beheert u het basisniveau van alle archiefrecords waarmee u werkt. U maakt mappen om de metagegevens vast te leggen, wat beschrijvende informatie is die aan elke record is gekoppeld. Die informatie omvat Record Title, Cover Tag, Volume, Dates, Locality en Record Type. De eerste belangrijke stap bij het maken van een digitale map in DCam is het organiseren van de records die u in handen hebt in een groepsgrootte die geschikt is voor een digitale map.
De onderstaande tabel toont enkele manieren waarop recordbewaarders hun records kunnen organiseren.
| Vermeldingssoorten | Mogelijke categorieën | Voorbeelden |
| Volkstellingsdocumenten | Plaats Chronologische volgorde Census Type | Californië , Orange County 1910-1920 Ohio State Census |
| Testamenten en erfrecht records | Alfabetische volgorde Chronologische volgorde | Cadd, James-Combs, John Wills van 1880-1940 |
| Documenten land | Plaats Chronologische volgorde | Wisconsin, Sauk Co. mei 1888-juli 1977 |
| Kranten | Plaats Chronologische volgorde Titel | Rock County of Pipestone County jan 1894-dec 1935 Luverne Daily Herald |
Wanneer u records uit het archief ontvangt, ontvangt u 'archiefeenheden'. Dit zijn de basisgroepen waarin het archief de records heeft opgeborgen, in een doos heeft geplaatst, gearchiveerd of anderszins heeft opgenomen. Deze groepen kunnen echter te groot zijn. De groepsgrootte waarmee u moet werken, is de kleinste "natuurlijke groep" die u binnen de archiefeenheid kunt vinden.
Een natuurlijke groep is een set records die basismetagegevens delen. Vaak worden de records op deze manier gegroepeerd door een overheidsinstantie, zoals wanneer ze zijn gebonden in volumes boeken of erfrechtpakketten. Hoewel de archiefeenheden de kleinste natuurlijke groep kunnen zijn, zoals bij boeken (ongeacht hoe groot het boek is) wanneer ze dat niet zijn, moet u de kleinste natuurlijke groep binnen de archiefeenheden selecteren.
Zie de kleinste natuurlijke groep als iets dat je met één hand zou kunnen oppakken, zoals een boek, een enkele map met overlijdensakten of een enkel dossier. Als de archiefeenheid waarmee u werkt bijvoorbeeld een bestandsvak is dat probate-pakketten bevat, maakt u geen digitale map voor het hele bestandsvak met probate-pakketten; u maakt een digitale map voor elk individueel erfrechtpakket in het bestandsvak. In dit geval vertegenwoordigen probate-pakketten de kleinste natuurlijke groep.
De onderstaande tabel toont specifieke voorbeelden van gemeenschappelijke recordcontainers, samen met opmerkingen over de vraag of ze als natuurlijke groepen moeten worden geïdentificeerd.
| Container | Natuurlijke groep of archiefeenheid |
| Individuele papieren | Als ze niet tot een grotere groep behoren, zoals gedefinieerd door metadata, kunnen ze archiefeenheden vormen. Controleer op andere papers waarmee afzonderlijke papers kunnen worden gegroepeerd in termen van metagegevens, zoals tijdsperiode, locatie, recordtype of andere criteria. Een doos met brieven aan een gouverneur kan bijvoorbeeld een natuurlijke groep individuele papieren zijn. |
| Probate pakketten | Omdat de documenten op natuurlijke wijze als één case zijn gegroepeerd, delen ze veel metadatakenmerken. Omdat ze aan elkaar gebonden zijn en een zo klein mogelijke groep vormen, vormen ze de kleinste natuurlijke groep en zijn ze een goede keuze om de definitie van een map op te baseren. |
| Dossiers | Omdat de documenten op natuurlijke wijze als één geval zijn gegroepeerd, delen ze waarschijnlijk veel metagegevenskenmerken. Net als probate-pakketten vormen casefiles waarschijnlijk de kleinste natuurlijke groep en zijn ze een goede keuze om de definitie van een map op te baseren. |
Manilla mappen Bestandsmappen | Vormt de inhoud een goede, natuurlijke groep in termen van metagegevens zoals tijdsperiode, lokaliteit of recordtype? Moeten ze worden gecombineerd met andere mappen om meer records te consolideren? Kunnen ze worden onderverdeeld in kleinere natuurlijke groepen? |
| Bestandsvakken | Groeperen de bestandsvakken records die van nature bij elkaar horen, op basis van metagegevens zoals tijdsperiode, lokaliteit en recordtype? Of worden ze gebruikt als recipiënten om individuele groepen te verzamelen, zoals probate pakketten of dossiers? Vormen de dozen de kleinste natuurlijke groep? |
Archieflades Archiefkasten | Groeperen de bestandlades records die van nature bij elkaar horen op basis van metagegevens zoals tijdsperiode, lokaliteit en recordtype? Of worden de laden gebruikt als recipiënten om dossiermappen te verzamelen die beter als de kleinste natuurlijke groep kunnen worden beschouwd? |
Albums Boeken Catalogi Volumes | Elke eenheid is verzameld en gebonden door het archief op basis van overeenkomsten van metagegevens zoals tijdsperiode, lokaliteit of recordtype. Omdat ze aan elkaar gebonden zijn en een zo klein mogelijke groep vormen, vormen ze de kleinste natuurlijke groep en zijn ze een goede keuze om de definitie van een map op te baseren. |