Et kappløp med tiden: Symposiet for arkivarer og registerforvaltere

På RootsTech 2024 møttes arkivarer og registerforvaltere fra hele verden til Symposiet for arkivarer og registerforvaltere (kobling til enkelte språk finnes) for å dele innsikt i innsamling og lagring av historiske opptegnelser. Opptegnelser bevarer “menneskehetens kollektive hukommelse, og gjennom den digitale transformasjonen kan vi virkelig også være samfunnets tilgjengelige minne,” sa Dr. Thomas Aigner.

Et panel bestående av fire ledere i bransjen, ledet av Michael Colemere, FamilySearchs områdedirektør i det asiatiske Stillehavsområdet, delte av sin ekspertise innen bevaring av slike opptegnelser. Paneldeltagere omfattet:

• Dr. Yolanda Camacho-Zapata, direktør for delstaten San Luis Potosís historiske arkiv i Mexico 
• Dr. Emmanuel Calairo, leder av Filippinenes nasjonalhistoriske kommisjon 
• Carlos Serrano-Vásquez, administrerende direktør for Det internasjonale arkivrådet 
• Dr. Thomas Aigner, administrerende direktør i Heritage Consulting GmbH 

Dette panelet med eksperter fra hele verden snakket om hvor viktig det er å lagre nedtegnede opplysninger før de går tapt for ettertiden. I en tid der de skriftlige opptegnelsene rundt om i verden forvitrer, er det beste vi kan gjøre å opplyse andre om hvor viktige historiske opptegnelser er, slik at flere kan bli bevart for fremtidige generasjoner.

Hvorfor opptegnelser har betydning

Skriftlige opptegnelser er helt avgjørende for å bevare minner. Ellers vil minnene følge med når en person dør. Og disse minnene knytter familier sammen. “Opptegnelser handler om menneskene … Alt som gjøres for å bevare opptegnelsene i sin opprinnelige form, er på grunn av menneskene,” sa dr. Calairo.

Vi er alle slektninger, og vi lager et tre som knytter så mange sammen. Det hjelper oss å oppdage hvordan vi er knyttet til hverandre. Opptegnelsene knytter sammen punktene mellom mennesker, noe som gjør det mulig å spore disse familierelasjonene.

Et kappløp med tiden

Tidens tann, naturkreftene og naturkatastrofer og menneskeskapte katastrofer kan ødelegge viktige opptegnelser, og med dem viktige historiske fakta. Dyktig forvaltede arkiver er avgjørende for å ta vare på gamle opptegnelser og holde dem i god stand.

Dr. Camacho-Zapata fortalte om en samling dokumenter som ble oppbevart i plastposer i et varmt og fuktig miljø. “Noen fortalte dem at det var den beste måten å bevare dem på. Jeg kunne se at dokumentene sakte døde inne i posene.”

Altfor ofte blir samlinger som vokser og blir uhåndterlige, gjemt bort på loft og i kjellere der de forfaller. De kan bli skadet av insekter, gnagere, fuktighet og varme, og de kan bli fullstendig ødelagt i brann, oversvømmelser, krig og lignende katastrofer.

“Det er klart at ‘papir dør til slutt’,” bemerket dr. Aigner. Det er viktig å bruke forbedrede metoder for å bevare gamle opptegnelser og innholdet slik det opprinnelig ble nedtegnet.

Nye og bedre måter å ta vare på historien på

Arkiver over hele verden arbeider for å samle inn og bevare historiske dokumenter og oppbevare dem under trygge forhold. Der det er mulig, bruker disse organisasjonene teknologi for å lage tilgjengelige kopier av de opprinnelige opptegnelsene. “Digitalisering av arkiver er en av de beste løsningene,” sa dr. Camacho-Zapata.

“For 40 år siden tenkte vi ikke engang på digitalisering, men de teknologiske fremskrittene de siste 34 årene har endret alt,” sa dr. Aigner. “Nå har vi fått en ny rolle når det gjelder å identifisere menneskene [fra fortiden].”

Det samme gjelder for personlige opptegnelser. Ved å digitalisere bilder og sende dem til familiemedlemmer bidrar man ikke bare til å dele arven med familien, men det gir også et sikkerhetsnett mot tap. Sikkerhetskopiering av familieminner beskytter verdifull informasjon og minner.

Nye fremskritt fortsetter å endre landskapet som bevaring av opptegnelser befinner seg i, med inntoget av kunstig intelligens (KI). “Kunstig intelligens åpner for en enorm mengde muligheter og gir oss mange verktøy å jobbe med når det gjelder … språkbehandling … bildegjenkjenning … [og] sammenkobling av opptegnelser,” bemerket Serrano-Vesquez. Han fortsatte med å beskrive hvordan KI vil gjøre det mulig å koble sammen databaser og tilrettelegge arbeidet på nye måter.

“KI og lignende fremskritt kan nå gjøre det mulig å få tilgang til opplysninger fra dokumenter som aldri før,” tilføyde dr. Aigner.

KIs rolle i arkivarbeidet

Fordi KI er nytt – i sin spede begynnelse – kan det også være “litt skummelt”. Når folk prøver å forstå hva det er og hva det kan og ennå ikke kan gjøre, er det viktig å verifisere med menneskelige øyne. “Kunstig intelligens … gjør forskningen litt lettere, men det skaper faktisk noen nye utfordringer for oss. For hvordan skal vi vite at det som settes sammen faktisk er riktig?” sa dr. Comacho-Zapata. Kuratorer må være årvåkne og kontrollere at KI-produserte databaser er nøyaktige, vel vitende om at KI-resultatene ikke er feilfrie.

Panelet reflekterte over at KI, brukt på riktig måte, har revolusjonert og vil fortsette å revolusjonere arbeidet deres gjennom indeksering, oversettelse, revisjon og oppretting av slektstrær. Arkivarenes jobb med å sørge for at opptegnelsene finnes og er tilgjengelige, blir enklere etter hvert som KI blir mer og mer pålitelig.

Hos FamilySearch har kunstig intelligens blitt tatt i bruk for å identifisere ord i gamle, håndskrevne opptegnelser. FamilySearch brukte først denne teknologien på håndskrevne spanske opptegnelser. Deretter gjennomgår mennesker opptegnelsene for å forbedre nøyaktigheten.

KI har også blitt uvurderlig når det gjelder å gi FamilySearch-brukere hint på nettet ved å sammenstille opptegnelser med personer de kan søke på i systemet. KI “trenes” opp til å gi riktige svar i minst 90 % av tilfellene før den kan brukes til å vise gjestene veien til de riktige oppføringene. 

Selv med disse kjempestore fremskrittene har vi en større og bedre fremtid i vente. Vi befinner oss nå på samme sted innen KI som oppringt internett var i forhold til dagens strømlinjeformede internett. Fremtidsutsiktene er enorme. Generativ KI hjelper allerede til med å digitalisere, indeksere og skape historier, men det kommer til å bli mye mer.

FamilySearchs innsats for tilgjengelige opptegnelser

FamilySearch tilbyr en av de største samlingene av digitaliserte opptegnelser i verden, og arbeider kontinuerlig med å samle og vedlikeholde opptegnelser av genealogisk betydning uansett hvor de finnes. Digitaliserte opptegnelser er tilgjengelig gratis online for FamilySearch-brukere.

For å skape sin enorme samling av opptegnelser, utvikler FamilySearch partnerskap med arkiver over hele verden. Originalopptegnelsene blir værende i sine arkiver, og FamilySearch bevarer en digital kopi og gjør nettkopier tilgjengelige etter avtale med partnerarkivene, og returnerer en digitalisert kopi til partnerarkivet.

Fem hundre kamerateam skanner for tiden opptegnelser i arkiver over hele verden. De digitaliserer daglig tusenvis av opptegnelser med millioner av navn. Slike digitaliserte opptegnelser ligger fritt tilgjengelig på Internett på FamilySearch.org eller gjennom mer enn 5 000 FamilySearch-sentre over hele verden. FamilySearch-biblioteket har også 537 000 bøker og tidsskrifter, hvorav mange er tilgjengelige online.

I et forsøk på også å bevare muntlige historier, som er spesielt utsatt for tap, nedtegner FamilySearch muntlige genealogier i Afrika, Oseania, Filippinene, Sør-Stillehavet og Amerika. Gjennom dette arbeidet har de samlet inn 253 millioner navn gjennom 1 million intervjuer, noe som bidrar til å bevare historiene og kulturene til disse folkeslagene.

Se FamilySearch Tech Forum på RootsTech 2024 for å lære om den nye teknologien som FamilySearch bruker for å hjelpe forskere med å finne slekten sin.

Spre budskapet

Arkivarpanelistene på RootsTech uttrykte sin bekymring for at dokumenter risikerer å gå tapt når allmenheten ikke anerkjenner viktigheten av arkivene. De var enige om at det er viktig å lære dem som lager opptegnelser – myndigheter, lokale registre, kommuner og allmennheten – om hvordan de kan bevare dem.

Altfor ofte blir opptegnelser liggende glemt i kjellere, der de kan bli skadet, stjålet eller ødelagt. Altfor ofte er opptegnelser etterlatt i ustrukturerte former, noe som gjør det nesten umulig å finne og identifisere dem. Noen ganger blir viktige gamle opptegnelser til og med henvist til søppelhaugen.

Opplæring av folk og myndigheter bidrar til å forhindre unødig tap. Ved å samarbeide kan opptegnelser reddes og historien bevares. Å bygge partnerskap kan også være uvurderlig når det gjelder å dele ressurser og innsats.

For små prosjekter som for eksempel familieminner, kan enkeltpersoner og familier ha nytte av å bruke en “partner” med utstyret til å digitalisere kopier av sine egne opptegnelser. Noen enheter, som FamilySearch-biblioteket og universiteter, er godt utrustet med utstyr og kompetanse til å hjelpe til.