Guida per l'utente di DCam-Appendice C-Importazione di cartelle da un foglio di calcolo

17 marzo 2024

La funzione DCam Import Folders consente di creare molte cartelle in un unico passaggio utilizzando i dati in un foglio di calcolo. Questo processo di importazione avviene come segue:

  1. I metadati che descrivono i documenti da visualizzare sono ottenuti da un archivio.
  2. I dati sono organizzati in un foglio di calcolo come una tabella di righe e colonne.
  3. La tabella viene salvata in un file .csv.
  4. Il file .csv viene importato in DCam per creare le cartelle.

Sezioni:

Guida introduttiva
Inserzioni DCAM e cartelleCreazione
di un file modello di cartelle di importazione Im
portazione delle cartelleG
estione degli errori LogField
ID (intestazione della colonna
) Creazione dell'elenco DcamApe
rtura e salvataggio di file .csv con OpenOfficeImportazi
one di immagini dopo l'importazione delle cartelle

null

Da dove cominciare

Software per fogli di calcolo

Il software per fogli di calcolo consigliato è OpenOffice Calc. Questo strumento può memorizzare i dati del foglio di calcolo in un formato .csv che conserva i caratteri estesi Uni

code (UTF-8). Nota: Microsoft Excel non conserva i caratteri estesi. Se i dati non contengono caratteri estesi, Excel potrebbe essere adatto. Possono funzionare anche altri software per fogli di calcolo che conservano i caratteri estesi.

Organizzazione dei dati

I dati sono organizzati come una tabella di righe e colonne. Ogni riga rappresenta una cartella. Ogni colonna rappresenta un campo di dati per la cartella.

La prima riga della tabella contiene un ID di campo per ogni colonna. Il Field-ID identifica in modo univoco i dati in quella colonna ed è noto anche come intestazione di colonna. L'ordine delle colonne nella tabella è arbitrario. Di seg

uito è riportata una tabella di esempio:

Inserzioni Dcam versus cartelle

Le cartelle DCam appartengono a un elenco. Ad esempio, quando si crea una cartella utilizzando l'opzione DCam Create, la cartella inizialmente eredita i valori dall'elenco a cui è associata. È possibile modificare questi valori in modo che ogni cartella sia unica. (Vedere «Creazione dell'elenco DCam» che contiene schermate DCam.) Utiliz

zando la funzione Importa cartelle, le nuove cartelle vengono importate in un elenco e appartengono a tale elenco.

Creazione di un file modello di cartelle di importazione

Per creare un file .csv modello, dalla selezione Altre inserzioni, seleziona l'opzione Nuovo modello di cartelle di importazione.

Una finestra di dialogo Salva con nome consente di salvare il file .csv in una posizione preferita con un nome pr

eferito. Il nome file predefinito è: foldersForImport_ProjectID_ListingID.csv

ProjectId è un ID di progetto abbreviato.

ListingID è l'ID dell'elenco (un numero) .Il n

ome del file può essere modificato. Tuttavia, le estensioni dei file ProjectID_ListingID e the.csv devono essere mantenute. Il seguente è un nome accettabile: x

yz-archive_projectID_listingID_part1.csvQu

ando si crea un modello .csv, viene generato un file .csv vuoto con la prima riga contenente gli ID di campo.

Compilazione della tabella

La tabella può essere compilata con informazioni per identificare ogni cartella. Non è necessario fornire tutti i Field-ID. Quello che segue è un semplice esempio:

Vedi «ID campo (intestazione della colonna)» per maggiori dettagli sulla compilazione della tabella. I passaggi per aprire e salvare un file .csv utilizzando OpenOffice Calc si trovano in «Apertura e salvataggio di file .csv con OpenOffice».

Importazione delle cartelle

Per avviare il processo di importazione delle cartelle, seleziona l'opzione Importa cartelle, una delle opzioni di elenco «Altro». Viene visualizzat

a la finestra di dialogo Seleziona un file contenente cartelle da importare per consentire la selezione del file .csv Il process

o di importazione delle cartelle inizia quando si fa clic su Apri.

Il processo di importazione è il seguente:

  • Verificare la correttezza del file .csv.
  • Convalida i dati:
    • Assicurati che i campi obbligatori siano presenti.
    • Assicurati che i campi siano validi.
  • Assicuratevi che le cartelle da importare non siano in conflitto con altre cartelle. Vedi Vincoli di unicità in «Convalide dei campi univoci».
  • Se non ci sono errori, crea le cartelle.

Durante l'importazione viene visualizzata una finestra di dialogo sullo stato di avanzamento. Se non ci sono errori, viene visualizzata la finestra di dialogo Importa cartelle e le cartelle vengono visualizzate nella sezione Cartelle della schermata Gestisci progetti, elenchi e cartelle.

ID di campo

Nota: un elenco di ID di campo (intestazioni di colonna) e una spiegazione del loro utilizzo sono disponibili in «ID campo (intestazione di c

olonna)». La prima sezione della tabella elenca i campi di base esistenti per ogni cartella. Alcuni di questi campi sono obbligatori e altri sono opzionali. La se

conda sezione elenca i campi opzionali che si trovano spesso nelle inserzioni. Non è garantito che i campi opzionali siano gli stessi da un elenco all'altro. Nota:

i campi opzionali sono visualizzati in DCam nella sezione Descrizione del record (fare riferimento alla Figura 4 in «Creazione dell'elenco DCam»).

Informazioni sui Field-ID

  • Ogni Field-ID è unico.
  • Vengono importati solo gli ID di campo definiti dal modello FEX di un annuncio.
  • Un Field-ID deve apparire solo una volta nella tabella.
  • Non tutti i Field-ID sono obbligatori.

Le colonne sconosciute vengono ignorate. Le colonne senza nome vengono contrassegnate come errore. Gli ID di campo definiti dall'utente non sono supportati.

Gestione degli errori Registro degli errori

Quando si verificano degli errori, questi vengono visualizzati in una finestra di dialogo. Ad esempio, nella tabella seguente sono presenti diversi campi obbligatori mancanti:

Un tentativo di importazione di questo file genera i seguenti errori:

Queste informazioni sull'errore vengono memorizzate anche in un file .log. Il file di registro ha lo stesso nome del file di importazione .csv con «_nn» aggiunto al nome e «.log» come estensione.Nota

: nn è un numero che aumenta continuamente ad ogni tentativo di importazione.

ID campo (intestazione della colonna)

Nota: per comodità, un Field-ID può apparire con o senza spazi tra le parole che compongono il Field-ID. Ad esempio, «Data di inizio» può anche apparire come «BeginDate:» Ciò facilita la leggibilità e la disposizione dell'intestazione della colonna per rendere le colonne più strette nel foglio di calcolo.

Campi data

I campi Data sono: BeginDate, EndDate, BeginCirca e EndCirca

  • È richiesta solo la data di inizio.
  • Quando viene specificato EndDate, viene formato un intervallo di date.

  • BeginDate e EndDate devono essere campi di testo e non un campo data del foglio di calcolo.

    Nota: alcune applicazioni per fogli di calcolo limitano i campi di data all'anno 1900 e oltre.

  • La precisione e il formato per BeginDate e EndDate seguono lo standard ISO 8601:
    • YYYYY—un anno
    • YYYY-MM: un anno e un mese
    • AAAA-MM-GG: un anno, un mese e un giorno

    Nota: YYYY, MM e DD devono essere numerici. (Non utilizzare nomi di mesi dipendenti dalla lingua).

  • BeginCirca e EndCirca indicano se la data è esatta o circa (approssimativa). «Sì» o «Y» indicano circa. «No», «N» o vuoto indicano l'esatto. Queste colonne possono essere lasciate vuote o completamente omesse se le date sono esatte.

Località

Per Località, inserisci il numero RePID della località elencata nella parte in alto a destra della casella della località in DCam. Per determinare il RePID corretto, utilizza una DCam esistente, cerca la località e utilizza l'ID trovato per la posizione desiderata. Ad esempio:

REPID = 392685 è Montgomery, Indiana, Stati Uniti. Il

foglio di calcolo supporterà una posizione provvisoria, ovvero una posizione nell'elenco RePID che non è stata ancora creata. Se devi usare una posizione provvisoria, usa le seguenti intestazioni nel file csv:

  • Luogo provvisorio
  • Lingua provvisoria del luogo
  • Tipo di luogo provvisorio

Per Record Type, inserisci il numero CVRecordTypeConceptID: CV sta per Controlled Vocabulary. Questo ID è elencato nell'angolo in alto a destra della casella Record Type

di DCAM. Per determinare il CVRecordTypeConceptID corretto, usa DCAM, cerca il tipo di record e usa l'ID.

Nell'esempio precedente, il menu a discesa Record Type mostra un elenco di scelte:

i RecordType aggiuntivi possono essere aggiunti se necessario e possono essere specificati nel CVRecordTypeConcept2 tramite CVRecordTypeConcept9.

Lingua principale o lingue aggiuntive

Questi campi specificano le lingue associate al contenuto della cartella. La lingua principale consente di specificare solo 1 lingua, ad esempio: spagnolo. Le lingue secondarie possono essere zero o più lingue separate da una virgola, ad esempio inglese, italiano, portoghese. Le l

ingue valide si trovano nel menu a discesa Lingua principale della schermata di creazione della cartella DCam.

Validazioni delle tabelle

  • Le colonne per i campi obbligatori devono essere presenti.
    • Titolo del record
    • ID del volume
    • Data di inizio
    • Data di fine
    • Numero di riferimento dell'archivio
    • Tipo di record CV ConceptID 1
    • RePID
    • Lingua primaria
  • Nessun ID di campo duplicato

Validazioni sul campo

  • I campi obbligatori non devono essere vuoti (o vuoti).
    • Titolo del record
    • ID del volume
    • Data di inizio
    • Data di fine
    • Numero di riferimento dell'archivio
    • Tipo di record CV ConceptID 1
    • Lingua primaria
  • I campi data devono essere validi.
    • BeginDate e EndDate devono poter essere analizzati come una data ISO-8601.
    • Deve essere una data valida. Ad esempio, 1950-14 e 1950-02-31 non sono date valide.
    • EndDate deve essere successivo o uguale a BeginDate e non può essere futuro.
    • BeginCirca e EndCirca devono essere vuoti o devono essere uno dei valori definiti.
  • La lingua principale o le lingue aggiuntive devono essere valide.

Convalide uniche sul campo

  • La combinazione di RecordTitle, VolumeID e Date-Fields deve essere univoca. L'unicità viene testata su tutte le cartelle appartenenti al Progetto nel database DCAM. Nota

    : il test di unicità viene eseguito su (a) tutte le cartelle che stanno per essere importate, (b) tutte le cartelle già esistenti nel database.

  • Numero di riferimento dell'archivio
    • Se fornito, deve essere unico.
    • Se non viene fornito o se non esiste un numero di riferimento, fai clic sulla casella di controllo Nessun numero di riferimento di archivio situata sotto il campo di testo.
    • L'unicità viene testata su tutte le cartelle appartenenti al progetto nel database DCam.

Creazione dell'elenco Dcam

Il titolo del record, la designazione del volume e le date sono campi obbligatori. Sono inoltre obbligatori i campi Numero di riferimento dell'archivio, Località, Lingua e Tipo di record (mostrati di seguito).

I menu a discesa del tipo di record e del qualificatore di record sono elementi associati alla categoria di record.

I campi opzionali sono mostrati sopra

.

Apertura e salvataggio di file .Csv con OpenOffice

Salvataggio di un foglio di lavoro OpenOffice Calc come file csv (codificato in UTF8)

  1. Crea un foglio di lavoro.
  2. Dal menu File, fai clic su Salva con nome.
  3. Nella finestra di dialogo di salvataggio del file, assicurati che le seguenti opzioni siano impostate.
    1. Salva come tipo = Testo CSV (.csv) (*.csv)
    2. Modifica impostazioni filtro = selezionata
  4. Se viene visualizzata la seguente finestra di dialogo, seleziona Mantieni il formato corrente per salvare il file come file csv.
  5. Nella finestra di dialogo Esporta file di testo, assicurati che siano impostate le seguenti opzioni:
    1. Set di caratteri = Unicode (UTF-8)
    2. Delimitatore di campo =, (virgola)
    3. Delimitatore di testo = "(virgolette doppie)
    4. Salva il contenuto della cella come mostrato = selezionato

Utilizzo di OpenOffice Calc per aprire o modificare un file csv esistente (codificato in UTF8)

  1. Dal menu File, fai clic su Apri.
  2. Seleziona il file csv.
  3. Nella finestra di dialogo Importazione testo, assicurati che le seguenti opzioni siano impostate.
    • Set di caratteri = Unicode (UTF-8)
    • Dalla riga = 1
    • Separato da = selezionato
      • Virgola = selezionata
      • Delimitatore di testo = "(virgolette doppie)
      • Campo citato come testo = selezionato
  4. Premere OK.
  5. Apporta modifiche.
  6. Dal menu File, fai clic su Salva.
  7. Se viene visualizzata la seguente finestra di dialogo, seleziona Mantieni il formato corrente per salvare il file come file csv.

Importazione di immagini dopo l'importazione di cartelle

Per importare immagini dopo aver importato le cartelle, crea molte cartelle da un foglio di calcolo, quindi importa le immagini nelle cartelle create.

Panoramica

La funzione Importa cartelle consente di creare molte cartelle in un unico passaggio utilizzando i dati in un foglio di calcolo. Questa funzionalità è stata migliorata per consentire di specificare una directory contenente immagini per ogni cartella. Dopo aver creato le cartelle, DCam inizia a importare le immagini nelle cartelle appena create.

Specificare l'origine dell'immagine

Di seguito è riportata una tabella di esempio che rappresenta il contenuto di un file .csv della cartella di importazione. La colonna ImageImportSource indica la directory contenente le immagini da associare alla cartella. Questa cartella deve esistere e deve contenere immagini.

Quando questa tabella viene importata, viene creata ogni cartella. Successivamente, per ogni cartella con una directory ImageImportSource, viene creata un'azione di importazione che viene inserita nella coda di importazione DCAM. Dopo

aver creato le cartelle e le azioni di importazione, viene visualizzata la finestra di dialogo Import Folders Results.

Importazione di immagini

L'importatore DCam inizia a importare le immagini nelle cartelle subito dopo l'inserimento della prima azione di importazione nella coda di importazione. Ogni azione di importazione viene elaborata una alla volta fino a quando non sono state elaborate tutte.

Intestazioni e opzioni delle colonne

La tabella seguente descrive le intestazioni delle colonne e le opzioni associate all'importazione di immagini:

Esempio: