Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk memutuskan apakah dua catatan tentang orang yang sama:
- Dengan saksama tinjau informasi berikut pada kedua catatan. Semakin banyak informasi yang dimiliki catatan yang sama, semakin besar kemungkinannya untuk menjadi duplikat.
- Nama, tanggal, dan tempat orang dan anggota keluarga
- Pernyataan alasan
- Sumber
- Pembahasan
- Catatan
- Sketsa kehidupan
- Tinjau hubungan keluarga. Setelah penggabungan selesai, hubungan keluarga apa pun pada catatan yang dihapus juga terhapus kecuali Anda memindahkannya ke catatan yang dipertahankan.
- Simpan catatan yang paling lengkap atau benar. Bila perlu, tukar posisi artikel yang Anda lihat pada layar agar Anda menyimpan artikel yang paling akurat dan lengkap. Tukar catatan dari kanan ke kiri bila perlu.
- Putuskan apakah Anda harus memindahkan informasi apa pun dari kemungkinan duplikat pada catatan yang disimpan.
- Jika nama, kelahiran, atau informasi lainnya adalah sama pada kedua catatan, klik informasi itu untuk menampilkan detail lebih lanjut. Simpan versi itu dengan pernyataan alasan terbaik.
- Jika catatan di sebelah kiri berisi duplikat orangtua, pasangan, atau anak, tambahkan mereka ke catatan yang dipertahankan. Anda dapat menggabungkan duplikat ini nanti.
- Sebelum Anda memfinalisasi penggabungan, tinjau pekerjaan Anda.
- Bila disarankan, masukkan pernyataan alasan yang menjelaskan bagaimana Anda menyimpulkan bahwa catatan itu adalah duplikat.