Proyectos Infinity - Creación y conversión de oportunidades - POE

Reseña del proceso

Este documento describe el proceso para convertir los proyectos de Rosetta al proceso Infinity. Para obtener más detalles e instrucción paso a paso para crear y convertir oportunidades, consulte el material de trabajo titulado Proyectos Infinity - Creación y conversión de oportunidades.

A quién va dirigido

• Supervisor de operaciones de cámara (o supervisor de cámara)
• Estrategia de contenido
• Gerente de relaciones de campo (GRC)

• Gerente regional de operaciones (GRO): Una vez se le llamó gerente de ejecución operacional (GEO)

Diagrama del proceso

Procedimiento

1. Creación de nuevas oportunidades

   Salesforce se utiliza para crear nuevas oportunidades en el Sistema mundial de administración de relaciones SMAR de FamilySearch.

   1. Inicie sesión en la experiencia Lightning de Salesforce.
   2. En la pestaña desplegable Oportunidades, haga clic en Nuevo para crear una nueva oportunidad.
   3. Ingrese la información de la oportunidad en el Nombre de oportunidad.
   4. Bajo Detalles, proporcione la información requerida en el cuadro desplegable de Información general.
   5. Seleccione la fecha apropiada en el campo Fecha límite de borrador de acuerdo.

   6. Verifique la información de contacto de los contactos requeridos en el menú de Contactos relacionados.

      • Cree un contacto de donante si se requiere una copia del donante.

2. Conversión de oportunidades antiguas

   Salesforce se utiliza para actualizar oportunidades antiguas en SMAR de FamilySearch.

   1. Inicie sesión en la experiencia Lightning de Salesforce.
   2. Seleccione la pestaña Oportunidades
   3. Bajo el Nombre de oportunidad, seleccione la oportunidad que necesita convertirse.
   4. Bajo el Nombre de oportunidad, utilice el nombre correcto y proporcione la información requerida.
   5. Asegúrese de que la fecha límite del borrador del acuerdo sea exacta e incluya una fecha apropiada.

   6. Verifique la información de contacto de los contactos requeridos en el menú de Contactos relacionados.

      • Cree un contacto de donante si se requiere una copia del donante.

3. Cómo crear una transferencia de valor

   1. Haga clic en Transferencias de valor para ir a la página para crear una lista.
   2. Utilice la flecha desplegable para seleccionar Nuevo.
   3. En la ventana emergente Nueva transferencia de valor, seleccione el tipo de transferencia de valor que se está creando.
   4. Utilice el menú desplegable para seleccionar el método de adquisición de imágenes adecuado.
   5. En la sección Puntuación, seleccione Derechos estimados de imagen y llene el plan Operación de cámara (para MAF).

   6. En el menú desplegable Entregables, seleccione Nuevo.

      • Cree Documento de entrega si se requiere una copia del donante,
   7. En la sección Transferencias de valor, haga clic en el enlace del número de transferencia de valor para crear listados en su interior.
   8. Haga clic en la lista desplegable bajo Listas y seleccione Nuevo.

   9. Seleccione el tipo de registro más específico del vocabulario controlado.

      • Si no se encuentra el tipo de registro, escriba esta información en el cuadro Tipo de registro no encontrado.

4. Nombres de tipos de registro y creación de un nuevo tipo de registro

   Los nombres de los tipos de registro y dónde se encuentran pueden ser diferentes. Es posible que sea necesario crear un nuevo tipo de registro si no se encontró el tipo de registro.

   1. Si no se encontró el tipo de registro, comuníquese con el estratega de contenido específico de su área. Esta persona enviará la solicitud.

      • Completar esta solicitud puede tomar varias semanas.
   2. Una vez creado el nuevo tipo de registro, aparecerá en la lista desplegable Tipo de registro dentro de la lista.
   3. El estratega de contenido o el GRC tendrá que seleccionar el tipo de registro correcto en la lista.

5. Las localidades y cómo agregar una localidad si no están presentes

   Las localidades también se seleccionan de una lista vinculada a una base de datos. Recuerde siempre ingresar el nivel más bajo de localidad que cubre todos los registros de la lista.

   1. Si no estuviera presente el nivel de localidad necesario, anote esta información en el cuadro Localidad no encontrada.

   2. A continuación, póngase en contacto con el estratega de contenidos específico de su zona. Esta persona enviará la solicitud para agregar la localidad necesaria.

      • Este proceso puede tardar varios días en completarse.

   3. Si la lista cubre más de una localidad de nivel 1, deje este campo en blanco y agregue un no en el cuadro Localidad no encontrada.

      • El cuadro Localidad no encontrada no se puede dejar en blanco porque se producirá un error en el proceso de validación.

6. Validación de la oportunidad

   Una vez que la oferta está lista y se han establecido todas las especificaciones necesarias, el GRC validará la oportunidad

   1. Para validar la oportunidad, haga clic en la pestaña Validar.

      • Si la oportunidad no está lista, aparecerá un mensaje de error y mostrará lo que se debe arreglar para que se pueda validar la oportunidad.

7. Etapa de revisión de oportunidades

   Después de pasar la validación, la oportunidad es revisada y aprobada por el equipo de Contratos y Cumplimiento (Legal).

   1. El GRC establece el estado de la oportunidad en CS 1^ª Revisión en la etapa de revisión de oportunidades.

      • Si la estrategia de contenidos encuentra tipos de registro o localidades no encontrados, envía una solicitud de nuevo tipo de registro o nueva localidad y cambia el estado de la etapa de revisión de la oportunidad a Estándares.
   2. El estado de la revisión de oportunidades se cambia a Revisión de MS después de que se hayan completado las solicitudes

   3. El siguiente paso depende de si se ha creado una nueva oportunidad o si se ha convertido una oportunidad:

      • Para una nueva oportunidad, el departamento Jurídico establece el estado de Etapa de revisión de la oportunidad en Gestión de operaciones después de que se apruebe la oportunidad.
      • Para una oportunidad convertida, el departamento Jurídico establece el estado de Etapa de revisión de la oportunidad en Gestión de operaciones después de que Estrategia de contenidos y el departamento Jurídico aprueben las actualizaciones.
   4. Se crea una nueva cartera de proyectos en la oportunidad después de que el GRO reciba notificación por correo electrónico de la lista de oportunidades nueva o actualizada.

8. Cómo crear una cartera de proyectos

   El GRO creará la cartera de proyectos.

   1. Seleccione el número correcto de transferencia de valor.
   2. Confirme que el estado de Rosetta Stone esté configurado como Ninguno.
   3. Establezca el Estado del SMR en espera.
   4. Haga clic en Guardar.
   5. El proyecto de digitalización se ha creado y estará disponible en el Panel del supervisor de cámara.

9. Convertir una cartera de proyectos

   si ya existe un proyecto de Rosetta Stone, el GRO editará el proyecto actual de Rosetta y convertirá el proyecto en un proyecto de Infinity

   1. En cartera de proyectos, haga clic en la lista desplegable para seleccionar Editar.
   2. Cambie el Estado de SMR a carpeta de espera.
   3. Haga clic en Guardar. El proyecto se crea para uso de Infinity y se llena la información de Metis en SMAR.
   4. El proyecto estará disponible en el Panel del supervisor de cámara.

10. Cómo mover el listado de la oportunidad a la transferencia de valor

    1. Junto a Cambiar propietario, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Migrar listas de registros.
    2. Seleccione el número de transferencia de valores al que se migrarán los listados.
    3. Marque las casillas junto a las listas que se están migrando.
    4. Haga clic en el botón Transferir .

    5. Después de transferir listas, haga clic en cada lista y seleccione los tipos de registros.

       • Tenga en cuenta que la sección Tipo de registro ahora es diferente.

    6. Seleccione el tipo de registro más específico del vocabulario controlado.

       • Si no se encuentra el tipo de registro, ingrese esta información en el cuadro Tipo de registro no encontrado.

Definiciones

Supervisor de operaciones de cámara: También llamado Ops de Cámara o Supervisor de cámara. La persona que administra la captura y digitalización de registros genealógicos históricos.

Estrategia de contenido: Un equipo que se centra en las deficiencias de cobertura de los datos publicados en FamilySearch y que podría servir mejor a los usuarios.

GRC: Gerente de relaciones de campo. La persona que negocia los términos de la oportunidad con los conservadores de registros u otros archivos de registros.

SMAR: Sistema mundial de administración de relaciones. Una aplicación creada en la plataforma de Salesforce. Se utiliza para administrar la labor de adquisición de registros con varias entidades y personas que adquieren o proporcionan a FamilySearch registros genealógicos de todo el mundo.

GEO: Gerente de ejecución de operaciones. Título que se utilizó anteriormente para la persona responsable de poner los proyectos en el proceso de digitalización y administrarlos mediante la publicación. Ahora se le llama Gerente regional de operaciones (ROM)

ROM: Gerente regional de operaciones. La persona responsable de poner los proyectos en el proceso de digitalización y administrarlos mediante la publicación. Esta función se denominó en su día GEO.

Documentos

• Ayuda laboral: Proyectos infinity – Creación y conversión de oportunidades

Sistemas involucrados

• SMAR
• Rosetta

• Salesforce Lightning

Resumen

Este documento describió el proceso para convertir los proyectos de Rosetta al proceso de Infinity. Proporcionó información sobre cómo crear nuevas oportunidades, actualizar oportunidades antiguas, agregar nuevos tipos de registros y localidades, validar oportunidades, crear proyectos de digitalización y trasladar oportunidades a la transferencia de valor.