Video per le lezioni
Introduzione
In questa lezione saranno trattati i seguenti argomenti:
- Progetti, elenchi di documenti e cartelle
- Scegliere un elenco di documenti
- Creazione di una nuova cartella
Prima di poter acquisire le immagini digitali, devi creare una cartella che organizzi e tiene traccia delle immagini. Questa cartella tiene traccia anche dei metadati che li descrive. I metadati includono informazioni come date, luoghi e tipi di documenti.
Dalla pagina iniziale del programma DCam, clicca Gestisci progetti, elenchi di documenti e cartelle. La schermata del progetto, degli elenchi di documenti e della cartella verrà visualizzata ed è separata in 3 sezioni. Ogni sezione ha accanto un menu che comprende scelte diverse.
Progetti
La sezione in alto a sinistra è l'area del progetto. I progetti si riferiscono a tutti i documenti convenuti nell'ambito del contratto tra il depositario dei documenti e FamilySearch. I progetti sono creati dalla sede centrale. Questo contratto dettagliato determina quali documenti devono essere fotografati.
Ci sono due tipi di progetti che potresti trovare elencati nella sezione del progetto, a seconda della versione del software DCam che stai utilizzando. Ci sarà una transizione delle versioni del software che avrà luogo nei prossimi anni.
La maggior parte dei siti d'archiviazione funziona in modalità standard. Con il passare del tempo, tutti i siti verranno migrati in modalità on-line, comunemente indicata come modalità Infinity. Se il tuo sito non è emigrato in modalità on-line, vedrai una barra blu in cima alla schermata di DCam. Dopo che il tuo sito si è migrato alla modalità on-line, troverai una barra verde nella parte superiore dello schermo. Quando è il momento di migrare, il supervisore o il direttore di area ti informeranno.
I progetti che sono stati creati per la modalità standard sembrano diversi da quelli creati per la modalità on-line. I progetti standard utilizzano una convenzione per l'assegnazione del nome, come ad esempio 18-1548_OH-USA. I numeri e le lettere nel nome sono rappresentati come segue:
- Il numero 18 indica l'anno del contratto.
- Il numero 1548 è un identificativo unico.
- Le lettere OH indicano lo Stato dell'Ohio.
- Le lettere USA stanno per Stati Uniti.
I progetti hanno un aspetto diverso quando sono passati alla modalità on-line. La modalità on-line utilizza un sistema di numerazione come MMMM 3M9.
Il tuo archivio può iniziare in modalità standard con i progetti elencati nel metodo standard. Quando ti viene chiesto di effettuare la transizione, dopo aver chiuso tutti i progetti standard, gli unici progetti che ti saranno assegnati saranno progetti on-line. Anche se potresti vedere i progetti in modalità standard precedenti elencati nella cartella dei progetti, non potrai evidenziarli né accedervi.
Annunci
La sezione in alto a destra contiene gli elenchi di documenti. Dopo aver evidenziato un progetto, i suoi elenchi di documenti vengono mostrati qui. Gli elenchi di documenti sono anche creati dalla sede centrale e sono fondamentalmente pezzi più piccoli del progetto originale. Per esempio, il progetto può essere composto da tutti i documenti anagrafici che vengono poi suddivisi in elenchi di documenti di nascita, matrimonio e morte per date, volumi e altri fattori, a seconda di come il custode dei documenti ha organizzato i documenti.
Per stabilire quale elenco di documenti scegliere, tenere in mano il gruppo di documenti che fotograferai. Trova quali elenchi si adattano e controlla i documenti per il tipo di documento, il volume, la data e altri fattori che li definiscono. Dopo aver evidenziato l'elenco di documenti corretto, vai alla sezione Cartelle.
Cartelle
La sezione inferiore è per le cartelle. Sarai responsabile della creazione delle cartelle e dell'acquisizione delle immagini che risiederanno in esse. Le informazioni dettagliate che inserisci nel
campo della cartella creano le informazioni descrittive chiamate metadati. I metadati vengono visualizzati quando le immagini vengono pubblicate sul sito di FamilySearch.
Un modo per visualizzare i progetti, gli elenchi di documenti e le cartelle è pensare a un archivio dell'ufficio.
- Il progetto può essere paragonato all'archivio nel suo insieme.
- Gli elenchi di documenti possono essere paragonati ai cassetti all'interno dell'armadietto. Aiutano a organizzare tutti gli elementi dell'archivio in gruppi più piccoli e consultabili.
- Ovviamente, le cartelle digitali possono essere paragonate alle cartelle di file. Rappresentano una serie specifica di documenti da archiviare nel cassetto dei file più grande.
A volte potresti scoprire che gli elenchi di documenti non coprono tutti i documenti fisici. Ti potrebbe essere chiesto di acquisire i documenti dal custode dei documenti, oppure potresti persino individuare documenti che ritieni possano essere utili a FamilySearch che non rientrano in uno degli elenchi di documenti. Acquisire documenti al di fuori degli elenchi di documenti documentati può creare un problema legale collegato al nostro accordo contrattuali con il custode dei documenti.
Seguono alcuni esempi di elenchi di documenti che potrebbero creare problemi legali:
- Potresti avere 3 volumi di atti di nascita, ma solo il volume 2 e il volume 3 sono coperti dagli elenchi di documenti.
- Trovi documenti di tutela per una contea le cui date sono tra il 1900 e il 1910, ma l'elenco di documenti copre solo gli anni tra il 1900 e il 1905. Gli anni dal 1906 al 1910 non sono coperti da un elenco di documenti.
Non devi cambiare un elenco di documenti per coprire un intervallo di tempo più ampio, un numero di volumi o qualsiasi altra informazione. In entrambi i casi, devi richiedere un nuovo elenco di documenti.
La richiesta di un nuovo elenco di documenti deve essere discussa e approvata dal supervisore o dal direttore di area. La richiesta passerà attraverso un processo di revisione da parte di squadre legali e operative prima che possa essere approvata o negata.
Le seguenti sono due opzioni per creare una richiesta per un nuovo elenco di documenti, a seconda della versione del programma DCam che stai utilizzando:
- Opzione 1: La versione standard è più facilmente individuabile da una barra blu in cima allo schermo. Proponete questi elenchi di documenti tramite il supervisore o il manager di area, richiedendo un elenco di documenti che copra le informazioni che volete acquisire. Il supervisore farà la tua richiesta alla sede centrale e ti tornerà dopo aver preso una decisione. Se la richiesta è approvata, il supervisore ti darà la password necessaria per creare l'elenco di documenti.
- Opzione 2: La versione on-line è più facilmente individuabile da una barra verde in cima allo schermo. Il processo per creare un nuovo elenco di documenti è leggermente diverso dalla modalità standard. Nel menu accanto al riquadro dell'elenco di documenti sullo schermo dei progetti, degli elenchi di documenti e delle cartelle, clicca Crea. Compila i campi obbligatori e clicca Salva per inviare la richiesta alla sede centrale. Prima di ricevere l'approvazione in modalità on-line, puoi acquisire le immagini per un nuovo elenco di documenti che hai richiesto.
Nota: Se la richiesta è negata, tuttavia, le cartelle e le immagini che hai acquisito nel nuovo elenco di documenti non possono essere accettate nel processo operativo. Il sistema del tuo computer non chiuderà e non trasporterà le cartelle e le loro immagini.
Usando gli esempi precedenti di elenchi di documenti che potrebbero creare un problema legale, il primo volume del primo esempio potrebbe essere stato dimenticato dal rappresentante iniziale di FamilySearch che ha inserito i dati dell'elenco di documenti. È necessario fotografare tali immagini. In questo caso, il nuovo elenco di documenti sarebbe stato approvato e le immagini che hai acquisito nelle cartelle al suo interno sarebbero state accettate.
Nel secondo esempio, le date tra il 1906 e il 1910 potrebbero essere già state acquisite. L'elenco di documenti suggerito non è obbligatorio. In questo caso, l'elenco di documenti sarebbe negato. Qualsiasi opera tu abbia fatto sotto quell'elenco di documenti non sarebbe stata accettata.
Una delle migliori pratiche è iniziare a creare cartelle e ad acquisire immagini all'interno di un elenco di documenti che non richiedono il processo di approvazione. In questo modo puoi creare con sicurezza cartelle e acquisire immagini in attesa dell'approvazione degli elenchi di documenti che hai suggerito.
Il gruppo digitale più semplice di documenti con cui lavorerai è una cartella digitale. Ogni cartella digitale è definita in base a un'unità d'archiviazione, che è il gruppo naturale più piccolo di documenti con cui stai lavorando.
Un'unità per l'archiviazione potrebbe essere un singolo oggetto (un libro) o qualcosa che si può raccogliere con una mano (una cartella). Ad esempio, una cartella che contiene un anno di certificati di morte per una singola contea è un'unità di archiviazione e definirebbe una cartella digitale.
Anche se un file box appare per raggruppare le cose, un file box contenente più pacchetti di successione non sarebbe un'unità d'archiviazione. Ogni fascicolo di successione all'interno della scatola creerebbe il gruppo naturale più piccolo. I singoli pacchetti di successione sono un'unità d'archiviazione e definiscono la propria cartella digitale.
Ogni volta che crei una cartella digitale, le informazioni dell'elenco di documenti vengono inserite automaticamente nella schermata della cartella. Un elenco di documenti è solo una suddivisione più piccola del progetto. Il progetto è molto ampio e contiene intervalli di volume, intervalli di tempo e tipi di documenti che non sono specifici dei documenti che stai acquisendo. Le informazioni devono essere cambiate nella cartella per essere specifiche per l'unità d'archiviazione. Questo assicura che la cartella digitale sia unica.
Una volta che hai scelto il progetto e l'elenco di documenti corretti dal menu a sinistra della sezione cartelle, segui i passi seguenti per inserire o modificare ciascun campo:
Passo 1: Clicca Crea. Viene visualizzata la schermata delle cartelle.
Passo 2: In cima alla schermata del campo Informazioni sull'utilizzo della cartella, lascia vuoto il campo a meno che non sia necessario reinserire le informazioni relative a quell'elenco di documenti.
Nota: Potrebbero esserci circostanze in cui modificare le informazioni in questo campo.
3º passo: Nel campo titolo del documento, inserite il titolo descrittivo assegnato all'unità d'archiviazione, come il nome sul dorso del libro. Questo non include la data, il volume o la località.
4º passo: Nel campo designazione del volume, inserite la lettera, il numero o il carattere speciale per identificare l'unità di archiviazione. Alcuni esempi sono il numero 3 o il numero romano III.
Nota: Non inserire i significati come Vol o Box, date o località. Se non c'è un tipo di volume, inserisci 3 trattini (- - -) in questo campo.
Passo 5: Nel campo date, usa i dati specifici dell'unità d'archiviazione che stai acquisendo. Ciò comprende quando gli eventi sono stati registrati o quando sono stati creati i documenti. Per cambiare le date in modo che riflettano l'intervallo di tempo dell'unità di archiviazione, clicca la freccia accanto al relativo campo dell'anno.
Nota: In genere, le date saranno periodi interi di anni. Se i record riguardano l'intero anno del 1837, inserisci 1837 nel riquadro della prima data e inserisci 1837 nel riquadro della seconda data. Se la data include più anni, come ad esempio dal 1837 al 1840, inserisci 1837 nel riquadro della prima data e 1840 nel riquadro della seconda data.
Nota: I mesi devono essere usati solo se l'unità d'archiviazione copre anni parziali. Un esempio è l'intervallo di tempo tra febbraio 1837 e giugno 1838. Se il campo del mese non compare, per visualizzare il campo del mese, clicca il riquadro del mese.
6º passo: Per effettuare una selezione, clicca il menu a tendina.
Nota: I giorni vengono aggiunti solo se l'unità d'archiviazione copre mesi parziali. Un esempio di quando specificare i giorni è l'intervallo di tempo compreso tra l'1 giugno 1837 e il 15 giugno 1837. Se il campo giorni non compare, per visualizzare il campo dei giorni, spunta il riquadro del giorno.
Nota: L'abbreviazione Ca. significa circa ( o approssimativamente). Non usarlo mai per approssimare i periodi di tempo.
7º passo: Se le informazioni non sono scritte nei contenitori del documento, trova le date individuali o gli intervalli di tempo nei documenti stessi. Non appena inserisci una data, il riquadro Queste date sono confermate corrette viene spuntato automaticamente.
Nota: Se i campi della data sono corretti perché sono stati compilati automaticamente dall'elenco di documenti, non è necessario cambiarli. Potrebbe essere necessario spuntare manualmente il riquadro.
8º passo: Inserisci il numero di riferimento dell'archivio se il depositario te ne fornisce uno. Questo è un numero esclusivo che i custodi dei documenti usano per identificare e tenere traccia dei loro documenti. L'impostazione predefinita di questo campo è che sia generato un numero di riferimento per l'archiviazione in base ai campi che hai già completato (un processo chiamato concatenazione).
Esempio: Per le nascite ritardate, volume 22 dell'anno 1837, il programma concatena il titolo del documento, la designazione del volume e i campi delle date per creare il record Delayed Births_22_1837.
9º passo: Preparati a inserire le informazioni nel campo località. Il campo località è popolato dall'elenco di documenti, ma può essere troppo generico. Devi assicurarti che la località nel campo rappresenti i documenti in mano in modo molto specifico.
Esempio: Se l'elenco di documenti è per lo Stato dello Utah, devi controllare i documenti e individuare quale città e contea è coperta e poi aggiungere tali dettagli.
10º passo: Per inserire le informazioni nel campo località, inizia a digitare il campo. Viene visualizzato un menu a tendina che ti permette di fare una selezione. La località che scegli deve essere quanto più possibile dettagliato. Le seguenti dichiarazioni lo spiegano ulteriormente:
- Il nome di una parrocchia è più specifico di una città.
- Il nome di una città è più specifico di una contea.
- Il nome di una contea è più specifico di uno stato.
Nota: Anche se la località dovrebbe essere quanto più completa possibile, fai attenzione a non apportare cambiamenti che rendano la cartella non più correlata all'elenco di documenti.
Esempio 1: Inizia a scrivere Salt Lake nel campo della località. Il sistema genera opzioni nel menu a tendina che ti permettono di scegliere tra le opzioni come Salt Lake City, Contea di Salt Lake, Utah, Stati Uniti (1896–oggi).
Esempio 2: Se le date nei documenti sono precedenti al 1896, scegli Salt Lake, Territorio dello Utah, Stati Uniti (1850–1896).
Nota: Ricordati di tutti i fattori determinanti nei documenti quando scegli dal menu, come quando sono state stabilite le località.
Se cambiare la cartella significa che non è più correlata all'elenco di documenti, allora l'elenco di documenti che stai usando probabilmente non è corretto. In questo caso, cancella la cartella, trova l'elenco di documenti corretto e ricomincerà il processo di creazione della cartella.
Se non trovi la località specifica di cui hai bisogno, puoi aggiungere un luogo provvisorio cliccando Aggiungi luogo più specifico. Quando usi questa opzione, compare una finestra di dialogo che ti permette di inserire le informazioni. Il luogo rimane provvisorio fino a quando la sede centrale non la convalida. Se il luogo non è convalidato, ti verrà chiesto di apportare dei cambiamenti alla località e di rispedire le immagini.
11º passo: Di norma, i campi della lingua sono compilati da FamilySearch. La lingua principale deve essere la lingua più comunemente usata nei documenti. Se trovi altre lingue nei documenti, puoi aggiungerle nel campo delle altre lingue selezionandole dai menu a tendina.
Nota: I nomi di persone in una lingua diversa non sono considerati un'altra lingua.
12º passo: Quando inizi a digitare il campo tipo di documento, viene visualizzato un menu a tendina. Scegli la descrizione più specifica possibile per il tipo di record.
Esempio: Se la descrizione auto-compilata è un'successione, ma i documenti sono documenti di tutela, devi selezionare un record migliore. Sii quanto più possibile dettagliato nel tipo di documento che scegli. Inizia a scrivere l'omologazione delle successioni e a visualizzare un elenco di scelte. In questo caso, la scelta migliore sotto il titolo di successione è: Legal Record, Court Record, Probate Record, Probate Guardianship.
13º passo: L'area intitolata Altre informazioni permette di comunicare con i nostri team di Qualità dell'immagine, con i team operativi e con i nostri ospiti. Seleziona i tag descrittivi che identificano la condizione dei documenti e il modo in cui tale condizione si collega alla qualità delle immagini acquisite.
14º passo: Nel riquadro delle etichette disponibile a sinistra, evidenzia una descrizione come rilegatura stretta o una copia scadente dell'originale.
15º passo: Clicca la doppia freccia tra i due riquadri. Il tag descrittivo compare nel riquadro dei tag selezionato sul lato destro dello schermo.
Nota: L'utilizzo dei tag disponibili indica che la maggior parte dei documenti della cartella presenta il problema di qualità descritto dai tag. Se solo alcuni documenti hanno un problema, non usare questa funzione, ma tagga le immagini individualmente mentre le fotografi.
16º passo: Il campo dei commenti sulla cartella ti permette di fornire ulteriori informazioni sulla condizione del gruppo fisico di documenti per quanto riguarda la possibilità dell'ospite di effettuare la ricerca.
Esempio: Se alcune pagine sono vuote, inserisci un commento simile a Immagini 50–74 vuoto e, pertanto, non sono state acquisite. Se i certificati non sono in ordine numerico, inseriscili come commento. Fai un commento per qualsiasi cosa possa influire sull'esperienza degli ospiti nel cercare di trovare i propri antenati.
Non commenta le seguenti condizioni:
- Problemi con i documenti ovvi nelle immagini.
- La dimensione dei documenti.
- Che i documenti sono in un libro.
- Altre informazioni simili.
17º passo: Quando tutte le informazioni sono state registrate accuratamente nella schermata della cartella, clicca Salva e fotografa.
18º passo: Sei pronto a regolare l'apparecchio se non l'hai già fatto, oppure puoi iniziare ad acquisire le immagini.
Esperienze di apprendimento
Attività 1: Controlla la tua comprensione
- Quanti tipi di progetti si possono trovare nella sezione progetti?
- Con parole tue, definisci i seguenti elementi:
- Progetti
- Annunci
- Cartelle