A RootsTech 2024, dirigenti di archivi e responsabili della preservazione di documenti storici di tutto il mondo si sono riuniti per l'Archives and Records Custodian Symposium (link disponibile in alcune lingue) per condividere approfondimenti sulla raccolta e il salvataggio di documenti storici. I registri preservano la «memoria collettiva dell'umanità e, attraverso la trasformazione digitale, possiamo davvero essere anche la memoria accessibile per la società», ha dichiarato il dott. Thomas Aigner.
Un gruppo di quattro leader del settore, moderato da Michael Colemere, direttore dell'area Asia Pacifico di FamilySearch, ha condiviso la propria esperienza nella gestione di tali registri. Tra i relatori figurano:
- Dott.ssa Yolanda Camacho-Zapata, Direttrice dell'Archivio Storico dello Stato di San Luis Potosí in Messico
- Dr. Emmanuel Calairo, presidente della Commissione storica nazionale delle Filippine
- Carlos Serrano-Vásquez, direttore esecutivo del Consiglio internazionale degli archivi
- Dott. Thomas Aigner, amministratore delegato di Heritage Consulting GmbH
Nota: questi link e il video della tavola rotonda sono disponibili solo in alcune lingue.
Questo gruppo di esperti a livello mondiale ha affrontato l'importanza di salvare le informazioni registrate prima che vadano perse nel tempo. Con il deterioramento dei documenti scritti in tutto il mondo, la cosa migliore che chiunque può fare è insegnare agli altri quanto siano importanti i documenti storici in modo da poterne salvare di più per le generazioni future.
Perché i documenti sono importanti
La documentazione scritta è di vitale importanza per salvare i ricordi. Altrimenti, quando una persona muore, i suoi ricordi se ne vanno con lei. E quei ricordi uniscono le famiglie. "I documenti riguardano le persone... Tutto ciò che è stato fatto per conservare quei documenti nella loro forma originale è merito delle persone», ha detto il dottor Calairo.
Siamo tutti imparentati e stiamo creando un albero che collega così tante persone. Ci aiuta a scoprire come siamo collegati gli uni agli altri. I registri collegano dei punti tra le persone, rendendo possibile tracciare quei rapporti di parentela.
Una corsa contro il tempo
I danni causati dal passare del tempo, le forze della natura, i disastri naturali e causati dall'uomo possono distruggere documenti significativi e con essi importanti fatti storici. Gli archivi gestiti con abilità sono essenziali per conservare i vecchi registri e mantenerli in buone condizioni.
La dott.ssa Camacho-Zapata ha raccontato di una raccolta di documenti conservati in sacchetti di plastica in un ambiente caldo e umido. «Qualcuno ha detto loro che era il modo migliore per conservarli. Vedevo i documenti morire lentamente all'interno delle borse».
Troppo spesso, man mano che le collezioni crescono e diventano ingombranti, vengono nascoste in soffitte e scantinati dove si deteriorano. Possono essere danneggiati da insetti, roditori, umidità e calore e possono essere completamente distrutti da incendi, inondazioni, guerre e disastri simili.
È chiaro che «la carta alla fine muore», ha osservato il dott. Aigner. È essenziale utilizzare metodi migliori per conservare i vecchi documenti e il loro contenuto così com'era originariamente riportato.
Modi nuovi e migliori per salvare la storia
Gli archivi di tutto il mondo si sforzano di raccogliere e conservare documenti storici, conservandoli in condizioni di sicurezza. Ove possibile, queste organizzazioni utilizzano la tecnologia per creare copie accessibili dei documenti originali. «La digitalizzazione dei registri è una delle risposte migliori», ha affermato il dott. Camacho-Zapata.
«40 anni fa, non pensavamo nemmeno alla digitalizzazione, ma i progressi tecnologici negli ultimi 34 anni hanno cambiato tutto», ha osservato il dott. Aigner. «Ora abbiamo un nuovo ruolo per quanto riguarda l'identificazione delle persone [del passato]».
Lo stesso vale per i documenti personali. La digitalizzazione delle immagini e il loro invio ai membri della famiglia non solo aiuta a condividere il patrimonio con la famiglia, ma fornisce anche una rete di sicurezza contro eventuali perdite. Il backup delle copie dei ricordi di famiglia protegge informazioni e ricordi preziosi.
I nuovi progressi continuano a cambiare il panorama della conservazione dei documenti con l'arrivo dell'intelligenza artificiale (IA). «L'intelligenza artificiale sta aprendo un'enorme priorità di opportunità e ci offre molti strumenti con cui lavorare per l'indicizzazione... l'elaborazione del linguaggio... il riconoscimento delle immagini... [e] il collegamento dei documenti», ha osservato Serrano-Vesquez. Ha continuato descrivendo come l'intelligenza artificiale consentirà di effettuare connessioni tra database e faciliterà il lavoro in modi nuovi.
«L'intelligenza artificiale e progressi simili possono ora consentire di accedere alle informazioni dai documenti come mai prima d'ora», ha aggiunto il dott. Aigner.
Il ruolo dell'IA, intelligenza artificiale, nella tenuta dei registri
Poiché è nuova, all'inizio, l'intelligenza artificiale può anche essere «un po' spaventosa». Mentre le persone cercano di capire cos'è e cosa può e non può ancora fare, è importante verificarlo con occhi umani. «L'intelligenza artificiale... è un po' più facile per la ricerca, ma in realtà ci apre alcune altre sfide. Perché come faremo a sapere che ciò che è stato messo insieme è effettivamente giusto?» ha detto il dott. Comacho-Zapata. I curatori devono essere vigili e controllare l'accuratezza dei database prodotti dall'intelligenza artificiale, con la consapevolezza che l'output, risultato finale, dell'IA non è perfetto.
Il gruppo di esperti ha rilevato che, utilizzata in modo appropriato, l'IA ha e continuerà a rivoluzionare i propri sforzi attraverso l'indicizzazione, la traduzione, la revisione e la creazione di alberi familiari. Il lavoro degli archivisti per mantenere i registri accessibili e disponibili diventa più facile man mano che l'IA diventa sempre più affidabile.
In FamilySearch, l'intelligenza artificiale è stata implementata per identificare le parole nei vecchi documenti scritti a mano. FamilySearch ha utilizzato per la prima volta questa tecnologia su documenti spagnoli scritti a mano. Dopodiché gli esseri umani esaminano i documenti per contribuire a migliorare l'accuratezza.
L'IA è diventata anche preziosa per aiutare a fornire agli utenti di FamilySearch suggerimenti online abbinando i documenti alle persone a cui possono riferirsi nel sistema. L'intelligenza artificiale viene "addestrata" a fornire risposte corrette almeno il 90% delle volte prima di poter essere utilizzata con successo per aiutare gli utenti a trovare i documenti giusti.
Nonostante questi enormi progressi, è in serbo un futuro più grande e migliore. Ora ci troviamo nello stesso punto dell'IA in cui si trovava l'internet dial-up rispetto all'internet semplificato di oggi. Le prospettive per il futuro sono enormi. L'intelligenza artificiale generativa aiuta già a digitalizzare, indicizzare e creare storie, ma ci sarà molto di più.
I progressi di FamilySearch per i documenti accessibili
FamilySearch offre una delle più grandi raccolte di documenti digitalizzati al mondo, cercando costantemente di raccogliere e conservare documenti di importanza genealogica ovunque si trovino. I documenti digitalizzati sono disponibili online gratuitamente per gli utenti di FamilySearch.
Per creare la sua enorme raccolta di documenti, FamilySearch sviluppa collaborazioni con archivi di tutto il mondo. I documenti originali rimangono nei loro archivi e FamilySearch ne conserva una copia digitale e rende disponibili le copie online a discrezione degli archivi partner e restituisce una copia digitalizzata all'archivio partner.
Cinquecento troupe fotografiche stanno attualmente scansionando i documenti negli archivi di tutto il mondo. Digitalizzano migliaia di documenti ogni giorno con milioni di nomi. Tali documenti digitalizzati sono disponibili gratuitamente online su FamilySearch.org o attraverso più di 5.000 Centri FamilySearch in tutto il mondo. La Biblioteca di FamilySearch ospita anche 537.000 libri e periodici, molti dei quali sono disponibili online.
Nel tentativo di conservare anche le storie orali, che sono particolarmente soggette alla perdita, FamilySearch registra genealogie orali in Africa, Oceana, Filippine, Sud Pacifico e Americhe. Grazie a questo sforzo, hanno raccolto 253 milioni di nomi attraverso 1 milione di interviste, contribuendo a preservare le storie e le culture di queste persone.
Guarda il FamilySearch Tech Forum a RootsTech 2024 per conoscere la nuova tecnologia che FamilySearch utilizza per aiutare i ricercatori a trovare la loro famiglia.
Passa parola
Gli archivisti presenti a Rootstech hanno condiviso le loro preoccupazioni sul fatto che quando il pubblico non riconosce l'importanza dei documenti, questi sono a rischio di essere persi. Hanno convenuto che è essenziale istruire chi crea documenti (governo, registri locali, comuni e pubblico) su come conservarli.
Troppo spesso, i documenti vengono dimenticati negli scantinati, dove possono essere danneggiati, rubati o distrutti. Troppo spesso, i documenti vengono lasciati disorganizzati, rendendo quasi impossibile trovarli e identificarli. A volte, vecchi documenti importanti vengono addirittura messi nel mucchio di spazzatura.
L'istruzione delle persone e dei governi aiuta a prevenire perdite inutili. Lavorando insieme, è possibile salvare i documenti e conservare la storia. La creazione di collaborazioni può anche essere preziosa per condividere risorse e sforzi.
Per piccoli progetti come i ricordi di famiglia, persone e famiglie possono trarre vantaggio dall'utilizzo di un "collaboratore" con l'attrezzatura per digitalizzare le copie dei propri documenti. Alcune entità, come la Biblioteca di FamilySearch e le università, sono ben preparate con le attrezzature e le competenze per aiutare.
In FamilySearch è nostra premura collegarti alla tua famiglia e offriamo esperienze di scoperta divertenti e servizi di storia familiare gratuitamente. Perché? Perché abbiamo a cuore le famiglie e crediamo che collegare le generazioni possa migliorare la nostra vita ora e per sempre. Siamo un ente senza scopo di lucro patrocinato da La Chiesa di Gesù Cristo dei Santi degli Ultimi Giorni. Per saperne di più su ciò in cui crediamo, clicca qui.
