Vaizdo įrašas
Naudojant mažiausią natūralią grupę
Aplankai valdo pagrindinį visų archyvinių įrašų, su kuriais dirbate, lygį. Kuriate aplankus, kad užfiksuotumėte metaduomenis, kurie yra aprašomoji informacija, susijęs su kiekvienu įrašu. Ta informacija apima įrašo pavadinimą, viršelio žymą, tomą, datas, vietovę ir įrašo tipą. Pirmasis svarbus žingsnis kuriant skaitmeninį aplanką DCam yra sutvarkyti turimus įrašus į grupės dydį, tinkamą skaitmeniniam aplankui.
Toliau pateiktoje lentelėje parodyta keletas būdų, kaip įrašų saugotojai gali tvarkyti savo įrašus.
| Įrašų tipai | Galimos kategorijos | Pavyzdžiai |
| Surašymo įrašai | Vietovė chronologinė tvarka surašymo tipas | Kalifornija, Oreindžo apygarda, 1910–1920 Ohajo valstijos surašymasd |
| Testamentai ir oficialus testamento patvirtinimo įrašai. | Abėcėlinė tvarka chronologinė tvarka | Cadd, James-Combs, John Wills nuo 1880–1940 |
| Žemės įrašai | Vietovė chronologine tvarka | Viskonsinas, Saukas apygarda. 1888 m. gegužė – 1977 m. liepa |
| Laikraščiai | Vietovė chronologinės tvarkos titulas | Rock apygarda arba Pipestone apygarda 1894 m. sausis –1935 m. gruodis Luverne Daily Herald |
Kai gaunate įrašus iš archyvo, gaunate „archyvo padaliniai“. Tai yra pagrindinės grupės, kuriose archyve buvo laikomi, supakuoti, sudėti ar kitaip įrašyti įrašai. Tačiau šios grupės gali būti per didelės. Grupės, su kuria jums reikia dirbti, dydis yra mažiausia „natūrali grupė“, kurią galite rasti archyvų padalinys.
Natūrali grupė yra įrašų, kurie dalijasi pagrindiniais metaduomenimis, rinkinys. Dažnai įrašus taip sugrupuojami vyriausybinė agentūra, pavyzdžiui, kai jie įrišami į knygų tomus ar testamento ivykdymo paketus. Nors archyviniai padaliniai gali būti mažiausia natūrali grupė, kaip ir su knygomis (nesvarbu, kokia didelė knyga), kai jų nėra, turite pasirinkti mažiausią natūralią grupę archyviniuose padaliniuose.
Pagalvokite apie mažiausią natūralią grupę kaip apie tai, ką galite paimti viena ranka, pavyzdžiui, knygą, vieną mirties liudijimų aplanką ar vieną bylą. Pavyzdžiui, jei jūsų dirbamas archyvinis vienetas yra failų dėžė, kurioje yra bandomasis duomenų rinkinys, tai nesukursite skaitmeninio aplanko visam bandomųjų dokumentų dėžui; sukurkite skaitmeninį katalogą kiekvienam asmeniui skirtam kelsiui, esančiam failo langelyje. Šiuo atveju testamento vykdymo paketai yra mažiausia natūrali grupė.
Toliau pateiktoje lentelėje pateikiami konkretūs įprastų įrašų indų pavyzdžiai ir pastabos, ar jie turėtų būti identifikuoti kaip natūralios grupės.
| Indas | Natūrali grupė arba archyvinis padalinys |
| Individualūs dokumentai | Jei jie nepriklauso didesnei grupei, kaip apibrėžta metaduomenyse, jie gali sudaryti archyvinius padalinius. Patikrinkite, ar nėra kitų dokumentų, su kuriais būtų galima sugrupuoti atskirus dokumentus pagal metaduomenis, pvz., laikotarpį, vietovę, įrašo tipą ar kitus kriterijus. Pavyzdžiui, laiškų dėžutė gubernatoriui gali būti natūrali atskirų popierių grupė. |
| Testamentų įvykdymų paketai | Kadangi dokumentai natūraliai sugrupuoti kaip viena byla, jie turi daug metaduomenų charakteristikų. Kadangi jie yra surišti ir sudaro kuo mažesnę grupę, jie sudaro mažiausią natūralią grupę ir yra geras pasirinkimas, kuriuo remiantis galima grįsti aplanko apibrėžimą. |
| Bylos failai | Kadangi dokumentai natūraliai sugrupuoti kaip viena byla, tikėtina, kad jie turi daug panašų metaduomenų savybių. Kaip ir testamento įvykdymo paketai, bylų failai greičiausiai sudaro mažiausią natūralią grupę ir yra geras pasirinkimas, kuriuo remiantis galima nustatyti aplanko apibrėžimą. |
Manilos aplankai Failo aplankai | Ar turinys sudaro gerą, natūralią grupę kalbant apie metaduomenų, pvz., laikotarpio, vietovės ar įrašo tipo? Ar jie turi būti sujungti su kitais aplankais, kad būtų galima konsoliduoti daugiau įrašų? Ar juos galima suskirstyti į mažesnes natūralius grupes? |
| Failų dėžės | Ar failų dėžėse grupuojami įrašai, kurie natūraliai priklauso kartu, pagal metaduomenis, pvz., laikotarpį, vietovę ir įrašo tipą? O gal jie naudojami kaip talpyklos atskiroms grupėms, pvz., testamento įvykdymo paketams ar bylų failams, surinkti? Ar dėžutės sudaro mažiausią natūralią grupę? |
Failų stalčiai Failų spintos | Ar failų stalčiuose grupuojami įrašai, kurie natūraliai priklauso kartu, pagal metaduomenis, pvz., laikotarpį, vietovę ir įrašo tipą? O gal stalčiai naudojami kaip talpykla rinkinių failų aplankams, kuriuos geriau laikyti mažiausia natūralia grupe? |
Albumai Knygos Katalogai Tomai | Kiekvienas padalinis buvo surinktas ir įrištas archyvo pagal metaduomenų panašumus, pvz., laikotarpį, vietovę ar įrašo tipą. Kadangi jie yra surišti ir sudaro kuo mažesnę grupę, jie sudaro mažiausią natūralią grupę ir yra geras pasirinkimas, kuriais remiantis galima grįsti aplanko apibrėžimą. |