Gli archivisti di tutto il mondo si sono riuniti mercoledì 5 marzo 2025 presso il Salt Palace di Salt Lake City, nello Utah, per condividere riflessioni e tecniche per raccogliere e mantenere i documenti storici. Questo simposio per i custodi di archivi e documenti (ARC) è stato ospitato da FamilySearch International il giorno prima della conferenza RootsTech 2025.
I documenti storici preservati dagli archivisti rappresentano i ricordi collettivi dell’umanità, fornendo riflessioni e contesti a culture diverse. Questi documenti consentono agli storici e ai ricercatori di storie familiari di creare storie accurate e alberi familiari.
Privacy e accesso ai documenti archiviati
Una tavola rotonda moderata da Michael Colemere di FamilySearch ha affrontato le difficoltà di “Navigare la privacy negli archivi: le migliori pratiche per proteggere i dati personali”. Questa tavola rotonda ha preso in considerazione il modo in cui gli archivisti possono bilanciare gli obiettivi, a volte contrastanti, dell’accesso pubblico con i diritti alla privacy degli individui, pur preservando documenti delicati.
Archivisti esperti hanno parlato dei dilemmi etici e delle soluzioni tecnologiche per gestire e redigere i dati privati all’interno delle raccolte archivistiche. Tra i partecipanti c’erano il dr. Regalado Trota Jose, presidente della Commissione storica nazionale delle Filippine; Thiago Lima Nicodemo, direttore degli Archivi di Stato di San Paolo, Brasile; Leslie Weir, archivista di Library and Archives Canada; Brenda Mamvura, direttrice degli Archivi Nazionali dello Zimbabwe; e Steve Nickle, rappresentante senior per le relazioni istituzionali in Asia, nel Pacifico e nelle Filippine per FamilySearch International.
Riconoscendo la linea sottile tra rendere disponibili i documenti per la ricerca e proteggere i diritti alla privacy dei vivi, i partecipanti hanno parlato della grande varietà di leggi sulla privacy a livello internazionale, comprese le leggi e i regolamenti che governano i loro diversi paesi. “Le Filippine hanno alcune delle leggi sulla privacy più severe al mondo”, ha detto il dr. Jose. “Eppure le persone desiderano ricercare la propria storia familiare e i propri dati. Nella maggior parte dei casi, la legge filippina richiede che le persone vengano in presenza negli archivi per accedere ai documenti”.
Le leggi di molti paesi sono complicate. Comprendono leggi federali, leggi di suddivisioni all’interno di un Paese — come gli stati e le province — e trattati con tribù indigene.
Gli archivisti hanno concordato che entrambi gli obiettivi sono importanti — la necessità di un accesso pubblico ai documenti storici, anagrafici e genealogici, e la necessità di proteggere i diritti alla privacy degli individui e delle famiglie.
Steve Nickle ha condiviso la sua esperienza nell’acquisizione di documenti per FamilySearch, lavorando con archivi e funzionari governativi di tutto il mondo. “L’obiettivo di FamilySearch è condividere documenti genealogici importanti del passato in modo che le persone possano collegarsi alle proprie famiglie”, ha detto Nickle. FamilySearch “si impegna a onorare, obbedire e sostenere le leggi” dei Paesi in cui radunano i documenti anche quando farlo diventa estremamente complicato.
FamilySearch ha firmato accordi con 170 Paesi, che richiedono conformità alle varie normative di ciascun Paese. Di conseguenza, FamilySearch ha acquisito alcuni documenti che non possono essere condivisi pubblicamente fino a quando non è passato un certo periodo di tempo. Altri devono essere condivisi solo nella Biblioteca di FamilySearch stessa. Le revisioni periodiche delle leggi sulla privacy sono assolutamente essenziali. “Un gruppo di avvocati esamina le leggi dei vari Paesi ogni due anni”, ha spiegato Nickle.
Utilizzo dell’IA nella protezione dei documenti
I rapidi progressi dell’intelligenza artificiale (IA) negli ultimi anni hanno rivoluzionato la raccolta e l’analisi dei documenti. Le applicazioni dell’IA possono aiutare gli archivisti a leggere e a trascrivere documenti scritti a mano, a interpretare documenti complicati, a trovare informazioni storiche per chiarire i documenti, a creare alberi familiari e a revisionare e a organizzare i documenti, anche differenziando l’uso privato da quello pubblico.
Consapevole di questi benefici, il gruppo è altrettanto consapevole dei potenziali problemi dell’IA e della necessità di supervisione umana sui modelli di apprendimento e sui risultati dell’IA. Tuttavia, sono giunti alla conclusione che l’IA sia preziosa per vari scopi, quando accompagnata da un’adeguata supervisione umana. Ciò che ad una persona potrebbe richiedere ore, settimane o persino anni, l’IA può farlo in minuti o secondi. L’IA continuerà a trasformare il lavoro degli archivisti.
Altre sessioni del simposio
Il simposio di mercoledì ha incluso altre cinque sessioni di apprendimento durante la giornata.
Documenti a rischio
Thomas Mark Nelson, manager per l’acquisizione di documenti di FamilySearch per l’Africa, ha parlato delle difficoltà incontrate nel preservare documenti importanti in “Documenti a rischio!”. I pericoli naturali e quelli creati dall’uomo potrebbero danneggiare o distruggere vecchi documenti scritti. Digitalizzare i documenti da conservare in più strutture è un modo per salvare le informazioni originali.
Le ricche storie ancestrali in Africa e in alcune altre aree del mondo fanno affidamento sulla memoria umana. Quando muoiono coloro che conoscono le storie, le storie muoiono con loro. Quando le generazioni più giovani lasciano i villaggi, potrebbero non imparare la storia delle loro famiglie. FamilySearch e altre organizzazioni genealogiche si stanno affrettando a scrivere quei ricordi mentre coloro che ricordano possono ancora condividerli.
L’IA può migliorare la scopribilità dei documenti
“Utilizzare le collaborazioni, l’intelligenza artificiale (IA) e l’impegno della comunità per migliorare la scopribilità dei documenti”, è stato gestito congiuntamente da Jill Reilly della National Archives and Records Administration (NARA) e da Ian James, product manager di FamilySearch.
NARA ha la raccolta più imponente di preziosi documenti storici del Paese, molti dei quali hanno valore genealogico. NARA sta collaborando con FamilySearch e organizzazioni simili, usando la propria tecnologia congiunta per rendere i documenti più visibili al pubblico.
Hanno detto che l’IA sta già rivoluzionando il lavoro di archivio, ampliando notevolmente la capacità degli archivisti di interpretare e accedere ai documenti storici. NARA e FamilySearch invitano i volontari ad assistere al progetto. Le due organizzazioni stanno sponsorizzando insieme un’esperienza di volontariato nel programma Partecipa di FamilySearch.
La prossima ondata di scoperte dell’IA
Andrew Gold, ingegnere ricercatore, e Jon Morrey, direttore portfolio dell’IA, entrambi di FamilySearch, hanno condiviso “Le scoperte dell’IA e il loro significato per gli archivi”. Hanno parlato della capacità dell’IA di svolgere i compiti molto più velocemente degli esseri umani e, in alcuni casi, di fare ciò che gli esseri umani non possono fare. Hanno condiviso modi in cui l’IA può essere usata sia dagli archivisti che dai ricercatori per trovare i documenti, con il promemoria che i risultati dell’IA devono essere controllati.
Soddisfare le necessità dei custodi di documenti
“Soddisfare le necessità dei custodi di documenti – Direzione futura di FamilySearch” è stato presentato da Jim Ericson, Orvill S. Paller e Dave Wilkes. Hanno parlato dei modi in cui FamilySearch sta cercando di soddisfare le necessità dei custodi dei documenti, consentendo l’accesso ai documenti ovunque si trovino. Hanno sottolineato la necessità di fare copie dei documenti per la salvaguardia e l’accesso al pubblico.
L’impatto dei documenti
Ryan Parker, product manager di Albero Familiare di FamilySearch, e Valerie Villalobos, progettista del sito, hanno condiviso il palcoscenico per il “Retaggio svelato — Il ruolo dei documenti nel legare le persone ai loro antenati e identità”. Hanno parlato dell’impatto in tutto il mondo delle scoperte familiari nei 130 anni trascorsi dalla fondazione della Società genealogica dello Utah (ora chiamata FamilySearch). Poiché i documenti storici di tutto il mondo possono essere facilmente consultati, stanno trasformando vite umane a livello globale. Questa sessione in presenza non è stata trasmessa o registrata.
Che cos’è RootsTech?
RootsTech è un posto in cui apprendere, essere ispirati e creare legami attraverso la storia familiare. Organizzata da FamilySearch e patrocinata da altre importanti organizzazioni genealogiche, abbiamo centinaia di lezioni tenute da esperti, video di consigli utili e storie edificanti che possono aiutarti a vivere la storia familiare come mai prima d’ora. Visita la nostra biblioteca di apprendimento on demand o pianifica di unirti a noi per il prossimo evento della conferenza, virtuale o in presenza.
