Basisrichtlijnen indexeren

De fundamenteelste regel van indexeren is ‘intoetsen wat je ziet’. Maar door de verscheidenheid aan documenten die we indexeren, zijn er soms projecten waarvoor die richtlijnen niet gelden.

Dit zijn algemene richtlijnen aan de hand waarvan u kunt weten wat u in de meeste situaties moet doen. Voordat u indexeert, neemt u altijd de projectinstructies en de veldhulp door voor de meest recente en specifieke regels.

Typ wat u ziet

Doorgaans voert u in wat u in het document ziet. Als daar een uitzondering op nodigis, staat dat in het ‘Help’-veld en de projectinstructies.

Houd in gedachte dat u een index aanlegt om mensen te helpen met het vinden vanhun voorouders. De persoon die de gegevens van zijn of haar voorouder bekijkt, kan deafbeelding van het document bekijken om de gegevens zelf te interpreteren en zijn ofhaar eigen conclusies omtrent een voorouder te trekken. Als u vragen hebt bij hetindexeren doet u het volgende:

Raadpleeg het ‘Help’-veld en de projectinstructies.
Raadpleeg de basisrichtlijnen indexeren.
Gebruik uw eigen inzicht.
Noteer geen informatie die niet specifiek staat aangegeven.
Neem zo nodig contact op met de helpdesk van FamilySearch.

Typ in kleine letters

Typ uw gegevens met gebruik van hoofdletters en kleine letters. Gebruik niet allemaalhoofdletters.

Batches die volledig in hoofdletters worden ingevoerd kunnen verwarrend zijn. Zorgervoor dat de Caps Lock-toets op uw toetsenbord niet aanstaat. Het indexeringsprogrammaverandert de eerste letter van ieder woord in de meeste velden automatisch in eenhoofdletter.

Veldspecifieke richtlijnen

Namen

Als een naam meer dan één keer op hetzelfde historische document voorkomt, neemt u het hele document door om de meest complete vorm van de naam te vinden en te indexeren.
- Zie Bijnamen of Naamvariaties.
- Zie Afkortingen.

Voornamen

Als u niet kunt bepalen of een naam een voornaam of een achternaam is, indexeer de naam dan in het veld Voornamen.

Achternamen

Meisjesnamen worden vóór de getrouwde naam in het veld Achternaam geïndexeerd.
Neem niet aan dat het kind de achternaam van de ouders draagt.
Neem niet aan dat de achternaam van een ouder hetzelfde is als de achternaam van een kind.

Titels of achtervoegsels

Als ‘Mevr.’ vóór een mannelijke naam voorkomt, zoals Mevr. Jan Jansen, indexeer dan Mevr. in het veld Titels of achtervoegsels, als dat er is, Jan in het veld Voornamen en Jansen in het veld Achternaam.
Als er geen veld voor titels of achtervoegsels is, negeer dan ‘Mevr.’ en indexeer Jan in het veld Voornamen en Jansen in het veld Achternaam.
Als er ‘doodgeboren’ of ‘baby’ in een naamveld staat, indexeer die aanduiding dan in het veld Titels of achtervoegsels, als dat er is.
Als er geen veld voor titels of achtervoegsels is, indexeer ‘doodgeboren’ of ‘baby’ dan niet in het veld Voornamen.
Als er ‘Zuster’ voor een katholieke non staat vermeld, wordt dat als een voornaam beschouwd en in het veld Voornamen geïndexeerd, samen met eventuele andere voornamen van die persoon.
- Zie Bijnamen of Naamvariaties.

Bijnamen of naamvariaties

Een naamvariatie of bijnaam is een veronderstelde of aanvullende naam die vaak tussen haakjes of aanhalingstekens staat vermeld. AKA betekent ‘also known as’ [ook bekend als] en geeft aan dat de persoon ook onder een andere naam bekend stond.

Als u variaties van een naam of een andere spelling van dezelfde naam in een document ziet, voer dan alle versies in en scheid ze van elkaar met het woord of.
- Freek of Frank
- Hagen of Haagen
- Elisabeth of Elizabeth
Om een naam te indexeren die één of meer bijnamen heeft, typt u het woord of tussen alle namen. Als iemands naam bijvoorbeeld staat vermeld als ‘Joseph Broski AKA Joseph Brozowski AKA Jozef Brzozowski’, typt u:
- Voornaam: Joseph of Jozef
- Achternaam: Broski of Brozowski of Brzozowski

Huwelijkspartners

Als er meerdere huwelijkspartners staan vermeld, indexeer dan alleen de huidige huwelijkspartner, tenzij de projectinstructies anders aangeven,

Plaatsen

Als u een plaatsnaam indexeert, laat dan identificerende beschrijvingen weg, zoals ‘bij’, ‘in de buurt van’, ‘rond’, ‘gemeente’, ‘stad’, ‘graafschap’ of ‘provincie’, tenzij de aanduiding deel uitmaakt van de naam (zoals Carson City, Salt Lake City, New York City enzovoort).
Als u niet weet of de plaats in een document een stad, staat, land of andere locatie is, indexeer de plaats dan in het kleinste beschikbare locatieveld.
Indexeer geen nationaliteit als plaatsnaam tenzij dat staat aangegeven in de projectinstructies of veldhulp.
Zie Afkortingen.

Datums

Als er meerdere datums voor een geboorte staan aangegeven, indexeer dan de vroegste datum.
Als er meerdere datums voor andere gebeurtenissen staan aangegeven, indexeer dan de meest recente of laatste datum.
Voor gebeurtenissen waar de datum staat weergegeven als ‘tussen 2 februari en 9 maart 1937’, indexeer de eerste datum. Voor het bovenstaande voorbeeld indexeert u de maand als Feb, de dag als 2, en het jaar als 1937.
De volgorde van de vastgelegde datum (zoals dd/mm/jjjj of mm/dd/jjjj) is afhankelijk van waar het document vandaan komt.

Leeftijden

Als de leeftijd dagen, weken, maanden of breuken van een jaar bevat, rond dan af naar beneden.
- Als een kind bijvoorbeeld staat vermeld als ‘5 jaar en 8 maanden’, indexeer de leeftijd dan als 5.
- Als een kind als minder dan een jaar oud staat vermeld, indexeer de leeftijd dan als 0 (nul).
Als een leeftijd staat vermeld als bijvoorbeeld 65–67, indexeer dan de eerstgenoemde leeftijd, 65 in dit geval.
Als een leeftijd staat beschreven als een geschat getal, zoals ‘14 op de volgende verjaardag’, ‘ongeveer 14’, ‘bijna 14’, of ‘rond de 14’, laat de beschrijving dan weg en indexeer alleen het getal. (In dit geval wordt de leeftijd geïndexeerd als 14.)
Als een leeftijd staat vermeld als een onzeker getal, zoals ‘ouder dan 21’ of ‘ouder dan 18’, sla het veld Leeftijd dan over door op Tab te drukken als het geen vereist veld is, of het veld als leeg te markeren door op Ctrl+B te drukken als het een vereist veld is.
Als een kind als ‘doodgeboren’ staat vermeld, indexeer de leeftijd dan als 0 (nul).
Als er geen specifieke leeftijd staat vermeld, mag u de leeftijd niet aan de hand van de vastgelegde datums berekenen.

Geslacht

U mag op grond van voornamen niet veronderstellen wat het geslacht is. Maar u mag wel relatietermen of andere indicatoren gebruiken om het geslacht vast te stellen, zoals dochter, zoon, mevr., vrouw, man, zij, hij, enzovoort.

Burgerlijke staat

Personen die van tafel en bed waren gescheiden of samenwoonden worden als Gehuwd geïndexeerd.

Beeldsoort

Dit veld is voor alle projecten vereist. Indexeerders gebruiken het om elke afbeelding in een batch te beschrijven. Hieronder staan de beschikbare opties voor dit veld met hun beschrijving.

Normaal. De afbeelding bevat gegevens die bij het project horen, en die gegevens moeten geïndexeerd worden. U indexeert bijvoorbeeld alleen geboorteakten voor een geboorteproject.
Leeg. De afbeelding of het formulier is leeg.
Duplicaatafbeelding. De afbeelding is een exacte kopie van een vorige afbeelding in de huidige batch.
Afbeelding zonder te extraheren gegevens. De afbeelding of het formulier is niet leeg, maar bevat geen gegevens die bij het project horen, zoals huwelijksakten in een geboorteproject.
Onleesbaar. De hele afbeelding is onleesbaar.
- Zie Onleesbare informatie.

Algemene richtlijnen

Afkortingen

Namen
- Spel GEEN namen die afgekort zijn.
- Toets de namen in zoals ze geschreven staan, zonder leestekens, behalve streepjes of apostroffen die deel uitmaken van de naam. Zie Leestekens.
Plaatsen
- Als een plaatsnaam verkeerd is gespeld en u kunt vaststellen wat de juiste spelling is, corrigeer de fout dan, tenzij anders aangegeven in de projectinstructies of veldhulp.
- Als een plaatsnaam is afgekort en u kunt vaststellen wat de afkorting betekent, toetst u in plaats van de afkorting de volledige naam in, tenzij anders aangegeven in de projectinstructies of veldhulp. Gebruik de zoeklijst als u hulp nodig hebt.
- Als u niet zeker weet wat een afkorting betekent, indexeer dan wat er staat, zonder leestekens, behalve streepjes of apostroffen die deel uitmaken van de plaatsnaam. Zie Leestekens.

Leestekens

Leestekens mogen niet geïndexeerd worden, behalve streepjes of apostroffen die deel uitmaken van de plaatsnaam.

Gecorrigeerde of doorgehaalde gegevens

Als gegevens doorgehaald en vervangen zijn, voer dan de vervangende gegevens in.
Als gegevens doorgehaald maar niet vervangen zijn en de oorspronkelijke gegevens leesbaar zijn, voer dan de doorgestreepte gegevens in.
Als gegevens doorgehaald maar niet vervangen zijn en de oorspronkelijke gegevens niet te lezen zijn, druk dan op Ctrl+U om het veld als onleesbaar te markeren.
Een document dat als ‘vervallen of ongeldig’ is gemarkeerd, wordt hetzelfde behandeld als gegevens die zijn gecorrigeerd of doorgehaald.

Idemtekens

Als er in een document idemtekens of andere herhalingstekens gebruikt worden, voer dan de herhaalde gegevens in, die meestal boven het herhalingsteken staan vermeld.
Voer geen ‘idem’ of idemteken in. Andere vormen van herhalingstekens kunnen een verticale of horizontale lijn onder een achternaam of andere gegevens zijn.

Onleesbare informatie

Eén teken. Als u een letter of cijfer niet kunt lezen, gebruik dan een vraagteken (?) om die letter of dat cijfer te vervangen.
- Voorbeeld: J?nsen
- Noot: niet alle cijfervelden accepteren een vraagteken (?). Als u in een veld geen vraagteken kunt invoeren, drukt u op Ctrl+U om het veld als onleesbaar te markeren.
Meerdere tekens. Als u meerdere opeenvolgende letters of cijfers niet kunt lezen, zet u een sterretje (*) op de plek van die groep letters of cijfers.
- Voorbeeld: Di*stra
- Als u niet weet hoeveel letters of cijfers onleesbaar zijn, zet u een sterretje (*) op de plek van die onleesbare letters of cijfers.
- Noot: niet alle cijfervelden accepteren het sterretje (*). Als u in een veld geen sterretje kunt invoeren, drukt u op Ctrl+U om het veld als onleesbaar te markeren.
Eén veld. Als alle gegevens in een veld onleesbaar zijn, klikt u in het veld en drukt u op Ctrl+U om het veld als onleesbaar te markeren.
Hele document. Als alle gegevens in een heel document onleesbaar zijn, inclusief de naam, datum en gegevens voor andere vereiste velden, drukt u op Ctrl+Shift+U om het hele document als onleesbaar te markeren.
Hele afbeelding. Zie Beeldtype: Onleesbaar.

Overlappingen

Overlappingen zijn handgeschreven of getypte notities die een deel van het originele document bedekken. Om overlappingen op de juiste wijze te indexeren, neemt u eerst alle afbeeldingen in de batch door om te zien of het originele document afzonderlijk van de overlapping is gefotografeerd.

Daarna doet u het volgende:

Indexeer de gegevens op de overlapping alleen als die betrekking hebben op de documentsoorten die in het project geïndexeerd worden.
Indexeer de gegevens achter de overlapping alleen als die betrekking hebben op de documentsoorten die in het project geïndexeerd worden, aan de hand van de volgende regels:
- Als het document achter de overlapping een duplicaat is van een document dat volledig getoond wordt op een andere afbeelding in dezelfde batch, indexeer dan niet het gedeeltelijk zichtbare document, aangezien het volledig zal worden geïndexeerd als de batch is voltooid.
- Als het document achter de overlapping uniek is en in dezelfde batch niet op een andere afbeelding voorkomt, indexeer dan alle zichtbare gegevens.