Para sacar los registros del archivo con el fin de capturar imágenes, siga estas instrucciones:
Paso 1: En la pantalla Administrar proyectos, listas y carpetas, asegúrese de que estén resaltados el proyecto y la lista correctos.
Paso 2: En la sección Listas, haga clic en Imprimir.
Nota: Si no tiene una impresora que funcione, puede escribir el nombre de la lista, las fechas y la localidad, o tomar fotos de la pantalla con su teléfono.
Paso 3: Tome la impresión y consulte con el archivista para saber dónde se encuentran los registros. Pregunte al archivista de registros el proceso para recuperar los registros y pregunte si tiene alguna instrucción especial en cuanto al manejo de los documentos.
Paso 4: Si existe un índice por separado, pregunte si se deben seguir instrucciones especiales para usarlo. Puede agregar instrucciones sobre el índice a la información de la lista.
Paso 5: Solicite al conservador de los registros que le muestre los registros que se vayan a capturar digitalmente. Encuentre y analice los documentos de la lista. Preste atención particular a los puntos siguientes:
- Asegúrese de que los detalles de los registros se ajustan al intervalo de las listas de la impresión. Si los títulos de los registros del archivo son diferentes a los títulos de la impresión, anote el título real de los registros. Anote los tipos de registro y las fechas, y pida aclaraciones al supervisor o gerente.
- Compare las fechas y la localidad de los registros con las fechas y las localidades de la impresión. Si las fechas o la localidad son diferentes, anote la información de los registros reales para poder corregir la información de la lista.
Nota: Algunos de los datos de la lista provienen de la información del proyecto. Los registros de la lista podrían cubrir solo parte de las fechas o de la localidad que aparecen en la impresión. Por ejemplo, el proyecto podría incluir los registros de todo el estado de Nuevo México, pero la lista incluye solo el tomo 10 y dicho tomo solamente cubre los registros del condado de Guadalupe. Si este es el caso, debe corregir la localidad en la información de la lista.
- Tome notas sobre qué carpetas deben crearse para la lista. Considere algunas formas lógicas para dividir los registros en carpetas. Por ejemplo, si los registros son libros, capture un libro por carpeta. Si los registros están en orden alfabético, puede optar por crear carpetas para las letras A-L y M-Z. Si hay varios lotes pequeños de registros, captúrelos en una sola carpeta.
- Sea consciente de la manera en que el conservador de los registros haya organizado los registros que usted vaya a capturar. Esto influirá en la forma de crear las carpetas que se asociarán a las listas. Por ejemplo, un libro podría ser una carpeta digital. Una carpeta de Manila que contenga los certificados 27892–27992 podría ser otra carpeta digital, y una caja de archivos de casos testamentarios podría ser otra. Estas agrupaciones se denominan “unidades de archivo” y son las que conforman una carpeta digital.