Kansiot hallitsevat kaikkien käsittelemiesi arkistotietueiden perustason. Luot kansioita tallentaaksesi metatiedot, jotka ovat kuhunkin tietueeseen liittyviä kuvailevia tietoja. Näitä tietoja ovat Asiakirjanimike, Saatetunniste, Kirja, Päivämäärät, Paikkakunta ja Asiakirjatyyppi. Ensimmäinen tärkeä askel digitaalisen kansion luomisessa DCamissa on hallussasi olevien tietueiden järjestäminen digitaaliselle kansiolle sopivaan ryhmäkokoon.
Alla olevassa taulukossa on joitakin tapoja, joilla tietueiden säilyttäjät voivat järjestää tietueensa.
| Tietuetyypit | Mahdolliset luokat | Esimerkkejä |
| Väestönlaskennan tietueet | Paikkakunta Kronologinen järjestys Väestönlaskennan tyyppi | Kalifornia, Orange County 1910–1920 Ohion osavaltion väestönlaskenta |
| Testamentit ja perintöasiakirjat | Aakkosjärjestys Kronologinen järjestys | Cadd, James-Combs, John Wills vuosina 1880–1940 |
| Maarekisterit | Paikkakunta Kronologinen järjestys | Wisconsin, Sauk Co. toukokuu 1888 - heinäkuu 1977 |
| Sanomalehdet | Paikkakunta Kronologinen järjestys Otsikko | Rock County tai Pipestone County tammikuu 1894 - joulukuu 1935 Luverne Daily Herald |
Kun saat asiakirjoja arkistosta, saat "arkistoyksiköitä". Nämä ovat ne perusryhmät, joissa arkisto on hyllyttänyt, lokeroinut, arkistoinut tai muutoin säilyttänyt asiakirjat. Nämä ryhmät saattavat kuitenkin olla liian suuria. Ryhmäkoko, jonka kanssa sinun on työskenneltävä, on pienin "luonnollinen ryhmä", jonka voit löytää arkistoyksiköstä.
Luonnollinen ryhmä on joukko tietueita, joilla on yhteiset metatiedot. Aikakirjat ryhmitetään usein tällä tavoin valtion viranomaisten mukaan, kuten silloin kun ne sidotaan kirjoihin tai testamenttipaketteihin. Vaikka arkistoyksiköt voivat olla pienin luonnollinen ryhmä, kuten kirjojen kohdalla (riippumatta siitä, kuinka suuri kirja on), kun ne eivät ole, sinun on valittava pienin luonnollinen ryhmä arkistoyksiköistä.
Ajattele pienintä luonnollista ryhmää jonakin, jonka voit ottaa yhdellä kädellä, kuten kirjan, yhden kuolintodistuskansion tai yksittäisen tapaustiedoston. Esimerkiksi jos arkistoyksikkö, jonka parissa työskentelet, on arkistolaatikko, joka sisältää testamenttipaketteja, et luo digitaalista kansiota koko testamenttipakettien arkistolaatikolle. Luot arkistolaatikkoon sähköisen kansion kullekin yksittäiselle testamenttipaketille. Tässä tapauksessa testamenttipaketit edustavat pienintä luonnollista ryhmää.
Alla olevassa taulukossa on esimerkkejä yleisistä tietuesäiliöistä sekä huomautuksia siitä, pitäisikö ne tunnistaa luonnollisiksi ryhmiksi.
| Säiliö | Luonnollinen ryhmä tai arkistoyksikkö |
| Yksittäiset asiakirjat | Jos ne eivät kuulu suurempaan ryhmään, kuten metatiedot määrittelevät, ne voivat muodostaa arkistoyksiköitä. Etsi muita papereita, joiden kanssa yksittäiset paperit voidaan ryhmitellä metatietoina, kuten aikajakso, paikkakunta, asiakirjatyyppi tai muiden ehtojen perusteella. Esimerkiksi kuvernöörille osoitettu kirjelaatikko voi olla luonnollinen ryhmä yksittäisiä papereita. |
| Testamenttipaketit | Koska asiakirjat on ryhmitelty luonnollisesti yhdeksi tapaukseksi, niillä on monia metatietojen ominaisuuksia. Koska ne on sidottu yhteen ja muodostavat mahdollisimman pienen ryhmän, ne muodostavat pienimmän luonnollisen ryhmän ja ovat hyvä valinta kansion määritelmän perustaksi. |
| Asiatiedostot | Koska asiakirjat on ryhmitelty luonnollisesti yhdeksi tapaukseksi, niillä on todennäköisesti monia metatietojen ominaisuuksia. Kuten testamenttipaketit, tapaustiedostot muodostavat todennäköisesti pienimmän luonnollisen ryhmän ja ovat hyvä valinta kansion määritelmän perustaksi. |
Manila-kansiot Tiedostokansiot | Muodostaako sisältö hyvän luonnollisen ryhmän metatietojen kuten aikajakson, paikkakunnan tai asiakirjatyypin suhteen? Tuleeko ne yhdistää muihin kansioihin useampien asiakirjojen yhdistämiseksi? Voidaanko ne jakaa pienempiin luonnollisiin ryhmiin? |
| Tiedostolaatikot | Ryhmittelevätkö arkistolaatikot asiakirjoja, jotka kuuluvat luontevasti yhteen metatietojen, kuten aikajakson, paikkakunnan ja asiakirjatyypin perusteella? Vai käytetäänkö niitä säiliönä yksittäisten ryhmien kuten testamenttipakettien tai tapaustiedostojen keräämiseen? Muodostavatko laatikot pienimmän luonnollisen ryhmän? |
Arkistolaatikot Arkistokaapit | Ryhmittelevätkö arkiston laatikot asiakirjoja, jotka luonnollisesti kuuluvat yhteen metatietojen, kuten aikajakson, paikkakunnan ja asiakirjatyypin perusteella? Vai käytetäänkö laatikoita säiliöinä keräämään tiedostokansioita, joita olisi parempi pitää pienimpänä luonnollisena ryhmänä? |
Albumit Kirjat Luettelot Nidokset | Arkisto on koonnut ja sitonut jokaisen yksikön sellaisten metatietojen samankaltaisuuksien perusteella kuten aikajakso, paikkakunta tai asiakirjatyyppi. Koska ne on sidottu yhteen ja muodostavat mahdollisimman pienen ryhmän, ne muodostavat pienimmän luonnollisen ryhmän ja ovat hyvä valinta kansion määritelmän perustaksi. |