Progetti Infinity - Creazione e conversione di opportunità - SOP

18 maggio 2023

Quadro Generale della Procedura

Questo documento descrive il processo di conversione dei progetti Rosetta nel processo Infinity. Per ulteriori dettagli e istruzioni dettagliate per creare e convertire opportunità, consulta la guida al lavoro intitolata Progetti Infinity - Creazione e conversione di opportunità.

Pubblico di Riferimento

  • Supervisore delle operazioni della fotocamera (o supervisore della fotocamera)
  • Strategia dei contenuti
  • Responsabile delle relazioni sul campo (FRM)

  • Regional Operations Manager (ROM): una volta si chiamava Operational Execution Manager (OXM)

Diagramma di Flusso della Procedura

diagramma di flusso

Procedura

  1. Creazione di nuove opportunità

    SalesForce viene utilizzato per creare nuove opportunità in FamilySearch GRMS.

    1. Accedi all'esperienza Salesforce Lightning.
    2. Nella scheda a discesa Opportunità, clicca su Nuovo per creare una nuova opportunità.
    3. Inserisci le informazioni sull'opportunità in Nome Opportunità.
    4. In Dettagli, fornisci le informazioni richieste nella casella a discesa Informazioni generali.
    5. Seleziona la data appropriata nel campo Scadenza della bozza di contratto.

    6. Verifica le informazioni di contatto per i contatti richiesti nel menu Contatti correlati.

      • Crea un contatto per i donatori se è richiesta una copia del donatore.

  2. Conversione di vecchie opportunità

    SalesForce viene utilizzato per aggiornare le vecchie opportunità in FamilySearch GRMS.

    1. Accedi all'esperienza Salesforce Lightning.
    2. Seleziona la scheda Opportunità.
    3. In Nome Opportunità, seleziona l'opportunità che deve essere convertita.
    4. Sotto il nome Opportunità, utilizza il nome corretto e fornisci le informazioni richieste.
    5. Assicurati che la scadenza della bozza di contratto sia accurata e includa una data appropriata.

    6. Verifica le informazioni di contatto per i contatti richiesti nel menu Contatti correlati.

      • Crea un contatto per i donatori se è richiesta una copia dal donatore.

  3. Crea un trasferimento di valore

    1. Clicca Trasferimenti di valore per accedere alla pagina per creare un elenco.
    2. Usa la freccia del menu a discesa per selezionare Nuovo.
    3. Nella finestra pop-up Nuovo trasferimento di valore, seleziona il tipo di trasferimento di valore da creare.
    4. Utilizza il menu a discesa per selezionare il metodo di acquisizione delle immagini appropriato.
    5. Nella sezione Punteggio, seleziona Diritti immagini stimati e compila il piano Funzionamento Fotocamera (per MAF).

    6. Nel menu a discesa Risultati finali, seleziona Nuovo.

      • Crea il documento da consegnare al donatore se è richiesta una copia per il donatore,
    7. Nella sezione Trasferimenti di valore, clicca sul link relativo al numero di trasferimento del valore per creare le inserzioni all'interno.
    8. Clicca sul menu a discesa sotto Inserzioni e seleziona Nuovo.

    9. Seleziona il tipo di documento più dettagliato dal Vocabolario controllato.

      • Se il tipo di documento non è stato trovato, inserisci queste informazioni nella casella Tipo di documento non trovato.

  4. I nomi dei tipi di documenti e la creazione di un nuovo tipo di documento

    I nomi dei tipi di documenti e la loro posizione potrebbero essere diversi. Potrebbe essere necessario creare un nuovo tipo di documento se il tipo di documento non è stato trovato.

    1. Se il tipo di documento non è stato trovato, contatta il Content Strategist specifico della tua zona. Questa persona invierà la richiesta.

      • Potrebbero essere necessarie diverse settimane per completare questa richiesta.
    2. Una volta creato, il nuovo tipo di documento verrà visualizzato nell'elenco a discesa Tipo di documento all'interno dell'elenco.
    3. Il Content Strategist o FRM dovranno selezionare il tipo di documento corretto nell'elenco.

  5. Le località e l'aggiunta di una località se non presente

    .Le località vengono selezionate anche da un elenco collegato a un database. Ricorda d'inserire sempre il livello di località più basso che copra tutti i documenti dell'elenco.

    1. Se il livello di località richiesto non è presente, registra queste informazioni nella casella Località non trovata.

    2. Quindi contatta il Content Strategist specifico della tua zona. Questa persona invierà la richiesta per aggiungere la località necessaria.

      • Il completamento di questo processo può richiedere diversi giorni.

    3. Se l'elenco riguarda più di una località di livello 1, lascia vuoto questo campo e aggiungi una nota nella casella Località non trovata.

      • La casella Località non trovata non può essere lasciata vuota perché il processo di convalida avrà esito negativo.

  6. Convalida l'Opportunità

    Una volta che l'inserzione sarà pronta e tutte le specifiche necessarie saranno state inserite, il FRM convaliderà l'opportunità

    1. Per convalidare l'opportunità, clicca sulla scheda Convalida.

      • Se l'opportunità non è pronta, verrà visualizzato un messaggio di errore che mostrerà cosa è necessario correggere in modo che l'opportunità possa essere convalidata.

  7. Fase di revisione dell'opportunità

    Dopo aver superato la convalida, l'opportunità viene esaminata e approvata dal team Contratti e Conformità (legale).

    1. La FRM imposta lo stato dell'opportunità su CS 1st Revisione nella fase di revisione delle opportunità.

      • Se Content Strategy rileva tipi di documenti o località non trovati, invia una richiesta per un nuovo tipo di documento o una nuova località e modifica lo stato della fase di revisione delle opportunità in Standard.
    2. Lo Stato di Revisione delle Opportunità viene modificato in MS Review dopo che le richieste sono state soddisfatte

    3. Il passaggio successivo dipende dal fatto che sia stata creata una nuova opportunità o se un'opportunità sia stata convertita:

      • Per una nuova opportunità, l'ufficio legale imposta lo stato della fase di revisione dell'opportunità su Operations Management dopo l'approvazione dell'opportunità.
      • Per un'opportunità convertita, l'ufficio legale imposta lo stato della fase di revisione dell'opportunità su Operations Management dopo che Content Strategy e l'ufficio legale hanno entrambi approvato gli aggiornamenti.
    4. Un nuovo progetto Pipeline viene creato nell'opportunità dopo che OXM riceve una notifica e-mail dell'elenco delle nuove opportunità o aggiornate.

  8. Creazione di un progetto Pipeline

    L'OXM creerà il progetto Pipeline.

    1. Seleziona il numero di trasferimento del valore corretto.
    2. Conferma che lo stato di Rosetta Stone sia impostato su Nessuno.
    3. Imposta lo stato RMS su In coda.
    4. Clicca Salva.
    5. Il progetto Pipeline è ora creato e sarà disponibile nella dashboard del Supervisore della fotocamera

  9. Conversione di un progetto Pipeline

    Se esiste già un progetto Rosetta Stone, l'OXM modificherà il progetto Rosetta esistente e trasformerà il progetto in un progetto Infinity

    1. In Progetti Pipeline, clicca sul menu a discesa per selezionare Modifica.
    2. Cambia lo stato RMS in In coda.
    3. Clicca Salva. Il progetto viene creato per l'uso su Infinity e le informazioni Metis in GRMS vengono riempite.
    4. Il progetto sarà disponibile nella dashboard del Supervisore della fotocamera.

  10. Spostamento dell'inserzione da Opportunità a Trasferimento di valore

    1. Accanto a Cambia proprietario, clicca sulla freccia del menu a discesa e seleziona Elenco documenti trasferiti.
    2. Seleziona il numero di trasferimento del valore per il luogo in cui vengono trasferiti gli elenchi.
    3. Seleziona le caselle accanto agli elenchi da trasferire.
    4. Clicca sul pulsante Trasferisci.

    5. Dopo aver trasferito gli elenchi, clicca su ciascun elenco e seleziona i tipi di documento.

      • Nota che la sezione Tipo di documento ora è diversa.

    6. Seleziona il tipo di documento più dettagliato dal Vocabolario controllato.

      • Se il tipo di documento non viene trovato, inserisci queste informazioni nella casella Tipo di documento non trovato.

Definizioni

Supervisore delle operazioni della fotocamera: chiamato anche Camera Opz o supervisore della fotocamera. La persona che gestisce l'acquisizione e la digitalizzazione dei documenti genealogici storici.

Strategia dei contenuti: Un team che si concentra sulle lacune di copertura nei dati pubblicati su FamilySearch che potrebbero servire meglio gli utenti.

FRM: Responsabile delle relazioni sul campo. La persona che negozia i termini dell'opportunità con i custodi dei documenti o altri archivi di documenti.

GRMS: Global Relationship Management System. Un'applicazione basata sulla piattaforma Salesforce. Viene utilizzato per gestire il lavoro di acquisizione dei documenti con varie entità e individui che acquisiscono o forniscono a FamilySearch documenti genealogici da tutto il mondo.

OXM: Operational Execution Manager. Titolo utilizzato in precedenza per la persona responsabile dell'inserimento dei progetti nella Pipeline e della loro gestione attraverso la pubblicazione. Ora chiamata Regional Operations Manager (ROM)

ROM: Regional Operations Manager. La persona responsabile dell'inserimento dei progetti nella Pipeline e della loro gestione tramite pubblicazione. Questo ruolo una volta veniva chiamato OXM.

Documenti

  • Guida al lavoro: Infinity Projects — Creazione e conversione di opportunità

Sistemi Coinvolti

  • GRMS
  • Rosetta

  • Salesforce Lightning

Questo documento ha delineato il processo per convertire i progetti Rosetta nel processo Infinity. Ha fornito informazioni sulla creazione di nuove opportunità, sull'aggiornamento di quelle vecchie, sull'aggiunta di nuovi tipi di documenti e località, sulla convalida delle opportunità, sulla creazione di progetti di Pipeline e sullo spostamento delle opportunità verso il Trasferimento di Valore.