La chiave del successo per le riunioni di famiglia

Leslie Albrecht Huber

Pianificare una riunione di famiglia di successo può essere impegnativo — ci si può immaginare di essere sommersi da tutti i dettagli e le decisioni. Prima di essere troppo stressati, ha senso chiedersi: che cosa renderà la riunione di famiglia un successo? Anche se ciascuno ha in mente una diversa immagine di come dovrebbe essere la riunione ideale, la maggior parte concorderà sul fatto che una riunione di successo unisce la famiglia e consente ai suoi membri di riallacciare i rapporti, di condividere storie ed esperienze e di accrescere la comprensione e l’amore per il proprio retaggio.

Per aiutarvi a individuare gli elementi principali della riunione e a liberare la mente per essere creativi su come raggiungere il vero obiettivo, abbiamo redatto una guida pratica alla pianificazione di una riunione di famiglia. Ci concentreremo sulle grandi domande che vi aiuteranno a sapere che siete sulla strada giusta e a far sì che ci sia più tempo per programmare gli aspetti più significativi dell’evento.

Se rispondete a queste domande il prima possibile, il resto dei dettagli si adatterà bene al quadro che avete costruito.

1. Che tipo di riunione avrete? Opzione 1:

   Una giornata memorabile

   Questa soluzione è indicata per:

   • Gruppi di qualsiasi dimensione
   • Membri della famiglia che vivono relativamente vicini. Se i membri della famiglia devono fare un lungo viaggio per la riunione, avere un evento di un solo pomeriggio potrebbe far credere che non ne valga la pena.

   Opzione 2:
   L’avventura di un fine settimana (o più)

   Questa soluzione è indicata per:

   • Gruppi da piccole a medie dimensioni
   • Membri della famiglia che vivono lontani

2. Quando sarà la riunione? Molte riunioni hanno luogo quando fa caldo e gli orari di lavoro sono flessibili. Tuttavia non si tratta di aspetti obbligatori. Fate un sondaggio veloce tra i membri della famiglia per trovare date che vadano bene.

   Una volta stabilita una data, non cambiatela — anche se vostro cugino Fred vi dice che è il giorno meno opportuno di tutto l’anno. Nessuna data andrà bene a tutti.

   Ecco alcuni strumenti utili a fare un sondaggio per scoprire il momento migliore per la maggior parte dei membri della famiglia:

   • Doodle
   • Survey Monkey

3. Dove si terrà la riunione? Abbiamo diviso i nostri consigli sul luogo in base al tipo di riunione.

   Una giornata memorabile Poiché questa dura un solo giorno, la posizione deve essere centrale e facile da raggiungere.

   • Opzione A: a casa di qualcuno

   Se il gruppo non è troppo numeroso e qualcuno è disposto a ospitarlo, una casa sarebbe perfetta. È gratuito e, se piove, tutti possono spostarsi al coperto.

   • Opzione B: un parco

   I parchi sono spesso economici e hanno un sacco di spazio per divertirsi all’aperto — assicuratevi solo di affittare un padiglione o avere un piano di riserva in caso di pioggia.

   • Opzione C: uno spazio al coperto in affitto

   Se siete disposti a pagare, questo vi garantisce che il meteo non interferirà.
   Avventura più lunga. Ci sono diversi modi per organizzarla: Eccone due da prendere in considerazione:

   • Opzione A: vicino a una famiglia

   Se c’è una località centrale vicino alla maggior parte delle persone, si potrebbe scegliere quella. Se così non fosse, si potrebbe tenere la riunione vicino a una famiglia e cambiare posto ogni anno in modo da essere vicini a una famiglia diversa. Entrambe le opzioni consentono di avere come base un’abitazione e di tagliare i costi di viaggio — almeno per una famiglia all’anno.

   • Opzione B: riunione con destinazione

   Scegliete semplicemente un posto divertente in cui andare. Il vantaggio di questa opzione è che molte famiglie non hanno i fondi per andare sia in vacanza sia a un ritrovo di famiglia, quindi questa soluzione permette loro di fare entrambe le cose contemporaneamente.
   

4. Dove dormiranno tutti?Questo aspetto riguarda soltanto le avventure di più giorni e dipende da dove si tiene la riunione. Ecco alcune possibilità:

   • Opzione A: a casa di un membro della famiglia Nelle giuste condizioni (la riunione è vicino alla casa di una famiglia, la famiglia ha spazio, il gruppo è abbastanza piccolo da poter trovare posto nella casa, e ritenete che nessuno si strangolerà a vicenda), potete fare in modo che tutti stiano a casa di qualcuno.
   • Opzione B: casa in affitto Se non è realistico stare a casa di una famiglia, ma vi piace l’idea di poter condividere i pasti e stare seduti insieme in soggiorno a parlare dopo che i bambini sono andati a letto, cercate online una casa grande da affittare.
   • Opzione C: appartamenti/camere di albergoPer gruppi più numerosi o famiglie che preferiscono avere il proprio spazio e la propria privacy, prendete in considerazione la possibilità di affittare appartamenti o stanze di albergo vicini.
   • Opzione D: sotto le stelleUn ambiente all’aperto, come il campeggio in tende o in bungalow vicini, significa avere spazio per radunarsi all’aperto (se non piove).

   Una volta prese queste prime quattro decisioni, fate un respiro profondo. Il peggio è passato! Se necessario si possono prendere altre decisioni entro un paio di settimane dall’evento. Ecco le ultime due domande a cui rispondere:
   

5. Che cosa mangerete alla riunione di famiglia?
   • Opzione A: ognuno porta qualcosaSe le famiglie vivono nelle vicinanze, i pasti in cui tutti condividono qualcosa sono economici e adatti a un evento di un solo giorno.
   • Opzione B: catering o da asportoQuesta soluzione può funzionare per un evento in cui ci sia solo un pasto o per il pasto principale di un evento più lungo. Assicuratevi di trovare un modo affinché le persone possano contribuire ai costi.
   • Opzione C: dividere il caricoPer riunioni più lunghe, ricordate che riunirsi almeno per alcuni pasti garantisce di avere del tempo utile a creare legami. Fate sì che ogni famiglia si occupi di un pasto e scelga ciò che le va più a genio — che sia cucinare un pasto con quattro portate o ordinare la pizza.

6. Quali attività dovreste fare alla riunione? Anche se potete essere elaborati quanto volete, questa è un’area in cui è possibile semplificare molto. Invece di scelte, abbiamo messo a disposizione queste idee:

   • Sfruttate al meglio i tempi dei pasti. Concentratevi sul cibo e sul tempo per parlare e riducete al minimo le attività organizzate. Offrite semplici alternative per i bambini e gli adolescenti — un parco giochi in un parco, una palla da calcio e da football, alcune semplici attività manuali o alcuni giochi che non richiedano molta preparazione.
   • Condividete la programmazione. Per gli eventi più lunghi, suddividete per giorno le responsabilità di pianificazione tra le famiglie.
   • Offrite alternative. Programmate gite e attività che funzionino per diverse età e capacità e lasciate che le persone scelgano cosa va bene per loro.
   • Abbiate a disposizione alcune attività per il tempo libero. Giochi e film possono riempire un inaspettato pomeriggio piovoso.

   Consiglio 1: non programmate troppo. Ricordatevi che i gruppi numerosi impiegano molto tempo per fare qualsiasi cosa.
   Consiglio 2: siate flessibili. Non spingete le persone a partecipare alle attività. Se qualcuno vuole saltare il gioco per chiacchierare o rinunciare all’escursione per dormire, lasciate che faccia.

Quando pianificate, ricordate cosa significa davvero il successo di una riunione di famiglia e prendete decisioni che vi aiutino a raggiungerlo — e sarete sulla buona strada per creare un evento che tutti ricorderanno.