Video di formazione:
Indice
Introduzione
Obiettivi di apprendimento
Creazione di nuove opportunità
Aggiornamento di vecchie opportunità
Creazione di un trasferimento di valore
Creazione di una Inserzione.
Convalida delle opportunità
Fase di revisione delle opportunità
Creazione di un progetto Pipeline
Aggiornamento di un progetto Pipeline
Spostare gli inserimenti da
Opportunità a Trasferimento di valore
Riepilogo
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Introduzione
Questa è una procedura dettagliata per l'aggiornamento dei progetti Rosetta al processo Infinity e include istruzioni dettagliate per creare e aggiornare opportunità per i progetti Infinity utilizzando FamilySearch GRMS (Global Relation Manager System) in Salesforce.
Obiettivi di Apprendimento
Dopo aver esaminato questo documento didattico, sarai in grado di:
- Identificare la differenza tra una nuova opportunità e una vecchia.
- Passare da GRMS a Lightning experience (esperienza fulmine).
- Usa GRMS per creare nuove opportunità e aggiornare le vecchie su Infinity.
Creare nuove opportunità
Salesforce viene utilizzato per creare nuove opportunità in FamilySearch GRMS. I seguenti passaggi spiegano come creare una nuova opportunità:
Passo 1: Accedi a FamilySearch GRMS in Salesforce.
Passo 2: Se non stai già utilizzando Lightning experience, nell'angolo in alto a destra clicca sul tuo avatar e seleziona Passa a Lightning Experience.
Passo 3: Nella scheda a discesa Opportunità, clicca Nuovo.
Passo 4: Sotto il Nome Opportunità, utilizza il nome corretto e includi le seguenti informazioni:
- Paese in inglese (Esempio: Switzerland)
- Località o nome dell'archivio (Esempio: Fribourg)
- Tipo di Documento (esempio: Land Records) (registri catastali)
- Anno d'Inizio - Anno di Fine (esempio: 1481-1650)
Nota: L'intestazione finale dovrebbe essere simile al seguente esempio:
Switzerland, Frigourg, Land Records, 1481-1650 (Svizzera, Friburgo, Catasto, 1481-1650)
Passo 5: In Dettagli, clicca sulla casella a discesa Informazioni Generali e inserisci tutte le informazioni richieste per questa sezione.
Passo 6: Nel campo obbligatorio Scadenza Progetto di Accordo, seleziona la data appropriata.
Passo 7: Nel pannello laterale destro sotto il menu a discesa Contatti correlati, verifica i seguenti contatti obbligatori:
- Contatto per la Posizione di acquisizione della fotocamera
- Custode dei documenti
- Contatto principale
Nota: Se è richiesta una copia del donatore, crea anche un Contatto Donatore. L'indirizzo aggiunto come contatto del donatore è l'indirizzo in cui verranno consegnate le copie del donatore. Se il contatto del donatore cambia dopo la creazione del viaggiatore, è necessario comunicare immediatamente la modifica ai team Contratti e Conformità.
Aggiornamento di Vecchie Opportunità
I seguenti passaggi spiegano come convertire le vecchie opportunità:
Passo 1: Accedi a FamilySearch GRMS in Salesforce.
Passo 2: Se non stai già utilizzando l'lightning experience, nell'angolo in alto a destra seleziona Passa a Lightning Experience.
Passo 3: Seleziona la scheda Opportunità.
Passo 4: Seleziona l'opportunità che desideri convertire cliccando sul link appropriato sotto Nome opportunità.
Nota: Puoi anche trovare l'opportunità utilizzando l'opzione della casella di ricerca.
Passo 5:Sotto il nome dell'opportunità, utilizza il nome corretto e includi le seguenti informazioni:
- Paese (esempio: Switzerland)
- Località (esempio: Fribourg)
- Tipo di documento (esempio: Land Records) (registri catastali)
- Anno d'Inizio — Anno di Fine (esempio: 1481-1650)
Passo 6: Assicurati che la scadenza del progetto di accordo includa una data appropriata.
Passo 7: Nel pannello laterale destro sotto il menu a discesa Contatti correlati, verifica i seguenti contatti obbligatori:
- Contatto per la posizione di acquisizione della fotocamera
- Custode dei documenti
- Contatto principale
Nota: Se è richiesta una copia del donatore, crea anche un Contatto Donatore. L'indirizzo aggiunto come contatto del donatore è l'indirizzo in cui verranno consegnate le copie del donatore. Se il contatto del donatore cambia dopo la creazione del viaggiatore, è necessario comunicare immediatamente la modifica ai team Contratti e Conformità e ROM.
Creare un trasferimento di valore
Passo 1: Clicca Trasferimenti di valore nel pannello laterale destro. Le inserzioni verranno create in questa sezione.
Passo 2: Usa la freccia del menu a discesa per selezionare Nuovo.
Passo 3: Nella finestra pop-up Nuovo Trasferimento Valore seleziona il tipo di trasferimento di valore necessario per questa opportunità e clicca Avanti. Le opzioni includono:
- Crea immagini: Creazione d'immagini nuove o importazione d'immagini esistenti utilizzando fotocamere o scanner
- Crea documenti/indici: Creazione di documenti/indici trascrivendo artefatti genealogici
- Ricevi immagini: Ricezione d'immagini da terza parte
- Ricevi documenti/indici: Ricezione di documenti/indici da terza parte
Passo 4: Utilizza il menu a discesa per selezionare il metodo di acquisizione delle immagini appropriato tra i seguenti:
- Fotograferemo o scansioneremo gli artefatti utilizzando DCAM, da utilizzare quando verrà utilizzato DCam per l'acquisizione. Questo trasferimento di valori genererà un progetto Image Capture Infinity.
- Importeremo le immagini esistenti in DCAM – usa quando DCam verrà utilizzato per importare immagini forniteci dal custode. Questo trasferimento di valori genererà un progetto Image Capture Infinity.
- Abbiamo già la pellicola e la scannerizzeremo
- Ci invieranno una pellicola che possiamo conservare dopo la scansione
- Ci invieranno la pellicola da restituire dopo la scansione
Passo 5: Nella sezione Punteggio, seleziona i Diritti stimati appropriati.
Passo 6: Compila il piano Camera Operations (per MAF).
Nota: Assicurati di cliccare Salva per conservare le modifiche.
Creazione di un'inserzione
Passo 1: Nella pagina dei dettagli dell'opportunità, nella sezione Trasferimenti di valore nel pannello laterale destro, clicca sul link relativo al numero di trasferimento del valore per creare le inserzioni all'interno.
Passo 2: Nella scheda dei dettagli del trasferimento di valore, vai alla sezione Risultati nel pannello laterale destro. Clicca sul menu a discesa e seleziona Nuovo.
Nota: Se sono necessarie copie del donatore, crea un risultato del donatore all'interno del trasferimento di valore e salva le modifiche prima di uscire.
Passo 3: Clicca sulla scheda Opportunità e seleziona l'opportunità.
Passo 4: Clicca sul link del numero trasferimento valore nel pannello laterale destro per aprire il trasferimento di valore.
Passo 5: Nel pannello laterale destro, clicca sulla freccia del menu a discesa accanto a Inserzioni e seleziona Nuovo.
Nota: Potresti notare che la sezione del tipo di documento, nelle inserzioni, è diversa.
Passo 6: inserisci i dati per informazioni generali, riferimento archivistico, date, e lingue.
Località
Seleziona le località utilizzando i cinque diversi livelli di località. Le località vengono selezionate anche da un elenco collegato a una banca dati. Se il livello di località richiesto non è presente nell'elenco, inseriscilo nella casella Località non trovata.
Nota: inserisci sempre il livello di località più basso che copra tutti i documenti nelle inserzioni
. Il Content Strategist richiederà o creerà la località necessaria. Il completamento di questo processo può richiedere diversi giorni.
Se l'inserzione riguarda più di una località di livello 1 (stato/provincia/dipartimento), lascia vuoto questo campo e aggiungi una nota nella casella Località non trovata. Ad esempio, se l'inserzione riguarda un'intera diocesi e la diocesi include parrocchie di due stati, puoi inserire il nome della diocesi o il nome dei due stati nella casella Località non trovata.
Nota:La casella Località 1 non può rimanere vuota perché la convalida avrà esito negativo.
Il Content Strategist richiederà o creerà la località necessaria. Il completamento di questo processo può richiedere diversi giorni.
Se l'inserzione riguarda più di una località di livello 1 (stato/provincia/dipartimento), lascia vuoto questo campo e aggiungi una nota nella casella Località non trovata. Ad esempio, se l'inserzione riguarda un'intera diocesi e la diocesi include parrocchie di due stati, puoi inserire il nome della diocesi o il nome dei due stati nella casella Località non trovata.
Nota:La casella Località 1 non può rimanere vuota perché la convalida avrà esito negativo.
Tipi di documenti
Seleziona i tipi di documenti dal Vocabolario controllato utilizzando cinque diversi livelli di tipi di documenti. Inserisci sempre il tipo di documento più dettagliato possibile.
Nota: Se non riesci a trovare il tipo di documento che ti serve, digitalo nella casella Tipo di documento non trovato.
Nomi dei tipi di documenti
I nomi dei tipi di documenti e la loro posizione potrebbero essere diversi. Vedi i seguenti esempi per scoprire come sono cambiati i tipi di documenti.
Esempio 1
Precedente:
- Categoria del Documento: Naturalizzazione e Cittadinanza
- Tipo di Documento: Naturalizzazioni
Attuale:
- Tipo di Documento 1: Documenti di migrazione
- Tipo di Documento 2: Documenti di naturalizzazione
Esempio 2
Precedente:
- Categoria del Documento: Registri cimiteriali
- Tipo di Documento: Registro di sepoltura
Attuale:
- Tipo di Documento 1: Documenti anagrafici
- Tipo di Documento 2: Documenti di morte
- Tipo di Documento 3: Registri cimiteriali
- Tipo di Documento 4: Registri di sepoltura
Creazione di un nuovo Tipo di Documento
Se non hai trovato il tipo di documento necessario, potrebbe essere necessario creare un nuovo tipo di documento. Il Content Strategist della tua zona invierà la richiesta al Controlled Vocabulary Council. Il completamento di questo processo può richiedere diverse settimane.
Una volta creato, il nuovo tipo di documento verrà visualizzato negli elenchi a discesa Tipo di Documento all'interno delle inserzioni. Il Content Strategist o il FRM (Field Relations Manager) dovranno selezionare il tipo di documento corretto nell'inserzione.
Convalidare l'Opportunità
Una volta che le inserzioni sono pronte e tutte le specifiche necessarie sono a posto, il FRM deve convalidare l'opportunità per assicurarsi che sia pronta per le approvazioni legali e il Content Strategy. Per convalidare l'opportunità, clicca sul pulsante Convalida nella pagina di opportunità.
Nota: Se l'opportunità non è pronta, un messaggio di errore indicherà cosa è necessario correggere. Ad esempio, un messaggio che indica "Questa inserzione deve avere un valore Tipo di Documento 1" potrebbe essere visualizzato nella Da richiedere Revisione di Opportunità.
Fase di Revisione di Opportunità
Una volta superata la convalida, il FRM imposta lo stato di opportunità su CS 1° Revisione nella Fase di Revisione di opportunità. L'opportunità segue quindi il percorso delle approvazioni fino all'approvazione del team di contratti e conformità (legale).
Se Content Strategy rileva tipi di documenti o località non trovati, invia la richiesta per un nuovo tipo di documento o una nuova località e modifica lo stato della fase di Revisione di opportunità in Standard.
Una volta soddisfatte le richieste, Content Strategy cambierà lo stato Fase di Revisione di opportunità in MS Revisione e l'opportunità continua il processo di approvazione.
Quando si crea una nuova opportunità, una volta approvato il team legale imposta lo stato Fase di revisione delle opportunità in Gestione Operazioni.
Quando si aggiorna un'opportunità, una volta che Content Strategy and Legal avrà approvato i nuovi elenchi migrati, il team Legale imposterà lo stato Fase di revisione di opportunità su Gestione Operazioni.
L'OXM cliccherà sulla freccia a discesa Progetti Pipeline e selezionerà Nuovo per creare un nuovo progetto di Pipeline nelle opportunità.
Creazione di un progetto Pipeline
Per creare il progetto Pipeline, l'OXM esegue i seguenti passaggi:
Passo 1: Nella sezione Informazioni, seleziona il numero di trasferimento di valore corretto.
Passo 2: Nella sezione Rosetta, conferma che lo stato di Rosetta Stone è impostato su Nessuno.
Passo 3: Nella sezione RMS, imposta lo stato RMS su Coda.
Passo 4: Clicca Salva.
Passo 5: Il Progetto Infinity Pipeline è ora creato e disponibile nel pannello di controllo del Camera Supervisor.
Nota: La rapidità con cui il progetto sarà disponibile per l'operatore dipenderà dalla rapidità con cui il Camera Operations assegna l'operatore e completa altre attività correlate.
Aggiornamento di un progetto di Pipeline
Se esiste già un progetto Rosetta Stone, l'OXM modificherà il progetto Rosetta esistente e lo aggiornerà in un progetto Infinity utilizzando i seguenti passaggi:
Passo 1: Nella sezione Progetti Pipeline, clicca sulla freccia del menu a discesa e seleziona Modifica.
Passo 2: Nella sezione RMS, modifica lo stato RMS in Coda.
Passo 3: CliccaSalva.
Nota: Questo assicurerà che il progetto venga creato per l'uso Infinity e che le informazioni Metis in GRMS siano compilate.
Passo 4: Il progetto è ora disponibile nel pannello di controllo del Camera Supervisor.
Nota: La velocità con cui il progetto diventa disponibile per l'operatore dipenderà dalla rapidità con cui Camera Operations assegna l'operatore e completa altre attività correlate.
Sposta le inserzioni da Opportunità a Trasferimento di valore
Per spostare le inserzioni da Opportunità a Trasferimento di valore, procedi come segue:
Passo 1: Accanto a Cambia proprietario, clicca sulla freccia del menu a discesa e seleziona Migra inserzione documenti.
Nota: Potresti dover cliccare sulla freccia del menu a discesa accanto ai pulsanti nella parte superiore della pagina delle opportunità.
Passo 2: Seleziona il numero di trasferimento di valore verso cui desideri migrare le inserzioni.
Passo 3: Seleziona le inserzioni che desideri migrare selezionando le caselle appropriate.
Nota: Per selezionare tutte le inserzioni, seleziona la casella accanto a Nome. Per selezionare solo le inserzioni approvate, clicca sul link Seleziona Solo Approvate.
Passo 4: Clicca sul pulsante Trasferisci.
Nota: Le approvazioni delle inserzioni e i tipi di documenti nelle inserzioni non verranno trasferiti durante la migrazione. I risultati del Bib check verranno migrati.
Passo 5: Dopo aver migrato le inserzioni nel trasferimento di valore, clicca su ogni inserzione e seleziona i tipi di documento.
Passo 6: La sezione Tipo di documento nell'elenco ora è diversa. In precedenza, venivano utilizzate le categorie di documenti e i tipi di documenti.
Passo 7: Seleziona i tipi di documenti dal Vocabolario controllato utilizzando cinque diversi livelli di tipi di documenti. Inserisci sempre il tipo di documento più dettagliato possibile.
Nota: Se non riesci a trovare il tipo di documento che ti serve, digitalo nella casella Tipo di documento non trovato.
Riepilogo
Questo descrive il processo mediante il quale vengono aggiunte nuove opportunità e le vecchie vengono convertite utilizzando FamilySearch GRMS in Salesforce. Ora dovresti essere in grado di passare all'esperienza Lightning, creare una nuova opportunità e convertire una vecchia in un progetto Infinity. Ci auguriamo che questa esperienza di apprendimento ti sia piaciuta e che tu sia in grado di completare con successo i tuoi incarichi di opportunità.