Lorsque vous consultez l’index d’un document d'archives, vous pouvez découvrir que des renseignements supplémentaires sont nécessaires. Ou vous voyez des renseignements que vous souhaitez supprimer. Ajoutez ou supprimez des renseignements à mesure que vous améliorez la précision de l'index.
Avant de commencer
Déterminez si l'index vous permet d'ajouter ou de supprimer des renseignements. À partir d'une page de détails du document (la page qui affiche les renseignements indexés), cliquez sur Modifier.
- Si le bouton Modifier est grisé, vous ne pouvez pas modifier l'index.
- Si vous voyez une boîte contextuelle et quelques boutons Modifier, vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer des renseignements.
- Si un nouvel écran apparaît avec l'image du document, vous pouvez ajouter ou supprimer des renseignements. Continuez avec les étapes.
Étapes (site Internet ou mobile)
- En haut de la page des détails d'un document, cliquez sur Modifier.
- Dans le panneau de droite, recherchez la section dans laquelle vous souhaitez ajouter ou supprimer un champ. Cliquez sur l'icône crayon.
- Pour supprimer des renseignements, cliquez sur le lien Supprimer directement sous l'élément que vous souhaitez supprimer. Cliquez ensuite sur Sauvegarder.
Par exemple, vous voyez le nom plus d’une fois dans l’index. Sous les champs prénom et nom, recherchez et cliquez sur Supprimer le nom. - Pour ajouter des renseignements ou supprimer certains des champs indexés, recherchez et cliquez sur Ajouter plus de renseignements.
- Cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur X sur les champs que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Mettre à jour.
- Si vous avez ajouté un champ, vous pouvez désormais saisir des renseignements dans le nouveau champ.
- Cliquez pour Ajouter un Surlignage.
- Cliquez sur Nouveau Surlignage
- Cliquez et faites glisser le surlignage sur les renseignements de l'image du document.
- Cliquez sur Mettre à jour.
- Cliquez sur Enregistrer.