Gruppi (Listings) divide i progetti in gruppi gestibili. Questi gruppi sono determinati dal team responsabile delle operazioni. Per selezionare un gruppo (listing) su cui lavorare, clicca sul nome del gruppo. La sezione Gruppi (listings) ti permette di visualizzare i tipi di gruppi disponibili, di visualizzarne lo stato, di accedere alle informazioni e di eseguire le operazioni correlate a ciascun gruppo.
Indicatori dell'icona Gruppo (Listing)
Le icone di notifica appaiono accanto al gruppo con uno stato specifico o per indicare che un gruppo contiene documenti già presenti in FamilySearch.
- Un punto interrogativo indica un gruppo Rivisto, Provvisorio o In sospeso.
- Un punto esclamativo indica un gruppo riservato solamente all'archivio.
- Un punto interrogativo con un segno di avvertimento indica un gruppo con documenti già pubblicati sul sito FamilySearch. Per visualizzare i dettagli dei documenti duplicati, apri la pagina Informazioni sul gruppo e scorri verso il basso fino al campo Verifica bibliografica.
Nota: Contatta il tuo supervisore o direttore per qualsiasi domanda su un gruppo o per ottenere l'autorizzazione ad aggiungere ulteriori documenti a un gruppo oltre a quelli precedentemente approvati nella definizione del gruppo
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Titoli di colonna dei Gruppi
Ecco una descrizione delle intestazioni delle colonne dei gruppi.
- ID: Codice generato automaticamente che identifica un solo gruppo all’interno di un progetto.
- Titolo del record: Titoli degli articoli inclusi nel gruppo.
- Volume: In una serie di volumi, il codice assegnato dall’archivio.
- Date: La data di inizio e la data di fine dei documenti.
- Stato: Lo stato dei gruppi
- Cartelle: Il numero di cartelle in ogni gruppo.
- Stato approvazione: Stato d'approvazione del gruppo modificato o da poco creato.
- Data di approvazione: Mostra la data più recente in cui è cambiato lo stato dell’approvazione. Se lo stato dell’approvazione è vuoto, anche la data di approvazione lo sarà. Come opzione predefinita, i gruppi sono ordinati in base alla data di approvazione, dalla più recente alla più vecchia.
Opzioni dei Gruppi
Le operazioni che tu puoi eseguire con la sezione Gruppi sono elencate a sinistra come segue:
- Crea: Clicca questa opzione per creare un nuovo gruppo, se richiesto dal tuo supervisore. Per creare i nuovi gruppi viene richiesta una password. Poiché i gruppi sono approvati e creati dai team Collection Operations e Imaging Services, probabilmente non userai mai questa opzione. Puoi anche creare nuovi gruppi nella sezione Progetti della schermata, cliccando Aggiungi Gruppo.
- Informazioni: Le informazioni sul gruppo che sono già in DCam vengono visualizzate nella schermata del gruppo in modo che tu possa controllarle per verificarne la completezza e l’accuratezza.
Aggiungi cartella: Questa opzione consente di creare una cartella.
Nota:Puoi anche creare una cartella nella sezione Cartelle della schermata cliccando Crea.
- Completa: Clicca questa opzione per contrassegnare un gruppo come completo dopo aver acquisito e trasferito tutte le immagini del gruppo.
- Riapri: Clicca questa opzione se ti viene chiesto di riacquisire delle immagini del gruppo.
- Cancella: Questa opzione va usata solo se il supervisore ti dice di cancellare un progetto.
- Stampa: Usa questa opzione per stampare le informazioni sul gruppo Viene visualizzata una finestra. Seleziona quali gruppi stampare:
- Stampa tutti i gruppi del progetto selezionato
- Stampa i gruppi attualmente filtrati (se hai impostato dei filtri per restringere il numero di progetti)
Stampa le inserzioni selezionate (se ne hai selezionate alcune)
Nota: Puoi anche selezionare una casella per Includere cartelle per ogni gruppo ed Esportare i risultati in un file.CSV, se desideri lavorare con i risultati in un foglio di calcolo come Microsoft Excel.
- Altro: Usa questa opzione per selezionare una delle funzioni seguenti:
- Importa cartelle: Importa e crea cartelle da un file.
- Nuovo modello di importazione cartelle: Crea un file che contiene tutte le intestazioni delle colonne valide per questo gruppo.
- Sposta la cartella qui: Sposta una cartella da un altro gruppo al gruppo selezionato. Puoi anche spostare le cartelle cliccandovi sopra e trascinandole.
Visualizzare lo Stato dei gruppi
Per filtrare i gruppi del progetto in base allo stato, clicca le caselle di controllo nella parte inferiore della sezione Gruppo come segue:
- Tutti: Mostra tutti i progetti, compresi quelli aperti e quelli completati.
- Vuoti: Mostra solo progetti vuoti.
- Aperti: Mostra solo i progetti aperti che contengono 1 o più gruppi non completati.
- Completato? : Mostra solo i progetti per i quali sono stati completati tutti i gruppi correnti.
- Completato: Mostra solo i progetti completati.
Stato di approvazione del Gruppo
Questa colonna mostra lo stato del gruppo come segue:
- In sospeso: Un operatore ha modificato il gruppo e lo ha inviato al servizio di messaggistica della fotocamera (CMS) per la revisione.
- Approvato: Il gruppo è stato approvato da CMS.
- Provvisorio: E' stato creato un nuovo gruppo avviato dall'operatore DCam, senza che sia stato caricato o comunicato sul CMS.
- Rifiutato: Il gruppo proposto viene rifiutato durante il processo di revisione del CMS.
- Revisionato: Il gruppo precedentemente approvato è stato successivamente rivisto da un operatore.
- Solo per l'archivio: Il gruppo è stato creato solo per l'archivio e non richiede l'approvazione del CMS.
Gruppi scaduti
Ai seguenti gruppi viene assegnato un periodo di scadenza di sessanta giorni dal momento in cui vengono creati:
- In sospeso
- Provvisorio
- Respinto
- Solo per l'archivio
Nota: Solo ai gruppi creati dall'operatore della fotocamera verrà assegnata una data di scadenza.
Dopo sessanta giorni, una finestra pop-up ti chiederà di eliminare o prolungare il gruppo scaduto. CliccaApplica per prolungare la scadenza del gruppo di sessanta giorni (casella a sinistra) o per eliminarla definitivamente (casella a destra). CliccaAnnulla per ignorare la richiesta e ricevere un promemoria la prossima volta che apri DCam.
Selezionare un Gruppo
Per selezionare un gruppo, segui queste istruzioni:
Passaggio 1: Nella schermata principale, clicca Gestisci Progetti, Inserzioni e Cartelle.
Passaggio 2: Nella sezione progetti della schermata, verifica che sia stato evidenziato il progetto corretto.
Passaggio 3: Per selezionare il gruppo, cliccalo.
Creare un nuovo gruppo
Occasionalmente i gruppi devono essere creati dagli operatori della fotocamera. Ottieni l'approvazione del tuo supervisore prima di creare un gruppo. In modalità online, il gruppo rimarrà provvisorio fino all'approvazione della sede centrale.
Oltre ai gruppi provvisori, DCam supporta la creazione di gruppi solo per l'archivio. Un gruppo solo archivio rimane sul computer della postazione di lavoro e può essere modificato senza approvazione. Le cartelle in un gruppo solo per l'archivio non possono essere esportate ma possono essere spostate da un gruppo solo archivio a un gruppo approvato.
Nota: Per salvare immagini o cartelle che si trovano in un gruppo solo archivio, è necessario esportarle. Vedi Appendice B: Importazione ed esportazione immagini.
Per creare un gruppo, segui le seguenti istruzioni:
Passaggio 1: Nella schermata iniziale, clicca Gestisci Progetti, Gruppi e Cartelle.
Passaggio2: Nella sezione progetti, evidenzia il progetto corretto
.Passaggio 3: Nella sezione Gruppi clicca Crea
.Passaggio 4: Seleziona Gruppo o Solo archivio.
Passaggio 5: Se l'opzione Gruppo è selezionata, inserisci la password. Viene visualizzata la schermata delle informazioni del gruppo.
Passaggio 6:Nel campo Usa le informazioni dal gruppo, clicca la freccia giù. Viene visualizzato un elenco a tendina con il nome del progetto.
Passaggio 7: Clicca sul nome del progetto. DCam inserisce nella maggior parte dei campi le informazioni sul progetto.
Passaggio 8: Correggi o inserisci ulteriori informazioni per il nuovo progetto.
Passaggio 9: Clicca Salva.
Richiedere aggiunte o modifiche a un progetto o a un gruppo di documenti in modalità online
Puoi richiedere la creazione di progetti o gruppi di documenti o apportarvi delle modifiche come descritto nell’esempio sottostante. Puoi anche richiedere il permesso di aggiungere altri documenti a un gruppo approvato.
Nell'esempio seguente, viene richiesto di modificare il numero del volume del gruppo da Vol 1 a Vol 2. Per altri campi che devono essere modificati, usa lo stesso procedimento.
Passaggio 1: Nella sezione gruppo della schermata PLF, seleziona il gruppo da modificare, quindi clicca Informazioni.
Passaggio 2: Nella schermata delle informazioni, modifica il numero del volume da 1 a2.
Passaggio 3: Nel pop-up Crea Gruppo, inserisci la password che hai ricevuto dal tuo supervisore o dalla sede centrale e cliccaOK.
Passaggio 4: Nella finestra di dialogo dei commenti del registro delle modifiche, verifica la modifica, inserisci eventuali commenti e clicca OK. Nella schermata PLF, lo stato del gruppo viene visualizzato come In sospeso.
Passaggio 5: Nella schermata iniziale, clicca Invia o ricevi dati della sede centrale. Comparirà la finestra Invia o ricevi dati della sede centrale, che mostra la modifica richiesta.
Passaggio 6: Clicca Elabora dati dalla sede centrale. Comparirà una finestra che conferma che la richiesta di cambiamento è stata inviata alla sede centrale. Non appena la sede centrale approva o rifiuta il cambiamento, riceverai lo stato aggiornato.