Per prendere i documenti dall’archivio per acquisirne le immagini, segui queste istruzioni:
Passo 1: Nella schermata Gestisci progetti, elenchi di documenti e cartelle conferma che siano evidenziati il progetto e l’elenco di documenti corretti.
Passo 2: Nella sezione Elenco di documenti, clicca Stampa.
Nota: Se non hai una stampante funzionante, puoi annotare il nome dell’elenco di documenti, le date e la località, oppure fotografare lo schermo con il tuo telefono.
Passo 3: Prendi il foglio stampato e verifica con l’archivista dove si trovano i documenti. Chiedi all’archivista qual è la procedura per prendere i documenti e se ci sono istruzioni speciali su come maneggiarli.
Passo 4: Se esiste un indice separato, chiedi se ci sono istruzioni speciali per consultarlo. Puoi aggiungere le istruzioni relative all’indice alle informazioni sull’elenco di documenti.
Passo 5: Chiedi al custode dei documenti di mostrarti i documenti che saranno fotografati in formato digitale. Trova ed esamina i documenti presenti nell’elenco. Presta particolare attenzione a ciascuno dei seguenti punti:
- Assicurati che i dettagli dei documenti rientrino tra quelli degli elenchi riportati nel foglio stampato. Se i titoli dei documenti dell’archivio sono diversi dai titoli riportati sul foglio stampato, annota i titoli effettivi. Prendi nota dei tipi di documenti e delle date, e chiedi chiarimenti al tuo supervisore o direttore.
- Confronta le date e la località dei documenti effettivi con le date e la località riportate sul foglio stampato. Se le date o la località differiscono, annota le informazioni dei documenti effettivi in modo da poter correggere le informazioni sull’elenco di documenti.
Nota: Alcune informazioni sull’elenco di documenti provengono dalle informazioni sul progetto. I documenti dell’elenco possono coprire solo una porzione delle date o della località riportate sul foglio stampato. Ad esempio, il progetto potrebbe includere i documenti di tutto lo stato del New Mexico, ma l’elenco include solo il Volume 10, che contiene i documenti solo per la Contea di Guadalupe. In questo caso, devi correggere la località nelle informazioni sull’elenco di documenti.
- Annota quali cartelle devono essere create per l’elenco di documenti. Trova dei modi logici per dividere i documenti in cartelle. Per esempio, se i documenti sono libri, crea una cartella per ogni libro da acquisire. Se i documenti sono in ordine alfabetico, potresti creare delle cartelle per le lettere dalla A alla L e dalla M alla Z. Se sono presenti diversi piccoli raggruppamenti di documenti, potresti decidere di acquisirli tutti in una cartella.
- Informati su come il custode dei documenti ha organizzato i documenti che fotograferai. Questo influenzerà il modo in cui crei le cartelle che saranno associate agli elenchi di documenti. Ad esempio, un libro potrebbe essere una cartella digitale. Una cartellina contenente i certificati 27892–27992 può essere un’altra cartella digitale, e una scatola contenente dei documenti di successione può essere una terza cartella digitale. Questi gruppi sono chiamati “unità archivistiche” e sono ciò che forma una cartella digitale.