Pour vérifier des documents d’archives avant de les photographier, suivez ces instructions :
Étape n° 1 : sur la page « Gérer les projets, les listes et les dossiers », assurez-vous que les bons projets et listes sont en surbrillance.
Étape n° 2 : dans la section « Listes », cliquez sur Imprimer.
Remarque : si vous n’avez pas d’imprimante, vous pouvez noter le nom de la liste, les dates et la localité ou bien prendre des photos de l’écran avec votre téléphone.
Étape n° 3 : la feuille imprimée en main, voyez avec l’archiviste où se trouvent les documents. Demandez-lui de vous indiquer le processus pour retrouver les documents et s’il y a des conditions spéciales pour vous les remettre.
Étape n° 4 : s’il existe un index indépendant, demandez s’il y a des instructions spéciales pour l’utiliser. Vous pouvez ajouter les instructions relatives à l’index aux renseignements figurant sur la liste.
Étape n° 5 : demandez à l’archiviste de vous montrer les documents qui seront photographiés numériquement. Recherchez les documents qui figurent sur la liste et examinez-les. Soyez particulièrement attentif à chacun des points suivants :
- Assurez-vous que les renseignements sur les documents sont compris dans la période des listes indiquées sur l’imprimé. Si le titre des documents des archives diffère de celui qui figure sur la feuille imprimée, écrivez le titre correct. Prenez note des types de document et des dates, et demandez des clarifications auprès de votre superviseur ou directeur.
- Comparez les dates et localités qui figurent dans les documents aux dates et localités qui figurent sur l’imprimé. Si elles diffèrent, mettez par écrit les renseignements relatifs aux documents réels afin que ceux figurant sur la liste puissent être corrigés.
Remarque : certains des renseignements figurant sur la liste proviennent des renseignements concernant le projet. Il se peut que les documents de la liste ne couvrent qu’une partie des dates ou des localités qui apparaissent sur l’imprimé. Par exemple, le projet peut contenir des documents pour tout l’État du Nouveau Mexique (États-Unis), mais la liste ne contenir que le volume n° 10 et celui-ci ne contenir que les documents du comté de Guadalupe. Dans ce cas, vous devez alors corriger la localité dans les renseignements figurant sur la liste.
- Prenez note des dossiers qu’il faudra créer pour la liste. Réfléchissez à des façons logiques de répartir les documents dans des dossiers. Par exemple, si les documents sont des livres, photographiez un livre par dossier. Si les documents se présentent par ordre alphabétique, décidez de créer un dossier pour les lettres A-L et un autre pour les lettres M-Z. S’il y a plusieurs petits lots de documents, photographiez-les dans un seul dossier.
- Prêtez attention à la façon dont l’archiviste a organisé les documents que vous allez photographier. Cela influera sur la façon dont vous allez créer les dossiers qui seront associés aux listes. Par exemple, un livre peut constituer un seul dossier numérique. Un dossier manille contenant des certificats numérotés de 27892 à 27992 pourrait constituer un autre dossier numérique, et une boîte de dossiers d’homologation encore un autre. On appelle ces ensembles des « unités d’archive » et sont les constituants d’un dossier numérique.