De meeste historische documenten doorlopen een hele reeks voorbereidende stappen vóór ze door vrijwilligers geïndexeerd kunnen worden. Hier volgt een samenvatting van de weg die projecten afleggen vóór ze geïndexeerd en gepubliceerd kunnen worden:
1. Documenten ontdekken en prioriteren
Er zijn heel wat historische documenten. Veel documenten zijn onder genealogen bekend, andere minder. Vóór een collectie door FamilySearch-vrijwilligers geïndexeerd kan worden, moet ze eerst ontdekt worden. FamilySearch-vertegenwoordigers ontdekken vaak belangrijke collecties door met archivarissen, bibliothecarissen, beambten en genealogen te praten die met plaatselijke documenten vertrouwd zijn. Ze geven de voorkeur aan documenten die familiebanden vermelden, belangrijke gegevens (geboorte, huwelijk, overlijden) bevatten en een groot deel van de bevolking in kaart brengen.
2. Onderhandelen
Als FamilySearch-vertegenwoordigers documenten met genealogische waarde gevonden hebben, onderhandelen ze met de beheerder van de documenten om een publicatielicentie te krijgen. De meest voorkomende afspraak is een soort handelstransactie: FamilySearch neemt de kosten van het digitaliseren en publiceren op zich in ruil voor het recht om de inhoud op het internet te publiceren. De beheerder krijgt ook een kopie van de bestanden voor eigen gebruik.
3. Afbeeldingen maken
Als het publicatieakkoord bereikt is, stuurt FamilySearch haar ‘leger’ op pad om documenten te filmen. In het verleden moest men microfilms van de documenten maken, maar tegenwoordig maakt men foto’s met digitale camera’s. Op dit ogenblik zijn er wereldwijd 275 ploegen die oude documenten fotograferen. Die digitale bestanden worden op harde schijven of via het internet naar Salt Lake City (Utah, VS) gestuurd, waar de kwaliteit wordt gecontroleerd. Als de kwaliteit in orde is, belanden ze bij de volgende stap in het proces.
4. Intern onderzoek en planning
Na aankomst worden de documenten zorgvuldig onderzocht om te bepalen hoe ze het beste beschikbaar gemaakt kunnen worden. De mogelijkheden zijn catalogiseren (volgens type, periode, plaats enz.), de afbeeldingen doorzoekbaar maken (online zichtbaar), en indexering (als er genoeg indexeringsvrijwilligers zijn). De projecten worden vervolgens in een hoofdschema opgenomen, zodat ze voltooid kunnen worden als er middelen beschikbaar zijn.
5. Voorbereiding op indexering (waaronder vertaling)
Elke collectie die geïndexeerd dient te worden, moet in het indexeringssysteem ingevoerd worden met projectinstructies, voorbeeldafbeeldingen, veldhulp en een reeks specifieke instructies zodat het werk vlot verloopt. Veel collecties bevatten een andere taal als Engels, waarvoor men de hulp van taaldeskundigen inroept. Sommige projecten zijn zo groot of ingewikkeld dat er in speciale instructie voorzien moet worden die men via mail, webinars enzovoort verspreidt (zoals momenteel voor het lopende overlijdensberichteninitiatief het geval is).
6. Het project wordt gelanceerd!
Na alle voorbereidende stappen wordt het project op FamilySearch-indexering geplaatst. Vrijwilligers kunnen dan batches binnenhalen en hun verwerkte documenten weer bij FamilySearch indienen.— Jake Gehring
