La regla más básica de indexación es “ingrese lo que vea”. Sin embargo, debido a la variedad de documentos que se indexan, de vez en cuando habrá proyectos en los que no se pueden seguir estas pautas.
Éstas son pautas generales que pueden ayudarle a saber qué hacer en la mayoría de las situaciones. Antes de indexar, siempre diríjase a las instrucciones del proyecto y ayudas para el campo en donde encontrará las reglas más actuales y específicas.
Ingrese lo que vea
La mayoría de las veces, usted ingresará lo que aparezca en el registro. Si hay que haceralguna excepción, la misma se mostrará en la ayuda para el campo y en las instruccionesdel proyecto.
Recuerde que está creando un índice que ayudará a las personas a encontrar a susantepasados. La persona puede analizar la información concerniente a su antepasado enla imagen del registro a fin de dar su propia interpretación y llegar a sus propiasconclusiones en cuanto al antepasado. Si tiene dudas a medida que realice la indexación:
- Consulte la ayuda para el campo y las instrucciones del proyecto.
- Consulte las pautas básicas de indexación.
- Haga uso de su buen juicio.
- Comuníquese con el administrador local o con Soporte de FamilySearch, si es necesario.
Escriba con letras minúsculas
Escriba la información con letras mayúsculas y minúsculas. No utilice solamente letrasmayúsculas.
Los lotes ingresados solamente con letras mayúsculas podrían llegar a ser confusos.Asegúrese de que no esté activada la tecla Bloq Mayús. El programa de indexación cambiaautomáticamente a mayúscula la primera letra de cada palabra en la mayoría de loscampos.
Pautas específicas según el campo
Nombres
- Cuando un nombre se registró más de una vez en el mismo documento histórico, revise todo el documento para ubicar e indexar la forma más completa del nombre.
- Véase Alias o variaciones en los nombres.
- Véase Abreviaturas.
Nombres de pila
- Si no puede determinar si un nombre es nombre de pila o apellido, indéxelo en el campo Nombres.
Apellidos
- Los apellidos de soltera se indexan antes del apellido de casada en el campo Apellido.
- No asuma el apellido de un hijo basándose en los apellidos de los padres.
- No asuma el apellido de un padre basándose en el apellido de un hijo.
Tratamientos o términos
- Si se empleó “Sra.” antes del nombre de un hombre como la Sra. Jason Jones, indexe Sra. en el campo Tratamientos o términos, si existe, Jason en el campo Nombres de pila y Jones en el campo Apellido.
- Cuando el campo Tratamientos o términos no está disponible, haga caso omiso de “Sra.” e indexe Jason en el campo Nombres de pila y Jones en el campo Apellido.
- Cuando “nacido muerto o mortinato” o “infante” aparece registrado en el campo Nombre, indexe el término en el campo Tratamientos o términos, si está disponible.
- Cuando el campo Tratamientos o términos no está disponible, no indexe “nacido muerto o mortinato” o “infante” en el campo Nombres de pila.
- Cuando se utiliza “Hermana” como referencia a una monja católica, se considera un nombre de pila y se debe indexar en el campo Nombres de pila, junto con cualquier otro nombre de pila registrado para esa persona.
- Véase Alias o variaciones en los nombres.
Alias o variaciones en los nombres
Una variación en el nombre o alias, es un nombre asumido o adicional que a menudo se encuentra registrado en paréntesis o entre comillas. La palabra “alias” indica otro nombre por el cual también se conocía a la persona.
- Cuando vea variaciones en el nombre o diferentes maneras de escribir el mismo nombre que aparece en un registro, ingrese todas las versiones, separando cada nombre con la palabra o:
- Frederico o Francis
- Millett o Millet
- Elisabeth o Elizabeth
- Al indexar un nombre que tiene un alias o más, ingrese la palabra o entre cada nombre. Por ejemplo, si el nombre de una persona aparece como “Joseph Broski alias Joseph Browzowski alias Jozef Brzozowski”, debe ingresar lo siguiente:
- Nombre de pila: Joseph o Jozef
- Apellido: Broski o Brozowski o Brzozowski
Cónyuges
- Cuando aparecen varios cónyuges para una sola persona, indexe solamente el cónyuge presente o actual, a menos que las instrucciones del proyecto indiquen lo contrario.
Lugares
- Al indexar el nombre de un lugar, no incluya descripciones o términos que lo identifiquen, tales como “cerca de”, “alrededor de”, “ayuntamiento”, “municipio”, “ciudad”, “condado” o “estado” junto con el nombre de un lugar, a menos que sea parte del nombre (por ejemplo, Carson City, Salt Lake City, New York City y así sucesivamente).
- Cuando no sepa si el lugar que aparece en un documento es una ciudad, estado, país u otra localidad, indexe el lugar en el campo para localidad más pequeño disponible.
- No indexe la nacionalidad como un lugar a menos que así lo indiquen las instrucciones del proyecto o las ayudas para el campo.
- Véase Abreviaturas.
Fechas
- Cuando aparecen varias fechas de nacimiento, indexe la fecha más antigua.
- Cuando aparecen varias fechas de otros acontecimientos, indexe la fecha más reciente o más nueva.
- Para los eventos que incluyen un período determinado, tales como “entre el 2 de febrero y el 9 de marzo de 1937”, indexe la primera fecha del período. Para el ejemplo anterior, indexe el mes como feb, el día como 2 y el año como 1937.
- El orden de la fecha registrada (tal como dd/mm/aaaa o mm/dd/aaaa) puede variar, dependiendo de la localidad de los registros.
Edades
- Si la edad incluye días, semanas, meses o fracciones de un año, redondee hacia abajo al año completo más cercano.
- Por ejemplo, cuando un niño aparece como de “5 años y 8 meses”, indexe la edad como 5.
- Cuando un niño aparece como de menos de un año de edad, indexe la edad como 0 (cero).
- Cuando una edad aparece como un período, tal como 65–67 , indexe la primera edad registrada, o 65 en este caso.
- Cuando una edad fue descrita como un número aproximado, tal como “14 años en el próximo cumpleaños”, “unos 14 años”, “alrededor de 14” o “casi 14 años”, deje la descripción e indexe sólo el número. (En este caso, la edad se indexaría como 14.)
- Cuando una edad se registró como un número incierto, tal como “mayor de 21” o “mayor de 18 años”, omita el campo Edad presionando la tecla Tab cuando el campo no es un campo obligatorio, o marque el campo de edad como en blanco presionando Ctrl+B cuando el campo es obligatorio.
- Si una persona se registró “nacido muerto o mortinato”, indexe la edad como 0 (cero).
- No calcule la edad a partir de fechas registradas cuando no aparece una edad específica.
Sexo
- No dé por sentado el sexo de las personas en base a su nombre de pila. Sin embargo, puede utilizar los términos de parentesco o cualquier otra indicación en el idioma para determinar el sexo, tal como hija, hijo, Sra., mujer, hombre, ella, él y así sucesivamente.
Estado civil
- Las personas que estaban separadas o casadas por común acuerdo se indexan con Casado.
Tipo de imagen
Este campo es obligatorio para todos los proyectos. Los indexadores lo utilizan para describir cada imagen de un lote. A continuación se muestran las opciones disponibles para este campo y sus definiciones.
- Normal. La imagen contiene información relacionada con el proyecto, y es la información que se debe indexar. Por ejemplo, indexe registros de nacimiento sólo para un proyecto de nacimientos.
- En blanco. La imagen o el formulario está en blanco.
- Imagen duplicada. La imagen es un duplicado exacto de una imagen anterior en el lote actual.
- Imagen sin datos para indexar. La imagen o el formulario no está en blanco, pero no contiene la información relacionada con el proyecto, por ejemplo, actas de matrimonio en un proyecto de nacimientos.
- Ilegible. Ninguna parte de la imagen se puede leer.
- Véase Información ilegible.
Pautas generales
Abreviaturas
- Nombres
- NO complete un nombre que fue abreviado.
- Ingrese los nombres tal como fueron escritos, omitiendo la puntuación, excepto guiones o apóstrofos que se hayan anotado como parte del nombre. Véase Signos de puntuación.
- Lugares
- Cuando el nombre de un lugar se escribió mal y usted puede determinar la ortografía correcta, corrija el error, a menos que se indique lo contrario en las instrucciones del proyecto o ayudas para el campo.
- Cuando el nombre de un lugar se abrevió y usted puede determinar el significado de la abreviatura, ingrese el nombre completo en vez de la abreviatura, a menos que se indique lo contrario en las instrucciones del proyecto o ayudas para el campo. Utilice la lista de consulta para obtener ayuda.
- Cuando no esté seguro de lo que significa la abreviatura, indexe lo que esté escrito, omitiendo la puntuación, excepto guiones o apóstrofos que se hayan anotado como parte del nombre del lugar. Véase Signos de puntuación.
Puntuación
- No se deben indexar signos de puntuación, excepto apóstrofos o guiones que se hayan anotado como parte de un nombre o el nombre del lugar.
Información corregida o tachada
- Cuando la información se tachó y se reemplazó, ingrese la información de reemplazo.
- Si la información está tachada y no se reemplazó pero los datos originales aún se pueden leer, entonces escriba los datos tachados.
- Si la información está tachada y no se reemplazó y los datos no se pueden leer, entonces presione Ctrl+U para marcar el campo como Ilegible.
- Un documento que esté marcado como “cancelado o no válido” se trata de la misma manera que un documento corregido o con información tachada.
Signos de ídem
- Cuando aparecen signos de ídem u otros signos de repetición en un registro, escriba la información que se repite, que por lo general se encuentra directamente arriba de la referencia de ídem.
- No indexe la palabra “ídem” ni tampoco ingrese el signo. Otras formas para la repetición de datos puede incluir una línea recta vertical u horizontal debajo de un apellido u otra información.
Información ilegible
- Un carácter. Si usted no puede leer una letra o un número, utilice un signo de interrogación (?) para reemplazar la letra o el número ilegible.
- Ejemplo: H?ndley
- Nota: No todos los campos numerales aceptan un signo de interrogación (?). Si no puede ingresar un signo de interrogación necesario en un campo, presione Ctrl+U para marcar el campo como Ilegible.
- Varios caracteres. Cuando existen varias letras o números ilegibles consecutivos, utilice un asterisco (*) para reemplazar el grupo de letras o números.
- Ejemplo: Di*son
- Cuando no esté seguro de cuántas letras o números son ilegibles, utilice un asterisco (*) independientemente de la cantidad de letras o números ilegibles.
- Nota: No todos los campos numerales aceptan el asterisco (*). Si no puede ingresar un asterisco en un campo, presione Ctrl+U para marcar el campo como Ilegible.
- Un solo campo. Cuando toda la información en un campo es ilegible, haga clic en el campo y presione Ctrl+U para marcar el campo como Ilegible.
- Todo el registro. Cuando toda la información de un registro es ilegible, incluso el nombre, la fecha y cualquier otra información de otros campos obligatorios, presione Ctrl+Mayúsculas+U para marcar el registro completo como Ilegible.
- Toda la imagen. Véase Tipo de imagen: Ilegible.
Superposiciones
Las superposiciones son manuscritos o notas mecanografiadas que cubren parte del registro original. Para indexar superposiciones correctamente, comience revisando todas las imágenes del lote para ver si el registro original fue fotografiado por separado fuera de la superposición.
Luego haga lo siguiente:
- Indexe la información de la superposición sólo cuando se aplique a los tipos de registros que se están indexando en el proyecto.
- Indexe la información que está detrás de la superposición sólo cuando la información corresponde a los tipos de registros que están indexados en el proyecto, de acuerdo con las siguientes reglas:
- Cuando el documento que está detrás de la superposición es un duplicado de un documento que se muestra claramente en otra imagen dentro del mismo lote, no indexe el documento parcialmente visible, ya que se indexará en su totalidad al completar el lote.
- Cuando el documento que está detrás de la superposición es único y no se incluye en otra imagen dentro del mismo lote, indexe toda la información visible.
