Inleiding
Het doel van dit project is om grote collecties digitale afbeeldingen te ordenen in betekenisvolle groepen, items genaamd. Door metadata (informatie over de afbeeldingen) aan te passen aan de nieuwe groeperingen, zijn de afbeeldingen bovendien gemakkelijker doorzoekbaar totdat ze kunnen worden geïndexeerd. Zodra de afbeeldingen zijn geïndexeerd, zijn ze doorzoekbaar op naam op FamilySearch.org en leveren ze Record Hints op in de stamboom. Deze inspanning zal mensen over de hele wereld helpen hun families effectiever en in minder tijd dan voorheen te ontdekken, te verzamelen en met elkaar in contact te brengen.
Leidende principes en praktijken
Gebruik de volgende principes en praktijken bij het beoordelen van gedigitaliseerde DGS-mappen (Digital Genealogical Society) op microfilm en verdeel ze in natuurlijke groepen, items genaamd.
1. Momenteel zijn de functies voor het organiseren van afbeeldingen anders dan een waypointing-tool.
Voer datums, plaatsen, recordtypen, taal- en volumeaanduidingen in volgens elke natuurlijke groep. Gebruik de bijgevoegde tabel met voorbeelden van natuurlijke groepen om afbeeldingen te splitsen en nieuwe groepen te maken, die items worden genoemd.
Notitie: Het is belangrijk om de administratieve, kalibratie- en titelborden in de natuurlijke groep op te nemen.
2. Natuurlijke groepen worden gedefinieerd als afbeeldingen die deel uitmaken van een archiefeenheid, fysiek item of artefact. Sommige natuurlijke groepen zijn te herkennen aan zwarte of witte titelborden.
Gebruik de tabel Natuurlijke groepsvoorbeelden om te bepalen hoe u de afbeeldingen het beste kunt ordenen.
| Voorbeelden van natuurlijke groepen | |
| Wat een natuurlijke groep is: | Wat een natuurlijke groep niet is: |
· Archiefeenheid · Een boek · Een map · Een pakket · Een gebonden boek · Een envelop · Een doos met mappen of losse papieren · Een bundel · Een kaartenlade · Volkstellingen voor een bepaald geografisch district, zoals een provincie | · Hoofdstukken of secties in een boek of boek · Een archiefeenheid verdelen op basis van specifieke waypoints (zoals datum, plaats of recordtype) |
| · Afbeeldingen tussen titelborden, inclusief de voor- en achterkant van titelborden | |
| · Bevat zijn eigen identificatie, of het nu gaat om een archiefreferentienummer, volumenummer, mapnummer, catalogusvermelding of oproepnummer | |
| · Groepering zoals gedefinieerd door de archiefbewaarder of het archief | |
3. Bekijk altijd de eerste en laatste paar afbeeldingen.
De eerste en laatste paar afbeeldingen kunnen waarschijnlijk natuurlijke groepsinformatie bevatten, zoals zwarte of witte titelborden; boek-, map- of pakketomslag; of andere nuttige informatie. Het kan ook nodig zijn om extra willekeurige afbeeldingen in de map te bekijken.
4. Bekijk voldoende afbeeldingen om een goed idee te krijgen van hoe de map is georganiseerd.
De mappen van de Digital Genealogical Society (DGS) bevatten globale records en verschillende archiefbewaarders organiseren informatie op een andere manier. Sommige DGS-mappen zijn groot (enkele duizenden afbeeldingen), terwijl andere klein zijn (slechts enkele tientallen afbeeldingen). Het is niet nodig om elk record te lezen. Bekijk voldoende afbeeldingen om een goed idee te krijgen van de inhoud van de opname en hoe u de afbeeldingen het beste kunt verdelen.
5. Verdeel afbeeldingen zorgvuldig.
Splits afbeeldingen alleen op natuurlijke groepen zoals gedefinieerd in de tabel Voorbeelden van natuurlijke groepen of hoe de recordbeheerder de records heeft georganiseerd. Met metadatavelden kunt u precieze datums en geografische plaatsen invoeren, zoals dorpen, maar dat is misschien niet hoe de natuurlijke groep moet worden georganiseerd.
Notitie: Sommige records worden niet behandeld in de tabel Natuurlijke groepsvoorbeelden. Zie de nummers 8-9 voor grijze gebieden en mogelijke uitzonderingen. Neem voor vragen en aanvullende begeleiding contact op met een specialist; Zie nummer 10 voor contactgegevens.
6. Natuurlijke groepen kunnen groot of klein zijn.
Het aantal afbeeldingen in elke natuurlijke groep wordt bepaald door de archiefeenheid, het fysieke item, het artefact of de manier waarop de archiefbewaarder de records heeft georganiseerd.
Notitie: Momenteel mag een natuurlijke groep niet groter zijn dan 10.000 afbeeldingen.
7. In de toekomst zullen er aanvullende metadataverbeteringen worden aangebracht in de records.
Verbetering voor verhoogde nauwkeurigheid en doorzoekbaarheid van records zal worden voortgezet door extra inspanningen van vrijwilligers, zoals indexering.
8. Sommige records kunnen aanvullende begeleiding nodig hebben om te bepalen hoe ze het beste in natuurlijke groepen kunnen worden ingedeeld.
Gebruik voor een van de volgende recordverzamelingen de beschrijving van de metagegevens uit de archiefbeheerder of de FamilySearch-catalogus. (Alle gedigitaliseerde microfilms zijn te vinden in de FamilySearch-catalogus.)
- Verzameling van indexkaarten
- Kranten
- Losse papieren, niet eerder geordend in een logische groepering door de archiefbewaarder
- Familie groepsfiches (FGR)
- Getranscribeerde mondelinge genealogieën
Kaarten in een kaartlade
Opmerking: Afhankelijk van hoe de recordbewaarder de kaarten heeft georganiseerd, kan het beter zijn om de kaarten in alfabetische volgorde of indexnummer te groeperen in plaats van op fysieke lade.
Als je vragen hebt over hoe je de afbeeldingen het beste kunt verdelen, zie nummer 10.
9. Voor sommige records kan een uitzondering nodig zijn, afhankelijk van de manier waarop de maker of bewaarder van de record ze heeft georganiseerd.
| Mogelijke uitzonderingen | Actie |
| Boek met meer pagina's dan er op een microfilm passen. | Bewaar de hele microfilm met afbeeldingen uit hetzelfde boek in dezelfde natuurlijke groep. Maak een extra natuurlijke groep voor de resterende boekafbeeldingen op een andere microfilm. |
| Ingebonden deel met verschillende secties waarbij elk opnieuw begint op pagina 1. | Bewaar alle afbeeldingen uit hetzelfde boek in één natuurlijke groep. Natuurlijke groepen worden niet beïnvloed door paginanummers. |
| Meerdere boeken of gebonden delen op dezelfde microfilm zoals gecombineerd door de archiefbewaarder. | Houd de boekafbeeldingen bij elkaar in dezelfde natuurlijke groep, als de archiefbewaarder de afbeeldingen heeft gecombineerd. |
| Meerdere delen van hetzelfde recordtype in hetzelfde boek, geordend in alfabetische volgorde. | Bewaar de afbeeldingen voor hetzelfde recordtype in dezelfde natuurlijke groep. |
| Titelbord gevonden in het midden van een boek. | Creëer de natuurlijke groep met behulp van de voor- en achterkant van de boekomslagen in plaats van de titelborden. |
| Archiefeenheid, zoals een boek, ingebonden volume of map met losse papieren met meer dan 10.000 pagina's in dezelfde natuurlijke groep. | Creëer een natuurlijke groep met 10.000 afbeeldingen. Maak vervolgens nog een natuurlijke groep met de resterende afbeeldingen. Notitie: Momenteel mag een natuurlijke groep niet groter zijn dan 10.000 afbeeldingen. |
10. Gebruik het volgende escalatiepad voor vragen.
Bekijk hier de beschikbare instructies en leermiddelen.
Neem contact op met je groepsleider of leidinggevende.
Klik op de knop Feedback onder aan de pagina met afbeeldingen. Vul het formulier in en verzend het.
Vermeld het 9-cijferige DGS-nummer aan de rechterkant van de pagina onder de metadata-informatie.
Voorbeeld: 005786142
- Voer uw vraag in over het verdelen van de groepen in het feedbackgedeelte.
De ingediende formulieren worden beoordeeld door het feedbackteam. U ontvangt een reactie op uw vraag. Het kan een paar dagen duren, dus werk aan een andere DGS-map terwijl u wacht op het antwoord op uw vraag.
Het feedbackteam zal uw verzoek beantwoorden via het e-mailadres dat op het formulier staat.