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Introducción
En esta lección se tratarán los siguientes temas:
- Proyectos, listas y carpetas
- Cómo elegir una lista
- Cómo crear una carpeta nueva
Antes de capturar imágenes digitales, debe crear una carpeta que organice y haga un seguimiento de las imágenes. Esta carpeta también hace un seguimiento de los metadatos que los describen. Los metadatos incluyen información como fechas, ubicaciones y tipos de registros.
En la página de inicio del programa DCam, haga clic en Administrar proyectos, listas y carpetas. Aparecerá la pantalla de proyectos, listas y carpetas y se separará en 3 secciones. Cada sección tiene un menú al lado que incluye diferentes opciones.
Proyectos
La sección superior izquierda es el área del proyecto. Los proyectos se refieren a todos los registros acordados dentro del contrato entre el conservador de registros y FamilySearch. Los proyectos los crean las Oficinas Generales de la Iglesia. Este contrato detallado determina qué documentos se van a capturar.
Hay dos tipos de proyectos que puede encontrar en la sección del proyecto, dependiendo de la versión del programa DCam que esté utilizando. Habrá una transición de versiones de software que tendrá lugar en los próximos años.
La mayoría de los sitios de archivo funcionan en modo estándar. Con el transcurso del tiempo, todos los sitios migrarán al modo en línea, al que comúnmente se hace referencia como modo Infinity. Si su sitio no se ha migrado al modo en línea, verá una barra azul en la parte superior de la pantalla de DCam. Después de que su sitio se migre al modo en línea, encontrará una barra verde en la parte superior de la pantalla. Cuando llegue el momento de emigrar, su supervisor de campo o gerente de Área le informará.
Los proyectos que se crearon para el modo estándar tienen un aspecto diferente de los creados para el modo en línea. Los proyectos estándar utilizan una convención de nombre como 18-1548_OH-EE. UU. Los números y las letras del nombre se representan de la siguiente manera:
- El número 18 representa el año del contrato.
- El número 1548 es un identificador único.
- Las letras OH defienden el estado de Ohio.
- Las cartas ee. UU. defienden a los Estados Unidos.
Los proyectos tienen una apariencia diferente cuando se han hecho la transición al modo en línea. El modo en línea utiliza un sistema de numeración tal como MMMM 3M9.
Su archivo puede comenzar en modo estándar con proyectos que aparecen en el método estándar. Cuando se le pida hacer la transición, después de cerrar cualquier proyecto estándar, los únicos proyectos que se le asignarán serán proyectos en línea. Aunque puede ver los proyectos de modo estándar anteriores que aparecen en la carpeta de proyectos, no podrá resaltarlos ni acceder a ninguno de ellos.
Listado
La sección superior derecha contiene listas. Después de resaltar un proyecto, las listas se muestran aquí. Las Oficinas Generales también crean listas y, básicamente, son partes más pequeñas del proyecto original. Por ejemplo, el proyecto puede ser todos los registros vitales que luego se dividen en listas de registros de nacimiento, matrimonio y defunción por fechas, por tomos y por otros factores, dependiendo de cómo el conservador de registros organizó los registros.
Para determinar qué lista elegir, tenga el grupo de documentos en la mano que va a capturar. Busque cuál de las listas encajan y revise esos documentos para el tipo de registro, el tomo, la fecha y otros factores que los definen. Después de resaltar la lista correcta, vaya a la sección carpetas.
Carpetas
La sección inferior es para carpetas. Usted será responsable de crear carpetas y capturar las imágenes que residan dentro de ellas. La información detallada que ingrese en
el campo carpeta crea la información descriptiva que se denomina metadatos. Los metadatos se muestran cuando las imágenes se publican en el sitio web de FamilySearch.
Una manera de visualizar proyectos, listas y carpetas es pensar en un archivador de oficina.
- El proyecto se puede comparar con el archivador en su conjunto.
- Las listas se pueden comparar con los cajones de archivo del archivador. Ayudan a organizar todos los artículos del archivador en grupos más pequeños que permiten búsquedas.
- Por supuesto, las carpetas digitales se pueden comparar con las carpetas de archivo. Representan conjuntos específicos de registros que se archivarán en el cajón de archivos más grande.
Puede que haya ocasiones en las que descubra que las listas no cubren todos los registros físicos. Puede que el conservador de registros le pida que capture los registros, o incluso podría identificar registros que considere que podrían ser beneficiosos para FamilySearch que no encajan en una de las listas. La captura de registros fuera de las listas documentadas puede crear un problema legal relacionado con nuestro acuerdo contractual con el conservador de registros.
Los siguientes son ejemplos de listas que podrían crear un problema legal:
- Es posible que tenga 3 tomos de registros de nacimiento, pero solo el tomo 2 y el tomo 3 están cubiertos por listas.
- Encontrará registros de custodia de un condado cuyas fechas son entre 1900 y 1910, pero la lista solo abarca los años entre 1900 y 1905. Los años de 1906 a 1910 no se cubren en una lista.
No debe cambiar una lista para abarcar un intervalo de fechas más grande, un número de tomos o cualquier otra información. En ambos casos, debe solicitar una nueva lista.
Una solicitud para una nueva lista debe ser analizada y aprobada por su supervisor de campo o gerente de Área. La solicitud pasará por un proceso de revisión por parte de los equipos legales y operacionales antes de que pueda ser aprobada o denegada.
Las siguientes son dos opciones para crear una solicitud de una nueva lista, dependiendo de la versión del programa DCam que esté utilizando:
- Opción 1: La versión estándar se identifica más fácilmente con una barra azul en la parte superior de la pantalla. Proponga estas listas por medio de su supervisor de campo o gerente de Área haciendo una solicitud para una lista que cubra la información que desee capturar. El supervisor hará su solicitud a las Oficinas Generales de la Iglesia y volverá a usted después de tomar una decisión. Si se aprueba la solicitud, su supervisor le proporcionará la contraseña necesaria para crear la lista.
- Opción 2: La versión en línea se identifica más fácilmente con una barra verde en la parte superior de la pantalla. El proceso para crear una nueva lista es ligeramente diferente del modo estándar. En el menú junto al cuadro de lista de la pantalla proyectos, listas y carpetas, haga clic en Crear. Complete los campos obligatorios y haga clic en Guardar para enviar la solicitud a las Oficinas Generales. Antes de recibir aprobación en el modo en línea, puede capturar imágenes de una nueva lista que haya solicitado.
Nota: Sin embargo, si se niega la solicitud, las carpetas y las imágenes que haya capturado dentro de la nueva lista no se pueden aceptar en el proceso operativo. El sistema informático no cerrará ni transportará las carpetas ni sus imágenes.
Utilizando los ejemplos anteriores de listas que podrían crear un problema legal, el primer ejemplo podría haber olvidado el primer representante de FamilySearch que ingresó los datos de la lista. Es necesario capturar esas imágenes. En ese caso, se aprobaría la nueva lista y se aceptarían las imágenes capturadas en las carpetas que se encuentran en ella.
En el segundo ejemplo, es posible que las fechas entre 1906 y 1910 ya se hayan capturado. La lista que sugirió no es obligatoria. En ese caso, se negaría la lista. No se aceptará ningún trabajo que haya hecho debajo de esa lista.
Una mejor práctica es comenzar a crear carpetas y capturar imágenes dentro de una lista actual que no requiera el proceso de aprobación. El hacerlo le permite crear carpetas y capturar imágenes con confianza mientras espera la aprobación de las listas que ha sugerido.
El grupo digital más básico de registros con el que trabajará es una carpeta digital. Cada carpeta digital se define basándose en una unidad de archivo, que es el grupo natural más pequeño de documentos con los que está trabajando.
Una unidad de archivo podría ser un solo objeto (un libro) o algo que podría levantar con una mano (una carpeta). Por ejemplo, una carpeta que contiene un año de certificados de defunción de un solo condado es una unidad de archivo y definiría una carpeta digital.
Aunque una caja de archivos parece agrupar las cosas, una caja de archivos que contiene varios paquetes de sucesiones testamentarias no sería una sola unidad de archivo. Cada paquete individual de sucesiones testamentarias dentro de la caja crearía el grupo natural más pequeño. Los paquetes de sucesiones testamentarias individuales serían una unidad de archivo y definirían su propia carpeta digital.
Cada vez que crea una carpeta digital, la información de la lista se llena automáticamente en la pantalla de la carpeta. Una lista es solo una pequeña división del proyecto. El proyecto es muy amplio y contiene intervalos de tomos, intervalos de fechas y tipos de registros que no son específicos de los documentos que está capturando. La información debe cambiarse en la carpeta para que sea específica de la unidad de archivo. Esto garantiza que la carpeta digital sea única.
Una vez que haya elegido el proyecto y la lista correctos en el menú del lado izquierdo de la sección carpetas, complete los siguientes pasos para ingresar o modificar cada campo:
Paso 1: Haga clic en Crear. Se muestra la pantalla carpetas.
Paso 2: En la parte superior de la pantalla, en el campo Utilizar información de carpeta, deje el campo en blanco a menos que tenga que volver a ingresar la información de esa lista.
Nota: Es posible que haya circunstancias en las que modificaría la información en este campo.
Paso 3: En el campo título del registro, ingrese el título descriptivo asignado a la unidad de archivo, tal como el nombre en el lomo del libro. Esto no incluiría la fecha, el tomo ni la localidad.
Paso 4: En el campo de designación del tomo, ingrese la letra, el número o el carácter especial para identificar la unidad de archivo. Ejemplos son el número 3 o el número romano III.
Nota: No ingreses significados tales como Vol o Box, fechas o localidades. Si no hay un tipo de volumen, ingrese 3 guiones (- - -) en este campo.
Paso 5: En el campo Fechas, utilice entradas específicas de la unidad de archivo que esté capturando. Esto incluye cuándo se registraron los acontecimientos o cuándo se crearon los documentos. Para cambiar las fechas para reflejar el intervalo de fechas de la unidad de archivo, haga clic en la flecha junto al campo año correspondiente.
Nota: Por lo general, las fechas serán intervalos de años completos. Si los registros corresponden a todo el año de 1837, ingrese 1837 en la primera casilla de fecha e ingrese 1837 en la segunda casilla de fecha. Si la fecha incluye varios años, tales como 1837 a 1840, ingrese 1837 en la primera casilla de fecha y 1840 en la segunda fecha.
Nota: Los meses solo se deben utilizar si la unidad de archivo abarca años parciales. Un ejemplo es el rango de fechas de febrero de 1837 a junio de 1838. Si no se muestra el campo mes, para mostrar el campo mes, haga clic en la casilla de verificación mes.
Paso 6: Para hacer una selección, haga clic en el menú desplegable.
Nota: Solo se agregan días si la unidad de archivo abarca meses parciales. Un ejemplo de cuándo especificar días es el intervalo de fechas del 1º de junio de 1837 al 15 de junio de 1837. Si no se muestra el campo días, para mostrar el campo días, marque la casilla de verificación día.
Nota: La abreviatura Ca. significa aprox. (o aproximadamente). Nunca lo utilice en períodos aproximados.
Paso 7: Si la información no está escrita en los contenedores de documentos, busque las fechas de la persona o los intervalos de fechas en los documentos mismos. Tan pronto como ingrese una fecha, la casilla de verificación Estas fechas son confirmadas para ser correctas se marca automáticamente.
Nota: Si los campos de fecha son correctos tal como se llenaron automáticamente de la lista, no es necesario cambiarlos. Tal vez tenga que marcar manualmente la casilla.
Paso 8: Ingrese el número de referencia del archivo si el conservador de registros le proporciona uno. Éste es un número único que los conservadores de registros utilizan para identificar y llevar un registro de sus registros. El valor predeterminado de este campo es que se genere un número de referencia de archivo basándose en los campos que ya haya completado (un proceso llamado abominación).
Ejemplo: En el caso de nacimientos demorados, volumen 22 del año 1837, el programa mostrará el título del registro, la designación del tomo y los campos de fechas para crear la entrada Retrasar Births_22_1837.
Paso 9: Prepárese para ingresar información en el campo Localidad. El campo de localidad se llena de la lista, pero puede ser demasiado general. Debe asegurarse de que la localidad del campo represente los registros en mano de manera muy específica.
Ejemplo: Si la lista es para el estado de Utah, debe revisar los registros y determinar qué ciudad y condado se cubren, y luego agregar esos detalles.
Paso 10: Para ingresar información en el campo de localidad, comience a escribir en el campo. Se muestra un menú desplegable que le permite hacer una selección. La localidad que elija debe ser lo más lezulmente posible. Las siguientes declaraciones explican esto más a fondo:
- El nombre de una parroquia es más específico que un pueblo.
- El nombre de un pueblo es más específico que un condado.
- El nombre de un condado es más específico que un estado.
Nota: Aunque la localidad debe ser lo más leída posible, tenga cuidado de no hacer cambios que hagan que la carpeta ya no se correlacione con la lista.
Ejemplo 1: Comience a escribir Salt Lake en el campo de la localidad. El sistema genera opciones en el menú desplegable que le permiten elegir entre opciones como Salt Lake City, condado de Salt Lake, Utah, Estados Unidos (1896–Presente).
Ejemplo 2: Si las fechas de los registros son anteriores a 1896, seleccione Salt Lake, Territorio de Utah, Estados Unidos (1850–1896)..
Nota: Tenga en cuenta todos los factores que determinan los registros al escoger en el menú, tales como cuándo se establecieron las localidades.
Si cambiar la carpeta significa que ya no se correlaciona con la lista, es probable que la lista que esté utilizando no sea correcta. Si ese es el caso, elimine la carpeta, busque la lista correcta e inicie el proceso de creación de la carpeta otra vez.
Si no encuentra la localidad específica que necesita, puede agregar una ubicación provisional haciendo clic en Agregar lugar más específico. Al utilizar esta opción, se muestra un cuadro de diálogo que le permite ingresar la información. La ubicación permanece provisional hasta que las Oficinas Generales la validen. Si no se valida la ubicación, se le pedirá que haga cambios en la localidad y que vuelva a enviar las imágenes.
Paso 11: FamilySearch normalmente llena los campos de idioma. El idioma principal debe ser el idioma más comúnmente utilizado en los documentos. Si encuentra otros idiomas en los documentos, puede agregarlos en el campo otros idiomas seleccionándolos de los menús desplegables.
Nota: El nombre de las personas en otro idioma no se considera otro idioma.
Paso 12: Al comenzar a escribir en el campo tipo de registro, se muestra un menú desplegable. Elija la descripción más específica que pueda para el tipo de registros.
Ejemplo: Si la descripción auto-llenada es de sucesiones testamentarias, pero los registros son registros de custodia legal, debe seleccionar una mejor entrada. Sea lo más específico que pueda en el tipo de registro que elija. Comience a escribir sucesiones testamentarias y se muestre una lista de opciones. En este caso, la mejor opción bajo sucesiones testamentarias es: Registro legal, registro judicial, registro de sucesiones testamentarias, custodia de sucesiones testamentarias.
Paso 13: El área titulada Otra información permite la comunicación con nuestros equipos de Calidad de imágenes, los equipos operacionales y nuestros invitados. Seleccione las etiquetas descriptivas que indiquen el estado de los documentos y cómo se relaciona esa condición con la calidad de las imágenes capturadas.
Paso 14: En la casilla de etiquetas que se encuentra a la izquierda, resalte una descripción como encuadernación ajustada o copia deficiente del original.
Paso 15: Haga clic en el botón de flecha doble entre los 2 recuadros. La etiqueta descriptiva se muestra en el recuadro de etiquetas seleccionadas, en el lado derecho de la pantalla.
Nota: El uso de las etiquetas disponibles indica que la mayoría de los documentos de la carpeta tienen el problema de calidad que las etiquetas describen. Si solo algunos de los documentos tienen un problema, no utilice esta función, pero etiquete esas imágenes individualmente a medida que las capture.
Paso 16: El campo comentarios de la carpeta le permite proporcionar información adicional sobre el estado del grupo físico de documentos en lo que respecta a la capacidad del invitado para buscar.
Ejemplo: Si algunas de las páginas están en blanco, ingrese un comentario similar a las imágenes 50–74 que estaban en blanco y, por lo tanto, no se capturaron. Si los certificados no están en orden numérico, ingrésalo como comentario. Haga un comentario sobre cualquier cosa que pudiera afectar la experiencia de los invitados al tratar de encontrar a sus antepasados.
No haga comentarios sobre las siguientes condiciones:
- Problemas con documentos que son obvios en las imágenes.
- El tamaño de los documentos.
- Que los documentos están en un libro.
- Otra información similar.
Paso 17: Cuando toda la información se haya registrado con exactitud en la pantalla de la carpeta, haga clic en Guardar y capturar.
Paso 18: Está listo para calibrar la cámara si aún no lo ha hecho, o puede comenzar a capturar imágenes.
Experiencias de aprendizaje
Actividad 1: Evalúe su comprensión
- ¿Cuántos tipos de proyectos se pueden encontrar en la sección proyectos?
- En sus propias palabras, defina los siguientes elementos:
- Proyectos
- Listado
- Carpetas