Les listes découpent les projets en groupe gérables. Ces groupes sont définis par l’équipe opérationnelle. Pour sélectionner une liste sur laquelle travailler, cliquez sur son nom. La section Listes vous permet d'afficher les listes disponibles et leur statut, d’accéder aux renseignements qu’elles contiennent et d’effectuer des tâches associées à chacune d’elle.
Indicateurs d'icônes de liste
Les icônes de notification apparaissent à côté des listes ayant un statut spécifique ou pour indiquer qu'une liste contient des documents déjà présents dans FamilySearch.
- Un point d'interrogation indique une liste révisée, provisoire ou en attente.
- Un point d'exclamation indique qu'il s'agit d'une liste réservée aux archives.
- Un point d'interrogation avec un panneau d'avertissement indique qu'une liste contenant des documents a déjà été publiée sur le site internet de FamilySearch. Pour afficher les détails des documents dupliqués, ouvrez la page de renseignements de la liste et faites défiler la page jusqu'au champ Vérification du bibliographe.
Remarque : contactez votre superviseur ou responsable de terrain pour toute question concernant une liste ou pour obtenir l'autorisation d'ajouter des documents supplémentaires à une liste au-delà de ce qui a été précédemment approuvé par la définition de la liste.
Entêtes de colonne d’une liste
Les entêtes de colonne d’une liste sont les suivants :
- Identifiant : Identifiant unique généré automatiquement pour nommer une liste dans un projet.
- Titre du document : Titres des éléments inclus dans la liste.
- Volume : Dans un ensemble de volumes, l’identifiant attribué par l’archive.
- Dates : Dates de début et de fin des documents.
- Statut : Statut des listes.
- Dossiers : Nombre de dossiers dans chaque liste.
- Statut d’approbation : Statut d’approbation d’une liste modifiée ou nouvellement créée.
- Date d’approbation : Affiche la dernière date à laquelle le statut d’approbation a été modifié. Si le statut d’approbation est vide, la date d’approbation le sera aussi. Par défaut, les listes sont classées par date d’approbation, avec la date la plus récente en premier et la date la plus ancienne en dernier.
Options d’une liste
Les tâches qu’il est possible d’accomplir dans la section Listes sont indiquées sur la gauche comme suit :
- Créer : Cliquez sur cette option pour créer une nouvelle liste si votre superviseur vous demande de le faire. Un mot de passe est requis pour créer de nouvelles listes. Du fait que ce sont les équipes de gestion des collections et des services d’imagerie qui approuvent et créent les listes, vous ne vous servirez sans doute jamais de cette option. Vous pouvez aussi créer de nouvelles listes dans la section Projets de l’écran en cliquant sur Ajouter une liste.
- Renseignements : les renseignements de la liste qui sont déjà dans DCam apparaissent sur la page des Listes de sorte que vous pouvez vérifier si elles sont complètes et exactes.
Ajouter un dossier : cette option vous permet de créer un dossier.
Remarque : vous pouvez également créer un dossier dans la section Dossiers sur l'écran en cliquant sur Créer.
- Terminé : sélectionnez cette option pour marquer une liste comme terminée après avoir capturé et transféré toutes les images de la liste.
- Rouvrir : cliquez sur cette option si l’on vous demande de reprendre des images de la liste.
- Supprimer : n’utilisez cette option que si votre superviseur vous demande de supprimer une liste.
- Imprimer : cliquez sur cette option pour imprimer les renseignements de la liste. Une boîte de dialogue s’affiche. Sélectionner les listes à imprimer :
- Imprimer toutes les listes du projet sélectionné
- Imprimer les listes soumises aux filtres actuels (si vous avez sélectionné des filtres pour réduire le nombre de listes)
Imprimez les listes sélectionnées (si vous avez sélectionné certaines listes)
Remarque : vous pouvez également cocher une case pour Inclure des dossiers pour chaque liste et Exporter les résultats vers un fichier CSV, si vous souhaitez utiliser les résultats dans un tableur tel que Microsoft Excel.
- Plus : utilisez cette option pour sélectionner l’un des éléments suivants :
- Importer des dossiers : importer et créer des dossiers depuis un fichier.
- Modèle de nouveaux dossiers importés : créer un fichier qui contient tous les entêtes de colonne applicables à cette liste.
- Déplacer les dossiers ici : déplacer un dossier d’une autre liste vers la liste que vous avez sélectionnée. Vous pouvez aussi cliquer sur le dossier et le faire glisser pour le déplacer.
Visualiser les statuts d’une liste
Pour filtrer les listes de projets en fonction de leur statut, cliquez sur les cases à cocher au bas de la section Liste, comme suit :
- Tous : affiche tous les projets, notamment les projets ouverts et terminés.
- Vide : affiche uniquement les projets vides.
- Ouvert : Affiche uniquement les projets qui contiennent une ou plusieurs listes non vides mais incomplètes.
- Terminé ? : Affiche uniquement les projets pour lesquels toutes les listes actuelles sont terminées.
- Terminé : affiche uniquement les projets terminés.
Statuts d’approbation d’une liste
Cette colonne affiche le statut de la liste comme suit :
- En attente : un opérateur a révisé la liste et celle-ci a été envoyée au service de messagerie par caméra (CMS) pour examen.
- Approuvée : la liste a été approuvée par CMS.
- Provisoire : une nouvelle liste initiée par l'opérateur DCAM a été créée, mais n'a pas été téléchargée ni communiquée au CMS.
- Rejetée : ma liste proposée a été rejetée lors du processus de révision du CMS.
- Révisée : une liste, précédemment approuvée, a depuis été révisée par un opérateur.
- Archivée uniquement : la liste a été créée uniquement pour l'archive et ne nécessite pas l'approbation du CMS.
Listes expirées
Les types de listes suivantes sont se voient attribuer une date d'expiration de 60 jours à compter de leur création :
- En attente
- Provisoire
- Rejetée
- Archivée uniquement
Remarque : seules les listes créées par l'opérateur photo se verront attribuer une date d'expiration.
Au bout de soixante jours, une fenêtre contextuelle vous invite à supprimer ou à prolonger la liste expirée. Cliquez sur Appliquer pour prolonger l'expiration de la liste de soixante jours (case de gauche) ou pour supprimer définitivement la liste (case de droite). Cliquez sur Annuler pour ignorer l'invite et recevoir un rappel la prochaine fois que vous ouvrirez DCam.
Sélectionner une liste
Pour sélectionner une liste, suivez ces instructions :
Étape 1 : sur l'écran d'accueil, cliquez sur Gérer les projets, les listes et les dossiers.
Étape 2 : dans l'écran de la section Projets, vérifiez que le bon projet est surligné
Étape 3 : pour sélectionner la liste, cliquez dessus.
Création d’une nouvelle liste
Occasionnellement, des listes doivent être créées par les opérateurs photos. Obtenez l'approbation de votre superviseur avant de créer une liste. En mode en ligne, la liste restera provisoire jusqu'à ce que le siège l'approuve.
Outre les listes provisoires, DCam prend en charge la création des listes pour Archives uniquement. Une liste réservée aux archives est conservée sur l'ordinateur du poste de travail et peut être traitée sans approbation. Les dossiers d'une liste pour Archive uniquement ne peuvent pas être exportés, mais peuvent être déplacés d'une liste d'Archive uniquement vers une liste approuvée.
Remarque : pour enregistrer des images ou des dossiers situés dans une liste Archive uniquement, vous devrez les exporter. Voir l'annexe B : Importation et exportation d'images.
Pour créer une liste, suivez ces instructions :
Étape 1 : sur l'écran d'accueil, cliquez sur Gérer les projets, les Listes et les Dossiers.
Étape 2 : dans la section des projets, surlignez le projet correct.
Étape 3 : dans la section des listes, cliquez sur Créer.
Étape 4 : sélectionner la liste ou Archives uniquement
Étape 5 : si la liste est sélectionnée, entrez le mot de passe. L'écran des renseignements de la liste s'affiche.
Étape 6 : dans le champ Utiliser les renseignements de la liste, cliquez sur la flèche vers le bas. Une liste déroulante contenant le nom du projet s’affiche.
Étape 7 : cliquez sur le nom du projet. DCam remplit la plupart des champs avec les renseignements du projet.
Étape 8 : corrigez ou entrez des renseignements supplémentaires pour le nouveau projet.
Étape 9 : cliquez sur Enregistrer.
Demande d’ajouts ou de modifications à un projet ou une liste en mode en ligne
Vous pouvez demander de créer ou de modifier des projets ou des listes comme décrit dans l’exemple ci-dessous. Vous pouvez aussi demander l’autorisation d’ajouter des documents supplémentaires à une liste approuvée.
Dans l'exemple suivant, le numéro de volume de la liste doit être changé de volume 1 à volume 2. Pour les autres champs qui doivent être modifiés, suivez le même processus.
Étape 1 : dans la section de liste de l'écran PLF, sélectionnez la liste à modifier, puis cliquez sur Renseignements.
Étape 2 : sur l'écran de renseignements, modifiez le numéro de volume de 1 à 2.
Étape 3 : dans la fenêtre contextuelle Créer une liste, entrez le mot de passe que vous avez reçu de votre superviseur ou du siège, puis cliquez sur OK.
Étape 4 : dans la boîte de dialogue de modification des commentaires du journal, vérifiez la modification, entrez les commentaires éventuels, puis cliquez sur OK. Sur l'écran PLF, la liste s'affiche en état d'attente.
Étape 5 : sur l'écran d'accueil, cliquez sur Envoyer ou recevoir les données du siège. La boîte de dialogue Envoyer ou recevoir des données du siège s’ouvre et affiche les modifications qui ont été demandées.
Étape 6 : cliquez sur Traiter les données reçues du siège. Une boîte de dialogue s’affiche, confirmant que la demande de modification a été envoyée au siège. Une fois que le siège aura approuvé ou rejeté la modification, vous serez informé de la mise à jour du statut.