Introduction
L'objectif de ce projet est d'organiser de grandes collections d'images numériques en groupes spécifiques, appelés éléments. En outre en modifiant les métadonnées (renseignements sur les images) pour qu'elles correspondent aux nouveaux regroupements, les images deviennent plus facilement consultables jusqu'à ce qu'elles puissent être indexées. Lorsque les images seront indexées, elles pourront être consultées par nom sur FamilySearch.org et donner lieu à des Suggestions de Document dans l'Arbre Familial. Ce travail aidera les gens du monde entier à découvrir, rassembler et connecter leurs familles plus efficacement et en moins de temps qu'auparavant.
Principes directeurs et pratiques
Utilisez les principes et pratiques suivants lorsque vous examinez les dossiers de microfilms numérisés DGS (Digital Genealogical Society ) et divisez-les en groupes naturels, appelés articles.
1. Actuellement, les fonctions d'organisation de l'image sont différentes de celles d'un outil de repérage.
Saisissez les dates, les lieux, les types de documents, la langue et les désignations des volumes en fonction de chaque groupe naturel. Utilisez le tableau d'exemples de groupes naturels inclus pour diviser les images et créer de nouveaux groupes, appelés éléments.
Remarque : Il est important d'inclure tout terme administratif, de calibrage, et de titre, dans le nom du groupe naturel.
2. Les groupes naturels sont définis comme étant des images qui constituent une unité d'archives, un objet ou un produit physique. Certains groupes naturels sont identifiés par des titres en noir ou blanc.
Utilisez le tableau Exemple de groupes naturels pour identifier la meilleure façon d'organiser les images.
| Exemples de groupes naturels | |
| Ce qu'est un groupe naturel | Ce qu'un groupe naturel n'est pas : |
-......Unité d'archives ..... Un livre ..... Un dossier .....Un paquet- ..... Un volume relié -..... Une enveloppe- .... Une boîte de dossiers ou de feuilles détachées .....Une liasse ...Un tiroir de cartes ..... Recensements pour un district géographique donné, tel qu'un comté | .....- Chapitres ou sections d'un livre ou d'un volume- .....Divisions d'une unité d'archives en sections spécifiques (telles que la période, le lieu ou le type de document) |
| .... Images entre les panneaux du titre, y compris le titre de la première page et le titre de la dernière. | |
| -..... Comprend sa propre identification, qu'il s'agisse du numéro de référence de l'archive, du numéro du volume, du numéro du dossier, de l'entrée dans le catalogue ou de la référence | |
| ......Regroupement tel que défini par l'archiviste ou les archives | |
3. Examinez toujours la première et la dernière image.
La première et la dernière image peuvent probablement inclure des informations sur le groupe naturel, telles que des titres en noir ou en blanc, la couverture du livre, du dossier ou du paquet, ou d'autres informations utiles. Il peut également être nécessaire de vérifier des images aléatoires supplémentaires dans le dossier.
4. Vérifiez suffisamment d'images pour comprendre comment le dossier est organisé.
Les dossiers de la société généalogique numérique (DGS) comprennent des documents venant du monde entier et les différents dépositaires de ces documents organisent les informations de différentes façons. Certains dossiers DGS sont volumineux (plusieurs milliers d'images), tandis que d'autres sont petits (quelques dizaines d'images seulement). Il n'est pas nécessaire de lire chaque document Vérifiez suffisamment d'images pour avoir une bonne compréhension du contenu du registre et de la meilleure façon de diviser les images.
5. Divisez soigneusement les images.
Repartissez les images uniquement par groupes naturels tels que définis dans le tableau des exemples de groupes naturels ou selon la façon dont l'archiviste a organisé les documents. Les champs de métadonnées vous permettent de saisir des dates précises et des lieux géographiques, comme des villages, mais ce n'est peut-être pas ainsi que le groupe naturel devrait être organisé.
Remarque :Certains documents ne sont pas cités dans le tableau des exemples de groupes naturels. Voir les sections 8-9 pour les zones grises et les exceptions possibles. Pour plus de questions et de conseils, adressez-vous à un spécialiste ; voir la section 10 pour les coordonnées.
6. Les groupes naturels peuvent être grands ou petits.
Le nombre d'images dans chaque groupe naturel est déterminé par l'unité d'archives, l'article physique, l'objet physique ou la façon dont l'archiviste a organisé les documents.
Remarque :Actuellement, un groupe naturel ne peut pas dépasser 10.000 images.
7. D'autres améliorations des métadonnées seront apportées ultérieurement.
L'amélioration de la précision et de la facilité de recherche des documents se poursuivra grâce aux efforts supplémentaires des bénévoles, comme dans l'indexation.
8. Certains documents peuvent nécessiter davantage de conseils pour déterminer la meilleure façon de les organiser en groupes naturels.
Pour l'une des collections de documents suivantes, utilisez la description des métadonnées du dépositaire du document ou du Catalogue de FamilySearch (Tous les microfilms numérisés figurant dans le catalogue de FamilySearch
- Collection de cartes d'indexation
- Journaux
- Feuilles détachées qui n'avaient pas été classées dans un groupe logique par le conservateur des documents
- Feuilles de groupement de famille (FGR)
- Transcriptions de Généalogies orales
Cartes dans un tiroir à cartes
Remarque Selon la façon dont l'archiviste a organisé les cartes, il peut être préférable de regrouper les cartes par ordre alphabétique ou par numéro d'index plutôt que par numéro de tiroir.
Si vous avez des questions sur une meilleure division des images, consultez la section 10.
9. Certains documents peuvent nécessiter une exception, en fonction de la façon dont le créateur ou le gardien du document les a organisés.
| Exceptions possibles | Action |
| Livre contenant plus de pages qu'il est possible de filmer sur un seul microfilm. | Conserver l'intégralité du microfilm avec les images du même livre dans le même groupe naturel. Créer un groupe naturel additionnel pour les images restantes sur un autre microfilm. |
| Volume relié contenant différentes sections où chacune recommence à la page 1. | Conserver toutes les images d'un même livre dans un seul groupe naturel. Les groupes naturels ne sont pas concernés par les numéros des pages. |
| Plusieurs livres ou volumes reliés sur le même microfilm sont regroupés par le dépositaire du document. | Conserver les images du livre dans le même groupe naturel, si l'archiviste les a regroupées |
| Plusieurs volumes du même type de document dans le même livre, sont classés par ordre alphabétique. | Conserver les images du même type de document dans le même groupe naturel |
| Tableau de titre trouvé au milieu d'un livre. | Créer le groupe naturel en utilisant les couvertures recto et verso du livre plutôt que les titres du tableau. |
| Unité d'archive, telle qu'un livre, un volume relié ou un dossier de feuilles détachées, comportant plus de 10.000 pages dans le même groupe naturel. | Créez un groupe naturel de 10.000 images. Ensuite, créez un autre groupe naturel avec les images restantes. Remarque :Actuellement, un groupe naturel ne peut pas dépasser 10.000 images. |
10. Si vous avez des questions, transférez suivant les méthodes en vigueur dans votre région.
Consultez les instructions et les ressources d'apprentissage disponibles ici..
Contactez votre chef de groupe ou votre superviseur
Cliquez sur le bouton Commentaire en bas de la page des images. Complétez et envoyez le formulaire.
Indiquez le numéro DGS à 9 chiffres sur le côté droit de la page, sous les informations relatives aux métadonnées
. Exemple : 005786142
- Saisissez votre question sur la manière de répartir les groupes dans la section "commentaires".
Les formulaires soumis sont examinés par l'équipe chargée des commentaires. Vous recevrez une réponse à votre question. Cela peut prendre quelques jours, alors travaillez sur un autre dossier DGS pendant que vous attendez la réponse à votre question.
L.'équipe chargée des commentaires répondra à votre demande par le courriel indiqué dans le formulaire.