Video de capacitación:
Tabla de contenido
Introducción
Objetivos de aprendizaje
Cómo crear nuevas oportunidades
Cómo actualizar oportunidades antiguas
Crear una transferencia de valor
Crear una lista
Validar la Oportunidad
Etapa de revisión de oportunidades
Crear un proyecto de canalización
Actualizar un proyecto de canalización
Mover listados de Oportunidad a transferencia de valor
Resumen
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Introducción
Este es un proceso de paso a paso para actualizar los proyectos de Rosetta al proceso de Infinity e incluye instrucciones paso a paso para crear y actualizar oportunidades de proyectos de Infinity utilizando el SGRM de FamilySearch (Sistema de Gestión de Relaciones Mundiales) en Salesforce.
Objetivos de aprendizaje
Después de revisar este documento de instrucción, podrá:
- Determinar la diferencia entre una oportunidad nueva y una anterior.
- Navegar hasta SGRM y cambiar a experiencia relámpago.
- Utilizar SGRM para crear nuevas oportunidades y actualizar las antiguas a Infinity.
Cómo crear oportunidades nuevas
Salesforce se utiliza para crear nuevas oportunidades en el SGRM de FamilySearch. Los siguientes pasos detallan cómo crear una oportunidad nueva:
Paso 1: Inicie sesión en el SGRM de FamilySearch en Salesforce.
Paso 2: Si aún no está utilizando la experiencia relámpago, en la esquina superior derecha haga clic en su avatar y seleccione Cambiar a Lightning Experience.
Paso 3: En la pestaña desplegable Oportunidades haga clic en Nuevo.
Paso 4: Bajo el Nombre de la oportunidad, utilice el nombre correcto e incluya la siguiente información:
- País en inglés (ejemplo: Switzerland (Suiza)
- Localidad o nombre del archivo (Ejemplo: Friburgo)
- Tipo de registro (Ejemplo: Escrituras de propiedad)
- Año inicial - Año de finalización (Ejemplo: 1481-1650)
Nota: El encabezado final debe ser similar al siguiente ejemplo:
Suiza, Friburgo, Escrituras de propiedad, 1481-1650
Paso 5: Bajo Detalles, haga clic en la casilla desplegable Información general e ingrese toda la información requerida para esta sección.
Paso 6: En el campo requerido borrador de contrato de plazo, seleccione la fecha apropiada.
Paso 7 En el panel de la derecha, bajo la lista desplegable Contactos relacionados, verifique los siguientes contactos obligatorios:
- Contacto del lugar de captura de cámara
- Conservador de registros
- Contacto principal
Nota: Si se requiere una copia del donante, también cree un contacto del donante. La dirección agregada como contacto del donante es la dirección donde se entregarán las copias del donante. Si el contacto del donante cambia después de la creación del viajero, debe comunicar inmediatamente el cambio a Contratos y Cumplimiento y a los equipos.
Actualización de antiguas oportunidades
Los siguientes pasos detallan cómo convertir antiguas oportunidades:
Paso 1: Inicie sesión en el SGRM de FamilySearch en Salesforce.
Paso 2: Si aún no está utilizando la experiencia relámpago, en la esquina superior derecha seleccione Cambiar a Lightning Experience.
Paso 3: Seleccione la pestaña Oportunidades.
Paso 4: Seleccione la oportunidad que desee convertir haciendo clic en el vínculo correspondiente bajo Nombre de la oportunidad.
Nota: También puede encontrar la oportunidad utilizando la opción de cuadro de búsqueda.
Paso 5: Bajo el Nombre de la oportunidad, utilice el nombre correcto e incluya la siguiente información:
- País (Ejemplo: Suiza)
- Localidad (ejemplo: Friburgo)
- Tipo de registro (Ejemplo: Escrituras de propiedad)
- Año inicial – Año de finalización (Ejemplo: 1481-1650)
Paso 6: Asegúrese de que el plazo del borrador del contrato incluya una fecha apropiada.
Paso 7: En el panel de la derecha, bajo la lista desplegable Contactos relacionados verifique los siguientes contactos obligatorios:
- Contacto del lugar de captura de cámara
- Conservador de registros
- Contacto principal
Nota: Si se requiere una copia del donante, también cree un contacto del donante. La dirección agregada como contacto del donante es la dirección donde se entregarán las copias del donante. Si el contacto del donante cambia después de la creación del viajero, debe comunicar el cambio inmediatamente a los equipos de Contratos y Cumplimiento y ROM.
Cómo crear una transferencia de valor
Paso 1: Haga clic en Transferencias de valor en el panel del lado derecho. Las listas se crearán en esta sección.
Paso 2: Utilice la flecha desplegable para seleccionar Nuevo.
Paso 3: En la ventana emergente Nueva transferencia de valor, seleccione el tipo de transferencia de valor que se necesita para esta oportunidad y haga clic en Siguiente. Estas opciones incluyen:
- Crear imágenes – Cómo crear imágenes nuevas o importar las existentes mediante cámaras o escáneres
- Crear registros/índices – Cómo crear registros/índices transcribiendo objetos genealógicos
- Recibir imágenes – Cómo recibir imágenes de un tercero
- Recibir registros/índices – Cómo recibir registros/índices de un tercero
Paso 4: Utilice la lista desplegable para seleccionar el método apropiado de Adquisición de Imágenes de entre los siguientes:
- Fotografiaremos o escanearemos objetos utilizando DCAM – utilice cuando se use DCam para capturar. Esta transferencia de valor generará un proyecto de Image Capture Infinity.
- Importaremos imágenes existentes a DCAM– Úselo cuando DCam sea utilizada para importar las imágenes que nos haya dado el conservador. Esta transferencia de valor generará un proyecto de Image Capture Infinity.
- Ya tenemos el microfilme y escanearemos
- Nos enviarán microfilme que podemos conservar después de escanear
- Nos enviarán microfilme que devolveremos después de escanearlo
Paso 5: En la sección Puntuación seleccione los derechos estimados
adecuados. Paso 6: Rellene el plan *(para MAF) de operaciones con cámara
Nota: Asegúrese de hacer clic en Guardar para mantener los cambios.
Cómo crear una lista
Paso 1: En la página de detalles de la oportunidad, bajo la sección Transferencias de valor en el panel del lado derecho, haga clic en el vínculo número de transferencia de valor para crear las listas que se encuentran en el interior.
Paso 2: En la pestaña detalles de la transferencia de valor, vaya a la sección Entregas en el panel del lado derecho. Haga clic en la lista desplegable y seleccione Nuevo.
Nota: Si se requieren copias del donante, cree un documento de entrega del donante dentro de la transferencia de valor y guarde los cambios antes de salir.
Paso 3: Haga clic en la pestaña Oportunidades y seleccione la Oportunidad.
Paso 4: Haga clic en el vínculo número de transferencia de valor en el panel del lado derecho para abrir la transferencia de valor.
Paso 5: En el panel del lado derecho, haga clic en la flecha desplegable junto a Listado y seleccione Nuevo.
Nota: Puede observar que la sección tipo de registro del listado es diferente.
Paso 6: Llene la información de Información general, Referencia de archivo, Fechas e idiomas.
Localidades
Seleccione las localidades utilizando los cinco niveles de localidad diferentes. Las localidades también se seleccionan de una lista vinculada a una base de datos. Si el nivel de localidad que se necesita no está presente en la lista, ingréselo en el cuadro Localidad no encontrada
Nota: Siempre ingrese el nivel más bajo de localidad que cubra todos los registros de la lista.
El responsable de contenidos solicitará o creará la localidad necesaria. Este proceso puede tardar varios días en completarse.
Si la lista cubre más de una localidad de nivel 1 (estado/provincia/departamento), deje este campo en blanco y agregue una nota en el cuadro Localidad no encontrada. Por ejemplo, si la lista cubre toda una diócesis y la diócesis incluye parroquias en dos estados, podría ingresar el nombre de la diócesis o el nombre de los dos estados en el recuadro Localidad no encontrada.
Nota: Si no se ingresa la localidad 1, esta casilla no puede permanecer vacía debido a que la validación fallará.
El responsable de contenidos solicitará o creará la localidad necesaria. Este proceso puede tardar varios días en completarse.
Si la lista cubre más de una localidad de nivel 1 (estado/provincia/departamento), deje este campo en blanco y agregue una nota en el cuadro Localidad no encontrada. Por ejemplo, si la lista cubre toda una diócesis y la diócesis incluye parroquias en dos estados, podría ingresar el nombre de la diócesis o el nombre de los dos estados en el recuadro Localidad no encontrada.
Nota: Si no se ingresa la localidad 1, esta casilla no puede permanecer vacía debido a que la validación fallará.
Tipos de registros
Seleccione los tipos de registros del vocabulario controlado utilizando cinco niveles diferentes de tipo de registro. Ingrese siempre el tipo de registro más específico posible.
Nota: Si no encuentra el tipo de registro que necesita, ingréselo en el cuadro Tipo de registro no encontrado .
Nombres de tipo de registro
Los nombres de tipo de registro y dónde se encuentran podrían ser diferentes. Vea los siguientes ejemplos de maneras en las que los tipos de registros han cambiado.
Ejemplo 1
Anterior:
- Categoría de registro: Naturalización y ciudadanía
- Tipo de registro: Naturalizaciones
Actual:
- Tipo de registro 1: Registros de migración
- Tipo de registro 2: Registros de naturalización
Ejemplo 2
Anterior:
- Categoría de registros: Registros de cementerio
- Tipo de registro: Registro de entierro
Actual:
- Tipo de registro 1: Registros vitales
- Tipo de registro 2: Registros de defunción
- Tipo de registro 3: Registros de cementerio
- Tipo de registro 4: Registros de entierro
Cómo crear un tipo nuevo de registro
Si no encontró el tipo de registro necesario, es posible que tenga que crear uno nuevo. El responsable de contenidos de su área enviará la solicitud al Consejo de Vocabulario Controlado. Este proceso puede tardar varias semanas en completarse.
Una vez que se haya creado el nuevo tipo de registro, aparecerá en las listas desplegables Tipo de registro dentro de la lista. El responsable de contenidos o GRC (gerente de relaciones de campo) tendrá que seleccionar el tipo de registro correcto en la lista.
Validación de la oportunidad
Una vez que las listas estén preparadas y se coloquen todas las especificaciones necesarias, el GRC debe validar la oportunidad de asegurarse de que esté a punto para la Estrategia de Contenido y las Aprobaciones Legales. Para validar la oportunidad, haga clic en el botón Validar en la página de la oportunidad.
Nota: Si la oportunidad no está lista, un mensaje de error indicará lo que se debe corregir. Por ejemplo, puede aparecer un mensaje que indique: "Esta lista debe tener un valor tipo de registro 1" en la Revisión de oportunidad de solicitud.
Fase de revisión de oportunidades
Una vez que se pasa la validación, el GRC establece el estado de la oportunidad en Revisión 1 de CS bajo la Fase de revisión de oportunidades. Luego, la oportunidad sigue la senda de la(s) aprobación(s) hasta que el Equipo de Contratos y Cumplimiento (Legal) la apruebe.
Si la estrategia de contenido encuentra tipos de registros o localidades que no se encontraron, enviarán la solicitud para un nuevo tipo de registro o una nueva localidad y cambiarán el estado de la fase de revisión de oportunidades a Normas.
Una vez que se hayan completado las solicitudes, la Estrategia de contenido cambiará el estado de la fase de revisión de oportunidades a Revisión de MS y la oportunidad continuará con el proceso de aprobación.
Cuando se crea una nueva oportunidad, una vez que el equipo legal la aprueba, establece el estado de la fase de revisión de oportunidades en Administración de operaciones.
Al actualizar una oportunidad, una vez que la Estrategia de contenido y legal aprueben las listas recién migradas, Legal establecerá el estado de la fase de revisión de oportunidades en Operations Management Administración de operaciones.
OXM hará clic en la flecha desplegable Proyectos de canalización y seleccionará Nuevo para crear un nuevo proyecto de canalización en la oportunidad.
Cómo crear un proyecto de canalización
Para crear el proyecto de digitalización, OXM realiza los siguientes pasos:
Paso 1: En la sección Información , seleccione el número correcto de transferencia de valor .
Paso 2: Bajo la sección Rosetta , confirme que el estado de la piedra Rosetta esté establecido en Ninguno.
Paso 3: Bajo la sección RMS , establezca el estado de RMS en Queued [Estado de RMS en espera]
Paso 4: Haga clic en el botón Guardar
Paso 5: El Proyecto de tubería de Infinity ahora está creado y disponible en el Panel del supervisor de cámara.
Nota: La rapidez con la que el proyecto esté disponible para el operador dependerá de la rapidez con la que operaciones con cámara asignen al operador y terminen otras tareas relacionadas.
Actualizando un proyecto de canalización
Si ya existe un Proyecto Rosetta Stone, OXM editará el proyecto Rosetta existente y actualizará el proyecto a uno Infinity siguiendo los siguientes pasos:
Paso 1: En la sección Proyectos de canalización haga clic en la flecha desplegable y seleccione Editar.
Paso 2: En la sección RMS cambie el estado de RMS a Queued [Carpeta de espera) de RMS].
Paso 3: Haga clic en el botón Guardar
Nota: Esto asegurará que el proyecto se cree para uso de Infinity y que la información de Metis en SGRM esté llena.
Paso 4: El proyecto ahora está disponible en el Panel del supervisor de cámara.
Nota: La rapidez con la que el proyecto esté disponible para el operador dependerá de la rapidez con la que operaciones con cámara asignen al operador y terminen otras tareas relacionadas.
Cómo mover las listas de oportunidad a transferencia de valor
Para mover las listas de oportunidad a la transferencia de valor, siga estos pasos:
Paso 1: Junto a Cambiar propietario, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Migrar listas de registros.
Nota: Tal vez tenga que hacer clic en la flecha desplegable junto a los botones en la parte superior de la página de oportunidades.
Paso 2: Seleccione el número de transferencia de valor al que desee migrar las listas.
Paso 3: Seleccione las listas que desee migrar marcando las casillas correspondientes.
Nota: Para seleccionar todas las listas, marque la casilla junto a Nombre. Para seleccionar solo las listas aprobadas, haga clic en el vínculo Seleccionar solo aprobado
Paso 4: Haga clic en el botón Transferir
Nota: Las aprobaciones de la lista y los tipos de registros de las listas no se transferirán durante la migración. Se migrarán los resultados de los cheques dorsales.
Paso 5: Una vez que haya migrado las listas a la transferencia de valor, haga clic en cada lista y seleccione los tipos de registros.
Paso 6: La sección Tipo de registro de la lista ahora es diferente. Anteriormente, se usaban las categorías y los tipos de registros.
Paso 7: Seleccione los tipos de registros del vocabulario controlado utilizando cinco niveles diferentes de tipo de registro. Ingrese siempre el tipo de registro más específico posible.
Nota: Si no encuentra el tipo de registro que necesita, ingréselo en el cuadro Tipo de registro no encontrado.
Resumen
Esto describe el proceso mediante el cual se agregan oportunidades nuevas y se convierten oportunidades antiguas mediante el SGRM de FamilySearch en Salesforce. Ahora debería poder navegar hasta la experiencia relámpago, crear una nueva oportunidad y convertir una oportunidad antigua en un proyecto de Infinity. Esperamos que haya disfrutado de esta experiencia de aprendizaje y que pueda completar con éxito sus asignaciones de oportunidades.