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初めに
このレッスンでは,以下のテーマについて取り上げます。
- プロジェクト,リスト,フォルダー
- リストを選ぶ
- 新しいフォルダーの作成
デジタル画像を撮影する前に,画像を整理して追跡するフォルダーを作成する必要があります。 このフォルダーは,それらを説明するメタデータも追跡します。 メタデータには,日付,場所,記録の種類などの情報が含まれています。
DCamソフトウェアのホームページから ,プロジェクト,リスト,フォルダーを管理するをクリックします。 プロジェクト,リスト,フォルダー画面が表示され,3つのセクションに分かれています。 各セクションの隣には,様々な選択肢を含むメニューがあります。
プロジェクト
左上のセクションはプロジェクトエリアです。 プロジェクトとは,記録管理者とファミリーサーチの間で契約の範囲内で合意したすべての記録を指します。 プロジェクトは本部が作成します。 この詳細な契約によって,どの文書を撮影するかが決まります。
使用しているDCamソフトウェアのバージョンに応じて,プロジェクトセクションに2種類のプロジェクトが表示されます。 今後数年間,ソフトウェアバージョンの移行が行われます。
ほとんどのアーカイブサイトは標準モードで機能します。 時間が経過すると,すべてのサイトは,一般的に無限モードと呼ばれるオンラインモードに移行します。 サイトがオンラインモードに移行していない場合,DCam画面の上部に青いバーが表示されます。 サイトがオンラインモードに移行すると,画面上部に緑のバーが表示されます。 移行の時期がいつになったら,フィールドスーパーバイザーまたは地域マネージャーから連絡を受けます。
標準モードで作成されたプロジェクトは,オンラインモードで作成されたものとは異なります。 標準的なプロジェクトでは,18-1548_OH-USなどの命名会議を使用します。 名前の数字と文字は次のように表されています。
- 18という数字は,契約の年を表します。
- 1548という数字は識別子です。
- OHという手紙はオハイオ州を擁護しています。
- 合衆国は合衆国を擁護しています。
プロジェクトの外観は,オンラインモードに移行したときに異なります。 オンラインモードでは,MMMM 3M9などの番号付けシステムを使用します。
アーカイブは標準モードで始め,プロジェクトは標準モードで表示されます。 移行を求められたら,標準プロジェクトを終了した後,割り当てられるプロジェクトはオンラインプロジェクトだけです。 以前の標準モードのプロジェクトがプロジェクトフォルダーにリストアップされていることはあっても,ハイライトしたりアクセスしたりすることはできません。
リスト
右上のセクションにはリストが含まれています。 プロジェクトをハイライトすると,リストがここに表示されます。 また,リストは本部によって作成され,基本的に元のプロジェクトの小さな部分です。 例えば,このプロジェクトは,記録管理人がどのように記録を整理したかに応じて,すべての生涯記録を日付別,巻数別,その他の要因ごとに,出生記録,結婚記録,死亡記録のリストに分類することができます。
どのリストを選ぶかを決めるために,あなたが取り込む文書のグループを手に入れてもらいます。 どのリストに当てはまるかを見つけ,それらの文書を確認して,記録の種類,巻数,日付,およびそれらを定義するその他の要素について確認します。 正しいリストをハイライトしたら,フォルダーセクションに移動します。
フォルダー
下のセクションはフォルダー用です。 フォルダーを作成し,フォルダー内に存在する画像を撮影する責任があります。 フォルダーフィールドに
入力する詳細情報は,メタデータと呼ばれる説明情報を作成します。 画像がファミリーサーチウェブサイトに公開されると,メタデータが表示されます。
プロジェクトやリスト,フォルダーを思い描く一つの方法は,事務用ファイルキャビネットを思い描く方法です。
- プロジェクトをファイルキャビネット全体と比較することができます。
- リストは,ファイルキャビネット内のファイルの引き出しと比較することができます。 また,ファイルキャビネットにあるすべてのアイテムを,より小さな,検索可能なグループに整理するのを助けます。
- もちろん,デジタルフォルダーはファイルフォルダーと比較することができます。 それらは,大きなファイルの引き出し内にファイルする特定の記録セットを表しています。
リストにはすべての物理的な記録が含まれるわけではないことが分かるときがあるかもしれません。 記録管理人から記録を保存するよう求められるかもしれませんし,ファミリーサーチにとって有益だと思われる記録で,リストの一つに入っていないものさえ見つけるかもしれません。 文書に記載されているリスト以外の記録を収集すると,記録管理者との契約上の合意に関連する法的な問題が生じる可能性があります。
以下は,法的な問題を生み出す可能性のあるリストの例です。
- 3巻分の出生記録があるかもしれませんが,リストには第2巻と第3巻のみが掲載されています。
- 1900年から1910年の間の日付がある郡の保護者・後見人の記録は見つかるが,そのリストは1900年から1905年の間の年のみを対象としている。 1906年から1910年までの年は,リストに記載されていません。
リストを変更して,より大きな日付範囲や巻数,その他の情報を網羅してはなりません。 どちらの場合も,新しいリストを要請する必要があります。
新しいリストの申請は,担当のフィールドスーパーバイザーまたは地域マネージャーと話し合い,承認する必要があります。 要請は,承認または却下される前に,法律および運営チームによる検討プロセスに移ります。
以下は,使用しているDCamソフトウェアのバージョンに応じて,新しいリストの要請を作成するための2つのオプションです:
- オプション1: 標準版は,画面上部にある青いバーで最も簡単に識別できます。 あなたが記録したい情報を網羅したリストを要請して,フィールドスーパーバイザーまたは地域マネージャーを通してこれらのリストを提案してください。 スーパーバイザーはあなたの要請を本部に提出し,決定が下された後,あなたに連絡します。 要請が承認された場合,スーパーバイザーはリストを作成するのに必要なパスワードをあなたに渡します。
- 選択肢2： オンライン版は,画面上部にある緑のバーで最も簡単に見つけることができます。 新しいリストを作成するプロセスは,標準モードとは少し異なります。 プロジェクト,リスト,フォルダー画面のリストボックスの隣にあるメニューで ,作成をクリックします。 必須フィールドに記入し, 保存 をクリックして本部に要請を提出します。 オンラインモードで承認を受ける前に,あなたが要請した新しいリストの画像を撮影することができます。
メモ： しかし,要請が却下された場合,新しいリスト内で撮影したフォルダーや画像は,操作プロセスに受け入れることができません。 コンピューターシステムはフォルダーとその画像を閉じて転送しません。
法律上の問題を生み出す可能性のあるリストの前の例を使って,最初の例の第1巻は,リストデータを入力した最初のファミリーサーチ代表者によって忘れられていた可能性があります。 それらの画像を撮影する必要があります。 その場合,新しいリストが承認され,その中のフォルダーに収めた画像は承諾されます。
2番目の例では,1906年から1910年の日付がすでに撮影されている可能性があります。 提案したリストは必須ではありません。 その場合,リストは却下されます。 そのリストの下で行った作業は受け付けませんでした。
最善の方法は,フォルダーの作成を始め,承認プロセスを必要としない現在のリスト内の画像を撮影することです。 そうすることで,提案したリストの承認を待っている間,自信を持ってフォルダーを作成し,画像を保存することができます。
あなたが扱う最も基本的なデジタル記録のグループは,デジタルフォルダーです。 各デジタルフォルダーは,あなたが作業している文書の中で最も小さな自然なグループであるアーカイブユニットに基づいて定義されます。
アーカイブに保存されているユニットは,単一の物(書籍)または片手(フォルダー)で受け取ることができるものかもしれません。 例えば,単一の郡の1年間の死亡証明書を含むフォルダーは,一つのアーカイブユニットであり,1つのデジタルフォルダーを定義します。
複数の遺言検認パケットを含むファイルボックスは,ファイルボックスを一つのアーカイブユニットとは見なしません。 ボックス内のそれぞれの遺言検認パケットは,最も小さな自然のグループを作り出します。 個々の遺言検認パケットはアーカイブユニットとなり,独自のデジタルフォルダーを定義します。
デジタルフォルダーを作成する度に,リストにある情報がフォルダー画面に自動的に入ります。 リストは,プロジェクトのほんの一部にすぎません。 プロジェクトは非常に広く,撮影しようとしている文書に特有でない音量範囲,日付範囲,記録の種類が含まれています。 フォルダー内の情報は,アーカイブユニットに固有の情報に変更する必要があります。 これにより,デジタルフォルダーが固有のものであることを確認します。
正しいプロジェクトを選択し,フォルダーセクションの左側のメニューからリストを表示したら,以下の手順を完了して各フィールドを入力または変更します
:手順1:作成をクリックします。 フォルダー画面が表示されます。
手順2： フォルダーから情報を使用するフィールドの画面上部で,そのリストに関する情報を再入力する必要がない限り,フィールドを空白のままにしておきます。
メモ： このフィールドの情報を変更する状況があるかもしれません。
ステップ3: 記録のタイトルフィールドに,書籍の背の名前など,アーカイブユニットに割り当てられた説明的なタイトルを入力します。 これには日付や巻数,地域が含まれるわけではありません。
ステップ4: 巻数指定フィールドに,アーカイブユニットを特定する手紙,番号,または特殊文字を入力します。 例えば,3という数字またはローマ数字III.
メモ： Volや Bo,日付,場所などの署名者を入力しないでください。 音量の種類がない場合は,このフィールドに3つのハイフン(---)を入力します。
手順5： 日付フィールドで,あなたが撮影しているアーカイブユニットに特有のエントリを使用します。 これには,出来事が記録されたとき,または文書が作成された時期も含まれます。 アーカイブユニットの日付範囲を反映して日付を変更するには,適切な年フィールドの横にある 矢印 をクリックします。
メモ： 通常,日付は年の範囲で表示されます。 記録が1837年の全年の場合,最初の日付ボックスに 1837 と入力し,2番目の日付ボックスに 1837 と入力します。 日付に1837年から1840年といった複数の年が含まれている場合は,最初の日付欄に 1837 と入力し,2番目の日付欄に 1840 と入力します。
メモ： 月数は,アーカイブユニットが一部の年にまたがる場合にのみ使用してください。 例として,1837年2月から1838年6月までの日付範囲があります。 月のフィールドが表示されない場合は,月のフィールドを表示するには, 月のチェックボックスをクリックします。
手順6: 選択するには,ドロップダウンメニューをクリック します。
メモ： アーカイブユニットが一部の月にまたがる場合にのみ,日が追加されます。 日を指定する時期の例は,1837年6月1日から1837年6月15日までの日付範囲です。 日フィールドが表示されない場合は,日フィールドを表示するには, 日のチェックボックスにチェックマークを入れます。
メモ： Ca.という略語は,約(または約)を意味します。 おおよその期間には決して使わない。
手順7: 情報が文書容器に記載されていない場合は,個々の日付または日付範囲を文書内で見つけます。 日付を入力するとすぐに,これらの日付は正しいと確認されますチェックボックスに自動的にチェックが入ります。
メモ： 日付フィールドがリストから自動入力されたとおりに正しい場合は,変更する必要はありません。 ボックスに手動でチェックマークを付ける必要があるかもしれません。
手順8: 記録保管者が記録保管者から提供を受けた場合,アーカイブ参照番号を入力します。 これは記録管理者が記録を特定し,追跡するために使用する固有の番号です。 このフィールドの初期設定では,すでに入力済みのフィールド(処理と呼ばれるプロセス)に基づいてアーカイブ参照番号が生成されます。
例： 1837年の出生の遅れ,第22巻の場合,ソフトウェアは記録のタイトル,巻名,日付フィールドを開いて,遅延Births_22_1837という項目を作成します。
ステップ9: 地域フィールドに情報を入力する準備をします。 地域フィールドはリストから入っていますが,一般的すぎる可能性があります。 フィールドの場所が,非常に具体的に手にしている記録を表していることを確認する必要があります。
例： ユタ州のリストの場合は,記録を確認し,対象となる市と郡を特定し,それらの詳細を追加する必要があります。
手順10: 場所フィールドに情報を入力するには,フィールドに入力を開始します。 ドロップダウンメニューが表示され,選択することができます。 あなたが選ぶ地域は,可能なかぎり細かくする必要があります。 次の言葉はこれについてさらに説明しています。
- 教区の名前は,町よりも詳細です。
- 町の名前は郡よりも詳細です。
- 郡名は州よりも詳細です。
メモ： 地域はできるだけ細かくするべきですが,フォルダーがリストと一致しなくなったような変更を加えないよう注意してください。
例1: 地域フィールドにソルトレークと入力し始めます。 システムはドロップダウンメニューからオプションを生成し,ソルトレーク・シティー,ユタ州ソルトレーク郡,アメリカ合衆国(1896-1896年-現在)などのオプションの中から選択することができます。
例2: 記録上の日付が1896年以前の場合は, アメリカ合衆国ユタ準州ソルトレーク(Salt Lake, Utah Territory, United States)(1850-1896年)を選択してください。
メモ： 地域が決まった場合など,メニューから選択する際には,記録内のすべての決定要因に留意してください。
フォルダーを変更すると,リストに関連しなくなったという意味であれば,使用しているリストは正しいとは思いません。 そのような場合は,フォルダーを削除し,正しいリストを見つけて,もう一度フォルダー作成のプロセスを開始します。
必要な特定の地域が見つからない場合は,より具体的な場所を追加するをクリックして,仮の 場所を追加することができます。 このオプションを使用すると,ダイアログボックスが表示され,情報を入力することができます。 本部が認証するまで,その場所は暫定のままです。 場所が認証されていない場合は,地域を変更して画像を再送信するよう求められます。
手順11: 言語フィールドは通常,ファミリーサーチによって入力されます。 第一言語は,文書の中で最も一般的に使用される言語でなければなりません。 文書の中に他の言語がある場合は,ドロップダウンメニューから選択して,ほかの言語フィールドに追加することができます。
メモ： 異なる言語の個人の名前は,別の言語とは見なされません。
手順12: 記録の種類フィールドに入力し始めると,ドロップダウンメニューが表示されます。 記録の種類に関して可能な最も具体的な説明を選びます。
例： 自動入力された説明が遺言検認ですが,その記録が後見人の記録である場合は,より良いエントリを選択する必要があります。 自分が選ぶ記録の種類にできるだけ詳細に書き込んでください。 遺言検認の入力を開始すると,選択肢のリストが表示されます。 この場合,遺言検認の下で最も良い選択肢は次のとおりです:法律記録,裁判所記録,遺言検認記録,遺言検認後見人職。
手順13: その他の情報と題された地域では,画像クオリティチーム,運営チーム,およびゲストと連絡を取ることができます。 文書の状態を示す説明タグと,その状態が撮影された画像の品質とどのように関連しているかを示すタグを選択します。
手順14: 左側にある利用可能なタグボックスから,きつい拘束感や原本のコピーが不十分など,説明をハイライトします。
手順15: 2つのボックスの間にある 二重矢印ボタン をクリックします。 説明タグは,画面右側の選択したタグボックスに表示されます。
メモ： 利用可能なタグを使用するとは,フォルダーの文書の大半に,タグが説明している品質上の問題があることを示しています。 問題のある文書が少ない場合は,この機能を使用せず,画像を撮影する際に個別にタグ付けしてください。
手順16: フォルダーのコメントフィールドでは,招待客の検索能力に関する物理的な文書の状態に関する追加情報を提供することができます。
例： 一部のページが空白の場合は ,画像50-74が空白であるため,撮影されませんでしたと同様のコメントを入力します。 証明書が番号順でない場合は,コメントとして入力します。 先祖を見つけようとするときに招待客の経験に影響を与える事柄についてコメントを書いてください。
以下の条件についてコメントしないでください:
- 画像に明らかな文書に関する問題。
- 文書のサイズ。
- 文書が書籍の中に含まれるということです。
- その他の同様の情報。
手順17: すべての情報がフォルダー画面に正確に記録されたら ,保存と保存をクリックします。
手順18: まだカメラのキャリブレーションを行っていない場合や,画像の撮影を始める準備ができています。
学習経験
活動1: 理解度の確認
- プロジェクトセクションには,幾つの種類のプロジェクトが含まれますか。
- 以下の項目を自分の言葉で定義します。
- プロジェクト
- リスト
- フォルダー