Podstawowe zasady indeksowania

Podstawowa zasada indeksowania brzmi: „Wpisuj to, co widzisz”. Jednak z powodu różnorodności indeksowanych dokumentów czasami zdarzają się projekty, w których nie możemy zastosować się do tej zasady.

To jest ogólna zasada, która określa, co zrobić w większości sytuacji. Przed indeksowaniem zawsze zaglądaj do instrukcji projektu i pól pomocy, aby przeczytać aktualne i szczegółowe zasady. 

Wpisuj to, co widzisz

W wi kszo ci przypadków b dziesz wpisywa to, co widzisz w dokumencie. Wyj tki b d wypisane w polu pomocy i instrukcjach do projektu.

Pami taj, e przygotowujesz indeks, który ma pomóc innym znale przodków. Poszukiwaczb dzie mógł zobaczy informacje o swoim przodku na zdj ciu rekordu dla własnejinterpretacji i w celu wyci gni cia wniosków. Je li w czasie indeksowania nasun ci si pytania:

• Zajrzyj w pole pomocy i do instrukcji do projektu.
• Zajrzyj do podstawowych zasad indeksowania.
• U yj swojego najlepszego os du.
• Nie domy laj si informacji, które nie s dokładnie wypisane.
• Skontaktuj si z lokalnym administratorem lub z Pomoc techniczn FamilySearch,je li zachodzi taka potrzeba.

U ywaj małych liter

Wpisuj c informacje, u ywaj wielkich i małych liter. Nie u ywaj jedynie wielkich liter.

Pliki wpisane w cało ci wielkimi literami mog by myl ce. Upewnij si , e przycisk „CapsLock” jest wył czony. Program indeksuj cy automatycznie wstawia wielk liter na pocz tkuka dego słowa w wi kszo ci pól.

Zasady do poszczególnych pól

Imiona i nazwiska

• Gdy imię i nazwisko zapisano więcej niż raz w tym samym dokumencie, przejrzyj go, aby dowiedzieć się, jaka jest najbardziej kompletna forma tego imienia i nazwiska.
  
  • Zobacz Pseudonimy lub Inne formy imienia i nazwiska.
  • Zobacz Skróty.

Imiona

• Jeśli nie możesz określić, czy jest to imię czy nazwisko, zindeksuj je w polu Imiona.

Nazwiska

• Nazwiska panieńskie należy indeksować w polu Nazwisko przed nazwiskiem noszonym po ślubie.
• Nie zgaduj nazwiska dziecka na podstawie nazwisk jego rodziców.
• Nie zgaduj nazwisk rodziców na podstawie nazwiska dziecka.

Tytuły lub określenia

• Jeśli użyto zwrotu „Pani” przed męskim nazwiskiem, jak np.: Pani Jan Kowalski, zindeksuj Pani w polu Tytuły lub określenia, jeśli takie pole istnieje, Jan w polu Imiona i Kowalski w polu Nazwisko.
• Jeśli nie ma pola Tytuły lub określenia, zignoruj zwrot „Pani” i zindeksuj Jan w polu Imiona i Kowalski w polu Nazwisko.
• Gdy w miejscu imienia i nazwiska napisano „martwo urodzone” lub „dziecko”, zindeksuj ten zwrot w polu Tytuły lub określenia, jeśli takie pole istnieje w formularzu.
• Gdy nie ma pola Tytuły i określenia, nie indeksuj „martwo urodzony” lub „dziecko” w polu Imiona.
• W przypadku użycia zwrotu „Siostra” w odniesieniu do katolickiej zakonnicy, należy zindeksować ten zwrot w polu Imiona wraz z innymi imionami zapisanymi dla tej osoby.
  
  • Zobacz Pseudonimy lub Inne formy imienia i nazwiska.

Pseudonimy lub Inne formy imienia i nazwiska

Inne formy nazwiska lub pseudonimy to przypuszczalne lub dodatkowe imię i nazwisko najczęściej zapisane w nawiasie lub w cudzysłowie. AKA oznacza „znany również jako” i wskazuje inne imię lub nazwisko, pod którym znana jest dana osoba.

• Gdy widzisz inne formy imienia i nazwiska lub inną pisownię tego samego imienia wymienionego w akcie, wpisz wszystkie wersje, oddzielając każde z nich słowem lub:
  
  • Frederico lub Francis
  • Millett lub Millet
  • Elisabeth lub Elizabeth
• Aby zindeksować imię lub nazwisko, które ma jeden lub więcej pseudonimów lub użyto AKA, wpisz słowo lub pomiędzy wszystkimi wersjami. Na przykład: jeśli imię i nazwisko danej osoby jest zapisane jako „Józef Broski AKA Józef Brozowski AKA Jozef Brzozowski”, należy wpisać, co następuje:
  
  • Imię: Józef lub Jozef
  • Nazwisko: Broski lub Brozowski lub Brzozowski

Małżonek/ka

• Gdy wymienionych jest kilku mężów/żon dla jednej osoby, zindeksuj tylko obecnego małżonka, chyba że instrukcje do projektu wskazują inaczej.

Miejscowości

• Indeksując nazwę miejsca nie umieszczaj opisów lub określeń takich jak „około”, „blisko”, w pobliżu”, „okręg”, „powiat”, „miasto”, „województwo” lub „stan” obok nazwy miejsca, chyba że jest to częścią tej nazwy (na przykład: Carson City, Salt Lake City, New York City itd.).
• Gdy nie wiesz, czy miejsce wymienione w dokumencie to miasto, stan, kraj, czy jakaś inna lokalizacja, zindeksuj je w polu najmniejszej jednostki terytorialnej.
• W polu miejsce nie indeksuj narodowości, chyba że jest tak napisane w instrukcjach projektu lub w polu pomocy.
• Zobacz Skróty.

Daty

• Gdy podano kilka dat urodzenia, zindeksuj najwcześniejszą datę.
• Gdy podano kilka dat odnośnie do innych wydarzeń, zindeksuj ostatnią podaną datę.
• Wydarzenia, dla których podano przedział czasowy, jak np.: „pomiędzy 2 lutego a 9 marca 1937 roku”, zindeksuj pierwszą datę. Dla podanego wyżej przykładu powinieneś zindeksować miesiąc Lut, dzień 2, a rok 1937.
• Kolejność zapisu daty (jak np. dd/mm/rrrr lub mm/dd/rrrr) może być różna w zależności od miejsca, w którym powstały zapisy.

Wiek

• Jeśli wiek podany jest w dniach, tygodniach, miesiącach lub w formie ułamka roku, zaokrąglij go w dół do najbliższego pełnego roku.
  
  • Na przykład: jeśli wiek dziecka podany jest jako „5 lat i 8 miesięcy”, wpisz wiek jako 5.
  • Gdy wiek dziecka jest poniżej jednego roku, zindeksuj go jako 0 (zero).
• Gdy podano wiek jako przedział, jak np.: 65–67, zindeksuj pierwszy odnotowany wiek, czyli w tym przypadku: 65.
• Gdy wiek jest opisany jako liczba w przybliżeniu, jak np.: „będzie miał 14 lat w następne urodziny”, „około 14”, „prawie 14” lub „niemal 14”, pomiń opis i zindeksuj tylko podaną liczbę. (W tym przypadku wiek należy zindeksować jako 14).
• Gdy zapisano wiek jako bliżej nieokreśloną liczbę, jak na przykład „ponad 21 lat” lub „ponad 18 lat”, pomiń pole Wiek poprzez przyciśnięcie klawisza Tab, gdy wypełnienie danego pola nie jest wymagane lub oznacz pole Wiek, jako puste przyciskając Ctrl+B, gdy wypełnienie danego pola jest wymagane.
• Jeśli zapisano, że dziecko jest „martwo urodzone”, zindeksuj wiek jako 0 (zero).
• Nie obliczaj wieku na podstawie zapisanych dat, gdy nie podano konkretnej wartości.

Płeć

• Nie wyciągaj wniosku co do płci na podstawie imion. Możesz jednak na podstawie relacji lub innych określeń wynikających z języka ustalić płeć, np. córka, syn, pani, kobieta, mężczyzna, ona, on itd.

Stan cywilny

• Osoby, które były w separacji lub zawarły związek małżeński zgodnie z obowiązującym prawem, są indeksowane jako Zamężna/Żonaty

Rodzaj zdjęcia

To pole jest wymagane we wszystkich projektach. Indeksujący używają go do opisania każdego zdjęcia w pliku. Poniżej wymieniono opcje dostępne dla tego pola oraz ich definicje.

• Normalne. Zdjęcie zawiera informacje związane z projektem i są to informacje, które należy zindeksować. Na przykład, indeksuj akta urodzenia tylko w przypadku projektu zawierającego akta urodzenia.
• Puste. Zdjęcie lub formularz jest puste.
• Duplikat. Zdjęcie to jest dokładnym duplikatem innego zdjęcia z tego samego pliku.
• Brak danych do wyodrębnienia. Zdjęcie lub formularz nie są puste, ale nie zawierają informacji związanych z projektem, na przykład: akty zawarcia związku małżeńskiego w projekcie dotyczącym urodzeń.
• Nieczytelne. Całe zdjęcie jest nieczytelne.
  
  • Zobacz Nieczytelne informacje.

Ogólne zalecenia

Skróty

• Imiona i nazwiska
  
  • NIE rozwijaj imienia i nazwiska, które były napisane w skrócie.
  • Wpisuj nazwy tak, jak były zapisane, nie uwzględniaj znaków interpunkcyjnych z wyjątkiem myślników lub apostrofów, gdy są one zapisane jako część danego imienia i nazwiska. Zobacz Interpunkcja.
• Miejscowości
  
  • Gdy błędnie zapisano nazwę miejsca i możesz określić prawidłową formę zapisu, popraw błąd, chyba że inaczej wskazują instrukcje projektu lub pola pomocy.
  • Gdy nazwę miejscowości napisano w skrócie, możesz rozszyfrować skrót i wpisać całą nazwę zamiast jej skróconej wersji, chyba że inne wytyczne znajdują się w instrukcjach do projektu lub w polu pomocy. Korzystaj z list do wyszukiwania.
  • Gdy nie jesteś pewien, co oznacza skrót, zindeksuj to, co jest zapisane, omijając interpunkcję z wyjątkiem myślników lub apostrofów, gdy są one zapisane jako część nazwy tego miejsca. Zobacz Interpunkcja.

Znaki przestankowe

• Nie powinno się indeksować żadnych znaków przestankowych z wyjątkiem apostrofów lub myślników, jeśli są one zapisane jako część imienia i nazwiska lub nazwy miejsca.

Poprawione i przekreślone informacje

• Jeśli informacje zostały przekreślone i poprawione, wpisz poprawione dane.
• Jeśli informacja jest przekreślona, ale nie została zastąpiona nową, a oryginalne dane można odczytać, wpisz informację, która została przekreślona.
• Jeśli informacja jest przekreślona, nie została zastąpiona nową, a oryginalna informacja jest nieczytelna, naciśnij Ctrl+U, aby oznaczyć pole jako nieczytelne.
• Dokument, który został oznaczony jako „unieważniony lub anulowany”, jest traktowany w ten sam sposób jak poprawiona lub przekreślona informacja.

Oznaczenia „jak wyżej”

• Jeśli oznaczenie „jak wyżej” lub inne znaki powtórzenia pojawią się w dokumencie, wpisz informację, która została powtórzona. Zazwyczaj znajduje się ona nad znakiem powtórzenia.
• Nie indeksuj słów „jak wyżej” ani nie wpisuj znaku powtórzenia. Inne formy powtórzenia to ‘,,’ lub prosta pozioma bądź pionowa linia pod nazwiskiem lub inną informacją.

Nieczytelna informacja

• Jeden znak.Jeśli nie możesz odczytać jednej litery lub liczby, użyj znaku zapytania (?) i wpisz go w miejsce nieczytelnej litery lub liczby.
  
  • Przykład: K?szak
  • Uwaga: Nie we wszystkie pola, w które wpisywane są cyfry, będzie można wpisać znak zapytania (?). Jeśli nie możesz wpisać znaku zapytania w dane pole, naciśnij Ctrl+U, aby oznaczyć pole jako Nieczytelne.
• Zlepki znaków. Dla wielu następujących po sobie nieczytelnych cyfr lub liter, użyj gwiazdki (*), aby zastąpić grupę cyfr lub liter.
  
  • Przykład: Ko*ski
  • Kiedy nie jesteś pewien ile liter lub cyfr jest nieczytelnych użyj gwiazdki (*) dla dowolnej ilości nieczytelnych cyfr lub liter.
  • Uwaga: Nie we wszystkie pola do wpisywania cyfr można wpisać gwiazdkę (*). Jeśli nie możesz wpisać gwiazdki w dane pole, naciśnij Ctrl+U, aby oznaczyć pole jako nieczytelne.
• Jedno pole. Kiedy wszystkie informacje w danym polu są nieczytelne, kliknij na pole i naciśnij Ctrl+U, aby oznaczyć je jako nieczytelne.
• Cały zapis. Gdy wszystkie informacje w całym zapisie są nieczytelne, łącznie z imieniem i nazwiskiem, datą oraz jakimikolwiek innymi informacjami w wymaganych polach naciśnij Ctrl+Shift+U , aby oznaczyć cały zapis jako nieczytelny.
• Całe zdjęcie. Zobacz Rodzaj zdjęcia: Nieczytelne.

Nałożenia

Nałożenia to odręcznie lub maszynowo napisane notatki, które zakrywają część oryginalnego zapisu. Aby prawidłowo zindeksować nałożenia zacznij od przejrzenia wszystkich zdjęć w pliku, aby odkryć, czy oryginalny zapis został sfotografowany na oddzielnej stronie.

Następnie wykonaj następujące czynności:

• Zindeksuj informacje z nałożenia tylko wtedy, gdy informacje na nich zawarte są zgodne z rodzajem zapisu w projekcie.
• Zindeksuj informacje znajdujące się pod nałożeniem tylko wtedy, gdy informacje te są zgodne z rodzajem zapisu w projekcie, zgodnie z następującymi zasadami:
  
  • Gdy dokument za nałożeniem jest duplikatem dokumentu kompletnego na innej stronie w tym samym pliku, nie indeksuj częściowo widocznego dokumentu, ponieważ będzie on zindeksowany w całości, gdy plik zostanie ukończony.
  • Gdy dokument za nałożeniem jest niepowtarzalny i nie zrobiono innego zdjęcia w tym samym pliku, zindeksuj wszystkie widoczne informacje.