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Table des matières
Introduction
Objectifs d'apprentissage
Créer de nouvelles opportunités
Mettre à jour d'anciennes opportunités
Créer un transfert de valeur
Créer une liste
Valider l'opportunité
Étape d'examen de l'opportunité
Créer un projet Pipeline
Mettre à jour un projet Pipeline
Transférer des listes d'opportunités vers une liste de valeur
Résumé
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Introduction
Il s'agit d'un processus étape par étape pour la mise à jour des projets Rosetta vers le processus Infinity et inclut des instructions détaillées pour créer et mettre à jour des opportunités pour les projets Infinity à l'aide du GRMS (Global Relation Manager System) de FamilySearch dans Salesforce.
Objectifs d’apprentissage
Après avoir lu ce document d'instructions, vous serez en mesure de :
- Identifier la différence entre une nouvelle opportunité et une ancienne opportunité.
- Accéder à GRMS et passer à l'expérience Lightning.
- Utiliser GRMS pour créer de nouvelles opportunités et mettre à jour d'anciennes opportunités vers Infinity.
Créer de nouvelles opportunités
Salesforce est utilisé pour créer de nouvelles opportunités dans le GMRS de FamilySearch. Les étapes suivantes expliquent comment créer une nouvelle opportunité
: Étape 1 : connectez-vous à FamilySearch GRMS dans Salesforce.
Étape 2 : si vous n'utilisez pas encore l'expérience Lightning, cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit et sélectionnez Passez à Lightning Experience.
Étape 3 : dans l'onglet déroulant Opportunités, cliquez sur Nouveau.
Étape 4 : Sous le nom de l'opportunité, utilisez le nom correct et incluez les informations suivantes :
- Pays en anglais (Exemple : Switzerland)
- Localité ou nom d'archive (Exemple : Fribourg)
- Type de document (exemple : Land Records)
- Année initiale - Année de fin (exemple : 1481-1650)
Remarque : l'en-tête final doit se lire de la même manière que dans l'exemple suivant :
Switzerland Fribourg, Land Records, 1481-1650
Étape 5 : sous Détails, cliquez sur la liste déroulante des Informations générales et entrez toutes les informations requises pour cette section.
Étape 6 : dans le champ Date limite du projet d'accord, inscrivez la date appropriée.
Étape 7 : dans le panneau de droite sous la liste déroulante Contacts associés, vérifiez les contacts requis suivants :
- Contact du lieu de prise de photo
- Dépositaire du document
- Contact principal
Remarque : si une copie au donateur est requise, créez également un contact du donateur. L'adresse ajoutée en tant que contact du donateur est l'adresse à laquelle les copies du donateur seront livrées. Si le contact du donateur change après la création du voyageur, vous devez immédiatement en informer les équipes chargées des Contrats et de la Conformité.
Mettre à jour d'anciennes opportunités
Les étapes suivantes expliquent comment convertir d'anciennes opportunités :
Étape 1 : connectez-vous à FamilySearch GRMS dans Salesforce.
Étape 2 : si vous n'utilisez pas déjà Lightning Experience, dans le coin supérieur droit, sélectionnez Passer à Lightning Experience.
Étape 3 : sélectionnez l'onglet Opportunités.
Étape 4 : sélectionnez l'opportunité que vous souhaitez convertir en cliquant sur le lien approprié sous Nom de l'opportunité.
Remarque : vous pouvez également trouver l'opportunité en utilisant l'option du champ de recherche.
Étape 5 : sous le nom de l'opportunité, utilisez le nom correct et incluez les informations suivantes :
- Pays (exemple : Switzerland))
- Localité (exemple : Fribourg)
- Type de document (exemple : Land Records)
- Année initiale — Année de fin (exemple : 1481-1650)
Étape 6 : assurez-vous que la date limite du projet d'accord inclut une date appropriée.
Étape 7 : Dans le panneau de droite, sous la liste déroulante Contacts associés, vérifiez les contacts requis suivants :
- Contact du lieu de prise de photo
- Dépositaire du document
- Contact principal
Remarque : si une copie du donateur est requise, créez également un contact donateur. L'adresse ajoutée en tant que contact du donateur est l'adresse à laquelle les copies du donateur seront livrées. Si le contact du donateur change après la création du voyageur, vous devez immédiatement en informer les équipes chargées des Contrats et de la Conformité et de la ROM.
Créer un transfert de valeur
Étape 1 : cliquez sur Transferts de valeur (Value Transfers) dans le panneau de droite. Les listes seront créées dans cette section.
Étape 2 : utilisez la flèche déroulante pour sélectionner Nouveau.
Étape 3 : dans la fenêtre contextuelle Nouveau transfert de valeur, sélectionnez le type de transfert de valeur requis pour cette opportunité et cliquez sur Suivant. Les options comprennent:
- Créer des images : création de nouvelles images ou importation d'images existantes à l'aide d'appareils photo ou de scanners
- Créer des documents/index — Créer des documents/index en transcrivant des artefacts généalogiques
- Recevoir des images — Recevoir des images provenant d'un tiers
- Recevoir des documents/index — Recevoir des documents/index provenant d'un tiers
Étape 4 : utilisez la liste déroulante pour sélectionner la méthode d'acquisition d'image appropriée parmi les suivantes :
- Nous photographierons ou scannerons des artefacts à l'aide de la technologie DCAM - à employer lorsque la DCam sera utilisée pour la capture. Ce transfert de valeur générera un projet Image Capture Infinity.
- Nous importerons des images existantes dans DCAM, que nous utiliserons lorsque DCam servira à importer des images qui nous ont été données par le dépositaire. Ce transfert de valeur générera un projet Image Capture Infinity.
- Nous avons déjà le film et nous le numériserons
- Ils nous enverront un film que nous pourrons conserver après numérisation
- Ils nous enverront un film à renvoyer après numérisation
Étape 5 : dans la section Score, sélectionnez les droits estimés appropriés.
Étape 6 : complétez le plan d'opérations caméra (pour MAF).
Remarque : assurez-vous de cliquer sur Enregistrer pour conserver les modifications.
Créer une liste
Étape 1 : sur la page de détails de l'opportunité, dans la section Transferts de valeur du panneau de droite, cliquez sur le lien du numéro de transfert de valeur pour créer les offres qui s'y trouvent.
Étape 2 : dans l'onglet détails du transfert de valeur, accédez à la section Livrables (Deliverables) du panneau de droite. Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Nouveau (New).
Remarque : si des copies donateur sont requises, créez un Livrable au Donateur dans le transfert de valeur et enregistrez les modifications avant de quitter.
Étape 3 : cliquez sur l'onglet Opportunités et sélectionnez l'opportunité.
Étape 4 : cliquez sur le lien du numéro de transfert de valeur dans le panneau de droite pour ouvrir le transfert de valeur.
Étape 5 : dans le panneau de droite, cliquez sur la flèche déroulante à côté de Listes et sélectionnez Nouveau.
Remarque : vous remarquerez peut-être que la section du type de document dans la liste est différent.
Étape 6 : remplissez les renseignements pour les informations générales, la référence archivistique, les dates et langues.
Localités
Sélectionnez les localités à l'aide des cinq niveaux différents. Les localités sont également sélectionnées à partir d'une liste liée à une base de données. Si le niveau de localité requis ne figure pas dans la liste, saisissez-le dans la case Localité introuvable.
Remarque : entrez toujours le niveau de localité le plus bas qui couvre tous les documents de la liste.
Le spécialiste du contenu demandera ou créera la localité requise. Ce processus peut prendre plusieurs jours.
Si l'annonce couvre plusieurs localités de niveau 1 (état/province/département), laissez ce champ vide et ajoutez une note dans la case Localité introuvable. Par exemple, si la liste couvre l'ensemble d'un diocèse et que le diocèse inclut des paroisses de deux États, vous pouvez saisir le nom du diocèse ou le nom des deux États dans la case Localité introuvable.
Remarque : si aucune localité 1 n'est saisie, cette case ne peut pas rester vide, car la validation échouerait.
Le spécialiste du contenu demandera ou créera la localité requise. Ce processus peut prendre plusieurs jours.
Si la liste couvre plusieurs localités de niveau 1 (état/province/département), laissez ce champ vide et ajoutez une note dans la case Localité introuvable. Par exemple, si la liste couvre l'ensemble d'un diocèse et que le diocèse inclut des paroisses de deux États, vous pouvez saisir le nom du diocèse ou le nom des deux États dans la case Localité introuvable.
Remarque : si aucune localité 1 n'est saisie, cette case ne peut pas rester vide, car la validation échouerait.
Types de documents
Sélectionnez les types de documents à partir du vocabulaire contrôlé utilisant les cinq niveaux différents de types de documents. Entrez toujours le type de document le plus précis possible.
Remarque : Si vous ne trouvez pas le type de document dont vous avez besoin, saisissez dans la case Type de document introuvable.
Noms des types de documents
Les noms des types de documents et l'endroit où ils se trouvent peuvent être différents. Consultez les exemples suivants sur la façon dont les types de documents ont changé.
Exemple 1
Précédent
- Catégorie de document : naturalisation et citoyenneté
- Type de document : naturalisations
Actuel :
- Type de document 1 : documents de migration
- Type de dument 2 : documents de naturalisation
Exemple 2
Précédent :
- Catégorie de document : registres de cimetière
- Type de document : registre des sépultures
Actuel :
- Type de document 1 : état Civil
- Type de document 2 : registres de décès
- Type de document 3 : registres de cimetières
- Type de document 4 : registres de sépultures
Créer un nouveau type de document
Si vous n'avez pas trouvé le type de document requis, il peut être nécessaire de créer un nouveau type de document. Le responsable de la stratégie du contenu de votre région soumettra la demande au Conseil du vocabulaire contrôlé. Ce processus peut prendre plusieurs semaines.
Une fois le nouveau type de document créé, il apparaîtra dans les listes déroulantes des types de documents de la liste. Le spécialiste du contenu ou le FRM (Field Relations Manager) devra sélectionner le type de document approprié dans la liste.
Valider l'opportunité
Une fois que les listes sont prêtes et que toutes les spécifications nécessaires sont en place, le FRM doit valider l’opportunité pour s’assurer quelle est prête pour la stratégie de contenu et les approbations légales. Pour valider l'opportunité, cliquez sur le bouton Valider sur la page de l'opportunité.
Remarque : si l'opportunité n'est pas prête, un message d'erreur indiquera ce qui doit être corrigé. Par exemple, un message indiquant « Cette liste doit avoir une valeur de type document » peut apparaître dans la demande d’examen de l’opportunité.
Étape de révision des opportunités
Une fois la validation réussie, le FRM définit le statut de l'opportunité sur CS 1ère Révision sous Étape de révision des opportunités. L'opportunité suit ensuite le chemin de l'approbation jusqu'à ce que l'équipe des contrats et de la conformité (juridique) l'approuve.
Si la stratégie du contenu trouve des types de documents ou des localités dits "introuvables", elle soumet la demande pour un nouveau type de document ou une nouvelle localité et change le statut de l'Étape de révision de l'opportunité en Standards.
. Une fois les demandes satisfaites, la stratégie de contenu changera le statut de l'Étape de révision de l'opportunité en Révision MS et l'opportunité poursuit le processus d'approbation.
Lors de la création d'une nouvelle opportunité, une fois que l'équipe juridique l'approuve, elle prépare le statut de l'Étape d'examen de l'opportunité en Gestion des opérations.
Lors de la mise à jour d'une opportunité, une fois que la stratégie de contenu et le service juridique auront approuvé les listes récemment migrées, le service juridique définira le statut de l'Étape d'examen de l'opportunité en Gestion des opérations.
OXM cliquera sur la flèche déroulante Projets de pipeline et sélectionnera Nouveau pour créer un nouveau Projet Pipeline dans l'opportunité.
Créer un projet Pipeline
Pour créer le projet Pipeline, l'OXM effectue les étapes suivantes :
Étape 1 : dans la section Informations, sélectionne le numéro de transfert de valeur correct.
Étape 2 : dans la section Rosetta, confirme que le statut de Rosetta Stone est défini sur Aucun.
Étape 3 : dans la section RMS, définit le statut RMS sur En File d'attente.
Étape 4 : cliquez sur le bouton Enregistrer.
Étape 5 : le projet Infinity Pipeline est maintenant créé et disponible dans le Tableau de bord du superviseur de l'appareil photo.
Remarque : la rapidité avec laquelle le projet devient disponible pour l'opérateur dépend de la rapidité avec laquelle l'opérateur est affecté aux opérations de l'appareil photo et termine les autres tâches associées.
Mettre à jour un projet Pipeline
Si un projet Rosetta Stone existe déjà, l'OXM modifiera le projet Rosetta existant et le transformera en projet Infinity avec les étapes suivantes :
Étape 1 : dans la section Projets Pipeline, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez Modifier.
Étape 2 : dans la section RMS, modifiez le statut RMS en File d'attente.
Étape 3 : cliquez sur le bouton Enregistrer.
Remarque : cela garantira que le projet est créé pour être utilisé par Infinity et que les informations sur les Métis dans GRMS sont remplies.
Étape 4 : le projet est désormais disponible dans le tableau de bord du superviseur d'appareil photo.
Remarque : la rapidité avec laquelle le projet devient disponible pour l'opérateur dépend de la rapidité avec laquelle l'opérateur est affecté aux opérations d'appareil photo et a terminé les autres tâches associées
Déplacer l'opportunité vers le transfert de valeur
Pour déplacer l'opportunité vers le transfert de valeur, effectuez les étapes suivantes :
Étape 1 : à côté de Changer de propriétaire, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez Migrer les listes de documents.
Remarque : vous devrez peut-être cliquer sur la flèche déroulante à côté des boutons en haut de la page de l'opportunité.
Étape 2 : sélectionnez le numéro de transfert de valeur vers lequel vous souhaitez migrer les listes.
Étape 3 : sélectionnez les listes que vous souhaitez migrer en cochant les cases appropriées.
Remarque : pour sélectionner pour toutes les listes, cochez la case à côté de Nom. Pour sélectionner uniquement les listes approuvées, cliquez sur le lien Sélectionner uniquement les listes approuvées.
Étape 4 : cliquez sur le bouton Transférer.
Remarque : les listes d'approbations et les types de documents dans les listes ne seront pas transférés pendant la migration. Les résultats du contrôle du dossard seront migrés.
Étape 5 : une fois que vous avez migré les listes vers le transfert de valeur, cliquez sur chaque liste et sélectionnez les types de documents.
Étape 6 : la section Type de documents est désormais différente. Auparavant, les catégories de document et les types de document étaient utilisés.
Étape 7 : sélectionnez les types de documents dans le vocabulaire contrôlé à l'aide de cinq types de niveaux. Entrez toujours le type de niveau le plus précis possible.
Remarque : si vous ne trouvez pas le type de document dont vous avez besoin, saisissez dans la case Type de document introuvable.
Résumé
Cela décrit le processus par lequel de nouvelles opportunités sont ajoutées et les anciennes opportunités sont converties à l'aide de FamilySearch GRMS dans Salesforce. Vous devriez désormais pouvoir accéder à l'expérience simplifiée, créer une nouvelle opportunité et convertir une ancienne opportunité en projet Infinity. Nous espérons que vous avez apprécié cette expérience d'apprentissage et que vous serez en mesure de mener à bien vos missions d'opportunité.