フォルダーは、操作するすべてのアーカイブ レコードの基本レベルを管理します。 各レコードに関連付けられた説明情報であるメタデータをキャプチャするフォルダーを作成します。 この情報には、レコードタイトル、カバータグ、ボリューム、日付、地域、レコードタイプが含まれます。
[フォルダ情報]画面を使用して、フォルダに関連付けられた説明情報(メタデータ)を入力または修正します。 [フォルダ情報]画面は、新しいフォルダを作成すると自動的に開きます。 既存のフォルダのメタデータにアクセスするには、フォルダを選択し、「PLF」画面の「フォルダ」セクションで「 情報」をクリックします。
フォルダの日付、地域、またはレコードの種類が親リストの範囲外にある場合は、データフィールドの周囲にエラーボックスが表示されます。 問題の説明を表示するには、マウスカーソルをフィールドの上に置きます。 DCam では、非準拠データが修正されるまでフォルダを保存できません。
手記： フォルダのメタデータを変更する場合は、フォルダ内の画像のうち、リストに準拠しなくなったものはすべて削除してください。
セクション：
フォルダ情報画面のフィールド
フォルダ情報の確認と修正
フォルダの削除
フォルダの移動
null
フォルダ情報画面のフィールド
[フォルダー情報]画面の項目について、以下に説明します。 情報の入力に役立つように、フォルダ情報フィールド名の上にマウスを置くと、ツールチップを表示できます。 各フィールドに正しい情報を入力するのに役立つガイドラインが含まれています。
フォルダの情報を使用
[フォルダの情報を使用]フィールドを使用すると、同じリスト内のフォルダに類似した新しいフォルダに同じ情報を再入力する必要性を減らすことができます。 同じリスト内で同じレコードタイプを引き続き取り込む場合は、[フォルダの情報を使用]ドロップダウンメニューからフォルダを選択することで、以前のフォルダから情報をコピーできます。 情報を複製するフォルダを選択した後、レコードタイトルを変更し、たとえば、残りの情報はそのまま残したまま、別のボリューム指定と異なる日付を追加できます。
カバータグ
表紙タグを使用すると、一連の文書の表紙をキャプチャできたかどうかを説明できます。 ドロップダウンメニューをクリックして、次のいずれかを選択します。
- 表紙が期待どおりにキャプチャされる場合は、[ 表紙がキャプチャされます] を選択します。
- アーカイブまたはレコードのカストディアンが、カバーまたはコンテナーをキャプチャしないという特定の要求を行った場合は、[ カバーはキャプチャされません] を選択します。
- カバーが物理的に存在せず、キャプチャできない場合は、[ カバーが使用できないか見つからない] を選択します。
- 画像をフォルダーにインポートした場合は、[ インポートしたドキュメント]を選択します。 その場合、DCam は表紙タグを「読み込まれたドキュメント」に設定します。このカバータグは、ユーザーが変更することはできません。
注: ドキュメントをインポートしなかった場合、「インポートされたドキュメント」(Imported documents) オプションは表示されません。
記録名
レコードタイトルは、作業中のレコードの実際のタイトルです。
このフィールドには、特定の地域を含めることはできません。 ただし、キャプチャするドキュメントのグループに実際のタイトルを含める必要があります。 タイトルは通常、次のいずれかにあります。
- フォルダのタブ
- ドキュメントボックスの外側
- 本の背表紙またはタイトルページ
- 文書バインダー上
- レコード カストディアンによって提供されるドキュメント コンテナー リスト
タイトルには、地域、日付、またはボリュームを含めることはできません。 たとえば、書類が保管されている物理的なマニラのフォルダに「Probate Packet 4 1818–1830」と書かれている場合、ボリュームと日付にはそれぞれ入力するフィールドがあるため、レコードタイトルフィールドには遺言検認パケットのみを入力します。
ボリューム指定
「ボリューム属性」フィールドに、フォルダーの基になるレコードのグループを識別するために使用する文字、数字、および特殊文字の組み合わせを入力します。
ボリューム指定を入力するときは、以下のガイドラインに従ってください。
- ボリューム指定に、フォルダーを作成したレコードのグループ内の日付範囲が含まれている場合は、ボリューム指定フィールドに日付を再入力しないでください。 例えば、「Vol 2 1890–1891」のボリュームの場合、ボリューム指定フィールドに「2」と入力します。 このフィールドには、リポジトリがボリューム名に日付を使用している場合でも、日付を含めないでください。
- 索引がある場合は、索引に割り当てられたボリューム指定コードを使用します。 インデックスがない場合は、リポジトリで現在使用されているボリューム指定コードを使用します。
- ボリューム指定コードが見つからない場合は、ハイフンを入力します。 たとえば、文書の説明に「出生記録 1890–1891」と記載されている場合は、巻名フィールドに日付を入力しないでください。代わりに、「-」と入力します。
- ボリューム指定コードに範囲が含まれている場合は、レコードグループのラベルにある範囲を入力しないでください。 例えば、「Vol 2 1890–1891」というボリューム指定の場合、「ボリューム指定」フィールドに番号 2 を入力します。
- A から TR までのアルファベット順の範囲を持つボリューム指定「Vol 4」の場合は、ボリューム指定フィールドに 4 (A-TR) を入力します。
- 巻名が「ボックス5」で、その中の検認範囲が「ケースファイル12456–12525」と定義されている場合、巻名フィールドに 5(ケースファイル12456–12525) を入力します。
- 範囲にギャップがある場合は、その情報をフォルダのコメントフィールドに入力します。
日付フィールドには、記録されたイベントが発生した日付ではなく、レコードが作成または記録された日付が含まれます。 場合によっては、同じ日付になることもあります。 できるだけ詳細な日付を使用します。
日付
可能な限り、通年の日付を入力します。 たとえば、レコードが 1837 年全体のものである場合は、最初の日付ボックスに 「1837 」と入力し、2 番目の日付ボックスにもう一度「1837」と入力します。 日付に複数の年が含まれる場合 (たとえば、1837–1840) は、最初のボックスに 「1837 」、2 番目のボックスに 「1840 」と入力します。
- 年を変更するには、年フィールドの下 向き矢印 または 上向き矢印 をクリックします。
- 年を 100 年ずつ増減するには、[ 年 ] フィールドをクリックし、キーボードの Page Up キーまたは Page Down キーを押します。
- 年を削除するには、「 年 」フィールドをクリックし、キーボードの Delete キーまたは Backspace キーを押します。
- 年は 1 から 9999 年まで入力できます (西暦 1 年から西暦 9999 年)。
- 年は 9999 年から 1 年まで入力できます (紀元前 9999 年から紀元前 1 年の場合)。
1850 年 2 月から 1890 年 6 月など、部分的な年を表す場合は月を入力します。
- 月を追加するには、日付フィールドの後の [月] チェックボックス をオンにします。 月フィールドが追加されます。
- 月を選択するには、月フィールドの下 向き矢印 をクリックします。
- [ 月 ] フィールドをクリックし、必要な月の最初の文字を入力します。 月フィールドが月に表示されます。 1 か月以上が文字で始まる場合は、目的の月が表示されるまで文字を繰り返し入力します。
- 月を削除するには、[ 月 ] フィールドをクリックし、リストの上部にある空白の項目をクリックします。
曜日
日数は、部分的な月がフォルダーの基になるレコードのグループ内にある場合にのみ追加する必要があります。 たとえば、1837 年 6 月 1 日から 1837 年 6 月 15 日までです。
日を追加するには、日付フィールドの後の [ 日] チェックボックス をオンにします。 日フィールドが追加されます。
- 曜日を選択するには、[曜日] フィールドで、 下向き矢印 または 上向き矢印をクリックします。
- 日を削除するには、[ 日] フィールドをクリックし、リストの上部にある空白の項目をクリックします。
複数の時間範囲
記録日は、複数の時間範囲にまたがる場合があります。 たとえば、1850 年から 1857 年までのレコードもあれば、1866 年から 1867 年までのレコードもあります。 リストとフォルダ情報には複数の時間範囲を使用できます。
1 つの時間範囲を入力した後に時間範囲を追加するには、[ 追加(Add)] をクリックします。必要な数の時間範囲を追加します。
時間範囲を追加すると、削除リンクが表示されます。 時間範囲を削除するには、その時間範囲の後に表示される [ 削除 ] リンクをクリックします。
日付の説明
日付を記述するときは、次のガイドラインに従ってください。
- 日付は、フォルダーの基にしたレコードのグループ内の最も早い日付から最も遅い日付まで、DD Month YYYY シーケンスで記述する必要があります。 たとえば、1822 年 5 月 2 日です。
- レコードのグループのコンテンツが時系列ではなく、アルファベット順の範囲がある場合は、リストの日付範囲を使用します。 コレクション、フォルダー、またはブックを調べて、日付範囲を取得します。
- レコードのグループの内容が時系列順ではなく、アルファベット順の範囲がない場合は、可能な限り最適な範囲を特定します。
- レコードのグループが最初の月から最後の月までの 1 年をカバーしている場合は、年をリストするだけです。 たとえば、1879 年です。
- レコードのグループが年の一部または一部をカバーする場合は、月と年の範囲 (YYYY 月 - YYYY 月) をリストします。 たとえば、1879 年 1 月から 1879 年 3 月までです。
- レコードのグループが月の一部または一部をカバーする場合は、日、月、および年 (DD 月 YYYY) をリストします。 たとえば、1879 年 1 月 2 日から 1879 年 1 月 15 日です。
- レコードのグループが複数年の一部をカバーしている場合は、月と年の範囲を一覧表示します。 たとえば、1879 年 3 月から 1880 年 1 月です。
- レコードのグループが複数年のすべての月をカバーしている場合は、年の範囲をリストします。 たとえば、1879–1880 などです。
- 範囲にギャップがある場合は、フォルダのコメント欄にその旨を記載します。 「複数の時間範囲」セクションで説明されているように、時間範囲フィールドを追加して、自然グループに含まれる日付範囲を記録します
- 開始日と終了日は必須です。 将来の日付は入力できません。
[これらの日付は正しいことが確認されています] というタイトルのフィールドは、デフォルトでオンになっています。 日付が変更された場合にのみチェックを外します。
アーカイブ参照番号
アーカイブ参照番号は、レコード カストディアンがレコードの識別と追跡に使用する一意の番号であるため、使用可能な場合は常に使用する必要があります。 これは、カストディアンの保有資産をマッピングし、出所と在庫を容易にするために使用される値です。
リポジトリにアーカイブ参照番号がない場合は、ハイフン (-) を入力します。
地域
ナチュラル グループ内のドキュメント セット全体を正しく記述する、最も具体的な地域を選択します。 この局所性は、表紙またはドキュメント コンテナーにある場合もあれば、レコードから抽出する必要がある場合もあります。 これは常に、レコードが作成された地域になります。
Places データベースは、局所性パラメーターを制御します。 データベースはワークステーションコンピュータ上にありますが、ここでインターネットを介してリモートでアクセスすることもできます。 地域は、最小の管轄区域 (町、コミュニティ、または教区) から最大の管轄区域 (国) まで記述されます。
定義
- 標準化された場所は、場所データベースに存在し、標準と当局チームによってレビューされた地域です。 [Locality] フィールドの下の表示に "Non-standardized Place" と表示される場合は、Locality フィールドのデータが "Standardized Place" ではなく、DCam で受け入れられないことを意味します。 綴りを確認するか、「新しい場所」の作成を検討してください。
- 暫定的な場所は、最近場所データベースに追加されたが、標準と当局チームによってレビューされていない地域です。
- 新しい場所は、初めて作成する地域です。 場所データベースに追加されると、新しい場所は暫定的な場所になります。 DCam を使用して新しい地域を作成できますが、その地域の親管轄区域が Places データベースに存在する限りです。
正しい地域の選択
フォルダを作成すると、DCam によってリストから地域が自動入力されます。 入力/選択する地域は、次の基準を満たしている必要があります。
- 選択する地域は、Places データベースに存在する場所である必要があります。
- 地域は、リストされている地域の下でより小さな管轄区域として存在する場所である必要があります。
- 地域は、レコードの日付に対応する場所の履歴バージョンに適合する必要があります。
- 選択した地域は、自然グループ内のすべてのレコードが作成された地域に対応している必要があります。 これは、リポジトリの場所とは異なる場合があります。
リストされている地域の中には、地域、州、国など、より広いものもあります。 ナチュラル グループ内のレコードに対応する最小の局所性を追加するには、[局所性] フィールドの最初の局所性名の前にカーソルを置きます。 小さい地域名をコンマで区切って入力します。 ドロップダウンリストから正しい標準化された場所を選択します。
注: また、地域の代替名を入力/検索して、Places データベースで標準化された一致を見つけることもできます。
ドロップダウンから選択した地域は、緑色の枠線と背景で表示されます。 また、割り当てられたID番号とともに「標準化された場所」というヘッダーも表示されます。
データベースにない地域を入力すると、赤い枠線と「標準化されていない場所」というヘッダーが表示されます。また、「不明な地域 ID」とも表示されます。これは、入力された地域が Places データベースに存在しない場所であり、作成する必要があることを示します。
注: ダイアログ ボックスの右上にある [不明な地域] をクリックすると、標準化された場所を見つけるためのヒントが表示されます。
文書とデータベースをさらに確認しても適切な地域が見つからない場合は、以下の「暫定地域」の指示に従って、暫定地域を作成してください。
暫定的な地域
一致する場所がデータベース内に存在しない場合は、暫定的な地域が作成される場合があります。 [地域] フィールドで、暫定的な地域を作成する必要がある場所データベースに存在する最小の管轄区域を検索して選択します。 [ Add More Specific Place ] をクリックして、[Create a Provisional Place] ウィンドウに地域の詳細を含めます。
たとえば、デジタイズするレコードを「New Town, Vigo, Indiana, United States」と記述する必要があるが、使用可能な最適なデータベース オプションが「Vigo, Indiana, United States」である場合、ドロップダウン リストから [Vigo, Indiana, United States] を選択し、[より具体的な場所を追加] をクリックして、暫定的な場所として New Town を作成します。 「より具体的なレベルタイプ」で管轄区域タイプを選択します。 [暫定地名] フィールドに「New Town」と入力します。 最後に、ドロップダウンから[ 名前の言語 ]を選択します。 「 保存」をクリックすると、確認画面が表示されます。 「 確認」をクリックします。 [Locality] フィールドには、"New Place: Provisional Place" と表示されます。
注: DCam は、起動するたびに現在のローカルまたはリモートの Places データベースを照会して、地域のリストを最新の状態に保ちます。 以前に提出された「新しい場所」がStandards & Authoritiesチームによる審査待ちであっても、Placesデータベースでは「暫定的な場所」として利用できます。
違いは、「新しい場所」は初めて提出する場所であるということです。 「暫定的な場所」とは、すでに提出されているが、まだ承認または認証されていない地域です。 これらは薄茶色の枠線で表示され、「暫定的な場所」というヘッダーが表示されます。
地域フィールドに地域を追加するには、地域名を町の名前などの最小から州などの最大までカンマで区切って入力します。 ドロップダウンリストから正しい地域を選択し、日付を考慮に入れてください。
複数の地域
フォルダーの基になるレコードのグループが複数の地域をカバーしている場合は、最も低い共通地域を選択します。 たとえば、グループがプロボやソルトレイクシティなどの地域をカバーしている場合は 、米国ユタ州を選択します。
フォルダーの基になるレコードのグループが、名前が変更された地域のレコードをカバーしている場合は、レコードで見つかった最初の地域名を使用します。 たとえば、レコード グループに "Kingdom of Hawaii" や "Hawaii Territory, United States" などの地域が含まれていて、最初のレコードの表紙またはタイトル ページに "Kingdom of Hawaii" がある場合は、[ Kingdom of Hawaii] を選択します。
言語
このフィールドは、レコードの言語です。 フォルダーごとに複数の言語がある場合は、[その他の言語] ドロップダウンから他の言語を選択します。 たとえば、ガーナで画像をキャプチャする場合は、レコードの第一言語としてフランス語を入力し、[その他の言語] フィールドに英語を入力できます。
手記： 現在の DCam 言語でテキストフィールドを表示するには、[ DCam 言語で表示 ]を選択します。 「 リスト言語で表示 」を選択して、選択したプライマリ言語でテキスト・フィールドを表示します。
記録の種類
レコードの種類は、キャプチャされるドキュメントを識別して分類するために使用されます。 レコードタイプは、フォルダメタデータの一部となり、特にレコードにインデックスが作成されていない場合に、ゲストが閲覧できるようにするためにファミリーサーチによって使用されます。
標準および機関チームは、キャプチャする可能性のあるすべての予想されるレコードのカテゴリをカバーする標準レコードタイプのデータベースを管理します。 フリーテキストのレコードタイプを独自に入力するのではなく、データベースから既存のレコードタイプを選択します。
手記： 標準化されたレコードの種類が選択されるまで、フォルダーは保存できません。
選択するレコードの種類は、フォルダーの基になるレコードのグループの内容と一致する必要があります。 フォルダーに適用されるすべてのレコードの種類を追加する必要があります。 指定されたレコードの種類が最適なオプションでない場合は、レコード グループに適用される適切なレコードの種類を選択します。
包括的なレコード型の使用は避けてください。 たとえば、フォルダーの基になるレコードのグループに出生証明書と死亡証明書が含まれている場合は、重要レコードや市民登録などのレコードの種類を選択するのではなく、それぞれを個別に含めます。
できるだけきめ細かなレコードタイプを使用します。 たとえば、出生や死亡などのイベントの種類は、バイタルや市民登録よりも優先されます。 婚姻禁止は、婚姻のみに言及するよりも好ましい。
注:婚姻禁止とは、カップルが結婚の意思を表明することです。
レコード・タイプ (統制語彙) データベース
DCam は、統制語彙 (CV) データベースを使用します。 レコードの種類を階層構造で格納します。 データベースには、重要な記録、政府の記録、法律、教会の記録、軍事記録などのカテゴリが含まれています。 最も適切なレコードの種類を検索する場合、DCam はさまざまなレベルを検索します。 その後、オートコンプリート機能を使用してリストを絞り込むことができます。 たとえば、死亡記録をキャプチャする場合は、レコードの種類ボックスに「 death」と入力します。
項目の 1 つを選択すると、レコードの種類フィールドに、標準のレコードの種類が選択されていることが表示されます。 各標準レコードの種類には、一意の ID が関連付けられています。
複数のレコードの種類
通常、フォルダーには 1 つのレコードの種類で記述できるドキュメントが含まれていますが、フォルダーに異なる種類のドキュメントが含まれている場合もあります。 その場合は、合計 8 つまでレコードの種類を追加できます。 [ Add Record Type (レコードタイプを追加)] をクリックします。 レコードの種類のテキスト ボックスが追加されます。
状況によっては、サポートされている任意の言語でレコードタイプを要求できます。 メニューは、定期的な毎日のアップグレード後に更新されます。 ただし、レコードタイプをすぐに更新するには、ホーム画面の上部にある表示メニューから [ レコードタイプの更新] を選択します。 要求したレコードの種類がすぐに表示されます。
レコードの種類をフォルダーから削除する必要がある場合は、レコードをクリックします。
レコードの種類の表示とフォルダの言語
言語セクションは、1 次言語を指定します。 レコード・タイプ・テキストを表示する言語を指定しますが、レコード・タイプ ID は変更しません。 つまり、第 1 言語がスペイン語に設定されている場合、レコードの種類のテキストは、本社に送信される重要な情報である数値 ID を変更せずにスペイン語で表示されます。
注: 制御語彙レコード・タイプ値のセット全体が、すべての言語に翻訳されているわけではありません。 DCam は、ターゲット言語に翻訳されていない値を検出すると、前後にアスタリスク (*) を付けたテキストを英語で表示します。
タグの選択
イメージタグは、ドキュメントの状態に関する追加情報を提供します。 原稿の状態や記録されている素材の種類によって、画像の品質が変わることがあります。 これらのタグは、画像がファミリーサーチの画質画質基準
を満たさない理由を画質チームに通知するために使用されます 利用可能なタグボックスでタグのグループを選択するには、すべて強調表示されるまで各タグをクリックします。 次に、 右の二重矢印をクリックします。 選択したタグが [選択したタグ] ボックスに移動します
また、使用可能なタグボックス内の個々のタグをダブルクリックして移動することもできます。 その後、タグが [選択したタグ] ボックスに移動します。
選択したタグを [選択したタグ] ボックスから移動するには、タグをクリックし、 左二重矢印をクリックします。 タグが [使用可能なタグ] ボックスに戻ります。
注: この方法で画像にタグを付けるのは、大部分のドキュメントにこの品質の問題が見られる場合のみにしてください。 ただし、問題を提示するドキュメントが「散在」している場合は、キャプチャ時または画像評価時に個別にタグを付けることをお勧めします。
フォルダのコメント
フォルダのコメントは、ゲストがフォルダ内の画像を表示するときに体験する可能性のある内容に関する追加情報を提供します。 例：
- いくつかのページが欠落しているレコードグループからレコードを取り込む場合は、その情報をこのフィールドに記録します。 たとえば、「35 〜 42 ページがありません」と入力します。
- 空白ページのブロックが多数ある場合は、それらを記録します。 たとえば、「 空白ページ 105 〜 200 ページ、220 〜 230 ページは空白、キャプチャなし」と入力します。
フォルダ情報が完成したら、[ 保存してキャプチャ ]をクリックして、キャリブレーションとキャプチャに進みます。 または、「 保存 」をクリックしてフォルダ情報を保存します。
手記： フォルダ作成時にこれらの問題が明らかでない場合は、画像キャプチャ中に発生したコメントを追加します。
フォルダ情報の確認と修正
ステップ1: ホーム画面で、[プロジェクト、リスト、およびフォルダーの管理]をクリックします。
ステップ2: [プロジェクト、リスト、およびフォルダーの管理 (PLF)] 画面で、プロジェクトとリストを選択します。
ステップ3: フォルダセクションで、[ 情報] をクリックします。 フォルダー情報画面が表示されます。
ステップ4: 各フィールドを確認します。 必要に応じて情報を修正または追加します。 ほとんどのフィールドでは、フィールドをクリックして情報を編集または追加します。
- フィールドが適用されない場合、または情報がない場合は、「なし」と入力します 。
- 日付を編集または追加するには、日付範囲の下にある日付プルダウン メニューを使用します。
- ローカリティを編集または追加するには、ローカリティの入力を開始すると、DCam に一致候補のリストが表示されます。 目的の地域をクリックします。
フォルダの削除
ステップ1: ホーム画面で、[プロジェクト、リスト、およびフォルダーの管理]をクリックします。
ステップ2: 「PLF」画面で、正しいプロジェクトとリストを選択します。
ステップ3: [フォルダ]セクションで、削除するフォルダを強調表示します。
ステップ4: 「削除」をクリックします。
フォルダの移動
画像が誤って間違ったプロジェクトまたはリストにキャプチャされた場合は、あるリストから別のリストにドラッグアンドドロップするか、次の手順を実行して移動できます。
手記： ハードドライブへの転送が進行中の場合、フォルダを移動することはできません。 また、ソース フォルダーと宛先の一覧は、空、開いている、または評価された状態である必要があります。 フォルダは、「承認済み」または「アーカイブのみ」リストにのみ移動できます。
ステップ1: [PLF] 画面の [フォルダー] セクションで、移動する必要があるフォルダーを選択します。
ステップ2: [その他] メニューから [ フォルダーの移動] をクリックします。
ステップ3: フォルダの移動先のリストをクリックします。
ステップ4: 「 選択」をクリックします。
メニュー オプションを使用してフォルダーを移動するだけでなく、右クリック メニュー オプションを使用してリスト間でフォルダーを移動することもできます。 1 つのフォルダを 1 つのリストから別のリストにドラッグ アンド ドロップできます。 現在のメニュー オプションに存在するのと同じ制限が引き続き存在します。したがって、移動できるのは [開いているフォルダ] にリストされているものだけです。閉じたフォルダ、出荷されたフォルダ、または完了したフォルダは使用できません。