La función Importar carpetas de DCam permite crear muchas carpetas en un solo paso utilizando los datos de una hoja de cálculo. Este proceso de importación se lleva a cabo de la siguiente manera:
- Los metadatos que describen los documentos que se van a fotografiar se obtienen de un archivo.
- Los datos están organizados en una hoja de cálculo como una tabla de filas y columnas.
- La tabla se guarda en un archivo .csv.
- El archivo .csv se importa a DCam para crear las carpetas.
Secciones:
Cómo empezar
Listados de Dcam en lugar de carpetas
Cómo crear un archivo de plantilla de carpetas de importación
Importar las carpetas
Error al manejar del registro de errores
Identificación de campo (encabezado de columna)
Cómo crear la lista de Dcam
Abrir y guardar. Archivos Csv con OpenOffice
Importar imágenes después de importar carpetas
null
Cómo empezar
Software de hoja de cálculo
El software de hoja de cálculo recomendado es OpenOffice Calc. Esta herramienta puede almacenar datos de hojas de cálculo en un formato .csv que conserva los caracteres extendidos Unicode (UTF-8).
Nota: Microsoft Excel no conserva los caracteres extendidos. Si los datos no contienen caracteres extendidos, entonces Excel podría ser adecuado. Otros programas de hoja de cálculo que conserven caracteres extendidos también pueden funcionar.
Organización de datos
Los datos están organizados como una tabla de filas y columnas. Cada fila representa una carpeta. Cada columna representa un campo de datos de la carpeta.
La primera fila de la tabla contiene un Identificador de campo para cada columna. El Identificador de campo identifica de forma exclusiva los datos de esa columna y también se conoce como encabezado de columna. El orden de las columnas de la tabla es arbitrario.
A continuación se muestra una tabla de ejemplo:
Listas de Dcam versus carpetas
Las carpetas de DCam pertenecen a un listado. Por ejemplo, al crear una carpeta mediante la opción Crear de DCam, la carpeta hereda inicialmente los valores del listado con el que está asociado. Puede modificar estos valores para que cada carpeta sea única. (Véase "Cómo crear la lista de DCam" que contiene capturas de pantalla de DCam).
Con la función Importar carpetas, las carpetas nuevas se importan a una lista y pertenecen a ese listado.
Creación de un archivo de plantilla de carpetas de importación
Para crear una plantilla .csv archivo, en la selección Más listados, seleccione la opción Nueva plantilla de carpetas de importación.
Un cuadro de diálogo Guardar como permite que el archivo de .csv se guarde en una ubicación de preferencia con un nombre de preferencia.
El nombre de archivo predeterminado es: FoldersForImport_ Identificador del proyecto Identificador del listado.csv
Identificador del proyecto —es un identificador de proyecto abreviado.
Identificador del listado— es el identificador de lista (un número).
Se puede cambiar el nombre del archivo. Sin embargo, deben conservarse el ProjectID_ListingID y la extensión de archivo.csv. El siguiente es un nombre aceptable:
Archivo xyz_ Identificador de proyecto _ Identificador de listado _parte1csv
Cuando crea una plantilla .csv, se genera un archivo de .csv vacío con la primera línea que contiene identificadores de campo.
Cómo llenar la tabla
La tabla se puede llenar con información para identificar cada carpeta. No se requiere que se proporcione cada identificador de campo. El siguiente es un ejemplo sencillo:
Véase "Identificador del campo (Encabezado de columna)" para obtener más detalles sobre cómo llenar la tabla. Los pasos para abrir y guardar un archivo .csv mediante OpenOffice Calc se encuentran en "Abrir y guardar archivos .csv con OpenOffice".
Importación de las carpetas
Para iniciar el proceso de importación de carpetas, seleccione la opción Importar carpetas, que es una de las opciones de listado "Más".
Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar un archivo que contiene carpetas para importar para permitir la selección del archivo .csv.
El proceso de importación de carpetas comienza cuando hace clic en Abrir.
El proceso de importación es el siguiente:
- Verifique que el archivo .csv sea correcto.
- Valide los datos:
- Asegúrese de que los campos obligatorios estén presentes.
- Asegúrese de que los campos sean válidos.
- Asegúrese de que las carpetas a importar no entren en conflicto con otras carpetas. Véase Limitaciones de singularidad en "Validaciones de campos únicos".
- Si no hay errores, cree las carpetas.
Se muestra un cuadro de diálogo de progreso durante la importación. Si no hay errores, se muestra el cuadro de diálogo Importar resultados de carpetas y las carpetas aparecen en la sección Carpetas de la pantalla Administrar proyectos, listados y carpetas.
Identificadores de campo
Nota: En "Identificador de campo (encabezado de columna)" se encuentra una lista de los Identificadores de campo (encabezados de columna) y una explicación de su uso."
La primera sección de la tabla contiene campos básicos que existen para cada carpeta. Algunos de estos campos son obligatorios y otros son opcionales.
La segunda sección contiene campos opcionales que a menudo se encuentran en listas. No se garantiza que los campos opcionales sean los mismos de una lista a otra.
Nota: Los campos opcionales aparecen en DCam en la sección Descripción del registro (consulte la Figura 4 en "Cómo crear la lista de DCam").
Acerca de los Identificadores de campo
- Cada identificador de campo es único.
- Solo se importan los Identificadores de campo definidos por la plantilla FEX de una lista.
- El identificador de campo solo debe aparecer una vez en la tabla.
- No todos los Identificadores de campo son obligatorios.
Se ignoran las columnas desconocidas. Las columnas sin nombre se marcan como error. Los Identificadores de campo definidos por el usuario no son compatibles.
Registro de errores al manejar errores
Cuando se producen errores, se muestran en un cuadro de diálogo. Por ejemplo, la tabla siguiente contiene varios campos obligatorios que faltan:
El intento de importar este archivo da como resultado los siguientes errores:
Esta información de error también se almacena en un archivo.log. El archivo de registro tiene el mismo nombre que el archivo de importación .csv con "_nn" anexado al nombre y ".log" como extensión.
Nota: nn es un número que sigue aumentando con cada intento de importación.
Identificador de campo (encabezado de columna)
Nota: Para mayor comodidad, podría aparecer un identificador de campo con o sin espacios entre las palabras que forman el Identificador de campo. Por ejemplo, "Fecha de inicio" también puede aparecer como "Fecha de inicio:" Esto facilita la legibilidad y el ajuste del encabezado de la columna para reducir las columnas de la hoja de cálculo.
Campos de fecha
Los campos de fecha son: fecha de inicio, fecha final, alrededor de inicio y alrededor de final
- Solo se requiere la fecha de inicio.
- Cuando se especifica fecha final, se forma un intervalo de fechas.
La fecha de inicio y la fecha final deben ser campos de texto y no un campo de fecha de hoja de cálculo.
Nota: Algunas aplicaciones de hoja de cálculo limitan los campos de fecha al año 1900 o superior.
- La precisión y el formato y fecha final siguen la norma ISO 8601:
- AAAA: un año
- AAAA-MM: un año y un mes
- AAAA-MM-DD: un año, un mes y un día
Nota: AAAA, MM y DD deben ser numéricos. (No utilice nombres de mes dependientes del idioma.)
- Inicio Circa y Final Circa indican si la fecha es exacta o circa (alrededor). "Sí" o "Y" indica circa (alrededor). "No", "N" o en blanco indica exacto. Estas columnas se pueden dejar en blanco u omitirse por completo si las fechas son exactas.
Localidad
En el caso de la localidad, ingrese el número de identificación de la localidad que aparece en la parte superior derecha del cuadro de localidad en DCam. Para determinar el identificador de representante correcto, utilice un DCam existente, busque la localidad y utilice el identificador que se encuentra para la ubicación deseada. Por ejemplo:
RepID = 392685 es Montgomery, Indiana, Estados Unidos
La hoja de cálculo brindará soporte a un lugar provisional, lo cual significa un lugar bajo el identificador del representante de la lista que aún no se ha creado. Si necesita utilizar un lugar provisional, utilice los siguientes encabezados en el archivo csv:
- Lugar provisional
- Idioma de lugar provisional
- Tipo de lugar provisional
Tipo de registro
En Tipo de registro, ingrese el número CVRecordTypeConceptID—CV significa Vocabulario controlado. Este IDENTIFICADOR aparece en la esquina superior derecha del cuadro Tipo de registro en DCam.
Para determinar el CVRecordTypeConceptID correcto, utilice DCam, busque el Tipo de registro y utilice el ID.
En el ejemplo anterior, la lista desplegable Tipo de registro muestra una lista de opciones:
Se pueden agregar más tipos de registros si fuera necesario y se pueden especificar en el CVRecordTypeConcept2 a través de CVRecordTypeConcept9.
Idioma principal o idiomas adicionales
Estos campos especifican los idiomas asociados con el contenido de la carpeta. El idioma principal solo permite especificar 1 idioma, por ejemplo: español. Los idiomas secundarios pueden ser cero o más idiomas separados por comas, tales como inglés, italiano, portugués.
Los idiomas válidos se encuentran en la lista desplegable de Idioma principal de la pantalla de creación de carpetas de DCam.
Validaciones de tablas
- Las columnas de los campos obligatorios deben estar presentes.
- Título de registro
- Identificador de volumen
- Fecha de inicio
- Fecha final
- Número de referencia del archivo
- CVRecordTypeConceptID1
- Identificador del representante
- Idioma principal
- No hay identificadores de campo duplicados
Validaciones de campos
- Los campos obligatorios no deben estar vacíos (o en blanco).
- Título de registro
- Identificador de volumen
- Fecha de inicio
- Fecha final
- Número de referencia del archivo
- CVRecordTypeConceptID1
- Idioma principal
- Los campos de fecha deben ser válidos.
- BeginDate y EndDate deben poder analizarse como una fecha ISO-8601.
- Debe ser una fecha válida. Por ejemplo, 1950-14 y 1950-02-31 no son fechas válidas.
- Fecha final debe ser posterior o igual a fecha de inicio y no puede ser en el futuro.
- Inicio Circa y Final Circa deben estar en blanco o ser uno de los valores definidos.
- El idioma principal o idiomas adicionales deben ser válidos.
Validaciones de campo únicas
La combinación de título de registro, Identificador de volumen y Campo de fecha tiene que ser única. La singularidad se prueba en todas las carpetas que pertenecen al proyecto en la base de datos de DCam.
Nota: La prueba de unicidad ocurre con (a) todas las carpetas a punto de importar, (b) todas las carpetas que ya existen en la base de datos.
- Número de referencia del archivo
- Si se proporciona, debe ser único.
- Si no se proporciona o si no existe un número de referencia, haga clic en la casilla No hay número de referencia de archivo que se encuentra debajo del campo de texto.
- La singularidad se prueba en todas las carpetas que pertenecen al proyecto en la base de datos de DCam.
Cómo crear la lista de Dcam
El título del registro, la denominación del tomo y las fechas son campos obligatorios. También se requieren los campos Número de referencia de archivo, Localidad, Idioma y Tipo de registro (que se muestran a continuación).
Los menús desplegables Tipo de registro y calificador de registros son elementos relacionados con la categoría de registros.
Los campos opcionales aparecen arriba.
Abrir y guardar. Archivos Csv con OpenOffice
Cómo guardar una hoja de cálculo de OpenOffice Calc como archivo csv (Codificado en UTF8)
- Cree una hoja de cálculo.
- En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
- En el cuadro de diálogo Guardar archivo, asegúrese de que se establezcan las siguientes opciones.
- Guardar como tipo = Texto CSV (.csv) (*.csv)
- Editar configuración del filtro = marcado
- Si aparece el siguiente cuadro de diálogo, seleccione Mantener el formato actual para guardar el archivo como archivo csv.
- En el cuadro de diálogo Exportar archivos de texto, asegúrese de que se establezcan las siguientes opciones:
- Juego de caracteres = Unicode (CON-8)
- Icono de campo =, (coma)
- Delimitador de texto = "(comillas dobles)
- Guardar contenido celular como se muestra = marcado
Cómo utilizar OpenOffice Calc para abrir o editar un archivo csv existente (en la carpeta UTF8)
- En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
- Seleccione el archivo csv.
- En el cuadro de diálogo Importar texto, asegúrese de que se establezcan las siguientes opciones.
- Juego de caracteres = Unicode (UTF-8)
- De la fila = 1
- Separado por = seleccionado
- Coma = marcada
- Delimitador de texto = "(doble cita)
- Campo citado como texto = marcado
- Pulse Ok Aceptar.
- Haga modificaciones.
- En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
- Si aparece el siguiente cuadro de diálogo, seleccione Mantener el formato actual para guardar el archivo como archivo csv.
Cómo importar imágenes después de importar carpetas
Para importar imágenes después de importar carpetas, cree muchas carpetas a partir de una hoja de cálculo y luego importe imágenes a las carpetas creadas.
Reseña
La función Importar carpetas permite que se creen muchas carpetas con un solo paso haciendo uso de los datos que se encuentran en la hoja de cálculo. Esta función se ha mejorado para permitir especificar un directorio que contenga imágenes para cada carpeta. Después de crear las carpetas, DCam comienza a importar imágenes a las carpetas recién creadas.
Cómo especificar la fuente de la imagen
A continuación se muestra un ejemplo de tabla que representa el contenido de un archivo .csv de la carpeta de importación. La columna ImageImportSource indica el directorio que contiene las imágenes que se asociarán con la carpeta. Este directorio tiene que existir y debe contener imágenes.
Cuando se importa esta tabla, se crea cada carpeta. Posteriormente, para cada carpeta con un directorio ImageImportSource, se crea una acción de importación y se coloca en la carpeta de espera de importación de DCam.
Después de crear las carpetas y las acciones de importación, aparece el cuadro de diálogo Importar resultados de carpetas.
Importación de imagen
El importador de DCam comienza a importar imágenes a carpetas inmediatamente después de que la primera acción de importación se coloca en la carpeta de espera de importación. Cada acción de importación se procesa una a la vez hasta que se hayan procesado todas.
Encabezados y opciones de columna
En la tabla siguiente se describen los encabezados de columna y las opciones asociadas con la importación de imágenes:
Ejemplo:
