Sections :
Comprendre les numéros de média
Compléter les Listes et les Projets
Rapports de l'opérateur d'appareil photo numérique (DOR)
Expédition du disque dur
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Expédition du disque dur
À la fin de chaque semaine, ou lorsque cela est décidé par le superviseur, expédiez le disque dur externe au centre de gestion affecté à votre projet.
Remarque : le disque dur externe n'a pas besoin d'être plein. Il est recommandé d'envoyer le disque dur tous les vendredis pour assurer la cohérence du flux d'images vers les sites de gestion.
Étape 1 : déconnectez le disque dur externe en toute sécurité en éteignant l'ordinateur et en forçant toutes les activités à se terminer.
Étape 2 : placez le HD externe dans la mallette d'expédition Black Pelican.
Étape 3 : si vous utilisez un transporteur, tel que FedEx, UPS ou DHL, joignez l'étiquette d'expédition. Pour les États-Unis, utilisez un bordereau d’expédition FedEx. Un tampon FedEx est généralement inclus dans le cas d’expédition chaque fois que vous recevez une livraison.
Remarque : dans certains pays, un opérateur local, comme DHL, a été approuvé. Pour toute question concernant quel est l’opérateur approuvé, veuillez contacter votre superviseur.
Étape 4 : remettez la boîte à un transporteur agréé ou prenez d’autres dispositions pour la déposer dans les archives
. Étape 5 : si vous n’utilisez pas FedEx, conservez le reçu d’expédition de l’entreprise que vous utilisez pour le remboursement.
Comprendre les numéros multimédia
Le système attribue le même numéro multimédia à tous les nouveaux dossiers d’un projet qui sont photographiés pendant la même semaine et expédiés sur le même disque dur externe. Le numéro multimédia est aussi mentionné sur le ROA.
Lorsqu'un dossier précédemment expédié doit être réexpédié parce qu'il a dû être refait ou que l'image est mauvaise, le même numéro média sera assigné au dossier. Pour distinguer l’envoi du nouveau dossier de l’envoi du dossier original, un numéro de réexpédition est généré automatiquement et appliqué au numéro multimédia original du dossier. Par exemple, si le numéro multimédia original d’un dossier était 63 et que ce dossier est réexpédié après avoir été retravaillé, le numéro multimédia indiquera 63-1. S’il est réexpédié une troisième fois, le numéro multimédia indiquera 63-2.
Quand modifier les numéros multimédia
Vous devez modifier le numéro multimédia si l’une des situations se présente :
- Vous changez d'ordinateurs. Par exemple si l’on vous vole votre ordinateur ou qu’il ne fonctionne plus.
- Deux opérateurs photo travaillent sur le même projet. Les deux opérateurs photo doivent vérifier que le même numéro multimédia n’est pas attribué deux fois au même projet.
- Vous n’expédiez pas les disques durs externes toutes les semaines. Si un opérateur n’expédie pas un disque dur externe toutes les semaines, il se peut que le bon numéro multimédia ne soit pas attribué. Par exemple, si le dernier numéro multimédia est 10, l’opérateur doit alors s’assurer que le numéro multimédia du disque dur externe suivant est 11.
Modifier les numéros multimédia
Pour modifier un numéro de média, procédez de la manière suivante :
Étape 1 : déterminez quel devrait être le nouveau numéro de média. Le nouveau numéro de média doit généralement être un chiffre plus élevé que le dernier numéro attribué.
Remarque : vous pouvez aussi trouver le numéro sur le DOR qui est enregistré sur votre ordinateur de poste de travail. Si nécessaire, votre superviseur peut prendre contact avec l’équipe de la Qualité de l’image pour obtenir le numéro de média le plus récent.
Étape 2 : ouvrez les dossiers de transfert dans la boîte de dialogue du disque dur externe.
Étape 3 : dans la colonne numéro de média, cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas pour remplacer le numéro par le suivant. Par exemple, si le dernier numéro de média était 5, sélectionnez 6.
Étape 4 : si l’un des dossiers a été transféré sur le disque dur externe ou réexpédié, retournez à l’écran des dossiers et, pour les dossiers dont les numéros de média doivent être modifiés, cliquez sur Rouvrir à partir du disque dur externe.
Étape 5 : ne modifiez que le premier numéro de média inexact. Le système utilise le numéro corrigé pour attribuer les numéros multimédias suivants. Un message d'avertissement s'affiche. Pour modifier le numéro de média, cliquez sur Modifier le numéro de média.
Remarque : une fois qu’un numéro de média est modifié pour une livraison, on ne peut pas revenir en arrière.
Étape 6 : cliquez sur Transférer vers le disque dur externe. Le système enregistre le numéro multimédia actualisé.
Terminer une liste et un projet
Étape 1 : lorsque vous avez photographié et évalué toutes les unités d’archives associées à une liste précise, allez à l’écran Gérer les Projets, les Listes et les Dossiers (PLF). Dans la section Listes, cliquez sur le nom de la liste pour la sélectionner, puis cliquez sur Terminé
Remarque : dans le cas où une liste a été marquée terminée et que le projet est encore ouvert, la liste peut être réouverte à partir de l'écran PLF. À cet endroit, surlignez la liste et cliquez sur Réouvrir
Étape 2 : lorsque vous avez capturé toutes les unités d'archives pour toutes les listes d'un projet, passez à l'écran PLF. Dans la section Projets , cliquez sur le nom du projet pour le sélectionner, puis cliquez sur Terminé
Remarque : ne marquez un projet terminé qu'avec l'accord de votre superviseur.
Rapport de l'opérateur d'appareil photo numérique (ROA))
Le Rapport de l’opérateur d’appareil photo numérique classe les dossiers expédiés par titre, volume et date. Il comprend le nombre total d’images et le nombre total de « clics » pour chaque type de dossier (nouveau, repris et réexpédié). Par exemple, un dossier photographié avec le mode de prise de vue double page contient deux fois plus d’images que les clics.
Si plusieurs opérateurs utilisent le même appareil photo, le rapport comprend un dossier, une image et un clic par chaque opérateur. Le dossier est associé à l’opérateur qui a photographié les images en dernier.
Imprimer et enregistrer le Rapport de l'opérateur d'appareil photo numérique
Étape 1 : sur l’écran d’accueil, cliquez sur Afficher l’historique du dossier.
Étape 2 : dans la colonne DOR associée au numéro de média qui doit être examiné, cliquez sur Afficher.
Étape 3 : pour imprimer un exemplaire pour les archives, cliquez sur Imprimer.
Étape 4 : pour enregistrer un exemplaire du rapport, cliquez sur Enregistrer.
Étape 5 : sélectionnez un emplacement sur l'ordinateur de poste de travail pour enregistrer le rapport.
Étape 6 : donnez au rapport un nom avec le format suivant :
- dor ; _ [trait de soulignement] ; nom du projet _ [trait de soulignement] ; numéro HD externe_ [trait de soulignement] ; date au format année/mois/jour _ [trait de soulignement] ; numéro d'opérateur
- Par exemple : dor_NYOR0804D_048_20090403_7081
Étape 7 : cliquez sur Enregistrer et fermer.