이미지 캡처를 위해 기록 보관소에서 기록을 점검하려면, 다음 지시사항을 따르십시오:
1단계: 프로젝트 관리, 목록, 폴더 화면에서 올바른 프로젝트와 목록이 강조 표시되었는지 확인합니다.
2단계: 목록 섹션에서 인쇄를 클릭합니다.
참고: 작업 중인 프린터가 없다면 목록 이름, 날짜, 장소 등을 적거나 휴대 전화로 화면 사진을 찍을 수 있습니다.
3단계: 인쇄물을 가져가서 기록 보관소와 함께 기록물이 어디에 있는지 확인합니다. 기록 보관 전문가에게 기록들을 검색하는 과정을 물어보고, 기록물 취급에 관한 특별한 유의 사항이 있는지 물어본다.
4단계: 색인을 별도로 사용하는 경우, 그 색인을 사용하기 위한 특별한 유의 사항을 요청하십시오. 색인에 관한 유의 사항을 목록 정보에 추가할 수 있습니다.
5단계: 기록 관리자에게 디지털로 캡처될 기록을 보여 달라고 부탁합니다. 목록에서 문서를 찾아 검토합니다. 다음 각 사항에 각별한 주의를 기울인다.
- 기록의 상세 사항이 인쇄물에 있는 목록의 범위 내에 있는지 확인합니다. 기록 보관소에 있는 기록물의 제목이 인쇄물에 있는 제목과 다르다면, 실제 제목을 적는다. 기록물 유형과 날짜를 기록하고, 여러분의 책임자나 관리자에게 설명을 부탁한다.
- 실제 기록의 날짜와 지역성을 인쇄물의 날짜 및 지역과 비교합니다. 날짜나 장소가 다르다면, 목록 정보를 정정할 수 있도록 실제 기록에서 나온 정보를 적는다.
참고: 목록 정보 중 일부는 프로젝트 정보에서 나옵니다. 목록의 기록은 인쇄물에 나타나는 날짜나 장소의 일부만을 다룰 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트에는 뉴멕시코의 모든 주에 대한 기록이 포함될 수 있지만, 이 목록에는 제10권만 포함되며, 제10권에는 과달루페 카운티만을 위한 기록이 있습니다. 이런 경우, 목록 정보의 현지성을 정정해야 합니다.
- 목록에 어떤 폴더를 만들어야 하는지 메모합니다. 기록들을 폴더로 나누는 논리적인 방법을 고려해 본다. 예를 들어, 기록물이 책이라면, 폴더당 한 권의 책을 캡처합니다. 기록이 가나다순으로 되어 있다면, A~L과 M~Z 글자를 위한 폴더를 만들기로 결정합니다. 기록의 작은 묶음이 여러 개 있다면, 한 폴더에 캡처합니다.
- 기록 관리자가 여러분이 캡처할 기록을 어떻게 조직했는지 유의하십시오. 이것은 목록과 관련된 폴더를 만드는 방식에 영향을 줄 것입니다. 예를 들어, 책은 하나의 디지털 폴더가 될 수 있다. 인증서 27892–27992가 들어 있는 마닐라 폴더는 또 다른 디지털 폴더일 수 있으며, 유언 검인 케이스 파일 상자는 다른 폴더일 수 있습니다. 이 그룹들은 "기록 보관 장치"라고 불리며 디지털 폴더를 구성하는 것입니다.