocy oraz różnych specjalnych instrukcji, które ułatwiają pracę. Wiele zbiorów jest w językach innych niż angielski, tak więc pomagają nam też językoznawcy. Niektóre projekty są tak duże i złożone, że trzeba przygotować specjalne szkolenie i przesłać je e-mailowo, zaprezentować na webinarach itp. (jak np. w przypadku inicjatywy z nekrologami).
6. Uruchomienie projektu!
Gdy wszystko jest gotowe, projekt zostaje uruchomiony na stronie indeksowania FamilySearch. Wolontariusze mogą wtedy zacząć pracę i odsyłać pierwsze wypełnione formularze z zapisami do FamilySearch.– Jake Gehring
