Archivistas de todo el mundo se reunieron el miércoles 5 de marzo de 2025 en el Salt Palace de Salt Lake City, Utah, para compartir ideas y técnicas de recopilación y conservación de registros históricos. Este Simposio de Custodios de Archivos y Registros (ARC, por sus siglas en inglés), organizado por FamilySearch International, se llevó a cabo el día antes de la conferencia RootsTech 2025.
Los registros históricos que conservan los archivistas representan la memoria colectiva de la humanidad y proporcionan perspectivas y contexto para diferentes culturas. Estos documentos hacen posible que los historiadores e investigadores familiares creen historias y árboles genealógicos precisos.
Privacidad versus acceso en registros archivados
Una mesa redonda moderada por Michael Colemere, de FamilySearch, abordó los desafíos de “Navegar por la privacidad en los archivos: mejores prácticas para proteger los datos personales”. Este panel analizó cómo los archivistas pueden equilibrar los objetivos, a veces contrapuestos, del acceso público y los derechos de privacidad de las personas, al mismo tiempo que preservan los registros frágiles.
Archivistas expertos debatieron sobre dilemas éticos y soluciones tecnológicas para administrar y redactar datos privados dentro de las colecciones de archivos. Entre los panelistas se encontraban el Dr. Regalado Trota Jose, presidente de la Comisión Histórica Nacional de Filipinas; Thiago Lima Nicodemo, director de los Archivos del Estado de São Paulo, Brasil; Leslie Weir, archivista de la Biblioteca y Archivos de Canadá; Brenda Mamvura, directora de los Archivos Nacionales de Zimbabue; y Steve Nickle, representante principal de relaciones institucionales de FamilySearch International para Asia, el Pacífico y Filipinas.
Los panelistas analizaron la amplia variedad de leyes de privacidad a nivel internacional, incluidas las leyes y regulaciones que rigen sus propios países y reconocieron la delgada línea entre hacer que los registros estén disponibles para la investigación y proteger los derechos de privacidad de las personas vivas. “Filipinas tiene algunas de las leyes de privacidad más estrictas del mundo”, dijo el Dr. Jose. “Y, sin embargo, la gente desea investigar su historia familiar personal y sus datos. En la mayoría de los casos, la ley filipina requiere que las personas acudan en persona a los archivos para acceder a los registros”.
En muchos países, las leyes son complicadas, e incluyen leyes federales, leyes de subdivisiones dentro de un país, como estados y provincias, y tratados con tribus indígenas.
Los archivistas coincidieron en que ambos objetivos son importantes: la necesidad de acceso público a los registros históricos, vitales y genealógicos, y la necesidad de proteger el derecho a la privacidad de las personas y las familias.
Steve Nickle compartió su experiencia en cuanto a la adquisición de registros para FamilySearch al trabajar con archivos y funcionarios gubernamentales de todo el mundo. “El objetivo de FamilySearch es compartir registros del pasado que sean importantes, desde el punto de vista de la genealogía, para que las personas puedan conectarse con sus familias”, comentó Nickle. FamilySearch “está comprometido a honrar, obedecer y sostener las leyes” de los países donde se recopilan los registros. Hacer esto se vuelve extremadamente complicado.
FamilySearch ha firmado acuerdos con 170 países, los que han requerido el cumplimiento de las diversas regulaciones de cada país. Gracias a esto, FamilySearch ha adquirido algunos registros que no se pueden compartir públicamente hasta que haya pasado cierta cantidad de tiempo, mientras que otros deben compartirse solamente en la propia Biblioteca de FamilySearch. Las revisiones periódicas de las leyes de privacidad son absolutamente esenciales. “Un equipo de abogados revisa las leyes de los distintos países cada dos años”, explicó Nickle.
Usos de la IA en la preservación de registros
Los rápidos avances de la inteligencia artificial (IA) en los últimos años han revolucionado la recopilación y el estudio de documentos. Las aplicaciones de IA pueden ayudar a los archivistas a leer y transcribir registros escritos a mano, interpretar registros complicados, encontrar información histórica para aclarar registros, crear árboles genealógicos y auditar y organizar registros, incluso diferenciando entre uso privado y público.
Los miembros del panel eran conscientes de estos beneficios, así como de los problemas potenciales de la IA y de la necesidad de supervisión humana de los modelos de aprendizaje y los resultados de la IA. Sin embargo, llegaron a la conclusión de que la IA es valiosa para varios fines, cuando va acompañada de una supervisión humana adecuada. Lo que una persona puede tardar horas, semanas o incluso años en lograr, la IA puede hacerlo en segundos o minutos. La IA seguirá transformando el trabajo de los archivistas.
Otras sesiones del simposio
El simposio del miércoles incluyó cinco sesiones de aprendizaje adicionales a lo largo del día.
Registros en riesgo
Thomas Mark Nelson, gerente de adquisición de registros de FamilySearch para África, analizó los desafíos de conservar registros importantes en “¡Registros en riesgo!” Los peligros naturales y aquellos creados por el hombre pueden dañar o destruir registros escritos antiguos. Digitalizar los registros para guardarlos en distintas instalaciones es una manera de guardar la información original.
Las ricas historias ancestrales de África y algunas otras partes del mundo dependen de la memoria humana. Cuando los que conocen las historias mueren, las historias mueren con ellos. A medida que las generaciones más jóvenes abandonan sus pueblos, es posible que no lleguen a conocer la historia de sus familias. FamilySearch y otras organizaciones genealógicas se están apresurando para registrar esos recuerdos mientras aquellos que los tienen todavía pueden compartirlos.
La IA puede mejorar la capacidad para descubrir registros
“Aprovechar las asociaciones, la inteligencia artificial (IA) y la participación de la comunidad para mejorar la capacidad de descubrimiento de registros” estuvo a cargo de Jill Reilly, de la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA, por sus siglas en inglés) en conjunto con Ian James, gerente de productos de FamilySearch.
NARA tiene la colección más grande de registros históricos valiosos del país, muchos de los cuales tienen valor genealógico, y está colaborando con FamilySearch y otras organizaciones similares, al utilizar su tecnología conjunta para hacer que los registros sean más accesibles para el público.
La IA ya está revolucionando el trabajo archivístico, dijeron, lo que ha ampliado drásticamente la capacidad de los archivistas para interpretar y acceder a los registros históricos. NARA y FamilySearch invitan a voluntarios a ayudar con el proyecto. Las dos organizaciones patrocinan juntas una experiencia de voluntariado en el programa Participa de FamilySearch.
La próxima ola de avances en IA
Andrew Gold, ingeniero de investigación, y Jon Morrey, director de portafolio de IA, ambos de FamilySearch, compartieron “Avances en IA y lo que significan para los archivos”. Analizaron la capacidad de la IA para realizar tareas mucho más rápido que los humanos y, en algunos casos, para realizar tareas que los humanos no pueden hacer. Compartieron formas en que la IA puede ser utilizada tanto por archivistas como por investigadores para encontrar registros, con el recordatorio de que los resultados de la IA deben verificarse.
Satisfacer las necesidades de los custodios de registros
“Satisfacer las necesidades de los custodios de registros: La dirección de FamilySearch en el futuro” presentado por Jim Ericson, Orvill S. Paller y Dave Wilkes, quienes compartieron maneras en que FamilySearch está tratando de satisfacer las necesidades de los custodios de registros y permitir el acceso a los registros dondequiera que se encuentren. Hicieron hincapié en la necesidad de hacer copias de los registros para su preservación y acceso público.
El impacto de los registros
Ryan Parker, gerente de productos del Árbol Familiar de FamilySearch, y Valerie Villalobos, diseñadora de sitios web, compartieron el escenario para presentar “El legado desvelado: La función de los registros en conectar a las personas con sus antepasados y su identidad”, donde analizaron el impacto que los descubrimientos familiares tuvieron en todo el mundo en los 130 años transcurridos desde la fundación de la Sociedad Genealógica de Utah (ahora llamada FamilySearch). Dado que se puede acceder fácilmente a los registros históricos de todo el mundo, estos están transformando vidas en todo el mundo. Esta sesión presencial no fue transmitida ni grabada.
¿Qué es RootsTech?
RootsTech es un lugar para aprender, recibir inspiración y establecer conexiones a través de la historia familiar. Organizado por FamilySearch y patrocinado por otras organizaciones líderes en genealogía, tenemos cientos de clases impartidas por expertos, videos de consejos y trucos, así como historias inspiradoras que pueden ayudarte a experimentar la historia familiar como nunca antes. Visita nuestra biblioteca de aprendizaje a pedido o haz planes para unirte a nosotros en nuestra próxima conferencia de forma virtual o en persona.
