Encabezados de columnas de carpeta
Opciones de carpeta
Ver el estado de las carpetas
Carpetas y Grupos naturales
Cómo crear una carpeta nueva
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La sección Carpetas le permite administrar las carpetas. Puede ver las carpetas y su estado, acceder a su información y crear otras nuevas. Solo los operadores de cámara crean carpetas. Otros equipos crean proyectos y listas.
Los metadatos de las carpetas deben cumplir con el tipo de Lista, Localidad y Registro de la lista principal. Un icono X rojo indica que la carpeta contiene metadatos que están fuera de los datos de cobertura de la lista. Coloque el cursor del ratón sobre el icono para ver una descripción del problema de conformidad. Un icono de marca de verificación verde indica que los metadatos de la carpeta cumplen con la lista.
Encabezados de columnas de las carpetas
Los siguientes son los títulos de la sección de carpetas:
- ID: Identificador único generado automáticamente que identifica una carpeta dentro de una lista.
- Título del registro: Nombre del registro correspondiente al contenido de la carpeta.
- Volumen: En un conjunto de volúmenes, es el identificador asignado por el archivo.
- Fechas: El período de tiempo o las fechas de inicio y finalización de las carpetas.
- Estado: Estado de las carpetas.
- Imágenes: Número de imágenes y su estado.
- Hora de creación: Hora y fecha en que se creó la carpeta.
- Número de lote: Número de lote en el que se envió la carpeta.
- Semana que termina: La fecha del viernes de la semana en la que se envió la carpeta.
- Unidad de disco duro externa: Disco duro externo en el que se envió la carpeta.
Opciones de carpeta
Las tareas que puede realizar con la sección Carpeta se enumeran a la izquierda e incluyen:
Crear: Haga clic en esta opción para crear una nueva carpeta. Asegúrese de resaltar primero la lista correcta.
Nota: También se puede crear una carpeta nueva en la sección de listados de la pantalla. Simplemente, haga clic en Agregar carpeta.
- Información: Seleccione esta opción para comprobar que la información es correcta y completa. Realice cualquier corrección que sea necesaria.
- Capturar imágenes: Después de crear una carpeta, DCam confirma que la información y la carpeta se han guardado. Para calibrar la cámara y comenzar a capturar imágenes, haga clic en Capturar imágenes.
- Ver imágenes: Para ver las imágenes que ha capturado, haga clic en Ver imágenes. La pantalla Ver imágenes le permite ver las imágenes sin necesidad de recalibrar la cámara. Esta opción no le permite capturar imágenes.
Cerrar: Después de haber capturado y evaluado todas las imágenes de la carpeta, haga clic en Cerrar.
Nota: Al hacer clic en esta opción, se vuelve a abrir una carpeta que cerró para que pueda, por ejemplo, volver a capturar más imágenes.
Reabrir desde la unidad de disco duro externa: Haga clic en esta opción si necesita volver a abrir una carpeta que haya transferido anteriormente a una unidad de disco duro externa, pero que no haya enviado.
Nota: Utilice esta opción, solamente esta, para ver o trabajar con carpetas cerradas y transferidas previamente que aún no ha enviado.
Eliminar: Haga clic en esta opción para eliminar una carpeta. Tenga cuidado de seleccionar la carpeta correcta antes de eliminarla.
Nota: Las carpetas no se pueden eliminar si contienen imágenes capturadas.
- Importar imágenes: Seleccione esta opción para importar imágenes a una carpeta vacía que no se haya calibrado. Si hay imágenes en la carpeta, las imágenes importadas se insertan después de las imágenes existentes.
- Exportar imágenes: Utilice esta opción para transferir las carpetas que los archivos utilizan de manera primordial.
- Más: Elija esta opción para hacer lo siguiente:
- Mover carpeta: Mover una carpeta de esta lista a otra.
- Mover carpeta: Mover una carpeta de esta lista a otra.
Cómo ver el estado de las carpetas
Para filtrar las carpetas de proyectos de acuerdo con su estado, haga clic en las casillas de verificación situadas en la parte inferior de la sección Carpetas (a la derecha de la palabra “Mostrar”) de la siguiente manera:
- Todas: Muestra todas las carpetas.
- Vacías: Muestra solo las carpetas vacías.
- Abierto: Muestra todas las carpetas abiertas.
- Importar: Muestra todas las carpetas que importan imágenes.
- Evaluado: Solo muestra las carpetas en las que se han evaluado las imágenes.
- Cerrado: Muestra todas las carpetas cerradas.
- En el disco duro: Muestra todas las carpetas que están en el disco duro externo.
- Enviado: Muestra todas las carpetas que se han enviado, pero que no están marcadas como completadas.
- Completado: Muestra todas las carpetas que se han enviado y marcado como completadas.
- Reenviar solamente: Muestra las carpetas marcadas para reenviar.
- Solo volver a trabajar: Muestra las carpetas que se abrieron para volver a trabajar.
Carpetas y grupos naturales
Las carpetas gestionan el nivel básico de todos los registros de archivo con los que se trabaja. Crear carpetas para capturar los metadatos, que son la información descriptiva asociada a cada registro. Esa información incluye el título del registro, la etiqueta de la portada, el tomo, las fechas, la localidad y el tipo de registro. El primer paso importante para crear en el DCam una carpeta digital es organizar los registros que tiene a mano en un tamaño de grupo apropiado para una carpeta digital.
La tabla a continuación muestra algunas de las maneras en que los conservadores de los registros pueden organizar sus registros.
| Tipos de registros | Categorías posibles | Ejemplos |
| Registros de los censos | Localidad Orden cronológico Tipo de censo | California, Condado de Orange 1910–1920 Censo estatal de Ohio |
| Registros de validación de testamentos y sucesiones | Orden alfabético Orden cronológico | Cadd, James-Combs, John Wills, 1880–1940 |
| Escrituras de propiedad | Orden cronológico de localidad | Wisconsin, Sauk Co. Mayo de 1888–julio de 1977 |
| Periódicos | Título de orden cronológico de localidad | Condado de Rock o Pipestone, enero de 1894–diciembre de 1935 Luverne Daily Herald |
Cuando se obtienen registros del archivo, se reciben "unidades de archivo". Estos son los grupos básicos en los que el archivo ha guardado, empaquetado, archivado o almacenado los registros. Sin embargo, estos grupos pueden ser demasiado grandes. El tamaño del grupo con el que debe trabajar es el "grupo natural" más pequeño que puede encontrar dentro de la unidad de archivo.
Un grupo natural es un conjunto de registros que comparten metadatos básicos. A menudo, los registros son agrupados de esta manera por un organismo gubernamental, como cuando están encuadernados en tomos de libros o paquetes de validaciones de testamento. Aunque las unidades de archivo pueden ser el grupo natural más pequeño, al igual que con los libros (no importa cuán grande sea el libro) cuando no lo sean, hay que seleccionar el grupo natural más pequeño dentro de las unidades de archivo.
Piense en el grupo natural más pequeño como algo que podría tomar con una mano, tal como un libro, una sola carpeta de certificados de defunción o un solo archivo de caso. Por ejemplo, si la unidad de archivo con la que está trabajando es una caja de archivo que contiene paquetes de validaciones de testamentos, no creará una carpeta digital para toda la caja de archivo de paquetes de validaciones de testamentos; creará una carpeta digital para cada paquete de validaciones de testamento individual dentro de la caja de archivo. En este caso, los paquetes de validaciones de testamentos representan el grupo natural más pequeño.
La tabla siguiente muestra ejemplos específicos de contenedores de registros comunes junto con notas sobre si deben identificarse como grupos naturales.
| Recipiente | Grupo natural o unidad de archivo |
| Documentos individuales | Si no pertenecen a un grupo mayor, tal y como lo definen los metadatos, pueden constituir unidades de archivo. Compruebe si hay otros documentos con los que se puedan agrupar los documentos individuales en términos de metadatos, como el período de tiempo, la localidad, el tipo de registro u otros criterios. Por ejemplo, una caja de cartas a un gobernador puede ser un grupo natural de documentos individuales. |
| Paquetes de validaciones de testamentos | Dado que los documentos se agrupan de forma natural como un solo caso, comparten muchas características de los metadatos. Debido a que están unidos y crean un grupo lo más pequeño posible, forman el grupo natural más pequeño y son una buena opción en la que basar la definición de una carpeta. |
| Archivos de casos | Dado que los documentos se agrupan de forma natural como un solo caso, es probable que compartan muchas características de los metadatos. Al igual que los paquetes de sucesiones testamentarias, los expedientes de casos forman probablemente el grupo natural más pequeño y son una buena opción en la que basar la definición de carpeta. |
Carpetas de Manila Carpetas de archivo | ¿Constituyen los contenidos un grupo idóneo y natural en términos de metadatos como el periodo de tiempo, la localidad o el tipo de registro? ¿Deben combinarse con otras carpetas para consolidar más registros? ¿Pueden dividirse en grupos naturales más pequeños? |
| Cajas de archivo | ¿Agrupan las cajas de archivo registros que naturalmente pertenecen juntos, basándose en metadatos como el período de tiempo, la localidad y el tipo de registro? ¿O se utilizan como receptáculos para reunir grupos individuales, como paquetes de sucesiones testamentarias o expedientes de casos? ¿Forman las cajas el grupo natural más pequeño? |
Cajones de archivo Archivadores | ¿Agrupan los cajones de archivos registros que naturalmente pertenecen al mismo grupo de acuerdo con los metadatos como el período de tiempo, la localidad y el tipo de registro? ¿O los cajones se utilizan como receptáculos para reunir carpetas de archivo que sería mejor considerar como el grupo natural más pequeño? |
Álbumes Libros Catálogos Tomos | Cada unidad ha sido recopilada y enlazada por el archivo en función de las similitudes de los metadatos, como el período de tiempo, la localidad o el tipo de registro. Debido a que están unidos y crean un grupo lo más pequeño posible, forman el grupo natural más pequeño y son una buena opción en la que basar la definición de una carpeta. |
Creación de una nueva carpeta
Para crear una carpeta digital en DCam, vaya a la pantalla Administrar proyectos, listas y carpetas (PLF) y en el panel izquierdo de la sección Carpetas, haga clic en Crear. Aparecerá la pantalla Información de carpetas. Muchos de los campos de esta pantalla ya están llenos con la información de la lista que ha elegido. Confirme la información proporcionada en cada campo e ingrese la de los otros campos donde no se haya proporcionado la información.
Paso 1: En la pantalla de inicio, haga clic en Administrar proyectos, listas y carpetas.
Paso 2: En la pantalla PLF, seleccione el proyecto y la lista correctos.
Paso 3: En la sección carpetas, haga clic en Crear. Aparecerá la pantalla Información de carpetas. Muchos de los campos de esta pantalla ya están llenos con la información de la lista que ha elegido. (Puede crear todas las carpetas de la lista a la vez o crear cada carpeta según la necesite.)
Paso 4:Ingrese, revise y corrija la información de la carpeta. Para obtener más información, consulte la siguiente sección titulada "Campos de la pantalla de información de las carpetas."
Paso 5: Cuando termine, haga clic en uno de estos botones en la parte inferior de la pantalla:
- Guardar y capturar
- Guardar
- Cancelar