La sezione Cartelle ti consente di gestire le cartelle. Puoi visualizzare le cartelle e il loro stato, accedere alle informazioni sulle cartelle e creare nuove cartelle. Solo gli operatori fotografici creano le cartelle. I progetti e gli elenchi di documenti sono creati da altri gruppi.
I metadati delle cartelle devono essere coerenti con la data, la località e il tipo di documento dell’elenco di documenti di riferimento. Un’icona X rossa indica che la cartella contiene metadati che ricadono al di fuori degli estremi dell’elenco di documenti. Posiziona il cursore del mouse sull’icona per vedere una descrizione del problema di coerenza. Un segno di spunta verde indica che i metadati della cartella sono coerenti con l’elenco di documenti.
Intestazioni delle colonne delle cartelle
Di seguito sono riportate le intestazioni della sezione delle cartelle:
- Codice: Codice generato automaticamente che identifica una sola cartella all’interno di un elenco di documenti.
- Titolo del documento: Il nome del documento relativo al contenuto della cartella.
- Volume: In una serie di volumi, il codice assegnato dall’archivio.
- Date: Periodo o date di inizio e di fine delle cartelle.
- Stato: Lo stato delle cartelle.
- Immagini: Il numero di immagini e il loro stato.
- Ora creazione: Orario e data in cui la cartella è stata creata.
- Numero assegnato: Il numero assegnato al gruppo di immagini in cui è stata spedita la cartella.
- Termine settimana: La data del venerdì della settimana in cui è stata spedita la cartella.
- Disco rigido esterno: Disco rigido esterno in cui è stata spedita la cartella.
Opzioni delle cartelle
Le operazioni che puoi eseguire con la sezione delle cartelle sono elencate a sinistra e includono:
- Crea: Clicca questa opzione per creare una nuova cartella. Assicurati prima di selezionare l’elenco di documenti corretto.
Nota: È possibile creare una nuova cartella anche nella sezione Elenchi di documenti della schermata. Clicca semplicemente Aggiungi cartella.
- Informazioni: Seleziona questa opzione per controllare che le informazioni siano corrette e complete. Apporta i cambiamenti necessari.
- Acquisisci immagini: Dopo la creazione di una cartella, DCam conferma che le informazioni e la cartella sono state salvate. Per regolare l’apparecchio e iniziare ad acquisire le immagini, clicca Acquisisci immagini.
- Visualizza immagini: Per guardare le immagini acquisite, clicca Visualizza immagini. La schermata Visualizza immagini ti permette di visualizzare le immagini senza che sia necessario regolare nuovamente l’apparecchio. Questa opzione non consente di acquisire immagini.
Chiudi: Dopo aver acquisito e valutato tutte le immagini della cartella, clicca Chiudi.
Nota: Cliccando questa opzione si riapre una cartella che hai chiuso in modo da poter, ad esempio, riacquisire altre immagini.
Riapri dal disco rigido esterno: Clicca questa opzione se hai bisogno di riaprire una cartella che hai precedentemente trasferito in un disco rigido esterno, ma che non hai ancora spedito.
Nota: Usa questa opzione e nessun’altra per visualizzare o lavorare con cartelle precedentemente chiuse e trasferite che non hai ancora spedito.
- Cancella: Clicca questa opzione per cancellare una cartella. Fai attenzione a selezionare la cartella corretta prima di cancellarla.
Nota: Le cartelle non possono essere cancellate se contengono immagini acquisite. - Importa immagini: Seleziona questa opzione per importare le immagini in una cartella vuota che non è stata regolata. Se nella cartella sono già presenti delle immagini, le immagini importate vengono inserite dopo quelle già esistenti.
- Esporta immagini: Usa questa opzione per trasferire le cartelle usate principalmente dagli archivi.
- Altro: Clicca questa opzione per svolgere le seguenti operazioni:
- Sposta immagini da qui: Sposta le immagini da una cartella all’altra.
- Sposta immagini qui: Sposta le immagini in una cartella da un’altra cartella.
- Sposta cartella da qui: Sposta una cartella da un elenco di documenti a un altro.
Visualizzare gli stati della cartella
Per filtrare le cartelle del progetto in base allo stato, seleziona le caselle di spunta in fondo alla sezione Cartella (a destra della parola “Mostra”) come segue:
- Tutte: Mostra tutte le cartelle.
- Vuote: Mostra solo le cartelle vuote.
- Aperte: Mostra tutte le cartelle aperte.
- In importazione: Mostra tutte le cartelle in cui stanno venendo importate le immagini.
- Valutate: Mostra solo le cartelle le cui immagini sono state valutate.
- Chiuse: Mostra tutte le cartelle chiuse.
- Su disco rigido: Mostra tutte le cartelle che si trovano sul disco rigido esterno.
- Spedite: Mostra tutte le cartelle che sono state spedite, ma che non sono contrassegnate come completate.
- Completate: Mostra tutte le cartelle che sono state spedite e contrassegnate come completate.
- Solo da rispedire: Mostra le cartelle che sono state contrassegnate per essere rispedite.
- Solo da ripetere: Mostra solo le cartelle che sono state aperte per la ripetizione.
Cartelle e gruppi naturali
Le cartelle organizzano il livello base di tutti i documenti di archivio con cui lavori. Crei le cartelle per acquisire i metadati, che sono informazioni descrittive associate a ciascun documento. Queste informazioni sono: Titolo del documento, Indicazioni copertina, Volume, Date, Località e Tipo di documento. Il primo passo importante per creare una cartella digitale in DCam è quello di organizzare i documenti che hai a disposizione in un gruppo la cui dimensione è adatta a una cartella digitale.
La tabella sottostante mostra alcuni modi in cui i custodi dei documenti possono organizzare i loro documenti.
| Tipi di documento | Possibili categorie | Esempi |
| Documenti del Censimento | Tipo di censimento dell'ordine cronologico della località | California, Contea di Orange 1910–1920 Censimento dello stato dell'Ohio |
| Testamenti e atti di successione | Ordine alfabetico Ordine cronologico | Cadd, James-Combs, John Wills dal 1880 al 1940 |
| Atti catastali | Ordine cronologico della località | Wisconsin, Sauk Co. maggio 1888–luglio 1977 |
| Quotidiani | Località Ordine cronologico Titolo | Contea di Rock o Contea di Pipestone gennaio 1894–dicembre 1935 Luverne Daily Herald |
Quando ricevi documenti dall’archivio, ricevi delle “unità archivistiche”. Questi sono i gruppi di base in cui l’archivio ha depositato i documenti in scaffali, scatole, schedari o altro. Questi gruppi, tuttavia, potrebbero essere troppo grandi. La dimensione del gruppo con cui devi lavorare è il più piccolo “gruppo naturale” che puoi trovare all’interno dell’unità archivistica.
Un gruppo naturale è una serie di documenti che hanno gli stessi metadati di base. Spesso i documenti sono raggruppati in questo modo da un ente pubblico, come quando sono riuniti in volumi o fascicoli. Anche se le unità archivistiche possono essere il gruppo naturale più piccolo, come nel caso di libri (a prescindere da quanto grande sia il libro), quando non è così è necessario selezionare il gruppo naturale più piccolo all’interno dell’unità archivistica.
Pensa al gruppo naturale più piccolo come a qualcosa che potresti afferrare con una mano, come un libro, un unico raccoglitore di certificati di morte o un singolo plico. Per esempio, se l’unità archivistica con cui stai lavorando è una scatola contenente dei fascicoli di successioni, non dovrai creare una cartella digitale per l’intera scatola di fascicoli di successione; creerai invece una cartella digitale per ogni singolo fascicolo di successione all’interno della scatola. In questo caso, i fascicoli di successioni rappresentano il gruppo naturale più piccolo.
La tabella sottostante mostra esempi specifici di contenitori comuni di documenti insieme a delle note che indicano se debbano essere identificati come gruppi naturali o meno.
| Contenitore | Gruppo naturale o unità d'archiviazione |
| Documenti individuali | Se non appartengono a un gruppo più grande, come definito dai metadati, possono costituire unità d'archiviazione. Controlla se ci sono altri documenti con cui i singoli documenti possono essere raggruppati in termini di metadati, come il periodo, la località, il tipo di documento o altri criteri. Per esempio, una scatola di lettere a un governatore può essere un gruppo naturale di documenti individuali. |
| Fascicoli delle successioni | Poiché i documenti sono raggruppati naturalmente in un singolo caso, condividono molte caratteristiche dei metadati. Poiché sono uniti insieme e creano il più piccolo possibile di un gruppo, formano il gruppo naturale più piccolo e sono una buona scelta su cui basare la definizione di cartella. |
| File del caso | Poiché i documenti sono raggruppati naturalmente come un singolo caso, probabilmente condividono molte caratteristiche dei metadati. Come i pacchetti di successione, probabilmente i casi formano il gruppo naturale più piccolo e sono una buona scelta su cui basare la definizione di cartella. |
Cartelle di Manila Cartelle di file | Il contenuto costituisce un gruppo buono e naturale in termini di metadati come il periodo, la località o il tipo di documento? Devono essere combinati con altre cartelle per consolidare altri record? Possono essere divisi in gruppi naturali più piccoli? |
| File box | I riquadri del file raggruppano i record che appartengono naturalmente insieme, in base a metadati come il periodo, la località e il tipo di documento? Oppure vengono usati come cestini per raccogliere singoli gruppi come i fascicoli delle successioni o i fascicoli dei casi? I riquadri formano il gruppo naturale più piccolo? |
Cassetti per gli archivi Archivi | I cassetti dei file raggruppano i record che appartengono naturalmente insieme in base a metadati come il periodo, la località e il tipo di documento? Oppure i cassetti vengono usati come cestini per raccogliere cartelle di file che sarebbero meglio considerati il gruppo naturale più piccolo? |
Album Libri Cataloghi Volumi | Ogni unità è stata raccolta e rilegata dall'archivio in base alle somiglianze di metadati come il periodo, la località o il tipo di documento. Poiché sono uniti insieme e creano il più piccolo possibile di un gruppo, formano il gruppo naturale più piccolo e sono una buona scelta su cui basare la definizione di cartella. |
Creare una nuova cartella
Per creare una cartella digitale in DCam, vai alla schermata Gestisci progetti, elenchi di documenti e cartelle (PEC) e, nel pannello di sinistra della sezione Cartelle, clicca Crea. Viene visualizzata la schermata Informazioni sulla cartella Molti dei campi di questa schermata sono già compilati con le informazioni dell’elenco di documenti che hai scelto. Conferma le informazioni fornite in ciascun campo e inserisci le informazioni nei campi in cui le informazioni non sono state fornite.
Passo 1: Nella schermata iniziale, clicca Gestisci progetti, elenchi di documenti e cartelle.
Passo 2: Nella schermata PEC, seleziona il progetto e l’elenco di documenti corretti.
Passo 3: Nella sezione Cartelle, clicca Crea. Viene visualizzata la schermata Informazioni sulla cartella. Molti dei campi di questa schermata sono già compilati con le informazioni dell’elenco di documenti che hai scelto (puoi creare tutte le cartelle per l’elenco di documenti in una volta oppure creare ciascuna cartella quando necessario).
Passo 4: Inserisci, controlla e correggi le informazioni sulla cartella. Per maggiori dettagli, vedere la sezione successiva intitolata “Campi della schermata Informazioni sulla cartella”.
Passo 5: Quando hai terminato, clicca uno di questi pulsanti in fondo allo schermo:
- Salva e Acquisisci
- Salva
- Annulla