mapes, pārvaldiet visu arhivētu pierakstu pamatmācību, ar ko jūs strādājat. Jūs veidojat atrašanās vietas, lai tvertu dāvidu, kas ir aprakstoša informācija, kas ir saistīta ar katru pierakstu. Šajā informācijā ir iekļauts pieraksta nosaukums, vāka tags, sējums, datumi, atrašanās vietas un pieraksta veids. Pirmais svarīgais solis digitālās mapes izveidošanā DCam ir jūsu roku pierakstu organizēšana grupas izmērā, kas ir piemērots digitālajai mapes.
Tālāk dotajā tabulā ir parādīti daži veidi, kā pierakstu personas var organizēt savus pierakstus.
| Ierakstu veidi | Iespējamās kategorijas | Piemēri |
| Skaitīšanas ieraksti | Hronoloģiska hronoloģiska kārtība Skaitīšanas veids | Kalifornija, Orange County 1910–1920 Ohaio štata skaitīšana |
| Testamenti un pārbaudes pieraksti | Alfabētiskā secībā hronoloģiskā secībā | Cadds, James-Combs, John Wills no 1880–1940 |
| Zemes ieraksti | Locality Chronological order (Hronoloģiska kārtība) | Wisconsin, Sauk Co. May 1888–July 1977 |
| Laikraksti | Locality Chronological order Title | Rock County or Pipestone County Jan 1894–Dec 1935 Luverne Daily Herald |
Kad saņemat pierakstus no arhīva, jūs saņemat "arhīva vienības". Šīs ir pamata grupas, kurās arhīvs ir glabājis, ieviesis, iesniedzis vai citādi saturjis šos pierakstus. Tomēr šīs grupas var būt pārāk lielas. Grupas lielums, ar kuru jums ir jāstrādā, ir vismazākā "dabiskā grupa", ar ko jūs varat atrast arhivētajā vienībā.
Dabiska grupa ir pierakstu kopa, kurā ir iekļauti pamati. Bieži vien šos pierakstus sasauc valdības rīcības brīvība, it kā tie būtu sasieti grāmatu vai pārbaudes materiālu sējumā. Kaut arī arhīva vienības var būt visīstākā dabiskākā grupa, tāpat kā grāmatas (neatkarīgi no tā, cik liela ir grāmata), kad tās nav, jums ir jāizvēlas vismazākā dabiskā grupa arhivētās vienībās.
Padomājiet par vismazāko dabiskāko grupu kā par kaut ko, ko jūs varētu paņemt līdzi ar vienu roku, piemēram, grāmatu, atsevišķu miršanas sertifikātu mapi vai vienu lietu failu. Piemēram, ja arhīva vienība, ar kuru jūs strādājat, ir failu lodziņš ar probates paciņas, jūs nesastāsiet digitālo mapi visam failu lauciņam ar probētiešu pacietēm; jūs izveidosiet digitālo mapi katrai atsevišķai probāta paciņai failu lauciņā. Šajā gadījumā pārbaudes materiāli simbolizē vismazāko dabiskāko grupu.
Tālāk dotajā tabulā ir konkrēti piemēri par parastiem pierakstu traukiem, līdz ar piezīmēm par to, vai tie būtu jānosaka kā dabiskas grupas.
| Konteineru | Dabiskā grupa vai arhīva vienība |
| Atsevišķas papīra lapas | Ja viņi nepieder lielākai grupai, kā to noteidināja sāna, tās var veidot arhivētās vienības. Pārbaudiet citas papīra lapas, ar ko varētu tikt sasietas atsevišķas papīra lapas, piemēram, laika perioda, atrašanās vietas, pieraksta veida vai citu kritēriju dēļ. Piemēram, burti pārvaldniekam var būt dabiska atsevišķu papīra lapu grupa. |
| Pārbaudes materiāli | Tā kā šie dokumenti gluži dabiski tiek sasieti vienā gadījumā, tiem piemīt daudzas iezīmes. Tā kā tās ir sasietas kopā un veido pēc iespējas mazas grupas, tās veido visīstākās dabiskās grupas un ir laba izvēle, uz kuras balstīt mapes definīciju. |
| Gadījuma faili | Tā kā šie dokumenti dabiski sadalās vienā gadījumā, tiem, visdrīzāk, ir daudz īpašību. Tāpat kā probate paciņas, arī gadījumu faili, visdrīzāk, veido visīstākās dabiskās grupas un ir laba izvēle, uz kuras balstīt mapes definīciju. |
Manilas iesmapes file file filee | Vai saturs veido labu, dabisku grupu, piemēram, laika periodu, atrašanās vietas vai pieraksta veidu? Vai tās būtu apvienotas ar citām mapēm, lai apvienotu vairāk pierakstu? Vai viņi var tikt sadalīti mazākās dabiskās grupās? |
| Faila rūtiņas | Vai failu lodziņi, sakopojot pierakstus, kas dabiski pieder kopā, pamatojoties uz skādu laika periodu, atrašanās vietu un pieraksta veidu? Vai arī tie tiek izmantoti kā priekšraksti, lai apkopotu atsevišķas grupas, piemēram, pārbaudes laiku paciņas vai gadījumu failus? Vai kastes veido vismazāko dabiskāko grupu? |
Dokumentu skapji dokumentu skapīšiem | Vai pierakstu nesēji sakopo pierakstus, kas dabiski pieder kopā, pamatojoties uz skādu laika periodu, atrašanās vietu un pieraksta veidu? Vai arī svelmi tiek izmantoti kā trauki, lai apkopotu failu mapes, ko labāk varētu uzskatīt par vismazāko dabiskāko grupu? |
Albumu grāmatu katalogi | Katra baznīcas vienība ir tikusi apkopota un saistīta ar arhīvu, pamatojoties uz tādām līdzībām kā laiku, atrašanās vietas vai pieraksta veidu. Tā kā tās ir sasietas kopā un veido pēc iespējas mazas grupas, tās veido visīstākās dabiskās grupas un ir laba izvēle, uz kuras balstīt mapes definīciju. |