Projets Infinity - Création et conversion d'opportunités - SOP

09 mars 2023

Présentation du processus

Ce document décrit le processus de conversion des projets Rosetta vers le processus Infinity. Pour plus de détails et des instructions détaillées sur la création et la conversion d'opportunités, consultez l'outil de travail intitulé Projets Infinity — Création et conversion d'opportunités.

Public concerné

  • Superviseur des opérations appareils photos (ou superviseur d'appareils photo)
  • Stratégie de contenu
  • Responsable des relations sur le terrain (FRM)

  • Directeur régional des opérations (ROM) : il s'appelait autrefois le responsable de l'exécution opérationnelle (OXM)

Organigramme du processus

Organigramme

Processus

  1. Création de nouvelles opportunités

    SalesForce est utilisée pour créer de nouvelles opportunités dans FamilySearch GRMS.

    1. Connectez-vous à Salesforce Lightning Experience.
    2. Dans l'onglet déroulant Opportunités, cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle opportunité.
    3. Entrez les informations relatives à l'opportunité dans le Nom de l'opportunité.
    4. Sous Détails, fournissez les informations requises dans la liste déroulante Informations générales.
    5. Sélectionnez la date appropriée dans le champ Date limite du projet d'accord.

    6. Vérifiez les coordonnées des contacts requis dans le menu Contacts associés.

      • Créez un contact avec le donateur si une copie est requise.

  2. La conversion d'anciennes opportunités

    SalesForce est utilisée pour mettre à jour les anciennes opportunités dans FamilySearch GRMS.

    1. Connectez-vous à Salesforce Lightning Experience.
    2. Sélectionnez l'onglet Opportunités.
    3. Sous Nom de l'opportunité, sélectionnez l'opportunité qui doit être convertie.
    4. Sous le nom de l'opportunité, utilisez le nom correct et fournissez les informations requises.
    5. Assurez-vous que la date limite d'accord du projet est exacte et qu'elle inclut une date appropriée.

    6. Vérifiez les coordonnées des contacts requis dans le menu Contacts associés.

      • Créez un contact avec le donateur si une copie est requise.

  3. Création d'un transfert de valeur

    1. Cliquez sur Transferts de valeur pour accéder à la page de création d'une liste.
    2. Utilisez la flèche déroulante pour sélectionner Nouveau.
    3. Dans la fenêtre contextuelle Nouveau transfert de valeur, sélectionnez le type de transfert de valeur en cours de création.
    4. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la méthode d'acquisition d'image appropriée.
    5. Dans la section Centrale sélectionnez Droits d'image estimés et renseignez le plan de fonctionnement de la caméra (pour MAF).

    6. Dans la liste déroulante Livrables, sélectionnez Nouveau.

      • Créez un livrable destiné au donateur si une copie du donateur est requise,
    7. Dans la section Transferts de valeur, cliquez sur le lien du numéro de transfert de valeur pour créer des listes à l'intérieur.
    8. Cliquez sur la liste déroulante sous Listes et sélectionnez Nouveau.

    9. Sélectionnez le type de document le plus précis dans le vocabulaire contrôlé.

      • Si le type le type de document ne figure pas entrez ces informations dans la zone Type de document.

  4. Noms des types de documents et création d'un nouveau type de document

    Les noms de types de documents et l'endroit où ils se trouvent peuvent être différents. Il peut être nécessaire de créer un nouveau type de document si le type de document n'a pas été trouvé.

    1. Si aucun type de document n'a été trouvé, contactez le responsable de contenu de votre région. Cette personne soumettra la demande.

      • Le traitement de cette demande peut prendre plusieurs semaines.
    2. Une fois le nouveau type de document créé, il s'affichera dans la liste déroulante Type de document.
    3. Le responsable de contenu ou le FRM devra sélectionner le type de document approprié dans la liste.

  5. Localités et Ajouter une localité si elles ne sont pas présentes

    sont également sélectionnées à partir d'une liste liée à une base de données. N'oubliez pas de toujours saisir le niveau de localité le plus bas qui couvre tous les documents de la liste.

    1. Si le niveau de localité requis n'est pas présent, notez cette information dans la case Localité non trouvée

    2. Contactez ensuite le responsable de contenu de votre région. Cette personne soumettra la demande pour ajouter la localité requise.

      • Ce processus peut prendre plusieurs jours.

    3. Si la liste couvre plusieurs localités de niveau 1, laissez ce champ vide et ajoutez une note dans la case Localité non trouvée.

      • La case Localité non trouvée ne peut pas être laissée vide, car le processus de validation échouerait.

  6. Validation de l'opportunité

    Une fois l'annonce prête et toutes les spécifications nécessaires en place, le FRM validera l'opportunité

    1. Pour valider l'opportunité, cliquez sur l'onglet Valider.

      • Si l'opportunité n'est pas prête, un message d'erreur s'affichera et indiquera ce qui doit être corrigé pour que l'opportunité puisse être validée.

  7. Étape d'examen de l'opportunité

    Après validation, l'opportunité est examinée et approuvée par l'équipe des contrats et de la conformité (juridique).

    1. Le FRM définit le statut de l'opportunité sur CS 1 st Examiner dans le cadre de l'étape d'évaluation des opportunités.

      • Si la stratégie de contenu trouve des types de documents ou des localités non trouvés, elle soumet une demande de nouveau type de document ou de nouvelle localité et change le statut de l'étape d'examen de l'opportunité en Normes.
    2. Le statut d'évaluation des opportunités passe à MS Vérification une fois les demandes satisfaites

    3. L'étape suivante dépend de la création d'une nouvelle opportunité ou de la conversion d'une opportunité :

      • Pour une nouvelle opportunité, le service juridique attribue le statut de l'étape d'examen des opportunités à la gestion des opérations une fois l'opportunité approuvée.
      • Pour une opportunité convertie, le service juridique définit le statut de l'étape de révision de l'opportunité comme étant la gestion des opérations après que la stratégie de contenu et le service juridique aient tous deux approuvé les mises à jour.
    4. Un nouveau Projet de Pipeline est créé dans le cadre de l'opportunité une fois que l'OXM a reçu une notification par courriel concernant la liste des opportunités nouvelles ou mises à jour.

  8. Création d'un Projet de Pipeline

    L'OXM créera le Projet de Pipeline.

    1. Sélectionnez le numéro correct de transfert de valeur.
    2. Vérifiez que le statut de Rosetta Stone est défini sur Aucun.
    3. Définissez le statut RMS sur En file d'attente.
    4. Cliquez sur Enregistrer.
    5. Le projet Pipeline est maintenant créé et sera disponible sur le tableau de bord du superviseur des appareils photo.

  9. Conversion d'un Projet de Pipeline

    Si un projet Rosetta Stone existe déjà, l'OXM modifiera le projet Rosetta existant et le transformera en projet Infinity

    1. Sous Projets de Pipeline, cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner Modifier.
    2. Changez le statut du RMS pour le mettre en File d'attente.
    3. Cliquez sur Enregistrer. Le projet est créé pour être utilisé par Infinity et les informations Metis sont renseignées dans GRMS.
    4. Le projet sera disponible sur le tableau de bord du superviseur des appareils photo.

  10. Passer d'une annonce d'opportunité à un transfert de valeur

    1. À côté de Changer de propriétaire, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez Migrer les listes de documents.
    2. Sélectionnez le numéro de transfert de valeur vers lequel les listes sont migrées.
    3. Cochez les cases à côté des listes en cours de migration.
    4. Cliquez sur le bouton Transférer.

    5. Après avoir transféré les listes cliquez sur chaque annonce et sélectionnez les types de documents

      • Notez que la section Type de documents est désormais différente.

    6. Sélectionnez le type de document le plus précis dans le vocabulaire contrôlé.

      • Si le type de document n'est pas trouvé, entrez ces informations dans la boite Type de document non trouvé.

Définitions

Superviseur des opérations d'appareils photo : également appelé Camera Ops ou Camera Supervisor. La personne qui gère la prise et la numérisation des documents généalogiques d'archives.

Stratégie de contenu : Une équipe qui se concentre sur les lacunes de couverture des données publiées sur FamilySearch, de manière à servir au mieux les utilisateurs.

FRM : Field Relations Manager. Personne qui négocie les termes de l'opportunité avec les dépositaires de documents ou d'autres archives.

GRMS : Global Relationship Management System. Une application construite sur la plateforme Salesforce. Elle est utilisée pour gérer le travail d'acquisition de documents avec diverses entités et personnes qui acquièrent ou fournissent à FamilySearch des documents généalogiques du monde entier.

OXM : Operational Execution Manager. Titre précédemment utilisé pour désigner la personne chargée de mettre les projets dans le Pipeline et de les gérer par le biais de la publication. Désormais appelé Regional Operations Manager (ROM)

ROM : Regional Operations Manager. La personne chargée de mettre les projets dans le Pipeline et de les gérer par le biais de la publication. Ce rôle était autrefois appelé OXM.

Documents

  • Aide à l'emploi : Infinity Projects - Création et conversion d'opportunités

Systèmes impliqués

  • GRMS
  • Rosetta

  • Salesforce Lightning

Résumé

Ce document décrit le processus de conversion des projets Rosetta vers le processus Infinity. Il a fourni des informations sur la création de nouvelles opportunités, la mise à jour d'anciennes opportunités, l'ajout de nouveaux types de documents et de nouvelles localités, la validation des opportunités, la création de projets de Pipeline et le déplacement d'opportunités vers le Transfert de Valeur.