Alla fine di ogni settimana, o quando stabilito dal supervisore, spedisci il disco rigido esterno al centro di importazione assegnato al tuo progetto.
Nota: Il disco rigido esterno non deve necessariamente essere pieno. Una buona norma è inviare il disco rigido ogni venerdì in modo da mantenere costante il flusso di immagini che giunge nei centri di importazione.
Passo 1: Scollega in sicurezza il disco rigido esterno spegnendo il computer e forzando la chiusura di tutte le attività.
Passo 2: Riponi il disco rigido esterno nella valigetta da spedizione nera Pelican.
Passo 3: Se usi un corriere, come FedEx, UPS o DHL, attaccaci sopra l’etichetta di spedizione. Per gli Stati Uniti, attacca l’affrancatura FedEx a carico del destinatario. Ogni volta che ricevi una spedizione, di solito nella valigetta è inclusa l’affrancatura FedEx.
Nota: Per alcuni paesi è stato approvato anche un corriere locale, come ad esempio DHL. Se hai domande su quali sono i corrieri approvati, rivolgiti al tuo supervisore.
Passo 4: Consegna il pacco a un corriere approvato o organizza il ritiro dall’archivio.
Passo 5: Se non usi FedEx, conserva la ricevuta di spedizione della compagnia che usi in modo da richiedere il rimborso.
Comprendere i numeri assegnati
Il sistema assegna lo stesso numero a tutte le nuove cartelle di un progetto che vengono acquisite durante la stessa settimana e spedite nello stesso disco rigido esterno. Il numero assegnato è riportato anche nel DOR.
Quando una cartella già spedita precedentemente va spedita nuovamente a causa di problemi come la necessità di ripetizione o la possibile corruzione delle immagini, a tale cartella viene assegnato lo stesso numero. Per differenziare la spedizione della nuova cartella dalla spedizione originaria, viene applicato un numero di nuova spedizione al numero originario della cartella. Ad esempio, se il numero assegnato originario di una cartella era 63, e questa viene spedita nuovamente dopo essere stata ripetuta, il numero assegnato diventa 63-1. Se venisse spedita una terza volta, il numero diventa 63-2.
Quando cambiare i numeri assegnati
È necessario cambiare il numero assegnato in uno di questi casi:
- Cambi computer. Ad esempio, se il computer della tua postazione di lavoro viene rubato o smette di funzionare.
- Due operatori lavorano sullo stesso progetto. I due operatori devono assicurarsi che uno stesso numero assegnato non venga duplicato all’interno dello stesso progetto.
- Non invii dischi rigidi esterni ogni settimana. Se l’operatore non invia settimanalmente un disco rigido esterno ogni settimana, potrebbe non venire assegnato il numero corretto. Ad esempio, se l’ultimo numero assegnato è 10, allora l’operatore deve assicurarsi che il numero assegnato per il prossimo disco rigido esterno sia 11.
Cambio dei numeri assegnati
Per cambiare un numero assegnato, fai quanto segue:
Passo 1: Determina quale dovrebbe essere il nuovo numero assegnato. In genere il nuovo numero assegnato dovrebbe essere di un numero superiore all’ultimo numero assegnato.
Nota: Il numero si trova anche nel DOR salvato sul computer della tua postazione di lavoro. Se necessario, il supervisore può contattare il gruppo responsabile della qualità delle immagini per ottenere il numero assegnato più recente.
Passo 2: Apri la finestra Trasferisci cartelle al disco rigido esterno.
Passo 3: Nella colonna del numero assegnato, clicca la freccia in su o in giù per cambiare il numero con quello successivo. Ad esempio, se l’ultimo numero assegnato fosse 5, cambialo in 6.
Passo 4: Se una qualsiasi delle cartelle è stata trasferita al disco rigido esterno o spedita nuovamente, torna alla schermata Cartelle e clicca Riapri dal disco rigido esterno per le cartelle il cui numero assegnato deve essere cambiato.
Passo 5: Cambia solo il primo numero assegnato errato. Una volta corretto, il sistema usa il nuovo numero per assegnare i numeri successivi. Appare un messaggio di avviso. Per cambiare il numero assegnato, clicca Cambia numero assegnato.
Nota: Una volta che il numero assegnato viene cambiato per una spedizione, non può essere più cambiato nuovamente.
Passo 6: Clicca Trasferisci al disco rigido esterno. Il sistema salva il numero assegnato aggiornato.
Completamento degli elenchi di documenti e dei progetti
Passo 1: Quando hai fotografato e valutato tutte le unità archivistiche associate a uno specifico elenco di documenti, vai alla schermata Gestisci progetti, elenchi di documenti e cartelle (PEC). Nella sezione Elenchi di documenti clicca il nome dell’elenco per selezionarlo e poi clicca Completo.
Nota: Nel caso in cui un elenco di documenti sia stato contrassegnato come completo e il progetto sia ancora aperto, l’elenco di documenti può essere riaperto dalla schermata PEC. Da lì, evidenzia l’elenco di documenti e clicca Riapri.
Passo 2: Dopo aver acquisito tutte le unità archivistiche per tutti gli elenchi di documenti all’interno di un progetto, vai alla schermata PEC. Nella sezione Progetti, clicca il nome del progetto per selezionarlo e poi clicca Completo.
Nota: Contrassegna un progetto come completo solo dopo averne parlato con il tuo supervisore.
Rapporti dell’operatore dell’apparecchio digitale (DOR)
Il Rapporto dell’operatore dell’apparecchio digitale elenca le cartelle inviate in ordine per titolo, volume e data. Include il numero totale di immagini e quello totale degli scatti fatti per ogni tipo di cartella (nuova, ripetuta o rispedita). Ad esempio, una cartella acquisita in modalità Pagina doppia avrà il doppio delle immagini rispetto agli scatti.
Se più di un operatore usa lo stesso apparecchio, il rapporto comprende il conteggio delle cartelle, delle immagini e degli scatti di ciascun operatore. La cartella è associata all’operatore che ha acquisito l’immagine più recente.
Stampare e salvare i rapporti dell’operatore dell’apparecchio digitale
Passo 1: Nella pagina iniziale clicca Visualizza cronologia spedizioni.
Passo 2: Nella colonna DOR associata al numero assegnato da visualizzare, clicca Mostra.
Passo 3: Per stampare una copia per l’archivio, clicca Stampa.
Passo 4: Per salvare una copia del rapporto, clicca Salva.
Passo 5: Decidi dove salvare il rapporto sul computer della postazione di lavoro.
Passo 6: Assegna un nome al rapporto usando questo formato:
- dor; _ [trattino basso]; nome del progetto _ [trattino basso]; numero del disco rigido esterno _ [trattino basso]; data nel formato aaaammgg _ [trattino basso]; codice identificativo dell’operatore
- Ad esempio: dor_NYOR0804D_048_20090403_7081
Passo 7: Clicca Salva e chiudi.