En RootsTech 2024, líderes de archivos y custodios de registros de todo el mundo se reunieron en el Simposio de Custodios de Archivos y Registros (enlace disponible en algunos idiomas) para compartir ideas sobre la recopilación y el almacenamiento de registros históricos. Los registros preservan los "recuerdos colectivos de la humanidad y, a través de la transformación digital, nosotros realmente podemos ser también los recuerdos accesibles para la sociedad", dijo el Dr. Thomas Aigner.
Un panel de cuatro líderes de la industria, moderado por Michael Colemere, Director del Área de FamilySearch para Asia Pacífico, compartió su experiencia en el mantenimiento de dichos registros. Entre los panelistas se encuentran:
- Dra. Yolanda Camacho-Zapata, Directora del Archivo Histórico del Estado de San Luis Potosí en México
- Dr. Emmanuel Calairo, Presidente de la Comisión Histórica Nacional de Filipinas
- Carlos Serrano-Vásquez, Director Ejecutivo del Consejo Internacional de Archivos
- Dr. Thomas Aigner, CEO de Heritage Consulting GmbH
Este panel de expertos de todo el mundo, abordó la importancia de guardar la información registrada antes de que se pierda en el tiempo. Con el deterioro de los registros escritos en todo el mundo, lo mejor que se puede hacer es educar a los demás sobre la importancia de los registros históricos para que se conserven más para las generaciones futuras.
¿Por qué son importantes los registros?
Los registros escritos son de vital importancia para guardar recuerdos. De lo contrario, cuando una persona muere, sus recuerdos se van con ella. Y esos recuerdos conectan a las familias. "Los registros son sobre la gente... Todo lo que se hace para preservar esos registros en su forma original es gracias a la gente", dijo el Dr. Calairo.
Todos somos primos y estamos creando un árbol que conecta a muchos. Nos ayuda a descubrir cómo estamos conectados unos con otros. Los registros conectan los puntos entre las personas, lo que permite rastrear esos parentescos familiares.
Una carrera contra el tiempo
Los estragos del tiempo, las fuerzas de la naturaleza y los desastres naturales provocados por el hombre, pueden destruir registros significativos y, con ellos, hechos históricos importantes. Los archivos bien gestionados son esenciales para mantener los registros antiguos y mantenerlos en buen estado.
El Dr. Camacho-Zapata habló de una colección de documentos que se almacenaban en bolsas de plástico en un ambiente cálido y húmedo. "Alguien les dijo que esa era la mejor manera de mantenerlos. Pude ver cómo los documentos morían lentamente dentro de las bolsas".
Con demasiada frecuencia, a medida que las colecciones crecen y se vuelven voluminosas, se esconden en áticos y sótanos donde se deterioran. Pueden ser dañados por insectos, roedores, humedad y calor, y pueden ser completamente destruidos en incendios, inundaciones, guerras y desastres similares.
"Está claro que 'el papel eventualmente muere'", comentó el Dr. Aigner. Es esencial utilizar métodos mejorados para preservar los registros antiguos y su contenido tal como se registró originalmente.
Nuevas y mejores formas de guardar el historial
Los archivos de todo el mundo se esfuerzan por reunir y preservar documentos históricos, manteniéndolos en condiciones seguras. Siempre que sea posible, estas organizaciones utilizan la tecnología para crear copias accesibles de los registros originales. "Digitalizar los registros es una de las mejores respuestas", dijo el Dr. Camacho-Zapata.
Hace 40 años, ni siquiera pensábamos en digitalizar, pero los avances tecnológicos de los últimos 34 años lo han cambiado todo", señaló el Dr. Aigner. "Ahora tenemos un nuevo papel en cuanto a la identificación de las personas [del pasado]".
Lo mismo ocurre con los registros personales. Digitalizar imágenes y enviarlas a los miembros de la familia no solo ayuda a compartir el patrimonio con la familia, sino que también proporciona una red de seguridad contra pérdidas. Hacer copias de seguridad de los recuerdos familiares protege la información y los recuerdos valiosos.
Los nuevos avances continúan cambiando el panorama de la conservación de registros con la llegada de la Inteligencia artificial (IA). "La Inteligencia artificial está abriendo una gran prioridad de oportunidades y nos está dando muchas herramientas para trabajar en la indexación... procesamiento del lenguaje... reconocimiento de imágenes... [y] vinculación de registros", comentó Serrano-Vásquez. Continuó describiendo cómo la IA hará posible establecer conexiones entre bases de datos y facilitará el trabajo de nuevas maneras.
La IA y avances similares ahora pueden hacer posible acceder a la información de los documentos como nunca antes", agregó el Dr. Aigner.
El papel de la IA en el mantenimiento de registros
Como es nueva -está en pañales-, la inteligencia artificial también puede dar "un poco de miedo": mientras la gente intenta entender qué es y qué puede y no puede hacer todavía, es importante comprobarlo con ojos humanos. "La inteligencia artificial... es un poco más fácil para la investigación, pero en realidad nos abre otros desafíos. Porque, ¿cómo vamos a saber que lo que se junta es realmente correcto?", dijo el Dr. Comacho-Zapata. Los conservadores deben estar atentos y verificar la precisión de las bases de datos producidas por IA, entendiendo que los resultados de IA no son perfectos.
El grupo reflexionó que, utilizada adecuadamente, la IA ha revolucionado y seguirá revolucionando sus esfuerzos a través de la indexación, la traducción, la auditoría y la creación del árbol familiar. El trabajo de los archivistas para mantener los registros accesibles y disponibles se vuelve más fácil a medida que la IA se vuelve cada vez más confiable.
En FamilySearch, la IA se ha implementado para identificar palabras en registros antiguos escritos a mano. FamilySearch utilizó por primera vez esta tecnología en registros escritos a mano en español. Las personas luego revisan los registros para ayudar a mejorar la precisión.
La IA también ha adquirido un valor incalculable para ayudar a proporcionar a los usuarios de FamilySearch sugerencias en línea al emparejar los registros con las personas a las que pueden corresponder en el sistema. La IA está "entrenada" para dar respuestas correctas al menos el 90% de las veces antes de que pueda usarse con éxito para ayudar a guiar a los usuarios a los registros correctos.
Incluso con estos avances masivos, nos espera un futuro más grande y mejor. Ahora estamos en el mismo lugar en IA que el acceso telefónico a Internet para la Internet optimizada de hoy. Las perspectivas para el futuro son enormes. La IA generativa ya ayuda a digitalizar, indexar y crear historias; pero habrá mucho más.
Los avances de FamilySearch para lograr registros accesibles
FamilySearch ofrece una de las colecciones más grandes de registros digitalizados en el mundo, esforzándose constantemente por reunir y mantener registros de importancia genealógica dondequiera que se encuentren. Los registros digitalizados están disponibles en línea sin costo alguno para los usuarios de FamilySearch.
Para crear su compilación masiva de registros, FamilySearch desarrolla asociaciones con archivos de todo el mundo. Los registros originales permanecen en sus archivos y FamilySearch conserva una copia digital y pone a disposición copias en línea a discreción de los archivos asociados y devuelve una copia digitalizada al archivo asociado.
Quinientos equipos de cámara están escaneando registros en archivos de todo el mundo. Digitalizan miles de registros diariamente con millones de nombres. Dichos registros digitalizados están disponibles gratuitamente en línea en FamilySearch.org o a través de más de 5,000 Centros FamilySearch en todo el mundo. La Biblioteca de FamilySearch también alberga 537.000 libros y publicaciones periódicas, muchos de los cuales están disponibles en línea.
En un esfuerzo por conservar también las historias orales, que son particularmente susceptibles a la pérdida, FamilySearch registra genealogías orales en África, Oceanía, Filipinas, el Pacífico Sur y las Américas. A través de este esfuerzo, han reunido 253 millones de nombres a través de 1 millón de entrevistas, ayudando a preservar las historias y culturas de estos pueblos.
Vea el Foro Técnico de FamilySearch en RootsTech 2024 para conocer la nueva tecnología que FamilySearch está utilizando para ayudar a los investigadores a encontrar a su familia.
Correr la voz
El grupo de archiveros de Rootstech compartió su preocupación de que cuando el público no reconoce la importancia de los registros, los documentos corren el riesgo de perderse. Estuvieron de acuerdo en que es esencial educar a quienes elaboran registros (gobierno, registros locales, municipios y el público) sobre cómo preservarlos.
Con demasiada frecuencia, los registros permanecen olvidados en los sótanos, donde pueden ser dañados, robados o destruidos. Con demasiada frecuencia, los registros se dejan desorganizados, lo que hace que sea casi imposible encontrarlos e identificarlos. A veces, los registros antiguos importantes incluso se relegan al basurero.
Educar a las personas y a los gobiernos ayuda a prevenir pérdidas innecesarias. Al trabajar juntos, se pueden guardar registros y preservar la historia. La creación de asociaciones también puede ser muy valiosa para compartir recursos y esfuerzos.
En el caso de proyectos pequeños, como recuerdos familiares, las personas y las familias pueden beneficiarse del uso de un "socio" con el equipo para digitalizar copias de sus propios registros. Algunas entidades, como la Biblioteca de FamilySearch y las universidades, están bien preparadas con el equipo y las habilidades para ayudar.
En FamilySearch nos preocupamos por conectarte con tu familia y ofrecemos divertidas experiencias de descubrimiento y servicios de historia familiar de forma gratuita. ¿Por qué? Porque damos mucha importancia a la familia y creemos que conectar las generaciones puede mejorar nuestra vida ahora y para siempre. Somos una organización sin fines de lucro patrocinada por La Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días. Para obtener más información sobre nuestras creencias, haz clic aquí.
