Dall’archivio al tempio: da dove provengono i progetti di indicizzazione

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Prima che il nome di un antenato possa essere portato al tempio, deve essere trovato. L’indicizzazione e l’arbitrato rendono il processo di ricerca assai più semplice e più rapido di quanto avveniva nel passato, ma prima che una serie di documenti di medie dimensioni possa essere anche solo indicizzata dai volontari è necessario che venga svolto tanto lavoro diligente. Segue un riepilogo del percorso attraverso cui passano i documenti storici prima di essere indicizzati e pubblicati e, infine, prima di essere inviati al tempio.

1. Scoperta dei documenti e ordine di priorità

Ci sono tanti documenti storici nel mondo. Molti di loro sono ben noti ai genealogisti, altri non così tanto. Qualsiasi raccolta deve essere scoperta prima di essere indicizzata dai volontari di FamilySearch. I rappresentanti di FamilySearch scoprono spesso raccolte di valore parlando con archivisti, bibliotecari e genealogisti che conoscono bene i loro registri locali. Si prediligono documenti che descrivono i rapporti familiari, che contengono dati anagrafici (nascita, matrimonio e morte) e coprono un’ampia fascia della popolazione.

2. Negoziazione sul campo

Una volta individuati documenti di valore genealogico, i rappresentanti di FamilySearch lavorano con il custode dei documenti per ottenere una licenza di pubblicazione. L’accordo più comune è una specie di scambio: FamilySearch si impegna a coprire i costi di digitalizzazione e pubblicazione in cambio del diritto di pubblicare il contenuto su Internet. Inoltre, il custode riceve una copia dei file per uso personale.

3. Acquisizione delle immagini

Una volta ottenuto un accordo per la pubblicazione, FamilySearch mobilita il suo “esercito” per filmare i documenti. In passato, fare tali riprese di archivio significava dover microfilmare i documenti, ma ora praticamente tutte le immagini dei documenti vengono acquisite tramite apparecchi digitali. Attualmente, oltre 275 squadre si trovano in vari luoghi nel mondo a scattare foto di antichi documenti. Questi file digitali vengono rimandati a Salt Lake City su dei dischi rigidi o tramite Internet, dove vengono esaminati per un controllo sulla qualità. Se superano il controllo qualità, passano alla fase successiva.

4. Analisi interna e programmazione

Una volta arrivati, i documenti vengono esaminati nel dettaglio per determinare il modo migliore per renderli disponibili agli utenti. Le opzioni includono: catalogare (secondo il tipo, il periodo, il luogo e così via), rendere le immagini consultabili (accessibili on-line) e indicizzare (purché siano disponibili sufficienti indicizzatori volontari). I progetti vengono poi messi su un programma generale per essere completati man mano che le risorse diventano disponibili.

5. Impostazione per l’indicizzazione (compresa la traduzione)

Ogni raccolta da indicizzare deve essere impostata nel sistema d’indicizzazione con le istruzioni sul progetto, le immagini campione, le guide e una varietà di istruzioni particolari per assicurarsi che il lavoro proceda senza intoppi. Poiché il lavoro comprende lingue diverse dall’inglese, in molte raccolte ci si avvale dell’aiuto di specialisti linguistici. Alcuni progetti sono così ampi o complessi che è necessario creare e fornire un addestramento speciale attraverso e-mail, seminari on-line e così via (come nel caso dell’iniziativa legata ai necrologi).

6. Il progetto prende vita!

Dopo aver preparato tutto, il progetto prende vita con l’indicizzazione di FamilySearch. I volontari possono iniziare a scaricare il loro lavoro e a riconsegnarlo a FamilySearch, una volta trascritti i documenti.– Jake Gehring

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