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Introduction
Dans cette leçon, les sujets suivants seront traités :
- Projets, listes et dossiers
- Choisir une liste
- Créer un nouveau dossier
Avant de pouvoir capturer des images numériques, vous devez créer un dossier qui permettra d’organiser et de suivre les images. Ce dossier assure également le suivi des métadonnées qui les décrivent. Les métadonnées comprennent des renseignements tels que des dates, des lieux et des types de documents.
Sur la page d’accueil du logiciel DCam, cliquez sur Gérer les projets, les listes et les dossiers. Le projet, les listes et l’écran du dossier s’afficheront et seront divisés en trois sections. Chaque section dispose d’un menu à côté de celui-ci qui comporte différents choix.
actuels
La section en haut à gauche est la zone du projet. Les projets font référence à tous les documents convenus dans le cadre du contrat entre le dépositaire des archives et FamilySearch. Les projets sont créés par le siège administratif. Ce contrat détaillé détermine les documents à saisir.
Il y a deux types de projets que vous pouvez trouver dans la section projet, en fonction de la version du logiciel DCam que vous utilisez. Une transition de versions du logiciel aura lieu au cours des prochaines années.
La plupart des sites d’archives fonctionnent en mode standard. Au fur et à mesure que le temps passe, tous les sites passeront en mode en ligne, communément appelé mode Infinity. Si votre site n’a pas migré vers le mode en ligne, vous verrez une barre bleue en haut de l’écran de DCam. Après la migration de votre site vers le mode en ligne, vous trouverez une barre verte en haut de votre écran. Quand il sera temps de émigrer, votre superviseur de terrain ou votre administrateur interrégional vous en informera.
Les projets créés en mode standard sont différents de ceux créés pour le mode en ligne. Les projets canoniques utilisent une convention d’attribution de nom telle que 18-1548_OH-États-Unis. Les chiffres et les lettres dans le nom sont représentés comme suit :
- Le nombre 18 représente l’année du contrat.
- Le numéro 1548 est un identificateur unique.
- Les lettres OH défendent l’État d’Ohio.
- Les lettres des États-Unis sont pour les États-Unis.
Les projets ont une apparence différente lorsqu’ils sont passés en mode en ligne. Le mode En ligne utilise un système de numérotation tel que MMMM 3M9.
Vos archives peuvent commencer en mode standard avec les projets indiqués dans la méthode standard. Lorsqu’on vous demande de faire la transition, après avoir fermé tous les projets standards, les seuls projets qui vous seront attribués seront les projets en ligne. Bien que vos projets précédents en mode standard soient indiqués dans le dossier des projets, vous ne pourrez en surligner ni accéder à aucun d’eux.
Listes
La section en haut à droite contient des listes. Une fois que vous avez mis un projet en évidence, ses listes s’affichent ici. Les listes sont également créées par le siège de l’Église et sont essentiellement des parties plus petites du projet d’origine. Par exemple, il peut s’agir de tous les documents d’état civil qui sont ensuite divisés en listes de actes de naissance, de mariage et de décès par date, par volume et par d’autres facteurs, selon la manière dont les archivistes les ont organisés.
Pour déterminer la liste à choisir, ayez en main le groupe de documents que vous allez saisir. Trouvez les listes qu’ils correspondent et examinez ces documents pour le type de document, le volume, la date et d’autres facteurs qui les définissent. Une fois que vous avez surligné la bonne liste, passez à la section dossiers.
Dossiers
La section du bas concerne les dossiers. Vous aurez la responsabilité de créer des dossiers et de photographier les images qui s’y trouveront. Les renseignements détaillés que vous saisissez dans
le champ du dossier créent les renseignements descriptifs que l’on appelle métadonnées. Les métadonnées s’affichent lorsque les images sont publiées sur le site Internet de FamilySearch.
Une façon de visualiser les projets, les listes et les dossiers est de penser à une armoire de fichiers de bureau.
- Le projet peut être comparé à l’armoire dans son ensemble.
- Les listes peuvent être comparées aux tiroirs de fichiers de l’armoire. Ils permettent de classer tous les éléments de l’armoire en groupes plus petits et plus faciles à trouver.
- Bien entendu, les dossiers numériques peuvent être comparés aux classeurs de l’armoire. Ils représentent des groupes de documents spécifiques à classer dans le tiroir des fichiers plus volumineux .
Il peut y avoir des moments où vous découvrirez que les listes ne couvrent pas tous les documents physiques. Il vous sera peut-être demandé de capturer des documents par l’archiviste ou même de trouver des documents qui, selon vous, pourraient être utiles pour FamilySearch et qui ne figurent pas dans l’une des listes. La prise de documents en dehors des listes documentées peut créer un problème juridique lié à notre accord contractuel avec l’archiviste.
Voici des exemples de listes susceptibles de créer un problème juridique :
- Vous pouvez avoir trois volumes d’actes de naissance, mais seuls les tomes 2 et 3 sont couverts par des listes.
- Vous trouverez les certificats de tutelle d’un comté dont la date est comprise entre 1900 et 1910, mais la liste ne couvre que les années comprises entre 1900 et 1905. Les années 1906 à 1910 ne sont donc couvertes dans aucune liste.
Vous ne devez pas modifier une liste pour couvrir une plus grande plage de dates, un nombre de volumes ou d’autres renseignements. Dans les deux cas, vous devez demander une nouvelle liste.
Une demande de nouvelle liste doit être discutée avec votre superviseur de terrain ou votre administrateur interrégional et l’approuver. La demande sera examinée par des équipes juridiques et opérationnelles avant qu’elle puisse être approuvée ou refusée.
Voici deux options pour créer une nouvelle liste en fonction de la version du logiciel DCam que vous utilisez :
- Première option: La version standard est facilement identifiée par une barre bleue en haut de l’écran. Proposez ces listes par l’intermédiaire de votre superviseur de terrain ou de votre administrateur interrégional en demandant une liste qui couvre les renseignements que vous voulez saisir. Le superviseur fera votre demande au siège administratif et vous rappellera une fois qu’une décision aura été prise. Si la demande est approuvée, votre superviseur vous donnera le mot de passe nécessaire pour créer la liste.
- Deuxième option: La version en ligne est facilement identifiée par une barre verte en haut de l’écran. La procédure pour créer une nouvelle liste est légèrement différente du mode standard. Dans le menu à côté de la case de liste sur l’écran des projets, des listes et des dossiers, cliquez sur Créer. Remplissez les champs obligatoires et cliquez sur Enregistrer pour envoyer la demande au siège de l’Église. Avant de recevoir l’approbation en mode en ligne, vous pouvez enregistrer des images pour une nouvelle liste que vous avez demandée.
Note: Cependant, si la demande est refusée, les dossiers et les images que vous avez photographiés dans la nouvelle liste ne peuvent pas être acceptés dans le processus de fonctionnement. Votre système informatique ne fermera pas et ne transportera pas les dossiers et leurs images.
À l’aide des exemples précédents de listes susceptibles de créer un problème juridique, le premier tome 1 a peut-être été oublié par le premier représentant de FamilySearch qui a saisi les données de la liste. Il est nécessaire de photographier ces images. Dans ce cas, la nouvelle liste sera approuvée et les images que vous avez photographiées dans les dossiers qui s’y trouvent seront acceptées.
Dans le deuxième exemple, les dates entre 1906 et 1910 ont peut-être déjà été saisies. La liste que vous avez suggérée n’est pas obligatoire. Dans ce cas, la liste sera refusée. Tous les travaux que vous avez faits en vertu de cette liste ne seraient pas acceptés.
Il est préférable de commencer à créer des dossiers et à photographier des images dans une liste actuelle qui ne nécessite pas la procédure d’approbation. Cela vous permet de créer des dossiers et de photographier des images en toute confiance en attendant l’approbation des listes que vous avez suggérées.
Le groupe de documents numériques le plus simple avec lequel vous travaillerez est un dossier numérique. Chaque dossier numérique est défini en fonction d’une unité d’archives, qui est le plus petit groupe naturel de documents avec lequel vous travaillez.
Une unité d’archives peut être un seul objet (un livre) ou quelque chose que vous pourriez récupérer d’une main (un dossier). Par exemple, un dossier contenant un an d’actes de décès pour un seul comté est une unité d’archives et définirait un dossier numérique.
Bien qu’une boîte de fichier apparaisse pour regrouper les choses, une boîte de fichier contenant plusieurs dossiers de succession ne serait pas une seule unité d’archives. Chaque dossier de succession dans la case créerait le plus petit groupe naturel. Les dossiers de succession individuels seraient une unité d’archives et définiraient son propre dossier numérique.
Chaque fois que vous créez un dossier numérique, les renseignements de la liste sont automatiquement remplis dans l’écran du dossier. Une liste n’est qu’une petite partie du projet. Le projet est très large et contient des plages de volumes, des plages de dates et des types de documents qui ne sont pas spécifiques aux documents que vous capturez. Les renseignements doivent être modifiés dans le dossier pour être spécifiques à l’unité d’archives. Cela permet de s’assurer que le dossier numérique est unique.
Une fois que vous avez choisi le bon projet et la bonne liste dans le menu à gauche de la section dossiers, suivez les étapes suivantes pour saisir ou modifier chaque champ :
Étape n° 1 : cliquez sur Créer. L’écran des dossiers s’affiche.
Étape 2: En haut de l’écran, dans le champ Renseignements d’utilisation du dossier, laissez le champ vide à moins que vous ne deviez saisir à nouveau des renseignements pour cette liste.
Note: Il se peut que vous modifiiez les renseignements dans ce champ.
Étape 3: Dans le champ titre du document, saisissez le titre descriptif attribué à l’unité d’archives, par exemple le nom sur la tranche du livre. Cela n’inclurait pas la date, le volume ou le lieu.
Étape n° 4 : Dans le champ de désignation du volume, saisissez la lettre, le numéro ou le caractère spécial pour identifier l’unité d’archives. Par exemple le chiffre 3 ou le chiffre romain III.
Note: Ne saisissez pas de signifiants tels que Vol ou Box, dates ou lieux. S’il n’y a pas de type de volume, saisissez trois traits d’union (- - -) dans ce champ.
Étape n° 5: Dans le champ des dates, utilisez des documents spécifiques à l’unité d’archives que vous photographiez. Cela comprend la date à laquelle les événements ont été enregistrés ou la date à laquelle les documents ont été créés. Pour modifier les dates pour indiquer la plage de dates de l’unité d’archives, cliquez sur la flèche à côté du champ année correspondant.
Note: En général, les dates seront des plages d’années complètes. Si les documents concernent l’année entière de 1837, saisissez 1837 dans la première case de date et saisissez 1837 dans la deuxième case de date. Si la date comprend plusieurs années telles que 1837 à 1840, saisissez 1837 dans la case de la première date et 1840 dans la deuxième case.
Note: Les mois ne doivent être utilisés que si l’unité d’archives s’étend sur des années partielles. Par exemple, la plage de dates allant de février 1837 à juin 1838. Si le champ mois ne s’affiche pas, cochez la case mois pour afficher le champ du mois.
Étape n° 6 : Pour faire une sélection, cliquez sur le menu déroulant.
Note: Les jours ne sont ajoutés que si l’unité d’archives s’étend sur des mois partiels. La plage de dates comprise entre le 1er juin 1837 et le 15 juin 1837 est un exemple de date à indiquer. Si le champ jours ne s’affiche pas, cochez la case jour pour afficher le champ jours.
Note: L’abréviation Ca. signifie circa (ou approximativement). Ne l’utilisez jamais pour des périodes approximatives.
Étape n° 7 : Si les renseignements ne figurent pas sur les contenants, trouvez les dates ou les plages de dates indiquées sur les documents eux-mêmes. Dès que vous saisissez une date, la case Confirmer que ces dates sont exactes est automatiquement cochée.
Note: Si les champs de date sont exacts car ils ont été automatiquement remplis à partir de la liste, vous n’avez pas besoin de les modifier. Vous devrez peut-être cocher manuellement la case.
Étape n° 8 : Saisissez le numéro de référence des archives si l’archiviste vous en fournit un. Il s’agit d’un numéro particulier que les archivistes utilisent pour identifier et suivre leurs documents. Par défaut, ce champ permet de créer un numéro de référence d’archives en fonction des champs que vous avez déjà remplis (processus appelé concatenation).
Exemple: Pour les naissances retardées, le volume 22 de l’année 1837, le logiciel concrétise le titre du document, la désignation du volume et les champs de dates pour créer la saisie différée Births_22_1837.
Étape n° 9 : Préparez-vous à saisir des renseignements dans le champ du lieu. Le champ du lieu est rempli à partir de la liste, mais il peut être trop général. Vous devez vous assurer que le lieu dans le champ représente très précisément les documents en main.
Exemple: Si la liste concerne l’État d’Utah, vous devez examiner les documents et identifier la ville et le comté couverts puis ajouter ces détails.
Étape n° 10 : Pour saisir des renseignements dans le champ du lieu, commencez à saisir le champ. Un menu déroulant s’affiche, vous permettant de faire une sélection. Le lieu que vous choisissez doit être aussi granulé que possible. Les citations suivantes expliquent ceci en outre :
- Le nom d’une paroisse est plus grand qu’une ville.
- Le nom d’une ville est plus grand qu’un comté.
- Le nom d’un comté est plus grand qu’un État.
Note: Bien que le lieu soit aussi grand que possible, veillez à ne pas faire de modifications qui ne corrélèrent plus le dossier avec la liste.
Exemple n° 1: Commencez à saisir Salt Lake City dans le champ de la localité. Le progiciel génère des options dans le menu déroulant qui vous permettent de choisir parmi des options telles que Salt Lake City, Salt Lake County, Utah, United States (1896-Present).
Exemple n° 2: Si les dates figurant sur les registres sont antérieures à 1896, choisissez Salt Lake( Territoire de l’Utah, États-Unis) (1850-1896).
Note: Soyez attentif à tous les facteurs déterminants dans les documents lorsque vous choisissez dans le menu, par exemple quand les localités ont été établies.
Si changer le dossier signifie qu’il ne correspond plus à la liste, alors la liste que vous utilisez n’est probablement pas correcte. Si c’est le cas, supprimez le dossier, trouvez la bonne liste et recommencez le processus de création du dossier.
Si vous ne trouvez pas le lieu précis dont vous avez besoin, vous pouvez ajouter un emplacement provisoire en cliquant sur Ajouter un lieu plus précis. Lorsque vous utilisez cette option, une boîte de dialogue s’affiche et vous permet de saisir les renseignements. Le lieu reste provisoire jusqu’à ce que le siège le valide. Si l’emplacement n’est pas validé, il vous sera demandé de modifier le lieu et de renvoyer les images.
Étape n° 11 : Les champs de langue sont normalement remplis par FamilySearch. La langue principale doit être la langue la plus utilisée dans les documents. Si vous trouvez d’autres langues dans les documents, vous pouvez les ajouter dans le champ autres langues en les sélectionnant dans les menus déroulants.
Note: Les noms des personnes dans une autre langue ne sont pas considérés comme une autre langue.
Étape n° 12 : Lorsque vous commencez à saisir le champ type de document, un menu déroulant s’affiche. Choisissez la description la plus précise possible pour le type de documents.
Exemple: Si la description remplie automatiquement est succession, mais que les documents sont des registres de tutelle, vous devez sélectionner une meilleure saisie. Soyez aussi grand que possible dans le type de document que vous choisissez. Commencez à saisir la liste des successions et une liste de choix s’affiche. Dans ce cas, le meilleur choix sous la rubrique succession est : Registre juridique, Archives judiciaires, Registre des successions, Tutelle des successions.
Étape n° 13 : L’interrégion intitulée Autres renseignements permet la communication avec nos équipes de la qualité de l’image, les équipes opérationnelles et nos invités. Sélectionnez les signets descriptifs qui indiquent l’état des documents et leur rapport avec la qualité des images photographiées.
Étape n° 14 : Dans la case étiquettes disponibles à gauche, surlignez une description telle qu’une reliure serrée ou un mauvais exemplaire de l’original.
Étape n° 15 : Cliquez sur la double flèche entre les deux cases. Le signet descriptif s’affiche dans la case des signets sélectionnés à droite de l’écran.
Note: L’utilisation des étiquettes disponibles indique que la majorité des documents du dossier ont le problème de qualité que les étiquettes décrivent. Si seuls quelques-uns des documents posent problème, n’utilisez pas cette fonction, mais identifiez ces images individuellement pendant que vous les enregistrez.
Étape n° 16 : Le champ commentaires du dossier vous permet de fournir des renseignements supplémentaires sur l’état du groupe de documents physiques en ce qui concerne la capacité de l’invité à effectuer des recherches.
Exemple: Si certaines pages sont vides, saisissez un commentaire semblable à Images 50-74 et n’a donc pas été photographié. Si les certificats ne sont pas dans l’ordre numérique, saisissez-le comme commentaire. Faites un commentaire au sujet de tout ce qui affecterait l’expérience des invités lorsque vous essayez de trouver leurs ancêtres.
Ne commentez pas les conditions suivantes :
- Problèmes avec les documents qui sont évidents sur les images.
- La taille des documents.
- Que les documents sont dans un livre.
- D’autres renseignements similaires.
Étape n° 17 : Lorsque tous les renseignements ont été enregistrés avec exactitude dans l’écran du dossier, cliquez sur Enregistrer et enregistrer.
Étape n° 18 : Vous êtes prêt à calibrer votre appareil photo si vous ne l’avez pas déjà fait, ou vous pouvez commencer à photographier des images.
Expériences d’apprentissage
Activité 1 : Vérifiez votre compréhension
- Combien de types de projets peut-on trouver dans la section projets ?
- En vos propres termes, définissez les éléments suivants :
- actuels
- Listes
- Dossiers