En-tête de colonne de dossier
Options de dossier
Affichage des statuts des dossiers.
Dossiers et groupes naturels
Création d'un nouveau dossier
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La section Dossiers vous permet de gérer les dossiers. Vous pouvez afficher les dossiers et leur statut, accéder aux informations sur les dossiers et créer de nouveaux dossiers. Seuls les opérateurs photo créent des dossiers. Les projets et les listes sont créés par d'autres équipes.
Les métadonnées du dossier doivent être conformes à la date d'inscription, à la localité et au type de document de la liste apparentée. Une icône en forme de X rouge indique que le dossier contient des métadonnées qui ne figurent pas dans les données de couverture de la liste. Passez le curseur de votre souris sur l'icône pour obtenir une description du problème de conformité. Une icône en forme de coche verte indique que les métadonnées du dossier sont conformes à la liste.
Entêtes de colonne d’un dossier
Les entêtes de colonne d’un dossier sont les suivants :
- Identifiant : identifiant unique généré automatiquement pour nommer un dossier dans une liste.
- Titre du document : nom des documents contenus dans le dossier.
- Volume : dans un ensemble de volumes, l’identifiant attribué par l’archive.
- Dates : périodes ou dates de début et de fin des dossiers.
- Statut : statut du dossier.
- Images : nombre d’images et leur statut.
- Heure de création : heure et la date de création du dossier
- Numéro multimédia : numéro multimédia du lot dans lequel le dossier a été expédié.
- Date de fin de semaine : la date du vendredi de la semaine où le dossier a été expédié.
- Disque dur externe : le disque dur externe sur lequel le dossier a été expédié.
Options de dossier
Les tâches qu’il est possible d’accomplir dans la section Dossier sont indiquées sur la gauche comme suit :
Créer : cliquez sur cette option pour créer un nouveau dossier. Assurez-vous de surligner d’abord la bonne liste.
Remarque : un nouveau dossier peut aussi être créé dans la section listes de l’écran. Cliquez simplement sur Ajouter un dossier.
- Informations : cliquez sur cette option pour vérifier que les informations sont correctes et complètes. Faites toutes les modifications nécessaires.
- Capture d'images : après la création d'un dossier, DCam confirme que les informations et le dossier sont enregistrés. Pour calibrer l’appareil photo et commencer à photographier des images, cliquez sur Capturer des images.
- Visualiser les images : pour voir les images que vous avez photographiées, cliquez sur Visualiser les images. Cette page vous permet de visualiser les images sans avoir besoin de recalibrer l’appareil photo. Cette option ne vous permet pas de capturer des images.
Fermer : une fois que vous avez photographié et évalué toutes les images du dossier, cliquez sur Fermer.
Remarque : en cliquant sur cette option, vous rouvrez un dossier que vous avez fermé afin de recapturer, par exemple, d’autres images.
Rouvrir à partir du disque dur externe : cliquez sur cette option si vous avez besoin de rouvrir un dossier que vous avez précédemment transféré sur un disque dur externe, mais que vous n’avez pas expédié.
Remarque : utilisez cette option, et cette option uniquement, pour afficher ou travailler avec des dossiers préalablement fermés et transférés, mais que vous n’avez pas encore expédiés.
Supprimer : cliquez sur cette option pour supprimer un dossier. Veillez à sélectionner le bon dossier avant de le supprimer.
Remarque : les dossiers ne peuvent pas être supprimés s'ils contiennent des images capturées.
- Importer des images : sélectionnez cette option pour importer des images dans un dossier vide qui n'a pas été calibré. S’il y a déjà des images dans le dossier, les images importées sont insérées après les images existantes.
- Exporter des images : utilisez cette option pour transférer des dossiers utilisée principalement par les archives.
- Plus : choisissez cette option pour faire ce qui suit :
- Déplacer un dossier : déplacer un dossier de cette liste vers une autre liste.
- Déplacer un dossier : déplacer un dossier de cette liste vers une autre liste.
Visualiser les statuts d’un dossier
Pour filtrer les dossiers d’un projet en fonction de leur statut, cliquez sur les cases à cocher au bas de la section Dossiers (à droite du mot « Afficher ») comme suit :
- Tous : affiche tous les dossiers.
- Vide : affiche uniquement les dossiers vides.
- Ouvert : affiche tous les dossiers ouverts.
- Importations : affiche tous les dossiers qui importent des images.
- Évalué : affiche uniquement les dossiers dont les images ont été évaluées.
- Clos : affiche tous les dossiers clos.
- Sur le disque dur : affiche tous les dossiers qui sont sur le disque dur externe.
- Expédié : affiche tous les dossiers qui ont été expédiés et qui ne sont pas encore marqués comme terminés.
- Terminé : affiche tous les dossiers qui ont été expédiés et marqués comme terminés.
- À renvoyer seulement : affiche les dossiers qui ont été marqués pour être renvoyés.
- À reprendre seulement : affiche les dossiers qui ont été ouverts pour une reprise.
Dossiers et groupes naturels
Les dossiers gèrent les informations de base de tous les documents d’archive sur lesquels vous travaillez. Vous créez des registres pour capturer les métadonnées, qui sont des informations descriptives associées à chaque document. Ces informations comprennent le titre du document, l'étiquette de couverture, le volume, les dates, la localité et le type de document. La première étape importante de la création d'un registre numérique dans DCam consiste à organiser les documents que vous avez en main pour en faire un groupe de la taille d'un registre numérique.
Le tableau ci-dessous montre certaines façons dont les dépositaires de documents organisent leurs documents.
| Types de documents | Catégories possibles | Exemples |
| Registres de recensement | Localité ordre chronologique Type de recensement | Californie, comté d'Orange, 1910-1920, Ohio recensement de l'État |
| Testaments et registres d'homologation | Ordre alphabétique Ordre chronologique | Cadd, James-Combs, John Wills de 1880 à 1940 |
| Registres fonciers | Localité Ordre chronologique | Wisconsin, comté de Sauk mai 1888—juillet 1977 |
| Journaux | Localité Ordre chronologique Titre | Comté de Rock ou comté de Pipestone janvier 1894--décembre 1935 Luverne Daily Herald |
Lorsque vous obtenez des documents provenant des archives, vous recevez des « unités d'archives ». Il s'agit des groupes de base dans lesquels les archives ont rangé, mis en boîte, classé ou autrement classé les documents. Ces groupes peuvent toutefois être trop importants. La taille du groupe avec laquelle vous devez travailler est le plus petit « groupe naturel » que vous puissiez trouver dans l'unité d'archivage.
Un groupe naturel est un ensemble de documents qui partagent des métadonnées de base. Les registres sont souvent regroupés de cette façon par une agence gouvernementale, comme lorsqu'ils sont reliés en volumes de livres ou de paquets d'homologation. Parfois les unités d'archivage constituent le plus petit groupe naturel, par exemple pour les livres (quelle que soit la taille du livre). Mais si ce n'est pas le cas, vous devez constituer le plus petit groupe naturel au sein des unités d'archivage.
Considérez le plus petit groupe naturel comme un élément que vous pouvez saisir d'une seule main, comme un livre, un seul registre contenant des certificats de décès ou un registre isolé. Par exemple, si l'unité d'archivage avec laquelle vous travaillez est une boîte de fichiers contenant des paquets d'homologation, vous ne devrez pas créer un seul registre numérique pour l'ensemble de la boîte de paquets d'homologation ; vous créerez un registre numérique pour chaque paquet d'homologation individuel contenu dans la boîte de fichiers. Dans ce cas, un paquet d'homologation représente le plus petit groupe naturel.
Le tableau ci-dessous présente des exemples spécifiques de contenants courants pour les documents ainsi que des notes indiquant s'ils peuvent être qualifiés de groupes naturels.
| Conteneur | Groupe naturel ou unité d'archivage |
| Papiers individuels | S'ils n'appartiennent pas à un groupe plus large, tel que défini par les métadonnées, ils peuvent constituer des unités d'archivage. Recherchez d'autres articles avec lesquels des documents individuels peuvent être regroupés en termes de métadonnées, telles que la période, la localité, le type de document ou d'autres critères. Par exemple, une boîte de lettres adressée à un gouverneur peut être un groupe naturel de papiers individuels. |
| Paquets d'homologation | Les documents étant naturellement regroupés en un seul cas, ils partagent de nombreuses caractéristiques de métadonnées. Comme ils sont liés entre eux et forment un groupe aussi restreint que possible, ils constituent le plus petit groupe naturel et constituent un bon choix sur lequel baser la définition d'un registre. |
| Fichiers de cas | Comme les documents sont naturellement regroupés dans un seul registre, ils partagent probablement de nombreuses caractéristiques de métadonnées. Comme les paquets d'homologation, les registres de cas constituent probablement le plus petit groupe naturel et constituent un bon choix sur lequel baser la définition d'un registre. |
Registres Manila Registres de fichiers | Le contenu constitue-t-il un bon groupe naturel en termes de métadonnées telles que la période, la localité ou le type de documents ? Devraient-ils être combinés avec d'autres registres pour consolider davantage de documents ? Peuvent-ils être divisés en groupes naturels plus petits ? |
| Boîtes de fichiers | Les boîtes de fichiers regroupent-elles des documents qui vont naturellement ensemble, selon les métadonnées de période, de localité et de type de document ? Ou bien sont-elles utilisées comme contenants pour rassembler des groupes individuels, tels que des paquets d'homologation ou des fichiers de cas ? Les boîtes forment-elles le plus petit groupe naturel ? |
Tiroirs à classeurs Armoires à dossiers | Les tiroirs à classeurs regroupent-ils des documents qui vont naturellement ensemble en fonction de métadonnées telles que la période, la localité et le type de documents ? Ou bien les tiroirs sont-ils utilisés comme contenants pour rassembler des registres qui seraient mieux considérés comme étant le plus petit groupe naturel ? |
Albums Livres Catalogues Volumes | Chaque unité a été collectée et liée par les archives en fonction des similitudes de métadonnées telles que la période, la localité ou le type de document. Comme ils sont liés entre eux et forment un groupe aussi restreint que possible, ils constituent le plus petit groupe naturel et constituent un bon choix sur lequel baser la définition d'un registre. |
Créer un nouveau dossier
Pour créer un dossier numérique dans DCam, allez à l’écran Gérer les projets, listes et dossiers (PLF) et, dans le volet de gauche de la section Dossiers , cliquez sur Créer. La page « Informations du dossier » s’affiche. Un grand nombre des champs de cette page sont déjà remplis avec les informations de la liste que vous avez choisie. Confirmez les renseignements fournis dans chaque champ et saisissez les renseignements dans les champs où les renseignements sont manquants.
Étape 1 : sur l’écran d’accueil, cliquez sur Gérer les projets, les listes et les dossiers.
Étape 2 : sur l’écran du PLF, sélectionnez le bon projet et la bonne liste.
Étape 3 : dans la section dossiers, cliquez sur Créer. La page « Informations du dossier » s’affiche. Un grand nombre des champs de cette page sont déjà remplis avec les informations de la liste que vous avez choisie. (Vous pouvez créer tous les dossiers de la liste en une seule fois ou créer chaque dossier selon vos besoins.)
Étape 4 : saisissez, examinez et corrigez les renseignements concernant le dossier. Pour plus de détails, consultez la section suivante intitulée " Champs d’écran d’informations du dossier "
Étape 5 : lorsque vous avez terminé, cliquez sur l’un de ces boutons en bas de l’écran :
- Enregistrer et capturer
- Sauvegarder ; Enregistrer
- Annuler