画像撮影のためにアーカイブ内の記録をチェックアウトするには,以下の指示に従ってください
:手順1: プロジェクトの管理,リスト,フォルダー画面で,正しいプロジェクトとリストが強調表示されていることを確認します。
手順2： リストセクションで 印刷をクリックします。
メモ： プリンターを使用していない場合は,リストの名前,日付,場所を書き留めたり,スマートフォンで画面の写真を撮ったりすることができます。
ステップ3: プリントアウトを受け取り,記録保管者に確認し,記録物の保管場所を見つけます。 記録保管者に記録を取り出す手順を尋ね,文書の扱いに関する特別な指示がないか尋ねます。
ステップ4: 別の索引が存在する場合は,その索引を使用するための特別な指示を求めます。 索引に関する指示をリストの情報に追加することができます。
手順5： 記録管理者に,デジタル撮影される記録を見せてもらいます。 リストにある文書を見つけて調べます。 以下の各点に特に注意を払ってください。
- 記録の詳細が印刷物のリストの範囲内に収まるようにしてください。 アーカイブ内の記録のタイトルがプリントアウトのタイトルと異なる場合は,実際のタイトルを書き留めます。 記録の種類と日付を書き留め,スーパーバイザーまたはマネージャーに説明を求めてください。
- 実際の記録にある日付と場所を,プリントアウトの日付と場所と比較します。 日付や場所が異なる場合は,実際の記録から情報を書き留めて,リストの情報を訂正できるようにします。
メモ： リストの情報の一部はプロジェクトの情報から来ています。 このリストの記録には,印刷物に記載されている日付または場所の一部しか記載されない場合があります。 例えば,このプロジェクトにはニューメキシコ州の全州の記録を含めることもできるが,その一覧には第10巻のみが含まれているが,第10巻にはグアダルペ郡のみの記録がある。 その場合は,リストにある情報の場所を修正する必要があります。
- リストのためにどのフォルダーを作成する必要があるかをメモします。 記録をフォルダーに分ける論理的な方法を検討してください。 例えば,記録が書籍の場合,1冊のフォルダーにつき1冊の書籍を保存します。 記録がアルファベット順であれば,A-LおよびM-Zの文字のフォルダーを作成することを決定します。 記録の小さなバッチが複数ある場合は,一つのフォルダーに保存します。
- あなたが収集しようとしている記録を記録管理者がどのように整理したかに注意してください。 これは,リストに関連するフォルダーの作成方法に影響を与えます。 例えば,書籍は一つのデジタルフォルダーとすることができます。 証明書27892-27992を含むマナラフォルダーは別のデジタルフォルダーとなり,遺言検認の事例ファイルのボックスを別のフォルダーにすることもできます。 これらのグループ分けはアーカイブユニットと呼ばれ,デジタルフォルダーを作るものです。