Guide de l'utilisateur de DCam-Annexe C-Importation de dossiers depuis une feuille de calcul

29 mai 2024

La fonction d'importation de dossiers de DCam Import Folder permet de créer de nombreux dossiers en une seule étape à partir des données d'une feuille de calcul. Ce processus d'importation se déroule comme suit :

  1. Les métadonnées décrivant les documents à mettre en images sont obtenues à partir d'une archive.
  2. Les données sont organisées dans une feuille de calcul sous forme de tableau de lignes et de colonnes.
  3. Le tableau est enregistré dans un fichier .csv.
  4. Le fichier .csv est importé dans DCam pour créer les dossiers.

Sections :

Mise en route
DCAM Listes par rapport aux Dossiers.
Création d'un fichier modèle de dossiers d'importation
Importation des dossiers.
Erreur de gestion des erreurs Log
Field ID (en-tête de colonne)
Création de la liste DCAM.
Ouverture et enregistrement de fichiers .Csv avec OpenOffice
Importation d'images après importation de dossiers

null

Commencer

Logiciel de tableur

Le tableur recommandé est OpenOffice Calc. Cet outil peut stocker les données d'une feuille de calcul au format .csv qui préserve les caractères étendus Unicode (UTF-8).

Note : Microsoft Excel n'enregistre pas les caractères étendus. Si les données ne contiennent pas de caractères étendus, Excel peut convenir. D'autres tableurs qui préservent les caractères étendus peuvent également fonctionner.

Organisation des données

Les données sont organisées sous forme de tableau avec des lignes et des colonnes. Chaque ligne représente un dossier. Chaque colonne représente un champ de données pour le dossier.

La première ligne du tableau contient un ID de champ (Field-ID) pour chaque colonne. Le Field-ID identifie de manière unique les données de cette colonne et est également connu sous le nom d'en-tête de colonne. L'ordre des colonnes du tableau est arbitraire.

Voici un exemple de tableau :

Listes Dcam par rapport aux Dossiers

Les dossiers DCam appartiennent à une liste. Par exemple, lors de la création d'un dossier à l'aide de l'option DCam Create, le dossier hérite initialement des valeurs de la liste à laquelle il est associé. Vous pouvez modifier ces valeurs afin que chaque dossier soit unique. (Voir « Création de la liste DCam » qui contient des captures d'écran DCam.)

À l'aide de la fonction Importer des dossiers, les nouveaux dossiers sont importés dans une liste et appartiennent à cette liste.

Création d'un fichier modèle de dossiers d'importation

Pour créer un modèle de fichier .csv, dans la sélection Plus de listes, sélectionnez l'option . Nouveau modèle de dossiers d'importation.

Une boîte de dialogue Enregistrer permet d'enregistrer le fichier .csv dans un emplacement préféré avec un nom préféré.

Le nom de fichier par défaut est : FoldersForImport. ProjectID _ ListingID..csv

ProjectID— est un identifiant de projet abrégé.

ListingID— est l'identifiant de liste (un chiffre).

Le nom du fichier peut être modifié. Toutefois, le ProjectID---ListingID et l'extension du dossier .csv doivent être préservés. Les noms suivants sont acceptables :

Xyz-Archive_ProjectID_ListingID_Part1.csv

Lorsque vous créez un modèle .csv, un fichier .csv vide est généré avec la première ligne contenant des ID de champs.

Remplir le tableau

Le tableau peut être rempli avec des informations permettant d'identifier chaque dossier. Tous les champs n'ont pas besoin d'un ID Voici un exemple simple :

Voir « ID de champ (en-tête de colonne) » pour plus de détails sur le remplissage du tableau. Les étapes pour ouvrir et enregistrer un fichier .csv à l'aide d'OpenOffice Calc se trouvent dans « Ouverture et enregistrement de fichiers .csv avec OpenOffice ».

Importer les dossiers

Pour démarrer le processus d'importation de dossiers, sélectionnez l'option Importer des dossiers.— Il s'agit de l'une des options de liste " Plus" 

Le dialogue "Sélectionner un fichier qui contient des dossiers à importer" s'affiche pour permettre de choisir le dossier .csv

Le processus Importer dossier démarre quand vous cliquez sur Ouvrir

Le processus d'importation est le suivant :

  • Vérifier l'exactitude du fichier .csv.
  • Valider les données :
    • S'assurer que les champs obligatoires sont présents.
    • S'assurer que les champs sont valides.
  • s'assurer que les dossiers à importer n'entrent pas en conflit avec d'autres dossiers. Vérifier les Contraintes d'originalité dans « Validations de champs uniques ».
  • S'il n'y a pas d'erreur, le processus crée les dossiers.

Une boîte de dialogue de progression s'affiche lors de l'importation. S'il n'y a aucune erreur, la boîte de dialogue Résultats des dossiers d'importation s'affiche et les dossiers apparaissent dans l'écran section Dossiers pour Gestion des projets, des Listes et des Dossiers.

Identifiants de terrain

Note : Une liste des ID de champs (en-têtes de colonne) et une explication de leur utilisation se trouvent dans « ID de champ (en-tête de colonne) ».

La première section du tableau répertorie les champs de base qui existent pour chaque dossier. Certains de ces champs sont obligatoires et d'autres sont facultatifs.

La deuxième section répertorie les champs Facultatifs que l'on trouve souvent dans les listes. Les Champs Facultatifs ne sont pas forcément les mêmes d'une liste à l'autre.

Note : Les champs facultatifs sont affichés dans DCam dans la section Description du document (reportez-vous à la Figure 4 dans « Création de la liste DCam »).

À propos de l'identifiant du champ

  • Chaque champ ID est unique.
  • Seuls les ID de champ définis par le modèle FEX d'une liste sont importées.
  • Un ID de champ ne doit apparaître qu'une seule fois dans le tableau.
  • Les ID de champ ne sont pas tous obligatoires.

Les colonnes sans titre sont ignorées. Les colonnes sans titre sont signalées comme étant une erreur. Les ID de champs définis par l'utilisateur ne sont pas pris en charge.

Journal de traitement des erreurs

Lorsque des erreurs se produisent, elles sont affichées dans une boîte de dialogue. Par exemple, le tableau suivant contient plusieurs champs obligatoires manquants :

Une tentative d'importation de ce fichier entraîne les erreurs suivantes :

Ces informations d'erreur sont également stockées dans un fichier journal. Le fichier journal porte le même nom que le fichier d'importation .csv avec "_nn" ajouté au nom et "journal" comme extension.

Note : nn est un nombre qui ne cesse d'augmenter à chaque tentative d'importation.

ID de champ (en-tête de colonne)

Note : Pour des raisons pratiques, un ID de champ peut apparaître avec ou sans espaces entre les mots qui forment l'ID du champ. Par exemple, « Date de début » peut également apparaître sous la forme "DateDébut". Cela facilite la lisibilité et l'en-tête de colonne plus petit afin de créer des colonnes plus étroites dans la feuille de calcul.

Champs de date

Les champs de date sont les suivants : DateDébut, DateFin, DébutVers et FinVers

  • Seule la date de Début est obligatoire.
  • Lorsque DateFin est spécifiée, une plage de dates est formée.

  • Les champs DateDébut et DateFin doivent être des champs de texte et non de champ dates de tableur.

    Note : Certaines applications de tableur limitent les champs de date à l'année 1900 et plus

  • La précision et le format de DateDébut et DateFin sont conformes à la norme ISO 8601 :
    • AAAA — pour l'année
    • AAAA-MM— pour l'année et le mois.
    • AAAA-MM-JJ— pour l'année, le mois et le jour.

    Note : AAAA, MM et JJ doivent être des chiffres (N'utilisez pas de mots pour définir les mois.)

  • DébutVers et FinVers sont utilisés que la date soit exacte ou approximative. « Oui » ou « O » indique environ. « Non », « N » ou un espace vide indiquent exact Ces colonnes peuvent être laissées vides ou complètement omises si les dates sont exactes.

Localité

Pour Localité, entrez le numéro RepID de la localité répertoriée dans la partie supérieure droite de la zone de lieu dans DCam. Pour déterminer le RepID correct, utilisez une caméra DCam existante, recherchez la localité et utilisez l'ID trouvé pour le lieu souhaité. Par exemple :

RepID = 392685 est Montgomery, Indiana, États-Unis.

La feuille de calcul prendra en charge une localité provisoire, c'est-à-dire un lieu dont le RepID dans la liste n'a pas encore été créé. Si vous devez utiliser un lieu provisoire, utilisez les en-têtes suivants dans le fichier csv :

  • Lieu provisoire
  • Langue du lieu provisoire
  • Type de lieu provisoire

Type de documents

Dans Type de Document, entrez le numéro CVRecordTypeConceptID. CV signifie Vocabulaire contrôlé. Cet ID est répertorié dans le coin supérieur droit de la zone Type de Document dans DCam.

Pour déterminer le CVRecordTypeConceptID correct, utilisez DCam, recherchez le type de document et utilisez l'ID.

Dans l'exemple ci-dessus, la liste déroulante Type de Document affiche une liste de choix 

: des types de documents supplémentaires peuvent être ajoutés si nécessaire et peuvent être spécifiés dans CVRecordTypeConcept2 à CVRecordTypeConcept9.

Langue principale ou langues supplémentaires

Ces champs indiquent les langues associées au contenu du dossier. La langue Principale ne permet de spécifier qu'une seule langue, par exemple : l'espagnol. Les langues secondaires peuvent être composées de zéro ou de plusieurs langues séparées par une virgule, telles que l'anglais, l'italien, le portugais.

Les langues valides se trouvent dans la liste déroulante Langue principale de l'écran de création du dossier DCam.

Validations des tableaux

  • Les colonnes des champs obligatoires doivent être présentes.
    • Titre du document
    • ID du volume
    • DateDébut
    • DateFin
    • Numéro de référence de l'archive (ArchiveReferenceNumber)
    • Type de document CV ConceptID 1 (CVRecordTypeConceptID1)
    • RepID
    • Langue principale (PrimaryLanguage)
  • Aucun ID de champ dupliqué

Validations sur le champ

  • Les champs obligatoires ne doivent pas être vides
    • Titre du document
    • ID du volume
    • DateDébut
    • DateFin
    • Numéro de référence de l'archive (ArchiveReferenceNumber)
    • Type de document CV ConceptID 1 (CVRecordTypeConceptID1)
    • Langue principale (PrimaryLanguage)
  • Les champs de date doivent être valides.
    • DateDébut et DateFin doivent pouvoir être analysés comme une date ISO-8601.
    • La date doit être valide. Par exemple, 1950-14 et 1950-02-31 ne sont pas des dates valides.
    • DateFin doit être postérieure ou identique à la date de début et ne peut pas être dans le futur.
    • DébutVers et FinVers doivent être vides ou correspondre à l'une des valeurs définies.
  • Langue Principale (PrimaryLanguage) ou Langues additionnelles (AdditionalLanguages) doivent être valides.

Validations de champs uniques

  • La combinaison de Titre du document, ID du volume, et champs de dates (RecordTitle, VolumeID et Date-Fields) doit être unique. L'originalité est testée par rapport à tous les dossiers appartenant au projet dans la base de données DCam.

    Note : Le test d'unicité porte sur (a) tous les dossiers sur le point d'être importés, (b) tous les dossiers déjà existants dans la base de données.

  • Numéro de référence de l'archive (ArchiveReferenceNumber)
    • S'il est fourni, il doit être unique.
    • S'il n'est pas fourni ou s'il n'existe pas de numéro de référence, cochez la case Aucun numéro de référence d'archive située sous le champ de texte.
    • L'unicité est testée par rapport à tous les dossiers appartenant au projet dans la base de données DCam.

Création de la liste Dcam

Le titre du document, la désignation du volume et les dates sont des champs obligatoires. Les champs Numéro de référence de l'archive, Localité, Langue et Type de document (illustrés ci-dessous) sont également obligatoires.

Les listes déroulantes de type de document et de qualificatif de document sont des éléments associés à la catégorie de documents.

Les champs facultatifs sont indiqués ci-dessus

.

Ouvrir et enregistrer des fichiers .Csv avec OpenOffice

Enregistrer une feuille de calcul OpenOffice Calc sous forme de fichier csv (encodé en UTF8)

  1. Créez une feuille de calcul.
  2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous
  3. Dans la boîte de dialogue de sauvegarde du fichier, assurez-vous que les options suivantes sont définies.
    1. Enregistrer sous forme de type = Texte CSV (.csv) (*.csv)
    2. Modifier les paramètres du filtre = coché
  4. Si la boîte de dialogue suivante s'affiche, sélectionnez Conserver le format actuel pour enregistrer le fichier au format csv.
  5. Dans la boîte de dialogue texte Exportation de fichiers, assurez-vous que les options suivantes sont définies :
    1. Ensemble de caractères = Unicode (UTF-8)
    2. Délimiteur de champ =, (virgule)
    3. Délimiteur de texte = "(guillemets doubles)
    4. Enregistrer le contenu de la cellule comme indiqué = coché

Utiliser OpenOffice Calc pour ouvrir ou modifier un fichier csv existant (encodé en UTF8)

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir.
  2. Sélectionnez le fichier csv.
  3. Dans la boîte de dialogue d'importation, assurez-vous que les options suivantes sont définies.
    • Ensemble de caractères = Unicode (UTF-8)
    • À partir de la ligne = 1
    • Séparé par = sélectionné
      • Virgule = coché
      • Délimiteur de texte = "(guillemets doubles)
      • Champ entre guillemets sous forme de texte = coché
  4. Appuyez sur OK.
  5. Apportez des modifications.
  6. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer.
  7. Si la boîte de dialogue suivante s'affiche, sélectionnez Conserver le format actuel pour enregistrer le fichier au format csv.

Importer des images Après avoir importé des dossiers

Pour importer des images après avoir importé des dossiers, créez de nombreux dossiers à partir d'une feuille de calcul, puis importez des images dans les dossiers créés.

Aperçu

La fonction Importer des dossiers permet de créer de nombreux dossiers en une seule étape à l'aide des données d'une feuille de calcul. Cette fonctionnalité a été améliorée pour permettre de spécifier un répertoire contenant des images pour chaque dossier. Après avoir créé les dossiers, DCam commence à importer des images dans les dossiers nouvellement créés.

En précisant la source de l'image

Voici un exemple de tableau représentant le contenu d'un fichier .csv de dossier d'importation. La colonne Image Import Source indique le répertoire contenant les images à associer au dossier. Ce répertoire doit exister et contenir des images.

Lorsque cette table est importée, chaque dossier est créé. Par la suite, pour chaque dossier comportant un répertoire ImageImportSource, une action d'importation est créée et placée dans la file d'importation DCam.

Après avoir créé les dossiers et les actions d'importation, la boîte de dialogue Résultats des dossiers d'importation apparaît.

Importation d'images

L'importateur DCam commence à importer des images dans des dossiers immédiatement après le placement de la première action d'importation dans la file d'importation. Chaque action d'importation est traitée une par une jusqu'à ce que toutes soient traitées.

En-têtes de colonne et options

Le tableau suivant décrit les en-têtes de colonne et les options associés à l'importation d'images :

Exemple :