Verseny az idővel: Levéltárak és feljegyzésgazdák szimpóziuma

Anyakönyvi feljegyzéseket tartalmazó, szétmálló régi könyvet kézben tartó személy fényképe

A RootsTech 2024-en levéltárak vezetői és feljegyzésgazdák gyűltek össze szerte a világból a Levéltárak és feljegyzésgazdák szimpóziumára (bizonyos nyelveken elérhető hivatkozás), hogy meglátásokat osszanak meg a történeti feljegyzések összegyűjtéséről és megmentéséről. A feljegyzések őrzik „az emberiség közös emlékezetét, és digitális átalakítással a társadalom számára ténylegesen elérhető emlékezet is lehetünk” – mondta Dr. Thomas Aigner.

Négy iparági vezető a FamilySearch ázsiai és óceániai területi igazgatója, Michael Colemere által vezetett panelbeszélgetésében megosztotta az ilyen feljegyzések karbantartására vonatkozó szakértelmét. A panelbeszélgetések szereplői voltak:

Megjegyzés: Ezek a hivatkozások és a panelbeszélgetés videófelvétele csak néhány nyelven érhetők el.

A levéltárosok moderátorral folytatott panelbeszélgetéséről készült fénykép a RootsTech ARC-szimpóziumán, 2024

A panelbeszélgetés szerte a világból érkezett szakértői beszéltek a feljegyzett adatok idejében történő megmentéséről, mielőtt azok az idő múlásával elvesznének. Mivel világszerte egyre inkább elértéktelenednek az írott feljegyzések, a legjobb, amit tehetünk az, hogy felvilágosítunk másokat a történeti feljegyzések fontosságáról, hogy még többet meg lehessen menteni a jövő nemzedékeinek.

Miért számítanak a feljegyzések

Az írott feljegyzések életbevágóan fontosak az emlékek megőrzéséhez. Máskülönben ha valaki meghal, akkor az emlékei is eltávoznak vele. Márpedig ezek az emlékek kapcsolják egymáshoz a családtagokat. „A feljegyzések az emberekről szólnak. […] Minden, amit ezen feljegyzések eredeti formájában történő megőrzéséért teszünk, az emberekért van” – mondta Dr. Calairo.

Mindannyian unokatestvérek vagyunk, és olyan fát hozunk létre, amely sokakat összeköt. Segít nekünk felfedezni, hogyan kapcsolódunk egymáshoz. A feljegyzések egymáshoz kötik az embereket, és lehetővé teszik ezeknek a családi kapcsolatoknak a nyomon követését.

Verseny az idővel

Az idő múlásával bekövetkező pusztulás, a természet erői, valamint a természeti és ember alkotta csapások jelentős feljegyzéseket semmisíthetnek meg, bennük fontos történelmi tényekkel. A hozzáértéssel kezelt levéltárak elengedhetetlenek a régi feljegyzések karbantartásához, hogy jó állapotban maradjanak.

Dr. Camacho-Zapata mesélt egy olyan dokumentumgyűjteményről, amelyet meleg, párás környezetben műanyag zacskókban tároltak. „Valaki azt mondta nekik, hogy ez a megőrzésük legjobb módja. Láttam, hogy a dokumentumok lassan szétmállanak a zacskókban.”

Túlságosan gyakran előfordul az, hogy a gyűjtemények bővülésével és ormótlanná válásával elteszik ezeket a padlásra vagy a pincébe, ahol tönkremennek. Kárt tehetnek bennük a rovarok, a rágcsálók, a pára és a meleg, illetve teljesen elpusztíthatja őket a tűz, az árvíz, a háború és az ezekhez hasonló csapások.

„Nyilvánvaló, hogy a papír előbb vagy utóbb tönkremegy” – mondta Dr. Aigner. Elengedhetetlen, hogy egyre jobb módszereket használjunk a régi feljegyzések és az eredetileg megörökített tartalmuk megőrzésére.

A történelem megőrzésének az új és jobb módjai

A levéltárak szerte a világon igyekeznek összegyűjteni és megőrizni a történelmi dokumentumokat, biztonságos környezetben tárolva ezeket. Ahol csak lehetséges, ezek a szervezetek a technika használatával mások számára is hozzáférhető példányokat készítenek az eredeti feljegyzésekről. „A feljegyzések digitalizálása az egyik legjobb megoldás – mondta Dr. Camacho-Zapata.

„40 évvel ezelőtt még csak nem is gondoltunk a digitalizálásra, de az elmúlt 34 év technikai fejlődése mindent megváltoztatott” – állapította meg Dr. Aigner. „Most már új szerepünk van [a múltbéli] emberek beazonosításában.”

Ugyanez a személyes feljegyzésekre is igaz. A képek digitalizálása és családtagoknak történő elküldése nem csupán az örökség családon belüli megosztását segíti elő, hanem biztonsági hálót is alkot, hogy ezek ne vesszenek el. Ha biztonsági másolatot készítünk a családi mementókról, azzal értékes adatokat és emlékeket óvunk meg.

A mesterséges intelligencia megjelenésével az új előrelépések folyamatosan átalakítják a feljegyzések megőrzésének a színterét. „A mesterséges intelligencia egyre több lehetőséget teremt, és sok eszközt ad a kezünkbe az indexeléshez, …a nyelvi feldolgozáshoz, …a képfeldolgozáshoz, [és] a feljegyzések összekötéséhez” – jegyezte meg Serrano-Vesquez. Azt is elmondta, hogyan teszi lehetővé a mesterséges intelligencia az adatbázisok közötti kapcsolatok létrehozását és a munka új módokon történő elősegítését.

„A mesterséges intelligencia és a hozzá hasonló újítások most már minden eddiginél jobban lehetővé teszik a dokumentumokon lévő adatokhoz történő hozzáférést” – tette hozzá Dr. Aigner.

A mesterséges intelligencia szerepe a feljegyzésvezetésben

Mivel új – és még gyerekcipőben jár –, a mesterséges intelligencia ijesztő is lehet. Miközben az emberek megpróbálják megérteni, miről van szó, és mi az, amit meg tud, illetve még nem tud megtenni, fontos az ember általi ellenőrzés. „A mesterséges intelligencia …némileg megkönnyíti a kutatást, de valójában elénk tár néhány egyéb kihívást. Mert honnan fogjuk tudni, hogy tényleg úgy van az, amit összerak?” – vetette fel Dr. Comacho-Zapata. A kurátoroknak ébereknek kell lenniük és ellenőrizniük kell a mesterséges intelligencia által előállított adatbázisok pontosságát, tudva azt, hogy a mesterséges intelligencia terméke nem tökéletes.

A panelbeszélgetés kitért arra, hogy helyénvaló használattal a mesterséges intelligencia indexeléssel, fordítással, ellenőrzéssel és családfák létrehozásával újra és újra forradalmasítani fogja az erőfeszítéseiket, ahogyan azt eddig is tette. A levéltárosok dolga az, hogy továbbra is biztosítsák a feljegyzések hozzáférhetőségét, és ez könnyebb lesz akkor, ha a mesterséges intelligencia egyre megbízhatóbbá válik.

A FamilySearchnél a mesterséges intelligenciát régi, kézzel írt feljegyzéseken található szavak beazonosítására használják. A FamilySearch először kézzel írt spanyol feljegyzéseken használta ezt a technológiát. Aztán az emberek átnézik a feljegyzéseket, hogy segítsenek még pontosabbá tenni azokat.

A mesterséges intelligencia abban is mérhetetlen segítségnek bizonyult, hogy online javaslatokat tegyen a FamilySearch-felhasználóknak feljegyzések emberekhez párosításával, amelyet alkalmazhatnak a rendszerben. A mesterséges intelligencia ki van képezve rá, hogy legalább 90%-ban helyes válaszokat adjon, mielőtt sikeresen fel lehetne használni arra, hogy segítsen a megfelelő feljegyzésekhez vezetni a vendégeket. 

Ezek hatalmas előrelépések, de ami a jövőben vár ránk, az még terjedelmesebb és jobb. A mesterséges intelligencia vonatozásában ott vagyunk, ahol egykor a betárcsázós internettel a mai korszerű internethez képest. A jövőbeli kilátásaink lenyűgözőek. A generatív mesterséges intelligencia segít a digitalizálásban, az indexelésben és a történetek létrehozásában, de még sokkal több minden lesz ebből.

Régi feljegyzések szkennelésére digitális kamerát használó nő

A FamilySearch által a feljegyzések hozzáférhetősége érdekében tett lépések

A FamilySearch kínálja a digitalizált feljegyzések legnagyobb gyűjteményét a világon, és folyamatosan igyekszik genealógiai szempontból fontos feljegyzéseket gyűjteni és azokat karbantartani, bárhol legyenek is. A digitalizált feljegyzések online ingyenesen elérhetők a FamilySearch felhasználói számára.

A FamilySearch együttműködéseket alakít ki levéltárakkal szerte a világon, így hozva létre ezt a hatalmas feljegyzésgyűjteményt. Az eredeti feljegyzések a levéltárakban maradnak, a FamilySearch pedig megtart egy digitális másolatot, amelynek az online változatát közzéteszi a társult levéltár belátása szerint, és ezen társult levéltárhoz is eljuttat egy digitális másolatot.

Jelenleg ötszáz kameracsapat szkennel be feljegyzéseket levéltárakban szerte a világon. Naponta feljegyzések ezreit digitalizálják, nevek millióival. Ezek a digitalizált feljegyzések ingyenesen rendelkezésre állnak online a FamilySearch.org oldalán, illetve 5000-nél is több FamilySearch-központban szerte a világon. AFamilySearch Könyvtár pedig 537 000 könyvnek és folyóiratnak ad otthont, amelyek közül sok online is elérhető.

A különösen könnyen elvesző, szájhagyomány által fennmaradt történetek megőrzésére irányuló erőfeszítés részeként a FamilySearch Afrikában, a Fülöp-szigeteken, Óceániában, valamint az amerikai földrészen is feljegyez szájhagyomány útján továbbadott nemzedékrendeket. Ezen erőfeszítés eredményeként 1 millió interjú során 253 millió név gyűlt már össze, ami segít megőrizni ezeknek az embereknek a történetét és kultúráját.

Nézd meg a FamilySearch techfórumát a RootsTech 2024-en, hogy többet tudj meg arról az új technikáról, amelyet arra használ a FamilySearch, hogy segítsen a kutatóknak megtalálni a családjukat.

A felvilágosítás fontossága

A RootsTech panelbeszélgetésében résztvevő levéltárosok elmondták, mennyire aggasztja őket az, amikor a nagyközönség nem ismeri fel a feljegyzések fontosságát, és az a veszély fenyegeti a dokumentumokat, hogy elvesznek. Egyetértettek abban, hogy a – kormányzati, helyi nyilvántartási, önkormányzati, valamint nyilvános – feljegyzések készítőit meg kell tanítani rá, hogyan őrizzék meg azokat.

A feljegyzések túlságosan gyakran merülnek feledésbe a pincében, ahol megrongálódhatnak, ellophatják őket vagy megsemmisülhetnek. A feljegyzések túlságosan gyakran nincsenek összerendezve, ami szinte lehetetlenné teszi a megtalálásukat és a beazonosításukat. Időnként még jelentőségteljes, régi feljegyzések is a szemétben végzik.

Az emberek és az állami szervek felvilágosítása segít megelőzni a szükségtelen veszteségeket. Az összefogás megmentheti a feljegyzéseket és fennmaradhat a történelem. Az együttműködések kialakítása a források és erőfeszítések megosztásában is rendkívül értékes lehet.

Az olyan apró projektek esetében, amilyen a családi mementó, az egyének és a családok javára válhat egy olyan „partner”, akinek megvan a felszerelése a feljegyzéseik digitalizálásához. Vannak olyan helyek, például a FamilySearch Könyvtár és az egyetemek, ahol megvan a segítségnyújtáshoz szükséges felszerelés és szakértelem.



A FamilySearchnél törődünk azzal, hogy összekapcsoljunk téged a családoddal, valamint ingyenesen biztosítunk szórakoztató felfedezési élményeket és családtörténeti szolgáltatásokat. Miért? Mert becsben tartjuk a családokat, és hisszük, hogy a nemzedékek összekapcsolása képes jobbá tenni az életünket most és mindörökké. Az Utolsó Napi Szentek Jézus Krisztus Egyháza által finanszírozott nonprofit szervezet vagyunk. Ha szeretnél többet megtudni a hitelveinkről, kattints ide.

Címkék
Diane Sagers, writer for FamilySearch Blog
A szerzőről
Diane Sagers