La section des projets vous permet de gérer les projets. Vous pouvez visualiser les projets disponibles, accéder aux informations sur les projets et effectuer des tâches associées à chaque projet. Normalement, les informations sur le projet sont déjà mentionnées et ll vous suffit de vérifier qu’elles sont correctes et complètes. Un projet comprend des informations générales sur le projet telles que sa description, le nom l’archiviste et celui de la personne à joindre.
Sections :
Intitulés des colonnes du projet
Options du projet
Visualisation des statuts du projet
Date prévue pour l'achèvement
null
Entêtes de colonne d’un projet
Les entêtes de colonne suivantes apparaissent dans la section d’un projet :
- Identifiant (ID) : identifiant unique généré automatiquement pour nommer le projet sur le poste de travail de DCam.
- Projet : nom de projet unique.
- Description : description du projet.
- Statut : statut du projet.
- Fin estimée : date du dernier jour de la semaine à laquelle on estime que le projet sera terminé.
- Listes : nombre de listes dans le projet.
Options d’un projet
Les tâches qu’il est possible d’accomplir dans la section Projets sont indiquées sur la gauche comme suit :
- Créer : cette option n’est utilisée pour créer un nouveau projet si votre superviseur vous demande de le faire. Du fait que ce sont les équipes de gestion des collections et des services d’imagerie qui approuvent et créent les projets, vous ne vous servirez sans doute jamais de cette option.
- Information : cliquez pour afficher les renseignements concernant le projet.
- Ajouter une liste : cliquez sur cette option, si votre superviseur vous le demande, pour ajouter une nouvelle liste. Du fait que ce sont les équipes de gestion des collections et des services d’imagerie qui approuvent et créent les projets, vous ne vous servirez sans doute jamais de cette option. Vous aurez besoin de l’autorisation de votre superviseur pour soumettre une liste. Une liste est considérée comme provisoire jusqu’à ce qu’elle soit approuvée.
- Terminé : sélectionnez cette option pour marquer un projet comme terminé après avoir capturé et transféré toutes les images du projet.
- Réouvrir : cliquez sur cette option pour effectuer des travaux supplémentaires sur un projet que vous avez précédemment marqué comme terminé.
- Supprimer : N’utilisez cette option que si votre superviseur vous demande de supprimer une liste.
Visualiser les statuts d’un projet
Pour filtrer les listes de projets en fonction de leur statut, cliquez sur les cases à cocher au bas de la section Projets (à droite du mot « Afficher ») en utilisant les options suivantes :
- Tous : affiche tous les projets, notamment les projets ouverts et terminés.
- Vide : affiche uniquement les projets vides.
- Ouvert : affiche uniquement les projets qui contiennent une ou plusieurs listes non vides mais incomplètes.
- Terminé ? : Affiche uniquement les projets pour lesquels toutes les listes actuelles sont terminées.
- Terminé : affiche uniquement les projets terminés.
Date de fin estimée
Pour gérer le personnel et le matériel, il est utile de savoir quand un projet sera terminé. Vous pouvez fournir une estimation approximative du moment où un projet sera terminé à l’aide de la boîte de dialogue Estimated Project Completion (Achèvement estimé du projet).
Remarque : la fonction d’achèvement estimé est normalement utilisée par votre superviseur ou votre responsable de terrain.
Après avoir cliqué sur Mise à jour, vous pouvez sélectionner Less than 3 months (Moins de 3 mois), Less than 1 year (Moins d’1 an) ou 1 year or more (1 an ou plus), puis saisir le nombre estimé de semaines, de mois ou d’années restants pour terminer le projet. À partir de cette estimation, DCam calcule la date de fin estimée en donnant la date du dernier jour de la semaine.
Commencer un nouveau projet
Lorsque vous commencez à travailler sur un nouveau projet, suivez ces étapes
Étape 1 : dans l'écran PLF, sélectionnez le projet sur lequel vous souhaitez travailler et vérifiez que les informations du projet sont correctes.
Étape 2 : dans le projet, sélectionnez la liste.
Étape 3 : assurez-vous que les documents de la liste correspondent aux documents réels de l'archive.